E-Mail-Kampagnen an deine Kontakte senden

Welche Tarife Kampagnen enthalten

Kampagnen gehören zu den Tarifen Business und Enterprise. In den Tarifen Hacker (dem kostenlosen Tarif) und Startup zeigt Kampagnen in der linken Leiste ein Schloss. Die Seite lässt sich trotzdem öffnen und nennt den Tarif, den du brauchst, und Neue Kampagne bleibt gesperrt, bis du mit Plan upgraden auf einen passenden Tarif wechselst. Details findest du unter Tarife und Preise.

Einmalige und laufende Kampagnen

Die beiden Karten oben auf der Seite schalten die Liste zwischen den Typen um, und jede Karte zeigt, wie viele Kampagnen sie enthält.

• Einmalig: wird einmal an deine Zielgruppe gesendet. Gut für Ankündigungen und Aktionen. Du sendest sie mit Jetzt senden oder gibst ihr ein Sendedatum und eine Uhrzeit.
• Laufend: läuft, solange sie eingeschaltet ist. Etwa alle 5 Minuten sendet Deskwoot die Nachricht an jeden Kontakt der Zielgruppe, der sie noch nicht bekommen hat. Beim Einschalten sind das alle, die in diesem Moment passen. Danach erreicht sie jeden neuen Kontakt, der zur Zielgruppe dazukommt.

Ein Kontakt bekommt dieselbe Kampagne nur einmal, auch von einer laufenden Kampagne, die monatelang läuft.

Eine Kampagne erstellen

1. Klicke in der linken Leiste auf Kampagnen und dann auf Neue Kampagne. Das Formular öffnet sich mit dem Typ der Karte, die du gerade ausgewählt hast.
2. Gib einen Kampagnentitel ein. Dein Team sieht ihn in der Liste.
3. Wähle den Kampagnentyp: Laufend oder Einmalig.
4. Wähle den Posteingang, aus dem die E-Mail gesendet wird. Zur Auswahl stehen nur E-Mail-Posteingänge. Einen Entwurf kannst du auch ohne Posteingang speichern, gesendet werden kann er aber erst, wenn er einen hat.
5. Optional: Sobald ein Posteingang gewählt ist, erscheint unter dem Titel das Feld E-Mail-Betreff. Lässt du es leer, wird der Kampagnentitel zum Betreff.
6. Schreib die Nachricht. Der Editor hat drei Ansichten: Visuell für formatierten Text, HTML-Code, um eigenes HTML einzufügen oder zu bearbeiten, und Vorschau, um zu sehen, wie die E-Mail aussieht. Beim Speichern entfernt Deskwoot Skripte und anderen Code, der in einer E-Mail nichts zu suchen hat.
7. Optional: Trag unter Absendername einen Namen ein. Er ersetzt für diese Kampagne den Absendernamen des Posteingangs.
8. Wähle die Zielgruppe (siehe unten).
9. Bei einer einmaligen Kampagne legst du unter Zeitplan im Feld Sendedatum und Uhrzeit den Zeitpunkt fest, oder du lässt es leer, um von Hand zu senden.
10. Schalte Kampagne aktivieren ein, wenn sie von selbst laufen soll, und klicke dann auf Kampagne erstellen. Zum Einschalten brauchst du das Recht zum Versenden von Kampagnen, mehr dazu weiter unten. Ohne dieses Recht speicherst du die Kampagne als Entwurf, und ein Administrator schaltet sie ein.

Die Zielgruppe wählen

• Alle Kontakte: jeder Kontakt in deinem Konto.
• Kontakte dieses Posteingangs: alle, die eine Konversation im Posteingang der Kampagne haben.
• Segment: eines der vordefinierten Segmente (In den letzten 7 Tagen aktiv, In den letzten 30 Tagen aktiv, Neue Kontakte (letzte 7 Tage), Hat eine E-Mail-Adresse, Hat eine Telefonnummer) oder eines deiner eigenen Segmente von der Seite Kontakte. Siehe Smarte Segmente.
• Bestimmte Kontakte: Suche nach Name oder E-Mail (ab 2 Zeichen) und füge Kontakte einzeln hinzu. Mit dem x auf dem Chip eines Kontakts entfernst du ihn wieder.

