Konversationen zurückstellen

Über das Statusmenü zurückstellen

1. Öffne die Konversation und klick in der Kopfzeile auf den Status-Button. Er zeigt den aktuellen Status, zum Beispiel Offen.
2. Wähl Zurückgestellt. Das Menü wechselt zu Zurückstellen bis.
3. Klick auf eine der vorgegebenen Zeiten, oder stell unter Datum und Uhrzeit wählen deine eigene Zeit ein und klick auf Erinnern.

Der Status-Button zeigt jetzt Zurückgestellt bis und die Uhrzeit, und der Verlauf vermerkt Von … zurückgestellt mit deinem Namen.

Beim Antworten zurückstellen

1. Schreib deine Antwort in das Antwortfeld.
2. Klick auf den Pfeil neben dem Senden-Button (Weitere Sendeoptionen).
3. Wähl Senden und zurückstellen und dann eine der vorgegebenen Zeiten.

Zuerst geht deine Antwort an den Kunden, danach wird die Konversation zurückgestellt. Dieses Menü bietet nur die Vorgaben. Für ein eigenes Datum und eine eigene Uhrzeit sendest du die Antwort und nutzt danach das Statusmenü. Eine private Notiz hat nur den Button Notiz hinzufügen, ohne diese Optionen.

Die vorgegebenen Zeiten

• In 1 Stunde
• In 3 Stunden
• Morgen früh: 9:00 Uhr am nächsten Tag, in der Zeitzone deines Computers.
• Nächste Woche: in 7 Tagen, zur selben Uhrzeit.

Als eigene Zeit kannst du jeden Tag ab heute wählen, die Uhrzeit in Schritten von 15 Minuten. Bei einer Zeit, die schon vorbei ist, erscheint Wähle einen Zeitpunkt in der Zukunft.

Wann eine zurückgestellte Konversation zurückkommt

• Zur gewählten Zeit. Die Konversation wird von selbst wieder Offen. Deskwoot prüft alle 5 Minuten, ob Zurückstellungen fällig sind, deshalb kann sie ein paar Minuten nach der genauen Zeit auftauchen. Sie bleibt derselben Person zugewiesen und rückt nach oben, wenn die Liste nach Neueste zuerst sortiert ist.
• Wenn der Kunde schreibt. Eine neue Nachricht des Kunden weckt die Konversation sofort, auf jedem Kanal: E-Mail, Live-Chat, WhatsApp, Telegram, SMS, LINE, X und die REST API. Die Nachricht landet in der zurückgestellten Konversation, und der Verlauf zeigt Durch Antwort des Kunden wieder geöffnet. Eine automatische E-Mail-Antwort, etwa eine Abwesenheitsnotiz, wird der Konversation hinzugefügt, beendet das Zurückstellen aber nicht. Die Konversation bleibt bei derselben Person, wenn sie da ist. Ist sie Abwesend oder Offline, oder war Deskwoot seit 5 Minuten auf keinem ihrer Geräte geöffnet, geht sie stattdessen an ein Teammitglied, das online ist, siehe Automatische Zuweisung und Round Robin.
• Wenn du sie wieder öffnest. Wähl jederzeit Offen im Statusmenü.

Zurückstellen ändern oder beenden

Öffne das Statusmenü einer zurückgestellten Konversation. Der Eintrag für Zurückgestellt zeigt die aktuelle Zeit und Weckzeit ändern. Klick darauf und wähl eine neue Zeit. Der Verlauf zeigt dann … hat das Zurückstellen verlängert auf mit deinem Namen und der neuen Zeit. Um das Zurückstellen sofort zu beenden, wähl Offen.

Zurückgestellte Konversationen finden

Die Liste startet mit Offen & Ausstehend, zurückgestellte Konversationen stehen also nicht darin. Wähl im Statusfilter über der Liste Zurückgestellt, um sie zu sehen, oder Alle Status, um alles zu sehen. Die Zahlen neben den Ordnern in der Posteingangsleiste zählen nur offene und ausstehende Konversationen (eine gespeicherte Ansicht zählt mit ihrem eigenen Status). Siehe Ordner im Posteingang.

