Connecter aleno

Connectez aleno, et Fynn propose à vos clients des tables libres dans le chat et réserve celle qu'ils choisissent, directement dans votre livre de réservations aleno. Vous pouvez connecter aleno avec tous les forfaits. Fynn réserve des tables avec tous les forfaits payants, et l'essai gratuit de 7 jours l'inclut aussi. Les réservations de tables sont en bêta.

Deskwoot réserve aussi des tables dans Tabology : consultez Connecter Tabology.

Créer un utilisateur API dans aleno

Deskwoot réserve par l'intermédiaire d'un utilisateur API de votre restaurant. L'accès à l'API fait partie de tout contrat de restaurant avec aleno. Seul le propriétaire du compte ou un admin dans aleno peut en créer un.

1. Dans aleno, ouvrez le menu en haut à droite et allez dans Users/Roles.
2. Sous API Users, cliquez sur New User et saisissez Deskwoot comme nom de l'intégration.
3. Copiez le jeton dans les données de connexion. aleno ne l'affiche qu'une seule fois ; sous Actions, vous pouvez le réinitialiser. Deskwoot n'a besoin ni de l'e-mail ni du digest.

Coller le jeton dans Deskwoot

1. Allez dans Paramètres > Intégrations et cliquez sur la carte aleno. Elle ouvre la page Rendez-vous.
2. Sous Système de réservation, cliquez sur Connecter aleno.
3. Collez le jeton et cliquez sur Connecter. Deskwoot le vérifie aussitôt auprès d'aleno et affiche les restaurants auxquels il a accès.

Il vous faut l'autorisation de gérer les intégrations ; les administrateurs l'ont. Deskwoot enregistre le jeton chiffré et ne l'affiche plus jamais, seulement ses 4 derniers caractères. Si le jeton n'a accès à aucun restaurant, demandez au propriétaire du compte du restaurant dans aleno de donner l'accès à l'utilisateur API.

Choisir les restaurants où Fynn réserve

1. Activez chaque restaurant où Fynn peut réserver des tables.
2. Sous Nom affiché aux clients, donnez-lui le nom que Fynn utilise avec vos clients, par exemple le nom sur votre enseigne. Vos clients peuvent demander un restaurant par ce nom.
3. Cliquez sur Enregistrer les restaurants.

Un restaurant ne peut être réservable que par une seule connexion. Sous chaque restaurant activé, vous voyez comment les changements faits dans aleno arrivent dans Deskwoot : ils arrivent tout de suite, ou ils sont vérifiés à quelques minutes d'intervalle.

Fynn n'a ensuite besoin que de l'option Fynn propose des créneaux libres dans la section Fynn de la même page, enregistrée avec Enregistrer les règles de réservation, et il doit répondre dans la boîte de réception comme Bot de support. Les types de rendez-vous, les horaires réservables et le fuseau horaire ne sont pas nécessaires pour les tables : les créneaux libres, la taille des groupes et le fuseau horaire viennent d'aleno.

Ce que fait Fynn

• Il demande le nombre de personnes, le jour et l'heure, et le nom de la réservation. Les souhaits de placement et l'occasion vont dans la note de la réservation.
• Il ne propose que des horaires qu'aleno affiche comme libres pour ce groupe, avec vos services, votre capacité, vos limites en ligne et vos jours de fermeture déjà pris en compte.
• Il ne pose jamais de questions sur les allergies ou la santé, et ne transmet que ce que le client lui dit.
• Quand un horaire demande une garantie par carte ou un paiement, ou que le groupe est plus grand que ce que vous acceptez en ligne, il dit qu'un membre de l'équipe va aider et transmet la conversation à votre équipe.
• Dans le chat en direct, il demande d'abord une adresse e-mail, car chaque message sur la réservation part aussi par e-mail.

Dans la section Fynn, vous choisissez qui décide des nouvelles réservations, des annulations et des déplacements, comme pour les rendez-vous : Votre équipe, en 1 clic ou Fynn, après le oui du client. Pour un restaurant, le mieux est que Fynn réserve seul : tant que votre équipe n'a pas confirmé, aucune table n'est retenue dans aleno, et l'horaire peut donc être pris entre-temps. Quand votre équipe confirme, Fynn ne propose un horaire que si la date limite fixée par aleno pour cet horaire est à au moins 60 minutes. Le fonctionnement détaillé de ce choix se trouve dans Rendez-vous avec Fynn.

La réservation dans la conversation

Chaque réservation apparaît sous forme de carte dans sa conversation, par exemple « Table pour 4 au Bistro Mitte, pour Maria », avec la salle et la référence aleno quand aleno les a, et l'état de la réservation dans aleno : confirmée, en attente de confirmation, annulée, client arrivé ou client absent. Ouvrir dans aleno l'ouvre dans aleno.

Certains horaires, aleno ne les accepte que comme demande, par exemple pour un groupe. La carte affiche alors En attente du restaurant : vous confirmez la demande dans aleno, et le client l'apprend dans la conversation. Quand l'annulation ou le déplacement d'une table peut coûter des frais au client, c'est votre équipe qui décide sur la carte, jamais Fynn.

Coller une nouvelle clé ou déconnecter

Quand aleno n'accepte plus le jeton, la connexion affiche Nouvelle clé nécessaire, et Fynn n'y réserve plus de tables tant que vous n'en avez pas collé une nouvelle. Quand aleno refuse une réservation faute de droits, elle affiche Droits de réservation nécessaires : demandez à aleno de donner les droits de réservation à l'utilisateur API, puis collez de nouveau la clé. Coller une nouvelle clé remplace le jeton à tout moment.

Déconnecter empêche Fynn de réserver des tables dans ces restaurants. Les réservations déjà faites restent dans aleno, et les conversations gardent leur historique.

Bêta

Les réservations de tables avec aleno sont en bêta, certains détails peuvent donc encore changer. Si quelque chose ne fonctionne pas comme prévu, écrivez-nous à hello@deskwoot.com.

Questions fréquentes

De quel forfait ai-je besoin ?

Tous les forfaits connectent aleno, le forfait Free aussi. Fynn réserve des tables avec tous les forfaits payants, à partir de Startup, et l'essai gratuit de 7 jours l'inclut. Connecter aleno ne coûte rien de plus dans Deskwoot.

Fynn réserve-t-il une table sans demander au client ?

Non. Fynn ne propose que des horaires qu'aleno affiche comme libres et obtient toujours d'abord le oui du client. C'est vous qui choisissez si votre équipe confirme ensuite.

Est-ce que ça marche avec d'autres systèmes pour restaurants ?

Oui, avec Tabology aussi : consultez Connecter Tabology. Pour les autres systèmes, Fynn peut envoyer votre lien de réservation ou transmettre la demande à votre équipe.

Puis-je réserver des rendez-vous et des tables dans le même espace de travail ?

Oui. Les calendriers et les restaurants se trouvent sur la même page Rendez-vous, et Fynn réserve l'un ou l'autre selon ce que demande le client.

Que deviennent mes réservations si je déconnecte aleno ?

Elles restent dans aleno. Fynn arrête d'y réserver des tables, et les conversations gardent leur historique.