Kontakte importieren

Datei vorbereiten

• Kopfzeile: Schreib die Spaltennamen in die erste Zeile.
• Name oder E-Mail: Die Datei braucht mindestens eins davon. Getrennte Spalten für Vor- und Nachname werden zu einem Namen zusammengefügt.
• Trennzeichen: Komma, Semikolon oder Tab. Deskwoot erkennt, welches deine Datei nutzt, also funktioniert auch eine CSV aus einem deutschen oder französischen Excel.
• Kodierung: UTF-8 ist am besten. Eine Datei, die Excel in Windows-Kodierung gespeichert hat, wird ebenfalls richtig gelesen, Umlaute und Akzente eingeschlossen.
• Größe: bis zu 50 MB pro Datei. Die Spaltenanalyse liest Dateien bis 10 MB.

Schritt für Schritt importieren

1. Geh zu Einstellungen > Import & Migration und wähl CSV.
2. Lade deine Datei unter Datei hochladen hoch.
3. Klick auf Analysieren & Spalten erkennen. Deskwoot schlägt vor, ob die Datei Kontakte oder Konversationen enthält, und ein Feld für jede Spalte.
4. Prüf Importieren als (Kontakte oder Konversationen) und für jede Spalte Zugeordnet zu: ein Feld wie Name, Email, Phone, Company, Location, Description oder Identifier, Eigenes Attribut oder Überspringen.
5. Klick auf Import starten.

Während die Datei verarbeitet wird, zeigt die Importseite, wie viele Zeilen fertig sind. Bei einem langen Import zeigt sie nach ein paar Minuten auch das Tempo und wie lange es noch etwa dauert. Am Ende siehst du, wie viele Datensätze importiert wurden und wie viele fehlgeschlagen sind. Der Importverlauf behält diese Zahlen für jeden Import.

So werden Zeilen behandelt

• Bestehende Kontakte werden über die E-Mail gefunden. Leere Zellen überschreiben nichts: Nur Zellen mit einem Wert aktualisieren den Kontakt.
• Zeilen ohne E-Mail legen immer einen neuen Kontakt an, auch wenn es einen Kontakt mit derselben Telefonnummer gibt.
• Leere Zeilen werden übersprungen.
• Benutzerdefinierte Attribute werden unter dem Spaltennamen als Schlüssel gespeichert. Benenn die Spalte wie den Schlüssel eines Attributs, das du angelegt hast, zum Beispiel subscription_plan.

Gut zu wissen

• Pro Workspace läuft immer nur ein Import. Läuft gerade ein anderer Import (aus einer CSV oder aus einem anderen Helpdesk), warte, bis er fertig ist, oder stopp ihn auf der Importseite mit Import abbrechen. Das löscht auch, was er bisher importiert hat.
• Anders als die Importe aus anderen Helpdesks kann ein CSV-Import nach einem Serverneustart nicht weitermachen, weil die hochgeladene Datei nicht gespeichert wird. Er zeigt dann im Importverlauf Durch einen Serverneustart unterbrochen. Starte den Import erneut.
• Konversationen aus einer CSV bleiben still, bis der Kunde wieder schreibt oder jemand aus deinem Team antwortet: keine Abschiedsnachricht, keine Zufriedenheitsumfrage, keine SLA-Uhr und kein automatisches Lösen. Anders als Konversationen aus einem anderen Helpdesk zählen sie zum monatlichen Konversationslimit deines Plans. Fynn, der KI-Bot, antwortet nie darin.
• Probier zuerst eine kleine Datei mit etwa 10 Zeilen, um deine Zuordnung zu prüfen.

Häufige Fragen

Was braucht meine Datei mindestens?

Eine Spalte, die Name (oder Vor- und Nachname) oder Email zugeordnet ist. Komplett leere Zeilen werden übersprungen.

Überschreibt der Import bestehende Daten?

Nur mit Werten. Ein über die E-Mail gefundener Kontakt bekommt die Werte, die deine Datei für ihn hat; leere Zellen lassen die bestehenden Daten, wie sie sind.

Kann ich dieselbe Datei zweimal importieren?

Kontakte mit E-Mail werden aktualisiert, nicht doppelt angelegt. Kontakte ohne E-Mail und Konversationen werden erneut angelegt. Lösch für diese also zuerst den ersten Import im Importverlauf, bevor du die Datei noch einmal hochlädst.

Der Import wurde unterbrochen. Was mache ich?

Lösch den unterbrochenen Import im Importverlauf (Papierkorbsymbol). Das entfernt die Kontakte und Konversationen, die er angelegt hat. Lade die Datei dann erneut hoch.

Kann ich Konversationen importieren?

Einfache, ja. Wähl unter Importieren als die Option Konversationen: Jede Zeile wird zu einer Konversation mit ihrer ersten Nachricht (E-Mail und Name des Kontakts, Betreff, Nachricht, Status, Priorität, Datum). Für einen vollständigen Verlauf nimm die Importe für Freshdesk, Zendesk, Intercom, Crisp oder Chatwoot, die alles über die API lesen.

Kann ich importierte Kontakte taggen?

Der Import hat kein Feld für Tags, und eine Tag-Spalte wird als benutzerdefiniertes Attribut gespeichert. Um importierte Kontakte zu gruppieren, wähl sie unter Kontakte aus und klick auf Zu Segment hinzufügen.

Wie mache ich einen Import rückgängig?

Klick im Importverlauf auf das Papierkorbsymbol neben dem Import. Das entfernt die Kontakte und Konversationen, die er angelegt hat. Eine Konversation, in der seitdem jemand geschrieben hat, bleibt mit diesen neuen Nachrichten erhalten, und ein Kontakt, der noch eine Konversation hat, bleibt auch. Änderungen an Kontakten, die es schon gab, werden nicht rückgängig gemacht. Solange ein anderer Import läuft, lässt sich ein Import nicht löschen.