Envoyer des campagnes e-mail à vos contacts

Quels forfaits incluent les campagnes

Les campagnes font partie des forfaits Business et Enterprise. Avec Hacker (le forfait gratuit) et Startup, Campagnes affiche un cadenas dans la barre latérale gauche. La page s'ouvre quand même et indique le forfait nécessaire, et Nouvelle campagne reste verrouillé jusqu'à ce que vous changiez de forfait avec Changer de forfait. Consultez Forfaits et tarifs pour les détails.

Campagnes ponctuelles et continues

Les deux cartes en haut de la page font passer la liste d'un type à l'autre, et chaque carte indique combien de campagnes elle contient.

• Ponctuelle : envoyée une seule fois à votre audience. Idéale pour les annonces et les promotions. Envoyez-la avec Envoyer maintenant ou donnez-lui une date et une heure d'envoi.
• Continue : fonctionne tant qu'elle est activée. Environ toutes les 5 minutes, Deskwoot envoie le message à chaque contact de l'audience qui ne l'a pas encore reçu. Quand vous l'activez, cela concerne tous ceux qui correspondent à ce moment-là. Ensuite, elle touche chaque nouveau contact qui rejoint l'audience.

Un contact ne reçoit la même campagne qu'une seule fois, même avec une campagne continue qui tourne pendant des mois.

Créer une campagne

1. Cliquez sur Campagnes dans la barre latérale gauche, puis sur Nouvelle campagne. Le formulaire s'ouvre sur le type de la carte sélectionnée.
2. Saisissez un Titre de la campagne. Votre équipe le voit dans la liste.
3. Choisissez le Type de campagne : Continue ou Ponctuelle.
4. Choisissez la Boîte de réception depuis laquelle l'e-mail est envoyé. Seules les boîtes de réception e-mail sont proposées. Vous pouvez enregistrer un brouillon sans boîte de réception, mais il ne peut pas être envoyé tant qu'il n'en a pas.
5. Facultatif : une fois la boîte de réception choisie, le champ Objet de l'e-mail apparaît sous le titre. Si vous le laissez vide, le titre de la campagne sert d'objet.
6. Rédigez le Message. L'éditeur propose trois vues : Visuel pour le texte mis en forme, Code HTML pour coller ou modifier votre propre HTML, et Aperçu pour voir à quoi ressemble l'e-mail. À l'enregistrement, Deskwoot retire les scripts et tout autre code qui n'a pas sa place dans un e-mail.
7. Facultatif : saisissez un Nom de l'expéditeur. Il remplace le nom d'expéditeur de la boîte de réception pour cette campagne.
8. Choisissez l'Audience (voir plus bas).
9. Pour une campagne ponctuelle, définissez la Date et heure d'envoi sous Planification, ou laissez-la vide pour l'envoyer à la main.
10. Activez Activer la campagne si elle doit fonctionner seule, puis cliquez sur Créer une campagne. Pour l'activer, il faut l'autorisation d'envoyer des campagnes, expliquée plus bas. Sans elle, vous enregistrez la campagne comme brouillon et un administrateur l'active.

Choisir l'audience

• Tous les contacts : tous les contacts de votre compte.
• Contacts de cette boîte de réception : toutes les personnes qui ont une conversation dans la boîte de réception de la campagne.
• Segment : l'un des segments prédéfinis (Actifs ces 7 derniers jours, Actifs ces 30 derniers jours, Nouveaux contacts (7 derniers jours), A une adresse e-mail, A un numéro de téléphone) ou l'un de vos propres segments de la page Contacts. Consultez Segments intelligents.
• Contacts précis : recherchez par nom ou par e-mail (à partir de 2 caractères) et ajoutez les contacts un par un. Pour en retirer un, cliquez sur le x de sa pastille.

Avec Segment, choisissez un segment dans la liste. Avec Contacts précis, ajoutez au moins un contact. Un choix vide n'est pas enregistré : le formulaire affiche Choisissez un segment. ou Ajoutez au moins un contact. sous l'audience. Si certains des contacts choisis ont été supprimés entre-temps, l'enregistrement les exclut et indique combien.

Chaque audience ne comprend que les contacts que la campagne peut vraiment joindre. Pour une boîte de réception e-mail, il s'agit des contacts qui ont une adresse e-mail. Les contacts sans adresse ne reçoivent aucun message ni nouvelle conversation, et ne comptent pas comme envoyés. Deskwoot ignore aussi toujours :

• les contacts bloqués,
• les contacts qui se sont désabonnés de vos campagnes,
• les contacts dont l'adresse e-mail a été rejetée.

La section sur les liens de désabonnement et les e-mails rejetés, plus bas, explique ces deux derniers cas.

Une campagne enregistrée sans audience affiche Aucune audience choisie dans la liste. Ouvrez-la et choisissez-en une. Contacts de cette boîte de réception touche les mêmes personnes qu'une telle campagne touchait auparavant. Quand une campagne en marche n'a plus d'audience utilisable (par exemple parce que son propre segment a été supprimé), Deskwoot la désactive au lieu de l'envoyer, elle redevient un brouillon et le journal d'audit affiche Campagne arrêtée : aucun public utilisable.

