Connecter Square Appointments

Connectez Square Appointments, et Fynn propose à vos clients les créneaux libres de votre prise de rendez-vous en ligne Square dans chaque conversation. Dès que le client dit oui, le rendez-vous est réservé, déplacé ou annulé directement dans Square. Votre équipe voit les prochains rendez-vous de chaque client à côté du chat. Vous pouvez connecter Square Appointments avec tous les forfaits. Fynn réserve avec tous les forfaits payants, et un essai gratuit de 7 jours l'inclut aussi.

Il vous faut un compte Square basé aux États-Unis, au Canada, au Royaume-Uni ou en Australie, avec Square Appointments configuré et la prise de rendez-vous en ligne activée. Chaque espace de travail connecte un compte Square. Vous vous connectez avec Square, donc Deskwoot ne voit jamais votre mot de passe Square.

Connecter Square Appointments

1. Allez dans Paramètres > Intégrations et cliquez sur la carte Square Appointments sous Réservations et rendez-vous. Elle ouvre Logiciel de réservation sur la page Rendez-vous.
2. Cliquez sur Connecter Square Appointments. Square s'ouvre : connectez-vous et accordez à Deskwoot l'accès qu'il demande.

Square vous renvoie vers Deskwoot, qui lit ensuite vos sites, les membres de votre équipe et vos prestations. Cela prend environ une minute. La section affiche votre pays, votre forfait Square, si les clients peuvent annuler ou déplacer un rendez-vous et jusqu'à quand, et votre politique d'annulation telle que Square la montre aux clients. Il vous faut l'autorisation de gérer les intégrations dans Deskwoot ; les administrateurs l'ont.

Choisir ce que Fynn propose

• Pour qui Fynn réserve liste chaque membre de l'équipe de chaque site qui peut être réservé en ligne dans Square, avec le fuseau horaire du site. Désactivez les personnes pour qui Fynn ne doit pas réserver.
• Ce que Fynn propose liste vos prestations avec leur durée et leur prix, ou Prix variable. Une prestation avec des frais d'annulation, une prestation qui n'est pas réservable en ligne et une prestation au domicile du client indiquent pourquoi et ne peuvent pas être activées : réservez-les dans Square.
• Les nouveaux clients peuvent réserver dans le chat : quand cette option est désactivée, les demandes des personnes que Square ne connaît pas vont à votre équipe.

Cliquez sur Enregistrer. Fynn ne réserve rien tant que vous n'avez pas enregistré une première fois. Ensuite, sous Fynn sur la même page, activez Fynn propose des créneaux libres, choisissez qui confirme les nouvelles réservations, les annulations et les déplacements (Votre équipe, en 1 clic ou Fynn, après le oui du client) et cliquez sur Enregistrer les règles de réservation.

Si vous acceptez vous-même chaque demande de réservation dans Square, choisissez Fynn, après le oui du client sous Nouvelles réservations. Sinon, votre équipe confirmerait chaque réservation deux fois : une fois dans Deskwoot et une fois dans Square. La section vous le rappelle.

Square décide des heures réservables, des prestations, du préavis et de combien de temps à l'avance les clients peuvent réserver, via ses propres paramètres de prise de rendez-vous en ligne. Fynn propose exactement les créneaux que propose votre prise de rendez-vous en ligne Square. Tant que Square est connecté, Fynn réserve uniquement dans Square ; les agendas Google ou Outlook connectés restent connectés, mais Fynn ne propose pas leurs créneaux. Fynn a aussi besoin de l'option Contacts sous Fynn > Ce que Fynn peut faire ; la section le signale tant qu'elle est désactivée.

