Importar contactos

Prepara tu archivo

• Fila de encabezado: pon los nombres de las columnas en la primera fila.
• Nombre o correo: el archivo necesita al menos uno de los dos. Si tienes columnas separadas para nombre y apellido, se unen en un solo nombre.
• Separador: coma, punto y coma o tabulación. Deskwoot detecta cuál usa tu archivo, así que un CSV de Excel en alemán o en francés también funciona.
• Codificación: lo mejor es UTF-8. Un archivo que Excel guardó con la codificación de Windows también se lee bien, con diéresis y acentos incluidos.
• Tamaño: hasta 50 MB por archivo. El análisis de columnas lee archivos de hasta 10 MB.

Importar paso a paso

1. Ve a Configuración > Importación y migración y elige CSV.
2. Sube tu archivo en Sube tu archivo.
3. Haz clic en Analizar y detectar columnas. Deskwoot te sugiere si el archivo tiene contactos o conversaciones, y un campo para cada columna.
4. Revisa Importar como (Contactos o Conversaciones) y, para cada columna, Se asigna a: un campo como Nombre, Correo, Teléfono, Empresa, Ubicación, Descripción o Identificador, Atributo personalizado u Omitir.
5. Haz clic en Iniciar importación.

Mientras se procesa el archivo, la página de importación muestra cuántas filas están listas. En una importación larga, después de unos minutos también ves la velocidad y aproximadamente cuánto tiempo falta. Al final ves cuántos registros se importaron y cuántos fallaron. Historial de importaciones guarda estos números para cada importación.

Qué pasa con cada fila

• Los contactos que ya existen se buscan por correo. Sus campos no se borran con celdas vacías: solo las celdas que tienen un valor actualizan el contacto.
• Las filas sin correo siempre crean un contacto nuevo, aunque ya exista un contacto con el mismo número de teléfono.
• Las filas vacías se omiten.
• Los atributos personalizados se guardan con el nombre de la columna como clave. Ponle a la columna el mismo nombre que la clave de un atributo que creaste, por ejemplo subscription_plan.

Ten en cuenta

• En cada espacio de trabajo solo puede haber una importación a la vez. Si hay otra importación en curso (de un CSV o de otra herramienta de soporte), espera a que termine o detenla con Cancelar importación en la página de importación; eso también borra lo que importó hasta ese momento.
• A diferencia de las importaciones desde otras herramientas de soporte, una importación de CSV no puede continuar después de un reinicio del servidor, porque el archivo subido no se guarda. En ese caso, Historial de importaciones muestra Interrumpida por un reinicio del servidor. Vuelve a iniciar la importación.
• Las conversaciones de un CSV se quedan en silencio hasta que el cliente vuelve a escribir o alguien de tu equipo responde: sin mensaje de despedida, sin encuesta de satisfacción, sin reloj de SLA y sin resolución automática. A diferencia de las conversaciones importadas desde otra herramienta de soporte, sí cuentan para el límite mensual de conversaciones de tu plan. Fynn, el bot de IA, nunca responde en ellas.
• Prueba primero con un archivo pequeño de unas 10 filas para revisar tu asignación de columnas.

Preguntas frecuentes

¿Qué es lo mínimo que necesita mi archivo?

Una columna asignada a Nombre (o a nombre y apellido) o a Correo. Las filas totalmente vacías se omiten.

¿La importación sobrescribe los datos que ya existen?

Solo con valores. Un contacto encontrado por correo recibe los valores que tu archivo tiene para él; las celdas vacías dejan los datos existentes como están.

¿Puedo importar el mismo archivo dos veces?

Los contactos con correo se actualizan y no se duplican. Los contactos sin correo y las conversaciones se crean de nuevo, así que para esos casos elimina la primera importación en Historial de importaciones antes de volver a subir el archivo.

La importación se interrumpió. ¿Qué hago?

Elimina la importación interrumpida en Historial de importaciones (el ícono de la papelera), lo que quita los contactos y las conversaciones que creó, y luego vuelve a subir el archivo.

¿Puedo importar conversaciones?

Las simples, sí. Elige Conversaciones en Importar como: cada fila se convierte en una conversación con su primer mensaje (correo y nombre del contacto, asunto, mensaje, estado, prioridad y fecha). Para un historial completo, usa los importadores de Freshdesk, Zendesk, Intercom, Crisp o Chatwoot, que leen todo a través de la API.

¿Puedo etiquetar los contactos importados?

La importación no tiene un campo de etiquetas, y una columna de etiquetas se guarda como atributo personalizado. Para agrupar los contactos importados, selecciónalos en Contactos y haz clic en Agregar a un segmento.

¿Cómo deshago una importación?

En Historial de importaciones, haz clic en el ícono de la papelera junto a la importación. Eso quita los contactos y las conversaciones que creó. Una conversación en la que alguien escribió desde entonces se conserva con esos mensajes nuevos, y un contacto que todavía tiene una conversación también se conserva. Los cambios en contactos que ya existían no se deshacen. Mientras otra importación está en curso, no se puede eliminar una importación.