Rendez-vous avec Fynn

Avec un calendrier connecté, Fynn propose à vos clients des créneaux libres dans le chat et réserve celui qu'ils choisissent. Vous décidez si votre équipe confirme chaque réservation en 1 clic ou si Fynn la fait de lui-même, et vous faites le même choix pour les annulations et les déplacements. Vous pouvez connecter un calendrier avec tous les forfaits, et Fynn propose et réserve des créneaux avec tous les forfaits payants.

Ce dont Fynn a besoin

Tout se trouve dans Paramètres > Intégrations > Rendez-vous. Fynn ne propose des créneaux que si tout ceci est en place :

• Un compte Google ou Outlook connecté, avec au moins 1 calendrier activé sous Calendriers où Fynn réserve. Voir Connecter votre calendrier.
• Au moins 1 type de rendez-vous Réservable.
• Des Heures réservables enregistrées avec un Fuseau horaire.
• L'interrupteur Fynn propose des créneaux libres activé.
• Fynn répond dans la boîte de réception en tant que Bot de support. Là où il est Bot d'information, il répond aux questions mais ne réserve rien.

Les réservations de table dans aleno demandent moins : pas de types de rendez-vous, d'heures réservables ni de fuseau horaire, car les créneaux viennent d'aleno. Voir Connecter aleno.

Pour vérifier le résultat, utilisez Aperçu en bas de la page : Afficher les créneaux libres liste les prochains créneaux que Fynn proposerait à cet instant, lus en direct dans vos calendriers avec les règles enregistrées.

Types de rendez-vous

Un type de rendez-vous, c'est ce que les clients peuvent réserver et sa durée, par exemple Coupe de cheveux, 45 minutes, ou Visite, 30 minutes. Sous Types de rendez-vous, saisissez le nom que verront les clients (60 caractères au maximum) et la Durée en minutes (de 5 à 480), puis cliquez sur Ajouter. Un espace de travail peut avoir jusqu'à 30 types.

Passez un type sur En pause pour ne plus le proposer pendant un temps. Renommer ou supprimer un type ne change rien aux rendez-vous déjà réservés : ils gardent le nom et la durée avec lesquels ils ont été réservés.

Fynn demande quel type le client souhaite quand ce n'est pas clair. Il ne demande jamais pourquoi le client a besoin du rendez-vous, et ne demande jamais d'informations de santé.

Heures réservables

Les clients ne peuvent réserver que pendant ces heures, que vous définissez pour chaque jour de la semaine. Chaque créneau est proposé et affiché dans le Fuseau horaire que vous choisissez. Tant que vous n'avez pas enregistré, la page se contente de suggérer les heures d'une boîte de réception dont les heures d'ouverture sont activées, et Fynn ne propose encore aucun créneau. Les heures qui dépassent minuit ne sont pas réservables, donc chaque journée doit se terminer après son ouverture.

Règles de réservation

• Délai minimum : le temps le plus court entre une réservation et le rendez-vous, de « Aucun délai » à 7 jours. Par défaut, 2 heures.
• Réservable jusqu'à : combien de jours à l'avance les clients peuvent réserver, jusqu'à 90. Par défaut, 30.
• Marge : temps laissé libre avant et après chaque moment occupé du calendrier, jusqu'à 2 heures.
• Heures de début toutes les : avec 30 minutes, Fynn propose 09:00, 09:30, 10:00 et ainsi de suite. Vous pouvez choisir de 5 à 120 minutes.

Les heures réservables, les règles de réservation et la section Fynn ci-dessous s'enregistrent ensemble avec Enregistrer les règles de réservation. Les créneaux libres ne sont proposés qu'après le premier enregistrement.

Qui confirme, annule et déplace

Dans la section Fynn, choisissez qui décide pour les Nouvelles réservations, les Annulations et les Déplacements :

• Votre équipe, en 1 clic, le choix par défaut. Une nouvelle réservation bloque le créneau, et votre équipe la confirme dans la conversation. Pour une annulation, Fynn obtient le oui du client et votre équipe annule en 1 clic ; d'ici là, le rendez-vous reste réservé. Pour un déplacement, Fynn propose des créneaux libres et bloque celui que le client choisit ; votre équipe déplace le rendez-vous en 1 clic, et d'ici là l'ancien créneau reste en place.
• Fynn, après le oui du client. Fynn réserve, annule ou déplace le rendez-vous tout de suite, dans le calendrier aussi, et prévient votre équipe.

Quand votre équipe confirme les nouvelles réservations, Fynn ne propose un créneau que si votre équipe dispose d'au moins 1 heure, dans les heures réservables, pour le confirmer avant le début du délai minimum.

Quand Fynn réserve de lui-même, il réserve au maximum 5 rendez-vous par heure pour votre espace de travail. Une réservation de plus dans cette heure attend votre équipe, comme une demande.

Une demande que votre équipe n'a pas encore confirmée est retirée ou déplacée immédiatement dans les deux modes, car rien n'est encore dans le calendrier. Fynn ne modifie un rendez-vous que pour le client à qui il appartient : dans la conversation où il a été réservé, ou une fois que le client a vérifié son identité.

Le déroulé d'une réservation dans le chat

1. Un client demande un rendez-vous sur n'importe quel canal où Fynn répond. Fynn lit vos calendriers en direct et propose jusqu'à 3 créneaux libres, écrits dans le message avec le fuseau horaire, pour qu'ils passent sur tous les canaux.
2. Fynn demande quel type le client souhaite quand ce n'est pas clair, et à quel nom réserver quand il ne le connaît pas. Dans le chat en direct, il demande d'abord une adresse e-mail, car chaque message sur le rendez-vous part aussi par e-mail.
3. Le client choisit un créneau, et Fynn lui demande de dire oui. Quand Fynn réserve de lui-même, la question ressemble à ceci : « Je réserve Coupe de cheveux (45 min) le vendredi 30 octobre, 10:00 AM (heure de Berlin) pour Maria ? Répondez oui pour réserver, ou indiquez-moi un autre créneau. » Quand votre équipe confirme, il demande s'il doit envoyer une demande à l'équipe.
4. Après le oui, le créneau est réservé, ou bloqué pour votre équipe, et le client lit ce qui se passe ensuite.

