Enviar campañas de correo a tus contactos

Qué planes incluyen campañas

Las campañas forman parte de los planes Business y Enterprise. En Hacker (el plan gratis) y Startup, Campañas muestra un candado en la barra izquierda. La página se abre igual y dice qué plan necesitas, y Nueva campaña sigue bloqueado hasta que cambies de plan con Mejorar tu plan. Consulta Planes y precios para ver los detalles.

Campañas únicas y continuas

Las dos tarjetas de la parte superior de la página cambian la lista entre los dos tipos, y cada tarjeta muestra cuántas campañas tiene.

• Única: se envía una vez a tu público. Sirve para anuncios y promociones. Envíala con Enviar ahora o dale una fecha y hora de envío.
• Continua: funciona mientras esté activada. Más o menos cada 5 minutos, Deskwoot envía el mensaje a cada contacto del público que todavía no lo recibió. Cuando la activas, son todos los que coinciden en ese momento. Después, llega a cada contacto nuevo que se suma al público.

Un contacto recibe la misma campaña solo una vez, incluso de una campaña continua que funciona durante meses.

Crear una campaña

1. Haz clic en Campañas en la barra izquierda y luego en Nueva campaña. El formulario se abre con el tipo de la tarjeta que tienes seleccionada.
2. Escribe un Título de la campaña. Tu equipo lo ve en la lista.
3. Elige el Tipo de campaña: Continua o Única.
4. Elige la Bandeja de entrada desde la que se envía el correo. Solo aparecen las bandejas de entrada de correo. Puedes guardar un borrador sin bandeja de entrada, pero no se puede enviar hasta que tenga una.
5. Opcional: cuando eliges una bandeja de entrada, aparece el campo Asunto del correo debajo del título. Si lo dejas vacío, el título de la campaña se usa como asunto.
6. Escribe el Mensaje. El editor tiene tres vistas: Visual para texto con formato, Código HTML para pegar o editar tu propio HTML y Vista previa para ver cómo se ve el correo. Al guardar, Deskwoot quita los scripts y otro código que no tiene lugar en un correo.
7. Opcional: escribe un Nombre del remitente. Reemplaza el nombre del remitente de la bandeja de entrada en esta campaña.
8. Elige el Público (ver más abajo).
9. En una campaña única, define la Fecha y hora de envío en Programación, o déjala vacía para enviarla a mano.
10. Enciende Activar campaña si debe funcionar por sí sola y luego haz clic en Crear campaña. Para encenderla necesitas el permiso para enviar campañas, que se explica más abajo. Sin él, guardas la campaña como borrador y un administrador la activa.

Elegir el público

• Todos los contactos: todos los contactos de tu cuenta.
• Contactos de esta bandeja de entrada: todas las personas que tienen una conversación en la bandeja de entrada de la campaña.
• Segmento: uno de los segmentos predefinidos (Activos en los últimos 7 días, Activos en los últimos 30 días, Contactos nuevos (últimos 7 días), Tiene dirección de correo, Tiene número de teléfono) o uno de tus propios segmentos de la página Contactos. Consulta Segmentos inteligentes.
• Contactos específicos: busca por nombre o correo (desde 2 caracteres) y agrega contactos uno por uno. Para quitar uno, haz clic en la x de su ficha.

Con Segmento, elige un segmento de la lista. Con Contactos específicos, agrega al menos un contacto. Una elección vacía no se guarda: el formulario muestra Elige un segmento. o Agrega al menos un contacto. debajo del campo Público. Si mientras tanto se eliminaron algunos de los contactos que elegiste, al guardar se dejan fuera y se indica cuántos.

Cada público incluye solo los contactos a los que la campaña realmente puede llegar. En una bandeja de entrada de correo, eso significa contactos con dirección de correo. Los contactos sin dirección no reciben ningún mensaje ni una conversación nueva, y no cuentan como enviados. Además, Deskwoot siempre omite:

• los contactos bloqueados,
• los contactos que se dieron de baja de tus campañas,
• los contactos cuya dirección de correo rebotó.

La sección sobre enlaces para darse de baja y correos rebotados, más abajo, explica los dos últimos casos.

Una campaña que se guardó sin público muestra No se eligió ningún público en la lista. Ábrela y elige uno. Contactos de esta bandeja de entrada llega a las mismas personas a las que llegaba antes una campaña así. Si una campaña en marcha ya no tiene un público válido (por ejemplo, porque se eliminó su propio segmento), Deskwoot la desactiva en lugar de enviarla, pasa a ser un borrador y el registro de auditoría muestra Campaña detenida: no hay un público que se pueda usar.

