Textvorlagen für schnelle Antworten

Textvorlagen sind vorbereitete Nachrichten, die dein Team mit einem kurzen Kürzel in jede Konversation einfügen kann. Sie helfen deinen Agenten, schneller zu antworten, einheitlich zu klingen und sich wiederholendes Tippen zu sparen, besonders bei häufigen Fragen, Begrüßungen und Abschlussnachrichten.

Textvorlagen erstellen

1. Öffne Einstellungen > Textvorlagen.
2. Klicke auf Textvorlage hinzufügen.
3. Gib einen gut merkbaren Kurzcode ein, zum Beispiel /hallo, /retoure oder /abschluss. Kleinbuchstaben und Bindestriche machen Kurzcodes leicht zu merken.
4. Tippe oder füge unter Inhalt den vollständigen Text ein, den deine Agenten senden sollen.
5. Speichere die Textvorlage. Sie steht deinem Team sofort in allen Kanälen zur Verfügung.

Textvorlagen verwenden

1. Öffne eine Konversation und klicke ins Antwortfeld.
2. Tippe / und dann den Kurzcode (zum Beispiel /hallo).
3. Eine Auswahlliste zeigt alle passenden Textvorlagen. Wähle die gewünschte aus.
4. Der vollständige Text landet im Antwortfeld. Prüf und personalisiere ihn, bevor du ihn sendest.

Tipps für die Praxis

• Nutze sprechende Kurzcodes. Ein Kurzcode wie /lieferzeit ist viel leichter zu merken als /lz1. Eine klare Namensregel hilft neuen Teammitgliedern, sich schnell zurechtzufinden.
• Halte die Texte kurz. Eine freundliche, vollständige Antwort in wenigen Sätzen reicht. Kunden schätzen Klarheit mehr als lange Absätze.
• Personalisiere vor dem Senden. Prüf den eingefügten Text immer und pass Details an, etwa den Namen des Kunden oder die Bestellnummer. So wirken Antworten persönlich statt automatisch.
• Räum regelmäßig auf. Plan dir eine wiederkehrende Erinnerung ein (monatlich oder vierteljährlich), um deine Textvorlagen durchzusehen. Lösch veraltete, übernimm geänderte Regeln und leg neue Vorlagen für neue Fragen an.
• Ordne nach Themen. Gib zusammengehörigen Kurzcodes denselben Anfang (zum Beispiel /bestellung-status, /bestellung-storno), damit deine Agenten die passenden Vorlagen in der Auswahlliste schnell finden.

Fehlerbehebung

• Die Auswahlliste erscheint nicht? Achte darauf, dass du / am Anfang eines Wortes im Antwortfeld tippst. Erscheint die Liste trotzdem nicht, lade die Seite neu.
• Doppelter Kurzcode: Jeder Kurzcode muss eindeutig sein. Lässt sich eine neue Textvorlage nicht speichern, prüf, ob der Kurzcode schon vergeben ist, und wähle einen anderen.
• Formatierung geht verloren: Wenn eingefügter Text seine Formatierung verliert, bearbeite die Vorlage direkt unter Einstellungen > Textvorlagen, damit sie richtig angezeigt wird.

Variablen verwenden

Füge Platzhalter ein, die beim Einfügen der Textvorlage ausgefüllt werden: {{agent.name}}, {{agent.first_name}}, {{agent.last_name}}, {{agent.email}}, {{contact.name}}, {{contact.first_name}}, {{contact.last_name}}, {{contact.email}}, {{contact.phone}}, {{contact.company}}, {{conversation.id}}, {{inbox.name}} und {{account.name}}. Der Agent ist, wer die Vorlage einfügt. Für Werte, die leer sein können, gibst du nach einem senkrechten Strich einen Ersatztext an: „Hallo {{contact.first_name | zusammen}}“ wird zu „Hallo zusammen“, wenn der Kontakt keinen Namen hat. Unbekannte Variablen bleiben unverändert im Text stehen. Die vollständige Liste mit Beispielen findest du unter Vorlagenvariablen in Textvorlagen.

Häufige Fragen