Smarte Segmente erstellen

Q: Kann ich ein Segment nach dem Erstellen bearbeiten?

Ja. Fahre in der Liste Segmente mit der Maus über das Segment, klicke auf das Stiftsymbol (Segment bearbeiten), passe die Filterbedingungen oder den Namen an und klicke auf Änderungen speichern. Die Mitglieder richten sich danach automatisch nach den neuen Kriterien.

Aktualisiert am 20.10.20266 Min. Lesezeit

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Smarte Segmente sind gespeicherte Gruppen von Kontakten, die sich automatisch anpassen, wenn sich Daten ändern. Du legst Filterbedingungen fest (zum Beispiel Unternehmen enthält Acme und Erstellt am innerhalb der letzten 30 Tage), vergibst einen Namen und speicherst. Jedes Mal, wenn du das Segment öffnest, ermittelt Deskwoot die Mitglieder aus den aktuellen Daten: Kontakte, die neu passen, sind dabei, Kontakte, die nicht mehr passen, fallen heraus. Praktisch für gezielte Kampagnen und um wichtige Kundengruppen im Blick zu behalten.

Einleitung

Smarte Segmente in Deskwoot sind gespeicherte Kontaktgruppen, die durch Filterbedingungen festgelegt werden (letzte Aktivität, E-Mail, Telefon, Unternehmen, Anzahl der Konversationen, Erstellungsdatum). Sie passen sich automatisch an, sobald Kontakte die Kriterien erfüllen, damit du die richtige Zielgruppe ansprichst, ohne Kontakte von Hand zu sortieren. Du definierst eine Reihe von Filterbedingungen, und Deskwoot fasst passende Kontakte automatisch zusammen. So sprichst du bei Nachfassaktionen mühelos die richtige Zielgruppe an, behältst wichtige Kundengruppen im Blick und hältst deine Kontaktliste auch dann geordnet, wenn dein Unternehmen wächst.

Ein Segment erstellen

So erstellst du ein neues smartes Segment:

Öffne in der Hauptnavigation Kontakte.
Neben der Kontaktliste findest du die Liste Segmente (auf kleinen Bildschirmen steht sie über der Liste).
Klicke unter der Liste auf Neues Segment (auf kleinen Bildschirmen auf + Neu).
Lege eine oder mehrere Filterbedingungen fest. Jede Bedingung besteht aus einem Kontaktfeld (Letzte Aktivität, E-Mail, Telefon, Unternehmen, Konversationsanzahl oder Erstellt am) und einer Bedingung (zum Beispiel Gleicht, Enthält, Vorhanden oder Innerhalb der letzten ... Tage). Ein Kontakt muss alle Bedingungen erfüllen.
Gib deinem Segment einen aussagekräftigen Namen (die Beschreibung ist optional) und klicke auf Segment erstellen.
Klicke in der Liste auf das neue Segment, um die passenden Kontakte zu sehen und zu prüfen, ob das Segment stimmt.

Du kannst mehrere Filterbedingungen kombinieren, um sehr gezielte Gruppen zu bilden. Zum Beispiel ein Segment aus Kontakten, deren Unternehmen "Acme" enthält und die innerhalb der letzten 30 Tage angelegt wurden.

Eigene Segmente speichern kannst du ab dem Business-Plan. Die vordefinierten Segmente (Alle Kontakte, Aktiv (7 Tage), Aktiv (30 Tage), Ohne E-Mail, Ohne Telefon, VIP (5+ Konversationen) und Neu (letzte 7 Tage)) stehen immer in der Liste.

Dynamische Segmente

Segmente sind standardmäßig dynamisch. Kontakte kommen also automatisch in ein Segment oder fallen heraus, sobald sich ihre Daten ändern und sie die Kriterien erfüllen (oder nicht mehr erfüllen). Du musst die Zugehörigkeit nie von Hand pflegen: Deskwoot ermittelt die Mitglieder jedes Mal aus den aktuellen Daten, wenn du das Segment öffnest.

Tipps aus der Praxis

Benenne Segmente klar. Wähle aussagekräftige Namen (z. B. „VIP-Kunden USA“ oder „Neue Leads, letzte 7 Tage“), damit dein Team sie schnell erkennt.
Fang einfach an. Beginne mit einer oder zwei Filterbedingungen und verfeinere sie dann. Zu komplexe Segmente sind schwerer zu pflegen und zu prüfen.
Halte deine Kontaktdaten sauber. Segmente hängen von korrekten Kontaktdaten ab. Prüfe und aktualisiere deine Kontaktinformationen regelmäßig, damit die Segmente aussagekräftig bleiben.
Prüfe deine Segmente regelmäßig. Wenn sich die Anforderungen deines Unternehmens ändern, sieh dir deine Segmente erneut an und stelle sicher, dass die Kriterien noch passen.

