Importando contatos

Prepare o arquivo

• Linha de cabeçalho: coloque os nomes das colunas na primeira linha.
• Nome ou e-mail: o arquivo precisa de pelo menos um dos dois. Colunas separadas de nome e sobrenome são unidas em um só nome.
• Separador: vírgula, ponto e vírgula ou tabulação. O Deskwoot detecta qual o seu arquivo usa, então um CSV do Excel em português também funciona.
• Codificação: UTF-8 é o melhor. Um arquivo que o Excel salvou com a codificação do Windows também é lido corretamente, com acentos e cedilhas.
• Tamanho: até 50 MB por arquivo. A análise de colunas lê arquivos de até 10 MB.

Importe passo a passo

1. Vá em Configurações > Importação e migração e escolha CSV.
2. Envie o arquivo em Envie seu arquivo.
3. Clique em Analisar e detectar colunas. O Deskwoot sugere se o arquivo tem contatos ou conversas e um campo para cada coluna.
4. Confira Importar como (Contatos ou Conversas) e, para cada coluna, Corresponde a: um campo como Name, Email, Phone, Company, Location, Description ou Identifier, Atributo personalizado ou Ignorar.
5. Clique em Iniciar importação.

Enquanto o arquivo é processado, a página de importação mostra quantas linhas já foram concluídas. Numa importação longa, depois de alguns minutos ela também mostra a velocidade e quanto tempo falta, mais ou menos. No fim, você vê quantos registros foram importados e quantos falharam. O Histórico de importações guarda esses números de cada importação.

Como as linhas são tratadas

• Contatos existentes são encontrados pelo e-mail. Células vazias não apagam nada: só as células com valor atualizam o contato.
• Linhas sem e-mail sempre criam um contato novo, mesmo que exista um contato com o mesmo telefone.
• Linhas vazias são ignoradas.
• Atributos personalizados são salvos com o nome da coluna como chave. Dê à coluna o mesmo nome da chave de um atributo que você criou, por exemplo subscription_plan.

Bom saber

• Só uma importação roda por workspace de cada vez. Se outra importação (de um CSV ou de outro helpdesk) estiver rodando, espere ela terminar ou pare a importação com Cancelar importação na página de importação, o que também exclui o que ela importou até agora.
• Ao contrário das importações de outros helpdesks, uma importação de CSV não consegue continuar depois de uma reinicialização do servidor, porque o arquivo enviado não fica guardado. Ela então mostra Interrompida por uma reinicialização do servidor. Inicie a importação novamente. no Histórico de importações.
• Conversas de um CSV ficam em silêncio até o cliente escrever de novo ou alguém da sua equipe responder: nem mensagem de despedida, nem pesquisa de satisfação, nem relógio de SLA, nem resolução automática. Ao contrário das conversas importadas de outro helpdesk, elas contam no limite mensal de conversas do seu plano. O Fynn, o bot de IA, nunca responde nelas.
• Teste primeiro um arquivo pequeno, com umas 10 linhas, para conferir o mapeamento.

Perguntas frequentes

Qual é o mínimo que o arquivo precisa ter?

Uma coluna mapeada para Name (ou nome e sobrenome) ou para Email. Linhas totalmente vazias são ignoradas.

A importação sobrescreve dados existentes?

Só com valores. Um contato encontrado pelo e-mail recebe os valores que o seu arquivo tem para ele; células vazias deixam os dados existentes como estão.

Posso importar o mesmo arquivo duas vezes?

Contatos com e-mail são atualizados, não duplicados. Contatos sem e-mail e conversas são criados de novo. Para esses, exclua antes a primeira importação no Histórico de importações e só então envie o arquivo outra vez.

A importação foi interrompida. O que eu faço?

Exclua a importação interrompida no Histórico de importações (ícone de lixeira), o que remove os contatos e as conversas que ela criou. Depois, envie o arquivo de novo.

Posso importar conversas?

Conversas simples, sim. Escolha Conversas em Importar como: cada linha vira uma conversa com a primeira mensagem (e-mail e nome do contato, assunto, mensagem, status, prioridade, data). Para o histórico completo, use as importações do Freshdesk, Zendesk, Intercom, Crisp ou Chatwoot, que leem tudo pela API.

Posso marcar os contatos importados com tags?

A importação não tem um campo de tags, e uma coluna de tags é salva como atributo personalizado. Para agrupar os contatos importados, selecione-os em Contatos e clique em Adicionar ao segmento.

Como desfaço uma importação?

No Histórico de importações, clique no ícone de lixeira ao lado da importação. Isso remove os contatos e as conversas que ela criou. Uma conversa em que alguém escreveu desde então continua com essas mensagens novas, e um contato que ainda tem uma conversa também continua. Atualizações em contatos que já existiam não são desfeitas. Enquanto outra importação estiver em andamento, não é possível excluir uma importação.