Connecter Propstack

Connectez votre compte Propstack, et Fynn répond dans le chat aux questions sur vos annonces commercialisées : prix, charges et frais, surface, équipements et disponibilité d'une annonce. Après l'accord de la personne, il envoie des demandes, des profils de recherche et des prospects vendeurs dans Propstack, et votre équipe voit le contact Propstack à côté de chaque conversation. Propstack est en bêta. Votre équipe l'utilise avec tous les forfaits, et ce que Fynn en fait est inclus dans tous les forfaits payants, essai gratuit de 7 jours compris.

Il vous faut un administrateur Propstack, qui peut créer des clés API, et l'autorisation de gérer les intégrations dans Deskwoot ; les administrateurs l'ont. Chaque espace de travail connecte un seul compte Propstack.

Créer la clé API dans Propstack

Renseignez-vous d'abord auprès de Propstack. L'aide de Propstack indique que chaque compte Propstack ne peut avoir qu'une seule clé API. Si c'est le cas pour votre compte, une nouvelle clé peut remplacer celle que votre site web ou un autre outil utilise déjà. Demandez à Propstack avant d'en créer une.

1. Dans Propstack, ouvrez Verwaltung > API-Schlüssel.
2. Créez une clé pour l'API V2 et nommez-la Deskwoot.
3. Donnez-lui ces autorisations. Obligatoires : lire les annonces, les statuts d'annonce et les projets ; lire et créer des contacts ; créer des notes ; lire les origines de contact, les types de note et les utilisateurs ; gérer les webhooks. Facultatives : lire et créer des profils de recherche ; lire les statuts de contact, les types de rendez-vous et les rendez-vous.
4. Copiez la clé.

Propstack affiche dans son journal les requêtes de chaque clé. Vous pouvez supprimer la clé dans Propstack à tout moment, et Deskwoot cesse alors de fonctionner avec Propstack.

Connecter Propstack dans Deskwoot

1. Allez dans Paramètres > Intégrations et cliquez sur la carte Propstack sous CRM et immobilier.
2. Cliquez sur Connecter Propstack, collez la clé sous Clé API, puis cliquez sur Connecter.

Deskwoot vérifie tout de suite la clé auprès de Propstack. S'il manque une autorisation obligatoire, la fenêtre la nomme et rien n'est enregistré. Si la clé donne accès à plusieurs comptes Propstack, par exemple les agences d'une franchise, vous choisissez celui que cet espace de travail utilise. Deskwoot stocke la clé chiffrée et n'affiche que ses 4 derniers caractères. Il lit ensuite vos annonces commercialisées, ce qui prend quelques minutes.

Choisir ce que dit Fynn pour chaque statut

La carte Statuts des annonces liste vos statuts Propstack. Pour chacun, choisissez Fynn la propose, Fynn dit qu'elle n'est plus disponible ou Fynn n'en parle jamais, puis cliquez sur Enregistrer les statuts. Un statut que Propstack marque comme non public est d'abord classé comme plus disponible. Les annonces archivées n'apparaissent jamais. Quand Propstack reçoit un nouveau statut, la carte le marque Nouveau jusqu'à ce que vous enregistriez.

Choisir où arrivent les demandes

La carte Où arrivent les demandes décide comment une demande arrive dans Propstack :

• Origine de la demande : l'origine de contact que porte la demande. Choisissez l'origine à laquelle réagit votre automatisation Propstack pour les nouvelles demandes, par exemple une origine nommée Deskwoot. Avec Aucune origine, aucune automatisation ne se lance.
• Type de note : le type de la note. Les types de note qui changent le statut d'une annonce ou d'une affaire ne sont pas proposés, et un type qui change aussi le statut du contact l'indique.
• Agent pour les demandes sans annonce : les prospects vendeurs et les profils de recherche vont à cet utilisateur. Une demande sur une annonce va à l'agent de l'annonce.

Cliquez sur Enregistrer. Tant que Propstack est injoignable, la carte affiche les choix que vous avez enregistrés, et vous pouvez toujours les modifier.