Ce que fait Fynn

• Il demande quel site et quelle prestation quand ce n'est pas clair, et propose jusqu'à 3 créneaux libres avec le fuseau horaire du site, par exemple 10:30 AM (heure de Chicago).
• Il cite uniquement les prix de vos prestations tels que Square les affiche. Pour une prestation dont le prix varie, il dit que vous confirmerez le prix. Il ne propose jamais de remise.
• Pour réserver, il a besoin du prénom et du nom du client, rien d'autre. Quand Deskwoot n'a pas encore de numéro de portable pour le client, il en demande un, car Square a besoin d'un numéro pour chaque réservation. Il ne dit jamais si quelqu'un fait partie de vos clients.
• Avant de réserver, il répète la prestation, le membre de l'équipe, l'heure et le nom, ajoute votre politique d'annulation et jusqu'à quand le client peut encore annuler ou déplacer le rendez-vous, et demande « Est-ce bien ça ? ». Le client répond oui.
• De lui-même, il réserve uniquement pour le client que votre équipe a lié au contact, ou pour un client dont Deskwoot a vérifié l'adresse e-mail ou le numéro WhatsApp : le seul client Square qui a cette adresse ou ce numéro, dont le prénom et le nom correspondent et qui a un numéro de téléphone, ou un nouveau client (nom, adresse e-mail et numéro de portable) tant que Les nouveaux clients peuvent réserver dans le chat est activé. Toute autre réservation attend votre équipe, qui choisit le client, et le client reçoit la réponse dans la conversation. Tant que votre équipe confirme les nouvelles réservations, chaque réservation attend son clic.
• Un SMS ne prouve jamais qui écrit. Donc sur SMS, chaque réservation attend votre équipe.
• Si vous acceptez chaque demande de réservation dans Square, la réservation de Fynn y attend sous forme de demande. Quand vous l'acceptez ou la refusez dans Square, Fynn le dit au client dans la conversation.
• Un client vérifié peut annuler ou déplacer ses propres rendez-vous. Avec Square Appointments Free, cela veut dire ceux que Fynn a réservés ; avec Plus ou Premium, aussi ceux pris dans Square. Un déplacement garde le membre de l'équipe, le site et la prestation. Si le délai d'annulation fixé dans Square est déjà passé, Fynn dit au client que vous reviendrez vers lui et transfère la conversation à votre équipe. Si Square ne permet pas aux clients d'annuler ou de déplacer, ces demandes vont aussi à votre équipe.
• Les paiements, acomptes, pourboires, cartes cadeaux, forfaits de séances, abonnements et 2 prestations dans une même réservation vont à votre équipe.

Fynn confirme chaque réservation, déplacement et annulation dans la conversation. Deskwoot ne compte pas sur un message de Square au client.

Ce que voit votre équipe

Un rendez-vous s'affiche sous forme de carte dans la conversation, avec l'heure dans le fuseau horaire du site et avec le membre de l'équipe. Tant que votre équipe doit choisir le client, la carte indique Choisissez le client avant de confirmer : cliquez sur Choisir le client, choisissez l'un des clients que Square trouve avec l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone de la réservation (Rechercher par e-mail ou téléphone) ou Créer un nouveau client, cliquez sur Utiliser ce client, puis sur Confirmer ou Refuser. Changer de client permet de choisir un autre client avant de confirmer. Square ne peut pas rechercher par nom : cherchez donc un client par son nom directement dans Square. Tant que Square attend que vous acceptiez une demande, la carte l'indique : acceptez-la ou refusez-la dans Square, et le client reçoit la réponse ici.

L'onglet Détails d'une conversation contient une section Square Appointments :

• Le client lié avec Client depuis, Prochains rendez-vous et Précédents, chacun avec sa prestation, son heure, son membre de l'équipe et son site, et son statut : Réservé, En attente, Refusé, Annulé ou Absent.
• Avec Square Appointments Plus ou Premium, Annuler sur un rendez-vous à venir que cette conversation peut annuler. Choisissez de Prévenir le client dans cette conversation ou non, puis cliquez sur Annuler le rendez-vous. Square n'envoie aucun message au client à ce sujet. Avec Square Appointments Free, chaque rendez-vous affiche Annulez-le dans Square. à la place, car Square n'y laisse Deskwoot modifier que les réservations de Fynn, et seulement quand le client le demande.
• Sans lien : une suggestion quand exactement 1 client a l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone du contact, avec Lier et Pas ce client ; Trouver un client par adresse e-mail ou numéro de portable ; et Créer un client, qui envoie à Square le prénom et le nom, l'adresse e-mail et le numéro de portable.

La page du contact affiche la même section dans son onglet Systèmes connectés, sans Annuler. Copilot connaît les 3 prochains rendez-vous du client lié, ou du seul client qui correspond exactement au contact, mais jamais son adresse e-mail, son numéro de téléphone ni sa date d'anniversaire.