Programar una campaña única

Elige el día y la hora en Fecha y hora de envío. La hora es tu propia hora local (la zona horaria configurada en tu computadora), en intervalos de 15 minutos, y tiene que estar en el futuro. Enciende también Activar campaña: solo una campaña activada y con hora de envío sale a esa hora.

La columna Programación de la lista muestra la hora planeada, Manual cuando no hay ninguna, Enviada cuando una campaña programada ya salió y Vencida cuando la hora pasó y la campaña no se envió (por ejemplo, porque estaba desactivada).

Estado, interruptor y acciones

Cada campaña muestra uno de tres estados:

• Activa: se enviará. Una campaña continua está activa mientras su interruptor esté encendido. Una campaña única está activa cuando su interruptor está encendido y tiene hora de envío.
• Borrador: no se enviará por sí sola. Al desactivar una campaña, siempre vuelve a ser un borrador.
• Completada: una campaña única que ya salió.

El estado sigue al interruptor. En la lista Continua, la columna Activa tiene un interruptor para pausar y reanudar cada campaña. Pasa el cursor sobre una fila para ver sus acciones:

• Enviar ahora envía la campaña a su público de inmediato, después de que confirmes. Además, enciende una campaña continua.
• Activar aparece en los borradores y enciende la campaña. Una campaña única sin hora de envío, o con una hora de envío que ya pasó, sale entonces en más o menos un minuto. En una campaña única sin hora de envío, Deskwoot te pide que confirmes primero, igual que con Enviar ahora.
• El menú Más acciones tiene Editar y Eliminar. Una campaña única completada ya no se puede editar.

Enviar ahora, Activar y encender una campaña requieren el permiso para enviar campañas. Sin él, muestran un candado.

Los números de la parte superior muestran Total de campañas, cuántas están Activas, Mensajes enviados y la división entre continuas y únicas. Mensajes enviados y la columna Enviados cuentan solo los mensajes que se entregaron. Un mensaje que el servidor de correo rechazó no se cuenta, y uno que rebota más tarde se vuelve a restar.

Quién puede enviar y activar campañas

Una campaña envía correo a todo un público a la vez, por eso hacer que se envíe requiere el permiso Enviar y activar campañas. Los administradores siempre lo tienen. El rol estándar Agente no. En el plan Enterprise, un administrador puede dárselo a otros miembros con un rol personalizado: el permiso está en el grupo Campañas.

El permiso se necesita para:

• Enviar ahora, en el panel y en la app del celular,
• Activar,
• encender Activar campaña o el interruptor de la columna Activa,
• cambiar el título, el asunto, el mensaje, el nombre del remitente, la bandeja de entrada, el público, el tipo o la hora de envío de una campaña que está encendida.

Los miembros sin este permiso ven estos controles bloqueados, con la nota Pide a un administrador de tu espacio de trabajo el permiso para enviar campañas. Aun así pueden crear campañas y editar borradores desactivados, eliminar campañas y pausar o desactivar una campaña en marcha. Después, un administrador revisa el borrador y lo activa.

Enlaces para darse de baja y correos rebotados

Cada correo de campaña termina con una línea corta que explica por qué el contacto lo recibe, seguida de un enlace Darse de baja. La línea usa el idioma del contacto cuando Deskwoot lo conoce; si no, el idioma de tu espacio de trabajo. El correo también lleva los encabezados de baja que leen las apps de correo como Gmail, así que el contacto puede darse de baja con un clic usando el botón propio de la app.

Cuando un contacto se da de baja, la página del contacto y la pestaña Detalles de sus conversaciones muestran Dado de baja de las campañas con la fecha. A partir de ese momento, todas las campañas de tu espacio de trabajo omiten a este contacto. Tu equipo no puede deshacerlo. Las respuestas normales en las conversaciones del contacto le siguen llegando, porque darse de baja solo detiene las campañas.

Cuando el servidor de correo del contacto informa que la dirección no existe o ya no acepta correos, el contacto muestra Correo rebotado con la fecha y las campañas lo omiten. Un problema temporal, o un rechazo causado por tu propia configuración de correo, no cuenta como rebote. Si la dirección vuelve a funcionar, abre el contacto, haz clic en Marcar correo como entregable y confirma. Pueden hacerlo los administradores y todas las personas cuyo rol incluye Administrar contactos (crear, editar). Cambiar la dirección de correo del contacto también borra el rebote. Si la dirección vuelve a rebotar, el siguiente correo de campaña la marca de nuevo.