Choisir ce que fait Fynn

Fynn n'utilise Propstack qu'après qu'un administrateur a cliqué une fois sur Enregistrer dans Ce que Fynn fait avec Propstack. Ensuite, chaque interrupteur s'enregistre aussitôt :

• Répondre à partir de vos annonces : Fynn cherche dans vos annonces et donne les prix, les surfaces et la disponibilité exactement tels qu'ils sont publiés.
• Partager le lien de la page de l'annonce, désactivé par défaut : Fynn envoie la page publique de l'annonce dans Propstack. Si l'option est désactivée, il propose plutôt la fiche du bien, pour que la demande arrive d'abord dans Propstack.
• Envoyer les demandes à Propstack : après la confirmation de la personne, Fynn crée le contact si besoin et ajoute la note de demande.
• Envoyer les prospects vendeurs à Propstack : les propriétaires qui veulent vendre ou faire estimer leur bien deviennent un prospect vendeur une fois qu'ils confirment.
• Créer des profils de recherche : après que la personne a accepté de recevoir des offres par e-mail, Fynn crée un profil de recherche avec ce qu'elle cherche. La clé doit avoir l'autorisation de créer des profils de recherche.
• Informer les personnes de leurs prochains rendez-vous : seulement après que la personne a vérifié son adresse e-mail ou son numéro de téléphone, et seulement si Propstack permet à la clé de lire les rendez-vous.

Sous Boîtes de réception, vous choisissez si Fynn utilise Propstack dans toutes les boîtes de réception ou seulement dans certaines. Quand un interrupteur est désactivé, Fynn transmet ces sujets à votre équipe.

Ce que fait Fynn dans le chat

• Il répond dans la langue du client et donne les prix, charges et frais, la commission et le dépôt de garantie exactement tels qu'ils sont publiés. Il ne calcule, n'estime et n'arrondit jamais un montant.
• Quand Deskwoot n'a pas pu mettre à jour vos annonces pendant 6 heures, il ne dit plus qu'une annonce est encore disponible : il dit que votre équipe le confirmera.
• Il ne donne la rue que si vous affichez l'adresse dans Propstack. Sinon, il indique la ville et le quartier et dit que l'agent communiquera l'adresse.
• Pour une visite, la fiche du bien ou une question, il demande le nom de la personne, ainsi qu'une adresse e-mail ou un numéro de téléphone si la conversation n'en a pas. Il montre ce qu'il va envoyer et ne l'envoie qu'après son accord. La personne lit ensuite que votre équipe reviendra vers elle.
• Il ne planifie et ne déplace jamais de visite dans Propstack, ne réserve jamais de bien, n'envoie jamais lui-même la fiche du bien ni aucun document et ne donne jamais d'estimation de valeur.
• Il traite chaque demande de la même façon : il ne note ni ne classe jamais les candidats, acheteurs ou locataires. Dans un espace de travail configuré pour l'immobilier, ses règles l'empêchent aussi de décrire, classer ou recommander des secteurs ou des biens selon la race, la couleur, la religion, le sexe, le handicap, la situation familiale ou l'origine nationale, et d'orienter quelqu'un vers un secteur ou de l'en détourner pour de telles raisons.
• Il ne demande jamais de date de naissance, de pièce d'identité, de revenus ni de coordonnées bancaires.
• Par SMS, il ne communique jamais à personne ses rendez-vous, car un SMS ne prouve rien sur son expéditeur.
• Face aux clients, il ne cite jamais Propstack. Il parle de votre équipe.

Ce que voit votre équipe

Dans une conversation, l'onglet Détails a deux sections pour Propstack :

• Bien : l'annonce dont parle la conversation, avec photo, titre, numéro, statut, prix, pièces, surface, agent et qui l'a liée. Fynn lie une annonce quand il en a consulté exactement une. Votre équipe utilise Lier un bien, Changer de bien et Dissocier, et Envoyer à Propstack envoie une demande à son sujet.
• Propstack : le contact Propstack de la personne avec son statut, son numéro de client et son agent, jusqu'à 3 profils de recherche et, si Propstack permet à la clé de lire les rendez-vous, les prochains, jamais vos notes. De là, votre équipe envoie une demande, un profil de recherche, un prospect vendeur ou une note, et trouve, crée, lie ou dissocie le contact.

La section indique comment le contact a été lié : par un collègue, par l'adresse depuis laquelle le client a écrit, après que le client a vérifié son adresse e-mail ou son numéro de téléphone, ou, marqué comme non vérifié, par un e-mail donné dans le chat. Pour une telle correspondance, votre équipe choisit Conserver le lien ou Changer de contact.

