Private Notizen für dein Team

Notiz schreiben

1. Öffne die Konversation.
2. Klick oben links im Antwortfeld auf das Menü Antworten und wähl Private Notiz. Das Antwortfeld wird gelb und zeigt „Private Notiz hinzufügen... (nur für Agenten sichtbar)“.
3. Schreib deine Notiz. Du kannst Text formatieren, Links einfügen und mehrere Dateien anhängen, genau wie bei einer Antwort.
4. Klick auf Notiz hinzufügen.

Die Notiz erscheint gelb im Verlauf, markiert mit Private Notiz, mit deinem Namen und der Uhrzeit. Dein Antwortentwurf und dein Notizentwurf werden getrennt aufbewahrt, beim Wechsel zwischen Antworten und Private Notiz geht also keiner verloren.

Bei einer Konversation, die noch nicht dir gehört, siehst du statt des Antwortfelds eine Karte. Klick auf der Karte auf Notiz schreiben, um eine Notiz zu hinterlassen, ohne die Konversation zu übernehmen. Mit Zurück kommst du zur Karte zurück, solange die Notiz noch leer ist.

Teammitglied erwähnen

Tipp @ in einer Notiz und wähl ein Teammitglied aus der Liste. Wenn du die Notiz sendest, bekommt die Person eine Benachrichtigung, und die Konversation erscheint in ihrem Ordner Erwähnungen. Eine Notiz ohne Erwähnung benachrichtigt niemanden. Wie diese Benachrichtigungen bei den Leuten ankommen, steht unter Erwähnungen und Team-Benachrichtigungen.

Der Tab Notizen

Die rechte Seitenleiste einer Konversation hat die Tabs Details, Copilot (wenn Copilot für dich freigegeben ist) und Notizen. Der Tab Notizen listet, die neuesten zuerst:

• jede private Notiz dieser Konversation, mit Autor, Datum und Uhrzeit
• die Notizen auf der Seite des Kontakts, markiert als Kontaktnotiz

Die Zahl am Tab zählt diese Notizen. Notiz schreiben im Tab stellt das Antwortfeld auf Private Notiz um und setzt deinen Cursor hinein.

Notiz löschen

Zeig im Tab Notizen auf die Notiz, klick auf das Papierkorb-Symbol (Diese Notiz löschen) und bestätige. Das Löschen lässt sich nicht rückgängig machen. Deine eigenen Notizen kannst du immer löschen. Administratoren können jede Notiz löschen, ebenso Mitglieder, deren benutzerdefinierte Rolle Private Notizen anderer Agenten löschen hat. Eine Kontaktnotiz kann jede Person löschen, deren Rolle Kontakte verwalten darf. Notizen lassen sich nach dem Senden nicht bearbeiten. Wenn etwas nicht stimmt, lösch die Notiz und schreib eine neue.

Mit Copilot zusammenfassen und die Zusammenfassung speichern

1. Öffne den Tab Copilot in der rechten Seitenleiste und wähl Konversation zusammenfassen. In einem leeren Tab Notizen öffnet Mit Copilot zusammenfassen den Copilot-Tab und startet die Zusammenfassung für dich.
2. Lies die Zusammenfassung und klick auf Als interne Notiz speichern.

Die Zusammenfassung wird als private Notiz mit der Überschrift KI-Zusammenfassung gespeichert, und der Button wechselt zu Als interne Notiz gespeichert. Für eine Zusammenfassung braucht der Verlauf außer Notizen mindestens eine Nachricht. Copilot zählt zu den monatlichen KI-Konversationen deines Plans. Mehr dazu unter Copilot in Konversationen.

Übergabenotizen

Wenn dir ein Teammitglied eine Konversation mit einer Notiz übergibt, wird diese Notiz als private Notiz in der Konversation gespeichert. Außerdem siehst du sie über deinem Antwortfeld (Übergeben von und der Name), bis du antwortest oder sie schließt. Mehr dazu unter Konversationen übernehmen und übergeben.

In der App für iPhone und Android

1. Öffne die Konversation und tipp auf den runden Button mit dem Pfeil links neben dem Nachrichtenfeld.
2. Wähl Private Notiz. Das Feld wird gelb und zeigt Private Notiz · Nur dein Team sieht das.
3. Schreib deine Notiz. Um ein Teammitglied zu erwähnen, tipp @ und dann auf den Namen in der Liste. Die Liste zeigt bis zu 8 Teammitglieder und nie dich selbst.
4. Tipp auf den Senden-Button.

Nach dem Senden bleibt das Feld im Notizmodus. Um wieder dem Kunden zu schreiben, tipp auf das X in der gelben Leiste oder wähl im selben Menü Zurück zur Antwort. Eine Notiz kannst du auch schreiben, wenn ein Teammitglied die Konversation gerade hat. Zum Löschen hältst du eine Notiz gedrückt, tippst auf Löschen und bestätigst, mit denselben Regeln wie im Dashboard. Eine Zusammenfassung aus dem Tab Copilot speicherst du mit Als interne Notiz speichern. Mehr zur App unter Die Deskwoot-App für iPhone und Android.

Häufige Fragen

Können Kunden eine private Notiz jemals sehen?

Nein. Notizen werden nie per E-Mail oder über einen anderen Kanal gesendet, und das Chat-Widget zeigt sie nie an. Auch Dateien, die an einer Notiz hängen, bleiben privat.

Woran erkenne ich, dass ich eine Notiz und keine Antwort schreibe?

Das Antwortfeld ist gelb, und das Menü oben links zeigt Private Notiz. Der Senden-Button heißt Notiz hinzufügen und hat keinen Pfeil mit Sendeoptionen.

Bekommt der Kunde eine Benachrichtigung, wenn ich eine Notiz hinzufüge?

Nein. Eine Notiz benachrichtigt nur die Teammitglieder, die du mit @ erwähnst.

Wer kann eine Notiz löschen?

Die Person, die sie geschrieben hat, Administratoren und Mitglieder, deren benutzerdefinierte Rolle Private Notizen anderer Agenten löschen erlaubt.

Kann ich nach Text in Notizen suchen?

Ja. Die Suche oben in der Konversationsliste findet auch Wörter in privaten Notizen.

Was ist der Unterschied zwischen einer privaten Notiz und einer Kontaktnotiz?

Eine private Notiz gehört zu einer Konversation. Eine Kontaktnotiz ist auf der Seite des Kontakts gespeichert und erscheint im Tab Notizen jeder Konversation mit diesem Kontakt.

Warum sehe ich Mit Copilot zusammenfassen nicht?

Der Button erscheint in einem leeren Tab Notizen, wenn Copilot im Workspace für dich freigegeben ist, deine Rolle Konversationen mit Copilot zusammenfassen hat und der Verlauf außer Notizen mindestens eine Nachricht enthält.

Gibt es ein Limit für Notizen?

Eine Notiz kann bis zu 20 Teammitglieder erwähnen. Eine Konversation, die ankommt, nachdem das monatliche Konversationslimit deines Plans aufgebraucht ist, ist gesperrt, und du kannst ihr weder Notizen noch Antworten hinzufügen.