Ignorer un expéditeur, bloquer un contact et utiliser le filtre anti-spam

Lequel choisir

• Ignorer l'expéditeur dans Deskwoot : pour une adresse e-mail que vous ne voulez plus jamais voir dans la boîte de réception, comme une newsletter ou un spammeur. Ses e-mails sont conservés dans le dossier spam, vous pouvez donc récupérer un message en cas d'erreur.
• Bloquer le contact : pour une personne qui ne doit plus du tout joindre votre équipe. Ses messages ne sont enregistrés nulle part et ne reçoivent aucune réponse, sur aucun canal.
• Mots bloqués : pour les e-mails de spam qui partagent un mot ou une phrase, quel que soit l'expéditeur.

Ignorer un expéditeur

Dans le tableau de bord web :

1. Ouvrez la conversation par e-mail.
2. Dans l'onglet Détails du panneau de droite, allez à la section COORDONNÉES.
3. Sous l'adresse e-mail, cliquez sur Ignorer l'expéditeur dans Deskwoot.
4. Confirmez avec Ignorer l'expéditeur dans Deskwoot.

Dans l'application iPhone et Android, ouvrez la conversation, passez à l'onglet Détails et touchez Ignorer l'expéditeur dans Deskwoot sur la fiche du contact, en haut. Confirmez avec Ignorer l'expéditeur dans Deskwoot.

Ce qui se passe ensuite :

• L'adresse est ajoutée à Expéditeurs bloqués dans Paramètres > Filtre anti-spam.
• Toutes les conversations ouvertes, en attente et reportées de cette adresse passent en spam, quel que soit le canal. Ces conversations quittent aussitôt toutes les listes, et les places qu'elles occupaient dans les limites de conversations de vos collègues reviennent à la prochaine conversation en file d'attente.
• Les nouveaux e-mails de cette adresse vont directement dans le dossier spam, tout comme les messages de chat en direct d'un visiteur qui a donné cette adresse. Personne n'est notifié, la conversation n'est attribuée à personne et votre bot IA ne répond pas.
• Vous revenez à la liste des conversations, et L'expéditeur a été ignoré le confirme.

Si certaines conversations n'ont pas pu être déplacées, le tableau de bord web affiche « Expéditeur ignoré, mais 2 de ses conversations n'ont pas pu être déplacées vers le spam. Ignorez à nouveau l'expéditeur pour réessayer. » et laisse la conversation ouverte. Cliquez encore une fois sur Ignorer l'expéditeur dans Deskwoot.

Le bouton n'apparaît que dans les conversations par e-mail d'un contact qui a une adresse e-mail, et seulement pour les rôles qui ont l'autorisation Gérer le filtre anti-spam des e-mails. Les administrateurs l'ont, le rôle standard Agent ne l'a pas. Ignorer un expéditeur ne déplace des conversations et n'intercepte les nouveaux e-mails que si Protection anti-spam est activée, ce qui est le cas dans chaque nouvel espace de travail.

Bloquer un contact

Dans le tableau de bord web, ouvrez une conversation avec le contact et cliquez sur Bloquer le contact sur la fiche du contact, en haut de l'onglet Détails, puis confirmez avec Bloquer le contact. La fiche affiche alors Bloqué. Vous pouvez aussi ouvrir le contact dans Contacts, cliquer sur Bloquer le contact et confirmer avec Bloquer.

Dans l'application iPhone et Android, ouvrez la conversation, passez à l'onglet Détails et touchez Bloquer sur la fiche du contact. Confirmez avec Bloquer, et la fiche affiche Bloqué.

Ce que fait un blocage :

• Les nouveaux messages du contact sont supprimés sur tous les canaux : chat en direct, e-mail, WhatsApp, Telegram, SMS, LINE, X et l'API REST. Rien n'est enregistré, personne dans votre équipe n'est notifié et le contact ne reçoit aucune réponse.
• Le blocage couvre toutes les adresses e-mail et tous les numéros de téléphone enregistrés sur le contact, pas seulement celui qu'il a utilisé en dernier.
• Un chat en direct ouvert avec lui se ferme.
• Votre bot IA ne lui répond pas, et les campagnes le laissent de côté.
• Ses conversations existantes restent telles quelles. Résolvez-les vous-même si vous voulez les retirer de votre liste.

Pour lever le blocage, cliquez sur Débloquer le contact sur la fiche du contact dans le tableau de bord web, sur Débloquer sur la page du contact, ou sur Débloquer dans l'application. Les nouveaux messages arrivent de nouveau dans votre boîte de réception sur tous les canaux. Les messages envoyés pendant le blocage ne reviennent pas, car ils n'ont jamais été enregistrés.

Pour bloquer, il faut l'autorisation Gérer les contacts (créer, modifier), que le rôle standard Agent inclut.

Configurer le filtre anti-spam

Allez dans Paramètres > Filtre anti-spam. La page demande l'autorisation Gérer le filtre anti-spam des e-mails et comporte deux onglets, Paramètres et Dossier spam. Chaque modification dans l'onglet Paramètres est enregistrée tout de suite.