Häufige Stolperfallen

Leere Segmente: Wenn dein Segment keine Kontakte enthält, prüfe deine Filterbedingungen noch einmal. Meist ist ein kleiner Tippfehler oder eine zu enge Kombination von Regeln die Ursache.
Überlappende Segmente: Mehrere Segmente mit ähnlichen Bedingungen sorgen leicht für Verwirrung. Prüfe deine bestehenden Segmente, bevor du neue erstellst, um unnötige Dopplungen zu vermeiden.
Fehlende Daten: Wenn ein Feld eines Kontakts leer ist, passt der Kontakt nicht zu Bedingungen, die einen Wert erwarten. Sorge dafür, dass die relevanten Felder bei den Kontakten gefüllt sind, die du erfassen möchtest.

Häufige Fragen

Wonach kann ich filtern?

Nach 6 Kontaktfeldern: Letzte Aktivität, E-Mail, Telefon, Unternehmen, Konversationsanzahl und Erstellt am. Je nach Feld gibt es die Bedingungen Vorhanden, Fehlt, Enthält, Gleicht, Mindestens, Höchstens, Genau, Innerhalb der letzten ... Tage, Hat Aktivität und Keine Aktivität. Ein Kontakt muss alle Bedingungen des Segments erfüllen.

Sind Segmente statisch oder dynamisch?

Beides. Die Filterregeln werden jedes Mal mit den aktuellen Kontaktdaten ausgewertet, wenn du das Segment öffnest. Zusätzlich kannst du Kontakte von Hand hinzufügen: Markiere sie in der Kontaktliste und wähle Zu Segment hinzufügen. Diese Kontakte bleiben im Segment, egal was der Filter sagt.

Kann ich ein Segment nach dem Erstellen bearbeiten?

Ja. Fahre in der Liste Segmente mit der Maus über das Segment, klicke auf das Stiftsymbol (Segment bearbeiten), passe die Filterbedingungen oder den Namen an und klicke auf Änderungen speichern. Die Mitglieder richten sich danach automatisch nach den neuen Kriterien.

Kann ich ein Segment für eine Kampagne nutzen?

Ja. Wähle beim Erstellen einer Kampagne das Segment als Zielgruppe. So musst du den Filter nicht jedes Mal neu festlegen, und die Kampagne erreicht immer die aktuellen Mitglieder des Segments.

Was mache ich, wenn mein Segment leer ist?

Entweder passt kein Kontakt zu den Bedingungen (dann verfeinere den Filter), oder die Bedingungen widersprechen sich. Öffne das Segment nach dem Speichern und sieh dir die Kontakte an: Ist die Liste leer, ist dein Filter zu eng oder widersprüchlich. Eine Kampagne nimmt kein leeres Segment an.

Kann ich benutzerdefinierte Attribute in Segment-Bedingungen nutzen?

Nein. Segmentfilter nutzen eine feste Liste von Kontaktfeldern (Letzte Aktivität, E-Mail, Telefon, Unternehmen, Konversationsanzahl, Erstellt am). Benutzerdefinierte Attribute stehen als Bedingung nicht zur Verfügung.

Kann ich Kontakte ausschließen, etwa "nicht in Segment X"?

Mit der Bedingung Fehlt behältst du nur Kontakte ohne ein bestimmtes Feld (zum Beispiel ohne E-Mail), mit Keine Aktivität nur Kontakte ohne Aktivität. Eine Bedingung "ist ungleich" oder eine Regel wie "in Segment A, aber nicht in Segment B" gibt es nicht.

Kann der KI-Bot Segmente nutzen?

Nein. Segmente sind eine Ansicht auf Kundengruppen. Der Bot fragt die Zugehörigkeit zu einem Segment nicht ab, wenn er antwortet, und Automatisierungsregeln nutzen keine Segmente.

Wie viele Segmente kann ich anlegen?

Es gibt keine feste Grenze. In der Praxis wird es ab 20 bis 30 aktiven Segmenten schwer, sich zu merken, wofür jedes da ist. Prüfe sie einmal im Jahr und lösche die, die du nicht mehr brauchst.

Kann ich sehen, wie viele Kontakte in einem Segment sind?

Klicke auf das Segment, um seine Kontakte aufzulisten. Die Liste zeigt 25 Kontakte pro Seite. Reicht sie über mehr als eine Seite, steht die Gesamtzahl darunter (Zeige 1 bis 25 von ...). Neben den Namen in der Segmentliste steht keine Zahl.

Berücksichtigen Segmente die Rechte für Inboxen?

Kontaktdaten hängen nicht an einer Inbox. Segmente umfassen deshalb alle deine Kontakte, egal über welche Inbox sie gekommen sind. Praktisch, um Kunden kanalübergreifend zu sehen.

Kann ich ein Segment als CSV exportieren?

Nein. Deskwoot hat keinen Export für Kontakte, deshalb lässt sich auch ein Segment nicht als CSV-Datei exportieren. Du kannst ein Segment aber direkt als Zielgruppe einer Kampagne nutzen.

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