Adónde van los mensajes y las respuestas

Cada correo se agrega a una conversación con el contacto en la bandeja de entrada elegida. Si el contacto todavía no tiene una conversación ahí, Deskwoot inicia una conversación nueva y abierta, así que una campaña a muchos contactos nuevos agrega muchas conversaciones a esa bandeja de entrada. Las encuentras en tu lista de conversaciones, con el mensaje de la campaña en el hilo. Cuando el cliente responde el correo, la respuesta llega a esa conversación y tu equipo la atiende como cualquier otro correo.

Cuando cambia tu plan

Si tu plan ya no incluye campañas (por bajar de plan, por el fin de una prueba gratis o por una suscripción sin pagar), todas las campañas en marcha se pausan y pasan a ser borradores, y cada administrador recibe un correo. La página Campañas sigue abierta, así que aún puedes editar, eliminar o desactivar campañas. Crear, activar, enviar y encender campañas quedan bloqueados hasta que tu plan vuelva a incluir campañas, y nada se reanuda por sí solo después de mejorar el plan. Más información en Campañas y reglas de automatización pausadas después de bajar de plan.

Preguntas frecuentes

¿Puedo enviar una campaña por WhatsApp, SMS o chat en vivo?

No. Las campañas se envían solo por correo, por eso el campo Bandeja de entrada muestra tus bandejas de entrada de correo.

¿Puedo editar una campaña después de enviarla?

Una campaña única completada no se puede editar, y los correos que ya salieron se quedan como están. Puedes eliminarla y crear una nueva. Una campaña continua se puede editar en cualquier momento, y el cambio se aplica a los contactos a los que llegue a partir de entonces. Mientras esté encendida, cambiar lo que envía requiere el permiso Enviar y activar campañas.

¿Un contacto recibirá la misma campaña dos veces?

No. Cada contacto recibe una campaña solo una vez, aunque una campaña continua siga en marcha o vuelvas a hacer clic en Enviar ahora.

¿En qué zona horaria está la hora de envío?

En tu propia hora local, la zona horaria configurada en tu computadora. La lista muestra la hora planeada de la misma forma.

¿Por qué no se envió mi campaña programada?

Solo sale cuando Activar campaña está encendido, tiene una bandeja de entrada y tiene un público. Una campaña programada que está desactivada sigue siendo un borrador, y la lista muestra Vencida cuando pasa su hora. Haz clic en Activar para enviarla en más o menos un minuto, o usa Enviar ahora. Ambos requieren el permiso Enviar y activar campañas.

¿Quién puede enviar una campaña de inmediato?

Los administradores y, en el plan Enterprise, todas las personas cuyo rol personalizado incluye Enviar y activar campañas. Esto vale para Enviar ahora en el panel y para Enviar campaña en la app del celular. Los demás ven el botón bloqueado.

¿Por qué mi campaña llegó a menos contactos de los que tiene el público?

Deskwoot omite los contactos sin dirección de correo, los contactos bloqueados, los que se dieron de baja y aquellos cuyo correo rebotó. Mensajes enviados también deja fuera los mensajes que no se pudieron entregar.

¿Un contacto que se dio de baja puede volver a recibir campañas?

No a través de tu equipo. Dado de baja de las campañas es la decisión del propio contacto, y nadie en tu espacio de trabajo puede quitarla. Las respuestas normales en sus conversaciones le siguen llegando.

¿Puedo personalizar el mensaje con el nombre del contacto?

Por ahora no. Todos los contactos reciben el mismo texto.

¿Qué pasa cuando elimino una campaña?

La campaña se elimina para siempre y deja de enviar. Los correos que ya salieron se quedan en sus conversaciones.

¿Puedo ver las campañas en la app del celular?

Sí. En los planes que incluyen campañas, Más > Campañas las muestra con su estado. Toca una para ver su mensaje. Los miembros con el permiso Enviar y activar campañas pueden tocar Enviar campaña en una que todavía no salió. Los demás ven el botón bloqueado, con una nota que les pide hablar con un administrador. Crear y editar campañas se hace en el panel web. Consulta La app de Deskwoot para iPhone y Android.

¿Qué pasa con mis campañas después de bajar de plan?

Las campañas en marcha se pausan, los administradores reciben un correo y nada vuelve a empezar por sí solo. Consulta Campañas y reglas de automatización pausadas después de bajar de plan.