Bei Segment wählst du ein Segment aus der Liste. Bei Bestimmte Kontakte fügst du mindestens einen Kontakt hinzu. Eine leere Auswahl wird nicht gespeichert: Das Formular zeigt unter der Zielgruppe Wähle ein Segment. oder Füge mindestens einen Kontakt hinzu. an. Wurden einige der ausgewählten Kontakte inzwischen gelöscht, lässt das Speichern sie weg und sagt dir, wie viele es waren.

Jede Zielgruppe enthält nur Kontakte, die die Kampagne auch wirklich erreichen kann. Bei einem E-Mail-Posteingang sind das Kontakte mit E-Mail-Adresse. Kontakte ohne Adresse bekommen keine Nachricht und keine neue Konversation, und sie zählen nicht als gesendet. Außerdem lässt Deskwoot immer aus:

• blockierte Kontakte,
• Kontakte, die sich von deinen Kampagnen abgemeldet haben,
• Kontakte, deren E-Mail-Adresse unzustellbar ist.

Die letzten beiden erklärt der Abschnitt über Abmeldelinks und unzustellbare E-Mails weiter unten.

Eine Kampagne, die ohne Zielgruppe gespeichert wurde, zeigt in der Liste Keine Zielgruppe gewählt. Öffne sie und wähle eine. Kontakte dieses Posteingangs erreicht dieselben Personen, die eine solche Kampagne früher erreicht hat. Hat eine laufende Kampagne keine brauchbare Zielgruppe mehr (zum Beispiel, weil ihr eigenes Segment gelöscht wurde), schaltet Deskwoot sie aus, statt zu senden. Sie wird zum Entwurf, und das Audit-Log zeigt Kampagne gestoppt: keine gültige Zielgruppe.

Eine einmalige Kampagne planen

Wähle unter Sendedatum und Uhrzeit den Tag und die Uhrzeit. Die Uhrzeit ist deine eigene Ortszeit (die Zeitzone, auf die dein Computer eingestellt ist), in Schritten von 15 Minuten, und sie muss in der Zukunft liegen. Schalte außerdem Kampagne aktivieren ein: Nur eine eingeschaltete Kampagne mit Sendezeit geht zu dieser Zeit raus.

Die Spalte Zeitplan in der Liste zeigt die geplante Zeit, Manuell, wenn keine gesetzt ist, Gesendet, sobald eine geplante Kampagne rausgegangen ist, und Überfällig, wenn die Zeit verstrichen ist und die Kampagne nicht gesendet wurde (zum Beispiel, weil sie ausgeschaltet war).

Status, Schalter und Aktionen

Jede Kampagne hat einen dieser drei Status:

• Aktiv: Sie wird gesendet. Eine laufende Kampagne ist aktiv, solange sie eingeschaltet ist. Eine einmalige Kampagne ist aktiv, wenn sie eingeschaltet ist und eine Sendezeit hat.
• Entwurf: Sie wird nicht von selbst gesendet. Wenn du eine Kampagne ausschaltest, wird sie in jedem Fall wieder zum Entwurf.
• Abgeschlossen: eine einmalige Kampagne, die rausgegangen ist.

Der Status folgt dem Schalter. In der Liste Laufend hat die Spalte Aktiv für jede Kampagne einen Schalter, mit dem du sie pausierst und fortsetzt. Fahr mit der Maus über eine Zeile, um ihre Aktionen zu sehen:

• Jetzt senden schickt die Kampagne nach einer Bestätigung sofort an ihre Zielgruppe. Eine laufende Kampagne wird dabei auch eingeschaltet.
• Aktivieren erscheint bei Entwürfen und schaltet die Kampagne ein. Eine einmalige Kampagne ohne Sendezeit oder mit einer bereits verstrichenen Sendezeit geht dann innerhalb von etwa einer Minute raus. Bei einer einmaligen Kampagne ohne Sendezeit fragt Deskwoot vorher nach einer Bestätigung, genau wie bei Jetzt senden.
• Das Menü Weitere Aktionen enthält Bearbeiten und Löschen. Eine abgeschlossene einmalige Kampagne lässt sich nicht mehr bearbeiten.

Jetzt senden, Aktivieren und das Einschalten einer Kampagne brauchen das Recht zum Versenden von Kampagnen. Ohne dieses Recht zeigen sie ein Schloss.

Die Zahlen oben zeigen Kampagnen gesamt, wie viele davon Aktiv sind, Gesendete Nachrichten und die Aufteilung zwischen laufenden und einmaligen Kampagnen. Gesendete Nachrichten und die Spalte Gesendet zählen nur Nachrichten, die zugestellt wurden. Eine Nachricht, die der Mailserver abgelehnt hat, zählt nicht, und eine, die später zurückkommt, wird wieder abgezogen.