Zurückstellen ohne gewählte Zeit

Eine Automatisierungsregel oder ein Makro kann den Status ebenfalls auf Zurückgestellt setzen, genauso die Statusauswahl in der Handy-App. Bei diesen Zurückstellungen hat niemand eine Zeit gewählt, deshalb dauern sie 24 Stunden. Danach kommt die Konversation als Offen zurück.

Häufige Fragen

Sieht der Kunde, dass ich die Konversation zurückgestellt habe?

Nein. Das Zurückstellen sieht nur dein Team. Der Kunde bekommt keine Nachricht, und das Chat-Widget zeigt keinen Hinweis darauf.

Was passiert, wenn der Kunde schreibt, während die Konversation zurückgestellt ist?

Die neue Nachricht landet in der zurückgestellten Konversation und weckt sie sofort, auf jedem Kanal. Sie kommt als Offen zurück, derselben Person zugewiesen, solange diese da ist, und es entsteht keine zweite Konversation. Eine automatische E-Mail-Antwort, zum Beispiel eine Abwesenheitsnotiz, wird der Konversation hinzugefügt, aber die Konversation bleibt bis zur gewählten Zeit zurückgestellt. Deskwoot erkennt automatische Antworten nur bei E-Mails, deshalb weckt eine Abwesenheitsnachricht bei WhatsApp oder einem anderen Chat-Kanal die Konversation wie jede andere Nachricht.

Wer bekommt die Konversation, wenn sie zurückkommt?

Wacht sie zur gewählten Zeit auf, bekommt sie dieselbe Person, der sie vorher zugewiesen war. Sie erscheint wieder in deren Ordner Meine. Weckt die Antwort des Kunden sie auf, bleibt sie nur bei dieser Person, solange sie da ist. Ist sie Abwesend oder Offline, oder war Deskwoot seit 5 Minuten auf keinem ihrer Geräte geöffnet, geht die Konversation an ein Teammitglied, das online ist, mit einer privaten Notiz, wer sie hatte. Mit Beschäftigt bleibt sie bei ihr.

Zählt eine zurückgestellte Konversation zu meinem Konversationslimit?

Nein. Nur offene und ausstehende Konversationen zählen. Zurückstellen macht also einen Platz frei, und die automatische Zuweisung kann dir eine neue Konversation geben.

Kann ich in der Handy-App eine Zeit zum Zurückstellen wählen?

Nein. Zurückgestellt in der Statusauswahl der Handy-App stellt immer für 24 Stunden zurück. Um eine Zeit zu wählen, nutze das Dashboard in deinem Browser.

Warum kann ich den Status nicht ändern?

Deine Rolle braucht die Berechtigung Konversationen verwalten (zuweisen, lösen, wieder öffnen). Ohne sie ist der Status-Button gesperrt und zeigt Deine Rolle darf diese Konversation nicht ändern, und am Senden-Button fehlt Senden und zurückstellen.

Kann ich mehrere Konversationen auf einmal zurückstellen?

Nein, weder im Dashboard noch in der Handy-App. Die Sammelaktionen im Dashboard sind Lösen, Mir zuweisen, Auf ausstehend setzen, Wieder öffnen, Zuweisung aufheben, Als ungelesen markieren, Stummschalten oder Stummschaltung aufheben und Löschen (siehe Filter und gespeicherte Ansichten). Die Handy-App kann lösen, auf ausstehend setzen oder die Priorität ändern. Stell jede Konversation einzeln über ihr Statusmenü zurück.

Worin unterscheidet sich Zurückstellen von Ausstehend und Gelöst?

Zurückgestellt blendet die Konversation bis zu einer Zeit aus, die du wählst. Ausstehend lässt sie in deiner Liste, während du auf den Kunden wartest. Gelöst markiert sie als erledigt. In der Übersicht über Konversationen siehst du, wie die Status zusammenhängen.