Planifier une campagne ponctuelle

Choisissez le jour et l'heure sous Date et heure d'envoi. L'heure est votre propre heure locale (le fuseau horaire réglé sur votre ordinateur), par tranches de 15 minutes, et elle doit être dans le futur. Activez aussi Activer la campagne : seule une campagne activée qui a une heure d'envoi part à cette heure.

La colonne Planification de la liste affiche l'heure prévue, Manuel quand il n'y en a pas, Envoyée une fois qu'une campagne planifiée est partie, et En retard quand l'heure est passée sans que la campagne ait été envoyée (par exemple parce qu'elle était désactivée).

Statut, interrupteur et actions

Chaque campagne affiche l'un de ces trois statuts :

• Active : elle va partir. Une campagne continue est active tant que son interrupteur est activé. Une campagne ponctuelle est active quand son interrupteur est activé et qu'elle a une heure d'envoi.
• Brouillon : elle ne partira pas toute seule. Désactiver une campagne la remet toujours en brouillon.
• Terminée : une campagne ponctuelle qui est partie.

Le statut suit l'interrupteur. Dans la liste Continue, la colonne Active contient un interrupteur pour mettre en pause et relancer chaque campagne. Survolez une ligne pour voir ses actions :

• Envoyer maintenant envoie la campagne à son audience tout de suite, après votre confirmation. Une campagne continue est aussi activée par ce bouton.
• Activer apparaît sur les brouillons et active la campagne. Une campagne ponctuelle sans heure d'envoi, ou dont l'heure d'envoi est passée, part alors en une minute environ. Pour une campagne ponctuelle sans heure d'envoi, Deskwoot vous demande d'abord de confirmer, comme pour Envoyer maintenant.
• Le menu Plus d'actions contient Modifier et Supprimer. Une campagne ponctuelle terminée ne peut plus être modifiée.

Envoyer maintenant, Activer et l'activation d'une campagne demandent l'autorisation d'envoyer des campagnes. Sans elle, ils affichent un cadenas.

Les chiffres en haut affichent le Total des campagnes, combien sont Actives, les Messages envoyés et la répartition entre continues et ponctuelles. Messages envoyés et la colonne Envoyés ne comptent que les messages distribués. Un message refusé par le serveur de messagerie n'est pas compté, et un message rejeté plus tard est retiré du total.

Qui peut envoyer et activer des campagnes

Une campagne écrit à toute une audience en une fois, donc la faire partir demande l'autorisation Envoyer et activer des campagnes. Les administrateurs l'ont toujours. Le rôle standard Agent ne l'a pas. Avec le forfait Enterprise, un administrateur peut la donner à d'autres membres grâce à un rôle personnalisé : l'autorisation se trouve dans le groupe Campagnes.

L'autorisation est nécessaire pour :

• Envoyer maintenant, dans le tableau de bord et dans l'application mobile,
• Activer,
• activer Activer la campagne ou l'interrupteur de la colonne Active,
• modifier le titre, l'objet, le message, le nom de l'expéditeur, la boîte de réception, l'audience, le type ou l'heure d'envoi d'une campagne activée.

Les membres qui ne l'ont pas voient ces commandes verrouillées, avec la note Demandez à un administrateur de votre espace de travail l'autorisation d'envoyer des campagnes. Ils peuvent quand même créer des campagnes et modifier les brouillons désactivés, supprimer des campagnes, et mettre en pause ou désactiver une campagne en marche. Un administrateur vérifie ensuite le brouillon et l'active.

Liens de désabonnement et e-mails rejetés

Chaque e-mail de campagne se termine par une courte ligne qui explique pourquoi le contact le reçoit, suivie d'un lien Se désabonner. Cette ligne est dans la langue du contact quand Deskwoot la connaît, sinon dans la langue de votre espace de travail. L'e-mail contient aussi les en-têtes de désabonnement que lisent les applications de messagerie comme Gmail, ce qui permet au contact de se désabonner en un clic avec le bouton de l'application.

Quand un contact se désabonne, la page du contact et l'onglet Détails de ses conversations affichent Désabonné des campagnes avec la date. À partir de là, toutes les campagnes de votre espace de travail ignorent ce contact. Votre équipe ne peut pas l'annuler. Les réponses normales dans les conversations du contact lui parviennent toujours, car le désabonnement n'arrête que les campagnes.

Quand le serveur de messagerie du contact signale que l'adresse n'existe pas ou n'accepte plus de messages, le contact affiche E-mail rejeté avec la date, et les campagnes l'ignorent. Un problème passager, ou un refus dû à vos propres réglages de messagerie, ne compte pas comme un rejet. Si l'adresse fonctionne de nouveau, ouvrez le contact, cliquez sur Marquer l'e-mail comme distribuable, puis confirmez. Les administrateurs peuvent le faire, ainsi que toute personne dont le rôle inclut Gérer les contacts (créer, modifier). Changer l'adresse e-mail du contact efface aussi le rejet. Si l'adresse est de nouveau rejetée, le prochain e-mail de campagne la marque à nouveau.