Chaque demande s'affiche sous forme de carte dans le fil de la conversation, avec son état. La page du contact a un onglet Systèmes connectés avec la même section Propstack et tout ce que Deskwoot a envoyé pour ce contact. Copilot connaît le contact lié, ses profils de recherche, ses rendez-vous si la clé peut les lire, et les annonces de la conversation, donc Suggérer une réponse peut répondre à « L'appartement est-il encore disponible ? » avec les mêmes données que Fynn.

Ce qui arrive dans Propstack

• Un contact, seulement si aucun contact Propstack n'a l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone de la personne. Un contact existant n'est jamais modifié : la demande y est ajoutée sous forme de note. Si plusieurs contacts correspondent, Deskwoot n'envoie rien et demande à votre équipe de lier d'abord le bon.
• Une note avec la demande : ce que veut la personne, l'annonce, les horaires souhaités, son message, si l'expéditeur a été vérifié et un lien vers la conversation, que seule votre équipe peut ouvrir. Elle porte l'origine, le type de note et l'agent définis dans Où arrivent les demandes.
• Un profil de recherche, seulement après que la personne a accepté de recevoir par e-mail des offres qui lui correspondent. Il enregistre ce consentement et son heure.

Une note avec une origine de contact peut lancer vos automatisations Propstack, comme le fait une demande venue d'un portail. Quand Propstack n'a pas répondu à temps, Deskwoot ne renvoie jamais simplement la demande : il la cherche d'abord dans Propstack. Si Propstack ne le laisse pas chercher, votre équipe décide de la renvoyer ou non.

Comment les annonces arrivent dans Deskwoot

Deskwoot lit vos annonces lors de la connexion, vérifie les changements dans Propstack toutes les 15 minutes et relit tout une fois par jour. Quand Propstack signale les changements à Deskwoot, la page indique Les changements d'annonces arrivent en quelques secondes. Synchroniser maintenant les lit tout de suite, et la carte Annonces que connaît Fynn montre exactement ce que voit Fynn.

Quand la connexion a besoin de vous

• Clé refusée : Propstack n'accepte plus la clé, par exemple parce qu'elle a été supprimée ou modifiée. Fynn cesse d'utiliser Propstack. Collez une nouvelle clé avec Remplacer la clé.
• Autorisation manquante : la clé a perdu une autorisation dont Deskwoot a besoin. Ajoutez-la à la clé dans Propstack, puis cliquez sur Vérifier à nouveau.
• Pas à jour : Deskwoot n'a pas pu mettre à jour vos annonces pendant un moment. Tant qu'il ne le peut pas, Fynn ne confirme pas si une annonce est encore disponible.

Les administrateurs reçoivent un e-mail quand la connexion est coupée.

Déconnecter

Déconnecter sur la page Propstack empêche Fynn de répondre sur les annonces et d'envoyer des demandes. Deskwoot supprime la clé, sa copie de vos annonces et les liens vers les contacts Propstack, et retire ses webhooks dans Propstack. Tout ce qui a déjà été envoyé reste dans Propstack et dans les conversations. Supprimez ensuite la clé dans Propstack, sous Verwaltung > API-Schlüssel.

Questions fréquentes

De quel forfait ai-je besoin ?

N'importe lequel. Votre équipe utilise Propstack avec tous les forfaits, le forfait gratuit compris, et ce que Fynn en fait est inclus dans tous les forfaits payants, à partir du forfait Startup, essai gratuit de 7 jours compris. Deskwoot ne facture rien de plus pour la connexion.

Que veut dire bêta ici ?

La connexion à Propstack est nouvelle et repose sur la documentation de l'API de Propstack, donc certains détails peuvent encore changer. Si quelque chose ne fonctionne pas comme prévu, écrivez à hello@deskwoot.com.

Qu'est-ce que Deskwoot ne lit jamais ?

Les revenus, les coordonnées bancaires, la pièce d'identité, la date de naissance ou le numéro fiscal d'un contact, ainsi que les avertissements, notes, documents, affaires, propriétaires, estimations et commissions internes de l'agence.

Fynn réserve-t-il des visites dans Propstack ?

Non. Il envoie la demande de visite avec les horaires souhaités, et votre agent convient de l'heure. Si Propstack permet à la clé de lire les rendez-vous, un client vérifié peut interroger Fynn sur ceux qui sont déjà dans Propstack.

Les demandes des portails doivent-elles aussi arriver dans Deskwoot ?

Gardez-les dans Propstack. Les demandes des portails arrivent déjà dans Propstack, et vos automatisations y répondent, et une copie dans Deskwoot obligerait votre équipe à traiter chacune deux fois.