Kalender verbinden

Verbinde Outlook, dann kann Fynn deinen Kunden freie Zeiten anbieten und Termine in die Kalender buchen, die du auswählst. Outlook funktioniert mit Konten bei Microsoft 365 und Outlook.com, Google Calendar kommt bald. Deskwoot liest nur, wann du belegt bist, nie den Inhalt deiner Termine. Termine gehören zu den Plänen Business und Enterprise, auch in der Testphase von 7 Tagen.

In diesem Artikel geht es um die Kalender. Wie Fynn Zeiten anbietet, wer bestätigt und was der Kunde liest, steht in Termine mit Fynn. Restaurants, die ihre Reservierungen in aleno führen, verbinden es wie in aleno verbinden beschrieben.

Ein Konto verbinden

1. Gehe zu Einstellungen > Integrationen und klicke auf die Karte Outlook Calendar. Sie öffnet die Seite Termine.
2. Klicke unter Verbundene Kalender auf Outlook Calendar verbinden.
3. Melde dich mit dem Konto bei Microsoft 365 oder Outlook.com an, dessen Kalender Fynn nutzen soll, und stimme den Berechtigungen zu, nach denen Microsoft fragt. Ohne sie kann Deskwoot nicht verbinden und bittet dich, es noch einmal zu versuchen.
4. Du landest wieder auf der Seite Termine. Dort stehen das Konto und der Tag, an dem es verbunden wurde.

Du brauchst die Berechtigung, Integrationen zu verwalten; Administratoren haben sie. Schließe die Anmeldung im selben Browser ab, in dem du begonnen hast. Du kannst mehrere Konten verbinden, zum Beispiel eines pro Person.

Google Calendar steht auf seiner Karte und auf der Seite Termine vorerst auf Demnächst und lässt sich noch nicht verbinden.

Was Deskwoot in deinem Kalender darf

Microsoft fragt dich, ob Deskwoot dich anmelden und dein Profil lesen, vollen Zugriff auf deine Kalender haben und diesen Zugriff behalten darf, bis du ihn entfernst. Deskwoot nutzt das nur für die Liste deiner Kalender, die belegten Zeiten (wann ein Termin beginnt und endet und ob er als belegt angezeigt wird) und die Termine, die es selbst für Buchungen einträgt.

Titel, Beschreibung, Teilnehmer oder Ort deiner Termine liest Deskwoot nie. Es fragt nur, wann ein Kalender belegt ist.

Wenn ein Administrator Deskwoot freigeben muss

In manchen Organisationen bei Microsoft 365 dürfen nur Administratoren Apps freigeben. Deskwoot zeigt dann einen Freigabelink: Klicke auf Link kopieren und schick ihn an deinen Administrator von Microsoft 365. Sobald er Deskwoot für deine Organisation freigegeben hat, klickst du noch einmal auf Outlook Calendar verbinden. Den Link findest du auf der Seite Termine auch unter „Muss in deiner Organisation bei Microsoft 365 ein Administrator Apps freigeben?“.

Die Kalender wählen, in die Fynn bucht

Unter Kalender, in die Fynn bucht zeigt Deskwoot die Kalender deiner verbundenen Konten, in die es schreiben darf: die, die dem Konto gehören oder die es bearbeiten darf.

1. Schalte jeden Kalender ein, den Kunden buchen können, zum Beispiel einen pro Person oder einen pro Raum. Bis zu 20 Kalender können buchbar sein.
2. Gib ihm unter Name für Kunden den Namen, den Fynn Kunden gegenüber nutzt, zum Beispiel Anna oder Besichtigungen. Jeder Kalender braucht einen eigenen Namen mit bis zu 60 Zeichen. Kunden können unter diesem Namen nach ihm fragen.
3. Optional: Wähle unter Zeiten auch blockieren aus weitere Kalender desselben Kontos. Ist einer davon belegt, gilt auch dieser Kalender als belegt. Das hilft bei einem privaten Kalender oder einem Teamkalender, dessen Termine eine Zeit freihalten sollen.
4. Bring die Kalender mit den Pfeiltasten (Nach oben, Nach unten) in eine Reihenfolge. Sind mehrere Kalender zur selben Zeit frei, bucht Fynn in den ersten.
5. Klicke auf Speichern.

In einen Kalender, den du nicht einschaltest, bucht Fynn nie. Ein solcher Kalender blockiert nur dort Zeiten, wo du ihn unter Zeiten auch blockieren aus eingetragen hast, und das geht auch mit Kalendern, die du nur sehen darfst. Termine, die in deinem Kalender als frei markiert sind, blockieren keine Zeit.

Was in deinem Kalender landet

Wird ein Termin gebucht, legt Deskwoot im gebuchten Kalender einen Eintrag an. Der Titel besteht aus der Terminart und dem Namen des Kunden, zum Beispiel „Haarschnitt: Maria Lopez“. In der Beschreibung stehen die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer des Kunden und ein Link zur Konversation in Deskwoot. Der Eintrag ist privat und hat keine Teilnehmer, deshalb bekommt niemand eine Einladung.

