Konversationen mit Labels organisieren

Aktualisiert am 20.10.20264 Min. Lesezeit

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Labels sind farbige Markierungen, die du an Konversationen hängst. Labels sorgen für eine schnelle visuelle Einordnung und lassen sich filtern und automatisch vergeben. Beispiele: „VIP“, „Erstattung“, „Fehlermeldung“, „dringend“. Eine Konversation kann mehrere Labels tragen, zum Beispiel gleichzeitig „Erstattung“ und „dringend“. Anders als benutzerdefinierte Attribute (strukturierte Felder mit Werten) sind Labels einfache Markierungen ohne Wert.

Labels sind farbige Markierungen, mit denen du Konversationen schnell einordnest und filterst. Egal, ob du eine Handvoll Supportanfragen oder Hunderte Konversationen über mehrere Kanäle betreust: Labels helfen deinem Team, den Überblick zu behalten, Aufgaben zu priorisieren und passende Konversationen in Sekunden zu finden. Stell sie dir als flexible Ordner vor, die du über jede Konversation legen kannst.

Labels erstellen

Gehe in deinem Deskwoot-Dashboard zu Einstellungen > Labels.
Klicke auf Label hinzufügen.
Gib dem Label einen aussagekräftigen Namen (z. B. Rückerstattung, VIP-Kunde, Fehlermeldung).
Wähle eine Farbe, an der du das Label auf einen Blick erkennst.
Speichere das Label. Es steht danach im ganzen Workspace zur Verfügung.

Labels setzen

Öffne eine Konversation aus deiner Inbox.
Klicke im Tab Details rechts neben Labels auf + (Label hinzufügen).
Wähle ein Label aus, um es der Konversation hinzuzufügen. Für weitere Labels wiederholst du das. Zum Entfernen klickst du auf das × am Label.

Labels erscheinen als farbige Markierungen im Tab Details der Konversation und als farbige Punkte (bis zu 3) in der Zeile der Konversation in deiner Liste.

Konversationen nach Label filtern

Sobald Labels gesetzt sind, kannst du damit filtern. Klicke in der Seitenleiste neben der Konversationsliste unter Labels auf einen Labelnamen, um nur Konversationen mit diesem Label anzuzeigen. Das hilft, wenn du dich auf eine Kategorie konzentrieren willst, etwa alle offenen Abrechnungsfragen oder eskalierte Fälle.

Bewährte Vorgehensweisen

Halte Namen kurz und klar: Nutze knappe, einheitliche Namen, damit jedes Teammitglied versteht, wofür ein Label steht.
Nutze unterschiedliche Farben: Gib Labels mit hoher Priorität eigene Farben (z. B. Rot für dringende Fälle), damit sie in einer vollen Inbox auffallen.
Vergib nicht zu viele Labels: Beschränke dich auf eine überschaubare Anzahl. Zu viele Labels schaffen Unordnung und mindern ihren Nutzen.
Prüfe regelmäßig: Sieh deine Labels von Zeit zu Zeit durch und lösche oder fasse zusammen, was veraltet ist oder kaum genutzt wird.
Kombiniere mit anderen Funktionen: Nutze Labels zusammen mit Zuweisung und Konversationsstatus, um effiziente Abläufe im Team aufzubauen.

Häufige Stolperfallen

Doppelte Labels: Prüfe vor dem Erstellen, ob es schon ein ähnliches Label gibt, um Verwirrung zu vermeiden.
Uneinheitliche Nutzung: Sorge dafür, dass sich dein Team einig ist, wann welches Label gesetzt wird. Ein kurzer interner Leitfaden hilft dabei.

Häufige Fragen

Wie erstelle ich ein Label?

Unter Einstellungen > Labels mit „Label hinzufügen“. Name und Farbe wählen, speichern. Das Label steht sofort allen Agenten zur Verfügung. Farben helfen beim schnellen Überblick, wähle für die meistgenutzten Labels gut unterscheidbare.

Worin unterscheiden sich Labels von benutzerdefinierten Attributen?

Labels sind Markierungen (ja oder nein: Hat diese Konversation das Label?). Benutzerdefinierte Attribute sind Felder mit Werten („Plan = Enterprise“, „NPS = 8“). Nutze Labels für einfache Kategorien und Attribute für strukturierte Daten.

Können Automatisierungsregeln Labels setzen?

Ja, mit der Aktion „Label hinzufügen“. Ein typisches Beispiel: Wenn der Inhalt „Erstattung“ enthält, setze das Label „Erstattung“ und weise die Konversation dem Team für Abrechnung zu. Zusammen mit Filtern ergibt das einen sauberen Ablauf.

Kann ich ein Label umbenennen oder seine Farbe ändern, nachdem ich es schon oft gesetzt habe?

Ja. Unter Einstellungen > Labels bearbeitest du Name oder Farbe. Die Änderung gilt sofort für alle Konversationen mit diesem Label, du musst nichts neu setzen.

Wie viele Labels kann ich einer Konversation geben?

So viele du brauchst, es gibt keine feste Grenze. In der Praxis sind 3 bis 5 Labels pro Konversation sinnvoll. Mehr wird schnell unübersichtlich, und niemand liest sie mehr.

Wird die Konversation gelöscht, wenn ich ein Label entferne?

Nein. Das Entfernen löst nur das Label von der Konversation. Die Konversation und alle ihre Nachrichten bleiben unverändert.

Sehen Kunden die Labels?

Nein, Labels sind nur intern. Kunden sehen sie nie. Betrachte sie als Kurzschrift für dein Team.

Kann ich auswerten, wie oft Labels genutzt werden?

Ja. Unter Berichte zeigt der Bereich „Nach Label“, wie viele Konversationen deine meistgenutzten Labels (bis zu 8) im gewählten Zeitraum haben.

Wie entferne ich ein Label aus vielen Konversationen auf einmal?

Eine Sammelaktion für Labels gibt es nicht. Wenn du das Label unter Einstellungen > Labels löschst, verschwindet es aus allen Konversationen. Sonst entfernst du es in jeder Konversation über das × am Label.

Kann ich verschachtelte Labels anlegen?

Nein, Labels haben keine Hierarchie. Du kannst aber Präfixe nutzen („billing/refund“, „billing/cancel“), um eine Kategorie anzudeuten. Gefiltert wird weiter pro Label, aber in der alphabetisch sortierten Auswahl stehen sie zusammen.

Was ist der Unterschied zwischen Label und Status?

Der Status ist eine feste Phase im Ablauf (Offen, Ausstehend, Zurückgestellt, Gelöst). Ein Label ist eine freie Markierung, die du selbst anlegst. Eine Konversation hat genau einen Status, aber beliebig viele Labels.

Kann der KI-Bot Labels setzen?

Fynn setzt selbst keine Labels. Automatisierungsregeln (ab Startup) können aber Labels hinzufügen, wenn eine Konversation erstellt oder aktualisiert oder eine Nachricht erstellt wird, zum Beispiel abhängig von der Inbox oder vom Inhalt der Nachricht.

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