Utiliser la boîte de réception
Gérez les conversations, attribuez-les et traitez-les avec votre équipe.
28 guides
Utiliser la boîte de réception
- Reporter des conversationsMettez une conversation de côté jusqu'à l'heure de votre choix. Elle quitte votre liste des conversations ouvertes et revient d'elle-même comme Ouverte.
- Vue d'ensemble et statut des conversationsLes statuts, l'en-tête de la conversation, le fil et ses lignes d'événement, la zone de réponse avec ses options d'envoi, et les onglets Détails, Copilot, Notes et Historique.
- Mentions et notifications de l'équipeFaites intervenir un collègue dans une conversation avec une @mention dans une note privée. Où s'affichent les mentions et les autres notifications, et comment choisir ce qui vous parvient.
- Attribuer des conversationsChaque conversation a un seul responsable, qui répond au client. Comment prendre une conversation, la confier à un collègue, choisir une équipe et voir qui s'occupe de quoi.
- Organiser avec les étiquettesLes étiquettes sont des marqueurs de couleur que vous pouvez ajouter aux conversations pour les classer et les filtrer rapidement.
- Filtres et vues enregistréesAffinez la liste des conversations avec un dossier, un statut, un ordre de tri et une recherche, puis enregistrez la combinaison comme une vue que vous ouvrez en un clic.
- Réponses prédéfinies pour répondre viteLes réponses prédéfinies sont des modèles de messages déjà rédigés que votre équipe peut insérer avec un raccourci.
- Envoyer des campagnes e-mail à vos contactsLes campagnes envoient un e-mail depuis l'une de vos boîtes de réception e-mail à tous les contacts, aux contacts d'une boîte de réception, à un segment ou à quelques contacts choisis. Envoyez une seule fois ou continuez à toucher de nouveaux contacts, et traitez les réponses dans votre boîte de réception.
- Variables dans les réponses prédéfiniesLes 13 variables utilisables dans les réponses prédéfinies, la syntaxe du texte de secours et ce qui se passe quand une valeur est vide.
- Notes privées pour votre équipeLes notes privées sont des messages dans une conversation que seule votre équipe voit. Utilisez-les pour donner du contexte, passer le relais, poser une question à un collègue et garder les résumés de Copilot.
- Rechercher des conversations et voir où elles correspondentRecherchez dans la liste des conversations par nom du contact, e-mail, objet, texte du message ou numéro de conversation. Ouvrez un résultat : chaque occurrence dans les messages est surlignée.
- Dossiers de la boîte de réception : Les miennes, Mentions, Collègues et plusLe panneau de la boîte de réception à côté de la liste des conversations : ce que contient chaque dossier, ce que signifient les nombres, comment vérifier les conversations d'un collègue et qui voit quels dossiers.
- Sons de notification et notifications pushChoisissez un son, décidez quand il est joué, laissez-le se répéter jusqu'à votre retour et recevez des notifications push sur votre téléphone dans la langue de votre application Deskwoot.
- Prendre, prendre en charge et transférer des conversationsLa zone de réponse s'ouvre dès que la conversation est à vous. Comment fonctionnent La prendre, Prendre en charge et Transférer, comment confier une conversation à une équipe ou à un collègue, ce qui se passe quand un collègue a atteint sa limite et ce que voit le client.
- Modifier le statut, le responsable et les étiquettes dans l'application iPhone et AndroidL'onglet Détails d'une conversation dans l'application Deskwoot pour iPhone et Android : statut, responsable, priorité, équipe, étiquettes, sourdine, SLA, traduction, les commandes du client avec remboursements et résiliations Stripe, bloquer un contact, ignorer un expéditeur et les infos du contact.
- Trouver et trier les conversations dans l’application iPhone et AndroidL’onglet Boîte de réception de l’application Deskwoot pour iPhone et Android : les menus Dossiers et Boîte de réception, la recherche, Filtrer et trier, ce qu’affiche une ligne, le travail sur plusieurs conversations à la fois et les lignes bloquées par la limite de votre forfait.
- Répondre, envoyer des photos et écrire des notes dans l'app iPhone et AndroidRépondez aux clients depuis l'app Deskwoot pour iPhone et Android : la zone de réponse, prendre une conversation, les photos et leurs limites, les réponses prédéfinies avec /, les notes privées avec les mentions @, les macros, le menu de l'appui long et le démarrage d'une nouvelle conversation.
- Ignorer un expéditeur, bloquer un contact et utiliser le filtre anti-spamTrois façons d'arrêter les messages indésirables : Ignorer l'expéditeur envoie une adresse e-mail dans les spams, Bloquer le contact supprime tout ce qu'envoie un contact, et le filtre anti-spam intercepte des mots et des expéditeurs. Sur le web et dans l'application iPhone et Android.
- Notifications push sans contenuLes notifications push sur les téléphones de votre équipe peuvent masquer le nom du client et le texte des messages, pour les cabinets et les autres équipes qui ont des conversations sensibles.
- Quand une réponse n'est pas distribuéeCe que signifie Échec de la distribution sous une réponse, que faire ensuite et comment renvoyer uniquement les fichiers manquants quand une réponse WhatsApp ou Telegram n'est arrivée qu'en partie.
- Tickets : confiez à votre équipe le travail derrière un chatUn ticket confie le travail derrière le chat d'un client à l'équipe ou au collègue qui s'en occupe. Ce que sont les tickets, où les trouver, ce que montre un ticket et quel forfait les inclut.
- Créer un ticket à partir d'un chatCréez un ticket en 2 étapes : choisissez les messages du chat qui le concernent, puis donnez-lui un titre, un résumé pour votre équipe, une catégorie et l'équipe ou le collègue qui s'en occupe.
- Résoudre un chat avec ou sans ticketAvec les tickets activés, Résoudre demande comment un chat se termine : sans ticket, conservé comme ticket résolu pour votre historique et vos rapports, ou avec un ticket ouvert pour une équipe.
- Répondre au client depuis un ticketÉcrivez au client sans quitter le ticket. La réponse part dans le chat d'où vient le ticket, sur son canal, et Envoyer et attendre fait revenir le ticket quand le client répond.
- L'onglet Historique : qui s'est occupé d'une conversation et ce qui s'est passéL'onglet Historique du panneau de droite liste chaque événement d'une conversation ou d'un ticket et chaque période pendant laquelle quelqu'un s'en est occupé, avec la façon dont cette période a commencé et s'est terminée.
- Tickets groupés : un problème, de nombreux clientsUn ticket groupé rassemble les chats et tickets de tous les clients qui ont le même problème, comme une panne. Créez-en un, liez les chats et tickets concernés et voyez-les tous dans un tableau.
- Informer tous les clients concernés en une foisDepuis un ticket groupé, envoyez une mise à jour en texte à chaque client lié, chacun dans son propre chat. Voyez qui l'a reçue, terminez une mise à jour interrompue et résolvez tout avec un dernier message facultatif.
- Tickets dans l'application pour iPhone et AndroidOuvrez, créez et traitez des tickets dans l'application Deskwoot pour iPhone et Android : les dossiers de tickets, les commentaires internes, Répondre au client, Envoyer et attendre, le statut et la catégorie, et les tickets groupés en lecture seule.
Besoin d'aide supplémentaire ?
Fynn répond dans le chat à partir de ces guides, et vous pouvez aussi y joindre l'équipe.