Connecter votre calendrier

Connectez Google Calendar ou Outlook, et Fynn peut proposer des créneaux libres à vos clients et réserver des rendez-vous dans les calendriers que vous choisissez. Deskwoot lit seulement quand vous êtes occupé, jamais le contenu de vos événements. Vous pouvez connecter un calendrier avec tous les forfaits, et Fynn propose et réserve des créneaux avec tous les forfaits payants. Un essai gratuit de 7 jours l'inclut aussi.

Cet article parle des calendriers. Comment Fynn propose des créneaux, qui confirme et ce que lit le client : tout cela est expliqué dans Rendez-vous avec Fynn. Les restaurants qui prennent des réservations dans aleno le connectent comme décrit dans Connecter aleno.

Connecter un compte

1. Allez dans Paramètres > Intégrations et cliquez sur la carte Google Calendar ou Outlook Calendar. Les deux ouvrent la page Rendez-vous.
2. Sous Calendriers connectés, cliquez sur Connecter Google Calendar ou Connecter Outlook Calendar.
3. Connectez-vous avec le compte dont Fynn doit utiliser les calendriers, et laissez toutes les autorisations cochées. S'il en manque une, Deskwoot ne peut pas se connecter et vous demande de réessayer.
4. Vous revenez sur la page Rendez-vous, qui indique le compte et le jour où il a été connecté.

Vous avez besoin de l'autorisation de gérer les intégrations ; les administrateurs l'ont. Faites toute la connexion, du début à la fin, dans le même navigateur. Vous pouvez connecter plusieurs comptes, par exemple un par personne, ou un compte Google et un compte Microsoft 365 côte à côte. Outlook fonctionne avec les comptes Microsoft 365 et Outlook.com.

Ce que Deskwoot peut faire dans votre calendrier

• Google : voir votre adresse e-mail et la liste de vos calendriers, voir quand vos calendriers sont occupés, et voir, créer, modifier et supprimer des événements dans les calendriers dont vous êtes propriétaire, comme le dit l'écran d'autorisation de Google. Deskwoot s'en sert uniquement pour les événements qu'il inscrit pour les rendez-vous.
• Microsoft : vous connecter et lire votre profil, avoir un accès complet à vos calendriers, et garder cet accès jusqu'à ce que vous le retiriez. Deskwoot s'en sert uniquement pour la liste de vos calendriers, les créneaux occupés (début et fin d'un événement, et s'il apparaît comme occupé) et les événements qu'il inscrit pour les rendez-vous.

Deskwoot ne lit jamais le titre, la description, les participants ou le lieu de vos événements. Il demande seulement quand un calendrier est occupé.

Quand un administrateur doit approuver Deskwoot

Certaines organisations Microsoft 365 ne laissent que les administrateurs approuver des applications. Deskwoot affiche alors un lien d'approbation : cliquez sur Copier le lien, envoyez-le à votre administrateur Microsoft 365 et, une fois qu'il a approuvé Deskwoot pour votre organisation, cliquez à nouveau sur Connecter Outlook Calendar. Vous trouverez aussi le lien sur la page Rendez-vous, sous « Votre organisation Microsoft 365 exige-t-elle qu'un administrateur approuve les applications ? ».

Si un administrateur Google Workspace a bloqué Deskwoot pour votre organisation, Deskwoot vous le signale après la connexion. Demandez à votre administrateur d'autoriser Deskwoot, puis connectez-vous à nouveau.

Choisir les calendriers où Fynn réserve

Sous Calendriers où Fynn réserve, Deskwoot liste les calendriers de vos comptes connectés dans lesquels il peut écrire : pour Google, les calendriers dont le compte est propriétaire ; pour Outlook, ceux dont il est propriétaire ou qu'il peut modifier.

1. Activez chaque calendrier que les clients peuvent réserver, par exemple un par personne ou un par salle. Jusqu'à 20 calendriers peuvent être ouverts aux réservations.
2. Sous Nom vu par les clients, donnez-lui le nom que Fynn utilise avec les clients, par exemple Anna ou Visites. Chaque calendrier a besoin de son propre nom, de 60 caractères maximum. Les clients peuvent en demander un par ce nom.
3. Facultatif : sous Bloquer aussi les créneaux de, choisissez d'autres calendriers du même compte. Quand l'un d'eux est occupé, ce calendrier compte aussi comme occupé. C'est utile pour un calendrier privé ou un calendrier d'équipe dont les événements doivent garder un créneau libre.
4. Mettez les calendriers dans l'ordre avec les boutons fléchés (Monter, Descendre). Quand plusieurs calendriers sont libres au même moment, Fynn réserve dans le premier.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Un calendrier que vous n'activez pas ne reçoit jamais de réservation. Il bloque des créneaux seulement si vous l'ajoutez sous Bloquer aussi les créneaux de, et cela fonctionne aussi pour les calendriers que vous pouvez seulement consulter. Les événements marqués comme disponibles dans votre calendrier ne bloquent pas de créneau.

Ce qui arrive dans votre calendrier

Quand un rendez-vous est réservé, Deskwoot crée un événement dans le calendrier où il a été réservé. Le titre contient le type de rendez-vous et le nom du client, par exemple « Coupe de cheveux : Maria Lopez ». La description contient l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone du client et un lien vers la conversation dans Deskwoot. L'événement est privé et n'a aucun participant, donc personne ne reçoit d'invitation.