Modifications faites dans Square

Square prévient Deskwoot tout de suite quand un rendez-vous que Deskwoot a réservé ou repris change, et Deskwoot les vérifie aussi toutes les 5 minutes. Quand l'un d'eux est déplacé, annulé ou marqué comme absence dans Square, la carte l'indique, par exemple Modifié dans Square Appointments ou Annulé dans Square Appointments. Deskwoot n'envoie aucun message au client au sujet de ces modifications, sauf votre réponse à une demande de réservation que vous acceptez ou refusez dans Square. Quand vous ajoutez un nouveau membre de l'équipe dans Square Appointments, Square peut retirer les membres de votre équipe de vos prestations : vérifiez ensuite vos prestations dans votre tableau de bord Square et ajoutez de nouveau les membres de l'équipe. Cliquez sur Actualiser depuis Square Appointments après avoir modifié des membres de l'équipe, des sites ou des prestations dans Square ; Deskwoot les lit aussi une fois par jour.

Quand la connexion a besoin de vous

• Square n'accepte plus l'accès de Deskwoot, ou n'a pas donné toutes les autorisations : Fynn ne propose aucun créneau de Square. Cliquez sur Reconnecter et accordez toutes les autorisations.
• Déconnecté dans Square Appointments : Deskwoot a été retiré dans votre tableau de bord Square, et Deskwoot a supprimé ce qu'il gardait de Square. Reconnectez-le, ou supprimez la connexion ici.
• Ce compte Square n'a pas encore Square Appointments : configurez Square Appointments dans votre tableau de bord Square, sous Rendez-vous, puis cliquez sur Vérifier maintenant.
• Rien de réservable en ligne : Square n'affiche encore aucune prestation avec un membre de l'équipe réservable en ligne. Ajoutez des membres de l'équipe à vos prestations dans votre tableau de bord Square, puis cliquez sur Vérifier maintenant.
• Utilisation impossible : le compte Square est basé dans un pays où Deskwoot ne fonctionne pas encore. Déconnectez-le.

Deskwoot ne signe pas de Business Associate Agreements. Si HIPAA s'applique à votre cabinet, n'utilisez pas Square Appointments avec Deskwoot.

Déconnecter

Déconnecter dans la section Logiciel de réservation empêche Fynn de proposer et de réserver des créneaux dans Square, et met fin à l'accès de Deskwoot dans Square. Deskwoot supprime ce qu'il garde de Square : la liste de vos sites, des membres de votre équipe et de vos prestations, les liens entre vos contacts et les clients Square, et les identifiants Square des rendez-vous passés. Les réservations dans Square restent telles quelles. Si vous retirez plutôt Deskwoot dans votre tableau de bord Square, Deskwoot supprime les mêmes éléments.

Questions fréquentes

Quel forfait me faut-il ?

Dans Deskwoot, tous les forfaits permettent de connecter Square Appointments, y compris le forfait gratuit, et votre équipe y voit les prochains rendez-vous de chaque client. Fynn réserve, déplace et annule avec tous les forfaits payants, à partir de Startup, et un essai gratuit de 7 jours l'inclut. Connecter Square ne coûte rien de plus dans Deskwoot. Côté Square, Square Appointments Free suffit pour les réservations de Fynn ; avec Plus ou Premium, Fynn et votre équipe peuvent aussi modifier les réservations prises dans Square.

Qu'est-ce que Deskwoot ne lit et ne garde jamais ?

Deskwoot ne demande jamais à Square les paiements, les cartes, les cartes cadeaux ni les données de fidélité. Quand il recherche un client, Square envoie aussi la date d'anniversaire, l'adresse et les notes ; Deskwoot les supprime aussitôt et ne les garde jamais. Deskwoot ne modifie jamais un profil client existant et ne copie jamais votre liste de clients.

Pourquoi une réservation attend-elle mon équipe ?

De lui-même, Fynn réserve uniquement pour le client que votre équipe a lié au contact, ou pour une adresse e-mail ou un numéro WhatsApp vérifiés : ainsi, personne ne peut réserver avec le profil de quelqu'un d'autre en tapant son adresse. Sinon, votre équipe choisit le client sur la carte, et Fynn ne dit jamais au client si un profil a été trouvé.

Pourquoi les réservations par SMS attendent-elles toujours ?

Un SMS ne prouve pas qui l'a envoyé. Donc sur SMS, Fynn ne réserve jamais de lui-même au nom d'un client Square : chaque réservation y attend votre équipe.

Puis-je connecter plusieurs comptes Square ?

Chaque espace de travail connecte un seul compte Square, avec tous ses sites réservables en ligne.