Fynn vérifie de nouveau le créneau juste avant de le réserver. S'il a été pris entre-temps, il le dit et demande un autre créneau. Un client peut avoir au maximum 2 rendez-vous à venir ; pour un troisième, un membre de l'équipe prend le relais.

La carte dans la conversation

Chaque rendez-vous apparaît sous forme de carte dans sa conversation, avec le type, le nom du client, l'horaire et le calendrier. Votre équipe décide directement depuis la carte :

• Une demande affiche Confirmer et Refuser, et indique jusqu'à quand elle attend votre équipe. Si le calendrier n'a pas accepté une réservation, Réessayer remplace Confirmer.
• Un rendez-vous confirmé affiche Annuler le rendez-vous, qui demande d'abord confirmation, supprime l'événement du calendrier et prévient le client, ainsi que Ouvrir dans le calendrier.
• Quand le client demande à annuler ou à déplacer un rendez-vous confirmé, la carte affiche Annuler le rendez-vous ou Déplacer à avec le nouvel horaire, à côté de Conserver.

Votre équipe est prévenue des rendez-vous par la cloche, par e-mail et par notification push, selon les réglages de chacun dans Paramètres > Notifications : Demandes de rendez-vous pour ce que votre équipe décide, Mises à jour des rendez-vous pour les nouvelles comme une réservation faite par Fynn de lui-même. Les deux vont à la personne à qui la conversation est attribuée, ou à toutes les personnes qui peuvent l'ouvrir si elle n'est attribuée à personne. Une demande qui attend encore après 2 heures envoie un rappel.

Une demande bloque son créneau pendant 23 heures au maximum, et seulement jusqu'au début du délai minimum avant le rendez-vous. Si personne ne décide d'ici là, le créneau redevient libre et le client est prévenu.

Ce que le client apprend

À chaque étape, le client reçoit un court message dans la conversation, dans la langue de la réservation : anglais, allemand, espagnol, français ou portugais, et anglais pour toute autre langue. Chaque horaire est écrit dans votre fuseau horaire. Par exemple :

• En attente de votre équipe : « Votre demande de Coupe de cheveux pour le vendredi 30 octobre, 10:00 AM (heure de Berlin) a bien été transmise à l'équipe. Vous recevrez la confirmation ici. »
• Confirmé par votre équipe : « Votre Coupe de cheveux du vendredi 30 octobre, 10:00 AM (heure de Berlin) est confirmée. Si vous devez la modifier, répondez simplement ici. » Quand Fynn réserve de lui-même, le message dit « est réservée ».
• Refusé : « Désolés, le vendredi 30 octobre, 10:00 AM (heure de Berlin) n'est pas possible pour nous. Répondez ici et nous trouverons un autre créneau. »
• Pas de décision à temps : « Nous n'avons pas pu confirmer à temps le vendredi 30 octobre, 10:00 AM (heure de Berlin). Un membre de l'équipe vous répondra ici. »
• Annulé par votre équipe : « Votre Coupe de cheveux du vendredi 30 octobre, 10:00 AM (heure de Berlin) a été annulée. Répondez ici si vous souhaitez un nouveau créneau. »

Les clients du chat en direct reçoivent aussi chacun de ces messages par e-mail, pour qu'une confirmation leur parvienne même après la fermeture du chat. Sur WhatsApp, un message en texte libre n'atteint le client que dans les 24 heures qui suivent son dernier message. Quand votre équipe décide plus tard, le client n'est pas prévenu sur WhatsApp et la carte l'indique : envoyez un modèle approuvé depuis la zone de réponse, ou contactez le client autrement.

Questions fréquentes

De quel forfait ai-je besoin ?

Tous les forfaits permettent de connecter un calendrier, le forfait gratuit aussi. Fynn propose et réserve des créneaux avec tous les forfaits payants, à partir de Startup, et l'essai gratuit de 7 jours l'inclut. Si un espace de travail passe au forfait gratuit, Fynn arrête de proposer des créneaux, et votre équipe peut toujours décider des demandes en cours.

Fynn réserve-t-il parfois sans demander au client ?

Non. Fynn ne propose que des créneaux que vos calendriers indiquent comme libres, et il obtient toujours le oui du client avant de réserver, d'annuler ou de déplacer quoi que ce soit. Que votre équipe confirme ensuite ou non, c'est vous qui choisissez.

Les clients peuvent-ils choisir avec qui ils réservent ?

Oui, quand chaque personne a son propre calendrier réservable. Les clients demandent le nom que vous avez donné au calendrier, par exemple « avec Anna ». Sinon, Fynn réserve dans le premier calendrier libre, selon votre ordre.

Que se passe-t-il si je modifie un rendez-vous directement dans mon calendrier ?

Deskwoot ne le remarque pas, et le client n'est pas prévenu. Annulez ou déplacez les rendez-vous depuis la carte dans la conversation, pour que le calendrier et le client restent à jour. Un événement supprimé libère seulement le créneau pour de nouvelles réservations.

Est-ce que ça marche sur tous les canaux ?

Oui, partout où Fynn répond : chat du site web, e-mail, WhatsApp, Telegram, LINE, SMS et X. Dans le chat en direct, Fynn demande une adresse e-mail avant de réserver, car les messages sur le rendez-vous partent aussi par e-mail.