• Protection anti-spam active ou désactive tout le filtre pour l'espace de travail.
• Mots bloqués : saisissez un mot ou une phrase et cliquez sur Ajouter. Les e-mails qui le contiennent vont dans les spams. Deskwoot vérifie l'objet, le nom de l'expéditeur et le texte écrit par l'expéditeur lui-même, pas les réponses citées ni les signatures. Seuls les mots entiers comptent : « DA » bloque « DA 50 », mais pas « data » ni « today ». Un mot avec des majuscules ne correspond qu'à cette écriture exacte, un mot en minuscules correspond à toutes les écritures.
• Expéditeurs bloqués : saisissez une adresse e-mail ou un domaine entier, par exemple example.com, et cliquez sur Ajouter. Cliquez sur le x à côté d'une entrée pour la retirer.
• Liste de blocage suggérée : des phrases de spam courantes que vous pouvez ajouter avec + Ajouter.

Les mots bloqués s'appliquent uniquement aux e-mails. Sur le chat en direct et les canaux de messagerie, ils sont ignorés : un client qui attend une réponse n'est donc jamais intercepté à cause d'un mot. Les expéditeurs bloqués s'appliquent aux e-mails et aux visiteurs du chat en direct qui ont donné cette adresse.

Quand les listes changent, Deskwoot vérifie aussi vos conversations ouvertes, en attente et reportées, et déplace celles qui correspondent dans les spams. Si certaines n'ont pas pu être déplacées, vous voyez « Enregistré, mais 2 conversations correspondantes n'ont pas pu être déplacées dans les spams. Enregistrez à nouveau pour réessayer. »

Le dossier spam

L'onglet Dossier spam affiche les 50 messages interceptés les plus récents, avec l'expéditeur, l'objet, la règle qui a correspondu et la date. Les messages des contacts bloqués n'y figurent pas, car un blocage n'enregistre rien.

Cliquez sur Pas un spam pour récupérer un message. Sa conversation repasse en Ouverte dans votre boîte de réception avec les messages interceptés qu'elle contient, et passe par l'attribution automatique comme une nouvelle conversation. L'expéditeur reste dans Expéditeurs bloqués : retirez-le de cette liste si ses prochains messages doivent arriver dans la boîte de réception.

Les conversations en spam n'apparaissent ni dans les listes de la boîte de réception, ni dans les compteurs des dossiers, ni dans les rapports, et elles ne comptent pas dans la limite mensuelle de conversations de votre forfait.

Questions fréquentes

Quelle est la différence entre Ignorer l'expéditeur et Bloquer le contact ?

Ignorer l'expéditeur dans Deskwoot agit sur une adresse e-mail : ses e-mails sont conservés dans le dossier spam et peuvent être récupérés. Bloquer le contact agit sur la personne : tout ce qu'elle envoie, sur n'importe quel canal, est supprimé et jamais enregistré. Pour ignorer, il faut Gérer le filtre anti-spam des e-mails ; pour bloquer, il faut Gérer les contacts (créer, modifier).

L'expéditeur le remarque-t-il ?

Non. L'e-mail d'un expéditeur ignoré est accepté normalement, et rien ne lui indique qu'il est parti dans les spams. Un contact bloqué ne reçoit aucune réponse, et son chat en direct se ferme simplement.

Pourquoi est-ce que je ne vois pas Ignorer l'expéditeur dans Deskwoot ?

Le bouton n'apparaît que dans les conversations par e-mail d'un contact qui a une adresse e-mail, et seulement si votre rôle a Gérer le filtre anti-spam des e-mails. Pour le chat en direct ou WhatsApp, utilisez plutôt Bloquer le contact.

Puis-je bloquer un domaine entier ?

Oui. Ajoutez le domaine, par exemple example.com, dans Expéditeurs bloqués sous Paramètres > Filtre anti-spam. Toutes les adresses de ce domaine vont alors dans les spams. Bloquer le contact couvre toujours un seul contact.

Comment annuler Ignorer l'expéditeur ?

Retirez l'adresse dans Expéditeurs bloqués sous Paramètres > Filtre anti-spam. Ouvrez ensuite l'onglet Dossier spam et cliquez sur Pas un spam pour les messages que vous voulez retrouver dans la boîte de réception.

Les mots bloqués fonctionnent-ils sur WhatsApp ou le chat en direct ?

Non. Les mots bloqués s'appliquent uniquement aux e-mails. Pour arrêter une personne sur n'importe quel canal, bloquez le contact.

Puis-je modifier le filtre anti-spam dans l'application iPhone et Android ?

Non. L'application propose Ignorer l'expéditeur dans Deskwoot et Bloquer sur la fiche du contact. Les listes de mots et d'expéditeurs, Protection anti-spam et le dossier spam se trouvent uniquement dans le tableau de bord web.

Les conversations en spam comptent-elles dans ma limite mensuelle ?

Non. Les conversations en spam sont exclues de la limite mensuelle de conversations, des rapports et des compteurs des dossiers jusqu'à ce que vous cliquiez sur Pas un spam.