Créer des segments intelligents

Introduction

Dans Deskwoot, les segments intelligents sont des groupes de contacts enregistrés, définis par des conditions de filtre (dernière activité, e-mail, téléphone, entreprise, nombre de conversations, date de création). Ils se mettent à jour tout seuls quand de nouveaux contacts répondent aux critères, pour que vous touchiez le bon public sans étiqueter quoi que ce soit à la main. Au lieu d'étiqueter ou de trier vos contacts à la main, vous définissez quelques conditions de filtre et Deskwoot regroupe automatiquement les contacts qui y correspondent. Vous touchez ainsi facilement le bon public pour vos relances, vous suivez vos groupes de clients importants et votre liste de contacts reste bien rangée à mesure que votre activité grandit.

Créer un segment

Suivez ces étapes pour créer un nouveau segment intelligent :

1. Ouvrez Contacts dans la barre latérale principale.
2. Repérez la liste Segments à côté de la liste des contacts (au-dessus sur les petits écrans).
3. Cliquez sur Nouveau segment sous la liste (+ Nouveau sur les petits écrans).
4. Définissez une ou plusieurs conditions de filtre. Chaque condition choisit un champ du contact (Dernière activité, E-mail, Téléphone, Entreprise, Nombre de conversations ou Date de création) et une condition (par exemple Est égal à, Contient, Est présent ou Au cours des ... derniers jours). Un contact doit remplir toutes les conditions.
5. Donnez à votre segment un nom clair (la description est facultative) et cliquez sur Créer le segment.
6. Cliquez sur le nouveau segment dans la liste pour voir les contacts qui y correspondent et vérifier que tout est correct.

Vous pouvez combiner plusieurs conditions de filtre pour créer des groupes très ciblés. Par exemple, vous pouvez créer un segment avec les contacts dont l'entreprise contient « Acme » et qui ont été créés au cours des 30 derniers jours.

Pour enregistrer vos propres segments, il faut le forfait Business ou un forfait supérieur. Les segments intégrés (Tous les contacts, Actifs (7 jours), Actifs (30 jours), Sans e-mail, Sans téléphone, VIP (5+ conversations) et Nouveaux (7 derniers jours)) sont toujours dans la liste.

Segments dynamiques

Les segments sont dynamiques par défaut. Les contacts entrent donc dans un segment ou en sortent automatiquement quand leurs données changent et qu'ils remplissent, ou ne remplissent plus, les critères définis. Vous n'avez jamais besoin de mettre à jour les membres à la main ; Deskwoot calcule les membres à partir des données actuelles chaque fois que vous ouvrez le segment.

Bonnes pratiques

• Choisissez des noms clairs. Donnez à vos segments des noms qui disent ce qu'ils contiennent (par exemple « Clients VIP. États-Unis » ou « Nouveaux prospects. 7 derniers jours ») pour que votre équipe les reconnaisse vite.
• Commencez simple. Partez d'une ou deux conditions de filtre, puis affinez. Les segments trop complexes sont plus difficiles à maintenir et à corriger.
• Gardez des données de contact propres. Les segments dépendent d'attributs de contact exacts. Relisez et mettez à jour régulièrement les informations de vos contacts pour que vos segments gardent leur sens.
• Revoyez vos segments de temps en temps. Quand les besoins de votre activité changent, repassez sur vos segments pour vérifier que les critères sont toujours pertinents.

Erreurs fréquentes

• Segments vides : si votre segment affiche zéro contact, vérifiez bien vos conditions de filtre. La cause est souvent une petite faute de frappe ou une combinaison de règles trop stricte.
• Segments qui se recoupent : plusieurs segments avec des conditions proches peuvent semer la confusion. Passez en revue vos segments existants avant d'en créer de nouveaux, pour éviter les doublons inutiles.
• Attributs manquants : si le champ d'un attribut est vide pour un contact, ce contact ne remplit pas les conditions qui attendent une valeur. Vérifiez que les champs utiles sont remplis pour les contacts que vous voulez inclure.

Questions fréquentes