Wer Kampagnen versenden und aktivieren darf

Eine Kampagne schreibt eine ganze Zielgruppe auf einmal an. Damit sie sendet, braucht es deshalb das Recht Kampagnen versenden und aktivieren. Administratoren haben es immer. Die Standardrolle Agent hat es nicht. Im Tarif Enterprise kann ein Administrator es anderen Mitgliedern über eine benutzerdefinierte Rolle geben: Das Recht steht in der Gruppe Kampagnen.

Das Recht brauchst du für:

• Jetzt senden, im Dashboard und in der Handy-App,
• Aktivieren,
• das Einschalten von Kampagne aktivieren oder des Schalters in der Spalte Aktiv,
• Änderungen an Titel, Betreff, Nachricht, Absendername, Posteingang, Zielgruppe, Typ oder Sendezeit einer eingeschalteten Kampagne.

Mitglieder ohne dieses Recht sehen diese Bedienelemente gesperrt, mit dem Hinweis Wende dich an einen Administrator deines Workspaces, damit er dir das Recht zum Versenden von Kampagnen gibt. Diese Mitglieder können weiterhin Kampagnen erstellen, ausgeschaltete Entwürfe bearbeiten, Kampagnen löschen und eine laufende Kampagne pausieren oder ausschalten. Ein Administrator prüft dann den Entwurf und schaltet ihn ein.

Abmeldelinks und unzustellbare E-Mails

Jede Kampagnen-E-Mail endet mit einer kurzen Zeile, die sagt, warum der Kontakt sie bekommt, gefolgt von einem Link Abmelden. Die Zeile steht in der Sprache des Kontakts, wenn Deskwoot sie kennt, sonst in der Sprache deines Workspaces. Die E-Mail enthält außerdem die Abmelde-Header, die Mail-Apps wie Gmail lesen. So kann sich der Kontakt auch mit dem eigenen Button der App mit einem Klick abmelden.

Meldet sich ein Kontakt ab, zeigen die Kontaktseite und der Tab Details seiner Konversationen Von Kampagnen abgemeldet mit dem Datum. Ab dann lässt jede Kampagne deines Workspaces diesen Kontakt aus. Dein Team kann das nicht rückgängig machen. Normale Antworten in den Konversationen des Kontakts erreichen ihn weiterhin, denn die Abmeldung stoppt nur Kampagnen.

Meldet der Mailserver des Kontakts, dass die Adresse nicht existiert oder keine E-Mails mehr annimmt, zeigt der Kontakt E-Mail unzustellbar mit dem Datum, und Kampagnen lassen ihn aus. Ein vorübergehendes Problem oder eine Ablehnung wegen deiner eigenen Mail-Einstellungen zählt nicht als unzustellbar. Funktioniert die Adresse wieder, öffne den Kontakt, klicke auf E-Mail als zustellbar markieren und bestätige. Das können Administratoren und alle, deren Rolle Kontakte verwalten (erstellen, bearbeiten) enthält. Auch eine Änderung der E-Mail-Adresse des Kontakts hebt die Markierung auf. Kommt die Adresse erneut zurück, markiert die nächste Kampagnen-E-Mail sie wieder.

Wohin Nachrichten und Antworten gehen

Jede E-Mail wird einer Konversation mit dem Kontakt im gewählten Posteingang hinzugefügt. Hat der Kontakt dort noch keine Konversation, startet Deskwoot eine neue offene. Eine Kampagne an viele neue Kontakte legt in diesem Posteingang also viele Konversationen an. Du findest sie in deiner Konversationsliste, mit der Kampagnennachricht im Verlauf. Antwortet der Kunde auf die E-Mail, kommt die Antwort in dieser Konversation an, und dein Team bearbeitet sie wie jede andere E-Mail.

Wenn sich dein Tarif ändert

Wenn dein Tarif keine Kampagnen mehr enthält (nach einem Downgrade, am Ende einer Testphase oder bei einem nicht bezahlten Abonnement), wird jede aktive Kampagne pausiert und zum Entwurf, und jeder Administrator bekommt eine E-Mail. Die Seite Kampagnen bleibt offen, du kannst Kampagnen also weiter bearbeiten, löschen oder ausschalten. Erstellen, Aktivieren, Senden und Einschalten sind gesperrt, bis dein Tarif wieder Kampagnen enthält, und nach einem Upgrade startet nichts von selbst neu. Mehr dazu in Nach einem Downgrade: pausierte Kampagnen und Automatisierungsregeln.