Où vont les messages et les réponses

Chaque e-mail est ajouté à une conversation avec le contact dans la boîte de réception choisie. Si le contact n'a pas encore de conversation dans cette boîte, Deskwoot en démarre une nouvelle, ouverte. Une campagne envoyée à beaucoup de nouveaux contacts ajoute donc beaucoup de conversations à cette boîte de réception. Vous les trouvez dans votre liste de conversations, avec le message de la campagne dans le fil. Quand le client répond à l'e-mail, la réponse arrive dans cette conversation et votre équipe la traite comme n'importe quel autre e-mail.

Quand votre forfait change

Si votre forfait n'inclut plus les campagnes (passage à un forfait inférieur, fin d'un essai gratuit ou abonnement impayé), chaque campagne en marche est mise en pause et redevient un brouillon, et chaque administrateur reçoit un e-mail. La page Campagnes reste ouverte : vous pouvez toujours modifier, supprimer ou désactiver des campagnes. La création, l'activation, l'envoi et la mise en marche des campagnes restent verrouillés jusqu'à ce que votre forfait inclue de nouveau les campagnes, et rien ne repart tout seul après un passage au forfait supérieur. Plus d'informations dans Campagnes et règles d'automatisation en pause après un passage à un forfait inférieur.

Questions fréquentes

Puis-je envoyer une campagne par WhatsApp, SMS ou chat en direct ?

Non. Les campagnes partent uniquement par e-mail, donc le champ Boîte de réception ne propose que vos boîtes de réception e-mail.

Puis-je modifier une campagne après son envoi ?

Une campagne ponctuelle terminée ne peut pas être modifiée, et les e-mails déjà partis restent tels quels. Vous pouvez la supprimer et en créer une nouvelle. Une campagne continue peut être modifiée à tout moment, et le changement s'applique aux contacts qu'elle touche à partir de là. Tant qu'elle est activée, modifier ce qu'elle envoie demande l'autorisation Envoyer et activer des campagnes.

Un contact peut-il recevoir deux fois la même campagne ?

Non. Chaque contact ne reçoit une campagne qu'une seule fois, même quand une campagne continue reste en marche ou que vous cliquez de nouveau sur Envoyer maintenant.

Dans quel fuseau horaire est l'heure d'envoi ?

Dans votre propre heure locale, celle du fuseau horaire réglé sur votre ordinateur. La liste affiche l'heure prévue de la même façon.

Pourquoi ma campagne planifiée n'est-elle pas partie ?

Elle ne part que si Activer la campagne est activé, si elle a une boîte de réception et si elle a une audience. Une campagne planifiée désactivée reste un brouillon, et la liste affiche En retard une fois son heure passée. Cliquez sur Activer pour l'envoyer en une minute environ, ou utilisez Envoyer maintenant. Les deux demandent l'autorisation Envoyer et activer des campagnes.

Qui peut envoyer une campagne tout de suite ?

Les administrateurs et, avec le forfait Enterprise, toute personne dont le rôle personnalisé inclut Envoyer et activer des campagnes. Cela vaut pour Envoyer maintenant dans le tableau de bord et pour Envoyer la campagne dans l'application mobile. Les autres voient le bouton verrouillé.

Pourquoi ma campagne a-t-elle touché moins de contacts que n'en compte l'audience ?

Deskwoot ignore les contacts sans adresse e-mail, les contacts bloqués, les contacts désabonnés et ceux dont l'e-mail a été rejeté. Messages envoyés exclut aussi les messages qui n'ont pas pu être distribués.

Un contact désabonné peut-il recevoir de nouveau des campagnes ?

Pas par votre équipe. Désabonné des campagnes est le choix du contact lui-même, et personne dans votre espace de travail ne peut l'effacer. Les réponses normales dans ses conversations lui parviennent toujours.

Puis-je personnaliser le message avec le nom du contact ?

Pas pour le moment. Tous les contacts reçoivent le même texte.

Que se passe-t-il quand je supprime une campagne ?

La campagne est supprimée définitivement et n'envoie plus rien. Les e-mails déjà partis restent dans leurs conversations.

Puis-je voir les campagnes dans l'application mobile ?

Oui. Avec les forfaits qui incluent les campagnes, Plus > Campagnes les affiche avec leur statut. Touchez-en une pour voir son message. Les membres qui ont l'autorisation Envoyer et activer des campagnes peuvent toucher Envoyer la campagne sur une campagne qui n'est pas encore partie. Les autres voient le bouton verrouillé, avec une note qui les invite à demander à un administrateur. La création et la modification se font dans le tableau de bord web. Consultez L'application Deskwoot pour iPhone et Android.

Que deviennent mes campagnes après un passage à un forfait inférieur ?

Les campagnes en marche sont mises en pause, les administrateurs reçoivent un e-mail, et rien ne redémarre tout seul. Consultez Campagnes et règles d'automatisation en pause après un passage à un forfait inférieur.