Ces événements servent de trace à votre entreprise. Ils restent dans votre calendrier quand vous déconnectez le compte ou retirez l'accès de Deskwoot, et Deskwoot ne touche jamais aux événements qu'il n'a pas créés.

Deskwoot modifie ses événements seulement quand le rendez-vous change dans Deskwoot : une annulation supprime l'événement, un déplacement le déplace. Modifiez donc les rendez-vous dans la conversation, pas dans le calendrier. Si vous déplacez ou supprimez un événement directement dans votre calendrier, Deskwoot ne le remarque pas et le client n'est pas prévenu. Un événement supprimé libère seulement le créneau pour de nouvelles réservations.

Reconnecter

Quand le calendrier n'accepte plus une connexion, par exemple parce que quelqu'un a retiré l'accès de Deskwoot ou que la connexion a expiré, le compte affiche Reconnexion nécessaire. Fynn ne propose alors plus de créneaux de ses calendriers. Cliquez sur Reconnecter et connectez-vous avec le même compte. Un autre compte ne fonctionne pas ici : connectez-le plutôt comme un nouveau compte.

Si vous avez choisi un accès limité dans le temps sur l'écran d'autorisation de Google, le compte affiche « L'accès se termine le » avec une date. Reconnectez-le avant cette date.

Les rendez-vous déjà réservés restent réservés pendant qu'une connexion est en attente. Pour confirmer, annuler ou déplacer l'un d'eux sur la carte, reconnectez d'abord le compte : la carte indique quand le calendrier a besoin d'une nouvelle connexion.

Déconnecter

Cliquez sur Déconnecter à côté du compte et confirmez. Fynn ne réserve plus dans ses calendriers, et ils sortent de la liste des calendriers où Fynn réserve. Les événements que Deskwoot a déjà créés restent dans le calendrier.

Pour un compte Google, la déconnexion retire aussi l'accès de Deskwoot dans votre compte Google, sauf si un autre espace de travail Deskwoot utilise encore le même compte Google. Deskwoot ne peut pas retirer lui-même son accès dans un compte Microsoft. Il supprime ce qu'il a enregistré pour la connexion, et Deskwoot reste listé dans votre compte Microsoft jusqu'à ce que vous l'y retiriez.

Retirer l'accès de Deskwoot dans Google ou Microsoft

Vous pouvez mettre fin à l'accès depuis l'autre côté à tout moment :

• Google : ouvrez myaccount.google.com/connections, choisissez Deskwoot et retirez son accès.
• Compte Microsoft personnel (Outlook.com, Hotmail, Live) : ouvrez account.live.com/consent/Manage, choisissez Deskwoot et retirez-le.
• Compte professionnel ou scolaire Microsoft 365 : votre administrateur retire Deskwoot sous Applications d'entreprise, dans le centre d'administration Microsoft Entra.

Deskwoot s'en aperçoit la prochaine fois qu'il lit le calendrier : le compte affiche Reconnexion nécessaire, et Fynn ne propose plus de créneaux de ce compte. Les événements déjà créés restent dans votre calendrier. Pour arrêter définitivement, cliquez aussi sur Déconnecter sur la page Rendez-vous.

Chez Microsoft, une boîte de réception Outlook connectée à Deskwoot et le calendrier utilisent la même application Deskwoot, donc retirer Deskwoot à cet endroit met fin aux deux.

Dépannage

• Un calendrier manque dans la liste. Deskwoot liste uniquement les calendriers dans lesquels il peut écrire : un calendrier Google dont le compte est propriétaire, ou un calendrier Outlook dont il est propriétaire ou qu'il peut modifier. Partagez-le avec le compte Google avec l'autorisation « Apporter des modifications et gérer le partage », donnez des droits de modification au compte Outlook, ou connectez le compte propriétaire du calendrier.
• Un calendrier affiche Lecture impossible. Deskwoot ne peut plus le lire, en général parce qu'il a été supprimé ou n'est plus partagé. Désactivez-le, ou reconnectez le compte.
• Fynn ne propose aucun créneau. Ouvrez Aperçu en bas de la page Rendez-vous, et vérifiez la liste dans Rendez-vous avec Fynn.

Questions fréquentes

Deskwoot peut-il lire mes rendez-vous ?

Non. Deskwoot demande seulement à votre calendrier quand il est occupé, jamais les titres, descriptions, participants ou lieux. Les seuls événements qu'il lit et écrit sont ceux qu'il crée pour les rendez-vous.

De quel forfait ai-je besoin ?

Tous les forfaits permettent de connecter un calendrier, y compris le forfait Free. Fynn propose et réserve des créneaux avec tous les forfaits payants, à partir de Startup, et un essai gratuit de 7 jours l'inclut. Connecter un calendrier ne coûte rien de plus.

Puis-je connecter les calendriers de toute mon équipe ?

Oui. Connectez le compte de chaque personne, ou un compte propriétaire des calendriers. Pour Outlook, un compte qui peut les modifier fonctionne aussi. Activez un calendrier par personne et donnez à chacun le nom que les clients connaissent : les clients peuvent alors demander cette personne.

Deskwoot envoie-t-il des invitations à mes clients ?

Non. Les événements n'ont aucun participant, donc le calendrier n'envoie rien. Les clients sont informés de leur rendez-vous par Fynn dans la conversation, et aussi par e-mail pour le chat en direct.

Que devient mon calendrier quand je le déconnecte ?

Rien n'est supprimé. Les événements créés par Deskwoot restent dans votre calendrier, et Fynn arrête de réserver dans ce compte.