Häufige Fragen

Kann ich eine Kampagne über WhatsApp, SMS oder Live-Chat senden?

Nein. Kampagnen werden nur per E-Mail gesendet, deshalb listet das Feld Posteingang deine E-Mail-Posteingänge.

Kann ich eine Kampagne bearbeiten, nachdem sie gesendet wurde?

Eine abgeschlossene einmalige Kampagne lässt sich nicht bearbeiten, und bereits verschickte E-Mails bleiben, wie sie sind. Du kannst sie löschen und eine neue erstellen. Eine laufende Kampagne kannst du jederzeit bearbeiten, und die Änderung gilt für die Kontakte, die sie ab dann erreicht. Solange sie eingeschaltet ist, brauchst du für Änderungen an dem, was sie sendet, das Recht Kampagnen versenden und aktivieren.

Bekommt ein Kontakt dieselbe Kampagne zweimal?

Nein. Jeder Kontakt erhält eine Kampagne nur einmal, auch wenn eine laufende Kampagne weiterläuft oder du erneut auf Jetzt senden klickst.

In welcher Zeitzone gilt die Sendezeit?

In deiner eigenen Ortszeit, also der Zeitzone, auf die dein Computer eingestellt ist. Die Liste zeigt die geplante Zeit genauso an.

Warum wurde meine geplante Kampagne nicht gesendet?

Sie geht nur raus, wenn Kampagne aktivieren eingeschaltet ist, sie einen Posteingang und eine Zielgruppe hat. Eine geplante Kampagne, die ausgeschaltet ist, bleibt ein Entwurf, und die Liste zeigt Überfällig, sobald ihre Zeit verstrichen ist. Klicke auf Aktivieren, um sie innerhalb von etwa einer Minute zu senden, oder nutze Jetzt senden. Beides braucht das Recht Kampagnen versenden und aktivieren.

Wer kann eine Kampagne sofort senden?

Administratoren, und im Tarif Enterprise alle, deren benutzerdefinierte Rolle Kampagnen versenden und aktivieren enthält. Das gilt für Jetzt senden im Dashboard und für Kampagne senden in der Handy-App. Alle anderen sehen den Button gesperrt.

Warum hat meine Kampagne weniger Kontakte erreicht, als die Zielgruppe enthält?

Deskwoot lässt Kontakte ohne E-Mail-Adresse aus, außerdem blockierte Kontakte, abgemeldete Kontakte und Kontakte, deren E-Mail unzustellbar ist. Gesendete Nachrichten zählt außerdem keine Nachrichten, die nicht zugestellt werden konnten.

Kann ein abgemeldeter Kontakt wieder Kampagnen bekommen?

Nicht über dein Team. Von Kampagnen abgemeldet ist die eigene Entscheidung des Kontakts, und niemand in deinem Workspace kann sie aufheben. Normale Antworten in seinen Konversationen erreichen ihn weiterhin.

Kann ich die Nachricht mit dem Namen des Kontakts personalisieren?

Im Moment nicht. Jeder Kontakt bekommt denselben Text.

Was passiert, wenn ich eine Kampagne lösche?

Die Kampagne wird endgültig gelöscht und sendet nicht mehr. Bereits verschickte E-Mails bleiben in ihren Konversationen.

Kann ich Kampagnen in der Handy-App sehen?

Ja. In Tarifen mit Kampagnen listet Mehr > Kampagnen sie mit ihrem Status auf. Tippe auf eine, um ihre Nachricht zu sehen. Mitglieder mit dem Recht Kampagnen versenden und aktivieren können bei einer Kampagne, die noch nicht rausgegangen ist, auf Kampagne senden tippen. Alle anderen sehen den Button gesperrt, mit dem Hinweis, sich an einen Administrator zu wenden. Erstellen und Bearbeiten geht im Web-Dashboard. Siehe Die Deskwoot-App für iPhone und Android.

Was passiert nach einem Downgrade mit meinen Kampagnen?

Aktive Kampagnen werden pausiert, Administratoren bekommen eine E-Mail, und nichts startet von selbst wieder. Siehe Nach einem Downgrade: pausierte Kampagnen und Automatisierungsregeln.