Diese Einträge gehören deinem Betrieb. Sie bleiben in deinem Kalender, wenn du das Konto trennst oder Deskwoot den Zugriff entziehst, und Einträge, die Deskwoot nicht selbst angelegt hat, rührt es nie an.

Deskwoot ändert seine Einträge nur, wenn sich der Termin in Deskwoot ändert: Eine Absage löscht den Eintrag, eine Verschiebung verschiebt ihn. Ändere Termine deshalb in der Konversation, nicht im Kalender. Verschiebst oder löschst du einen Eintrag direkt in deinem Kalender, merkt Deskwoot das nicht, und der Kunde erfährt nichts davon. Ein gelöschter Eintrag gibt nur die Zeit für neue Buchungen frei.

Erneut verbinden

Akzeptiert der Kalender eine Verbindung nicht mehr, etwa weil jemand Deskwoot den Zugriff entzogen hat oder die Anmeldung abgelaufen ist, steht beim Konto Neu verbinden. Fynn bietet dann keine Zeiten aus seinen Kalendern an. Klicke auf Erneut verbinden und melde dich mit demselben Konto an. Ein anderes Konto geht hier nicht: Verbinde es stattdessen als neues Konto.

Schon gebuchte Termine bleiben gebucht, solange eine Verbindung wartet. Um einen davon auf der Karte zu bestätigen, abzusagen oder zu verschieben, verbinde zuerst neu: Die Karte sagt dir, wenn der Kalender eine neue Anmeldung braucht.

Trennen

Klicke neben dem Konto auf Trennen und bestätige. Fynn bucht nicht mehr in seine Kalender, und sie verschwinden aus der Liste der Kalender, in die Fynn bucht. Einträge, die Deskwoot schon angelegt hat, bleiben im Kalender.

In einem Microsoft-Konto kann Deskwoot den eigenen Zugriff nicht selbst entfernen. Es löscht, was es für die Verbindung gespeichert hat, und Deskwoot steht weiter in deinem Microsoft-Konto, bis du es dort entfernst.

Den Zugriff von Deskwoot in deinem Microsoft-Konto entfernen

Du kannst den Zugriff jederzeit auch von der anderen Seite beenden:

• Privates Microsoft-Konto (Outlook.com, Hotmail, Live): Öffne account.live.com/consent/Manage, wähle Deskwoot und entferne es.
• Geschäfts- oder Schulkonto bei Microsoft 365: Dein Administrator entfernt Deskwoot unter Unternehmensanwendungen im Microsoft Entra Admin Center.

Deskwoot merkt das, wenn es den Kalender das nächste Mal liest: Beim Konto steht Neu verbinden, und Fynn bietet keine Zeiten mehr daraus an. Schon angelegte Einträge bleiben in deinem Kalender. Willst du ganz aufhören, klicke auf der Seite Termine zusätzlich auf Trennen.

Bei Microsoft nutzen ein mit Deskwoot verbundenes Outlook-Postfach und der Kalender dieselbe App von Deskwoot. Entfernst du Deskwoot dort, endet beides.

Fehlerbehebung

• Ein Kalender fehlt in der Liste. Deskwoot zeigt nur Kalender, in die es schreiben darf: einen Outlook-Kalender, der dem Konto gehört oder den es bearbeiten darf. Gib dem Outlook-Konto Bearbeitungsrechte oder verbinde das Konto, dem der Kalender gehört.
• Bei einem Kalender steht Nicht lesbar. Deskwoot kann ihn nicht mehr lesen, meist weil er gelöscht oder nicht mehr geteilt ist. Schalte ihn aus oder verbinde das Konto neu.
• Fynn bietet keine Zeiten an. Öffne Vorschau unten auf der Seite Termine und prüfe die Liste in Termine mit Fynn.

Häufige Fragen

Kann Deskwoot meine Termine lesen?

Nein. Deskwoot fragt deinen Kalender nur, wann er belegt ist, nie nach Titel, Beschreibung, Teilnehmern oder Ort. Lesen und schreiben darf es nur die Einträge, die es selbst für Buchungen anlegt.

Welchen Plan brauche ich?

Business oder Enterprise, auch in der Testphase von 7 Tagen. Einen Kalender zu verbinden kostet nichts extra.

Kann ich Google Calendar verbinden?

Noch nicht. Google Calendar kommt bald, bis dahin stehen seine Karte und sein Button auf der Seite Termine auf Demnächst. Outlook kannst du schon heute verbinden, mit einem Konto bei Microsoft 365 oder Outlook.com.

Kann ich die Kalender meines ganzen Teams verbinden?

Ja. Verbinde das Konto jeder Person, oder ein Konto, dem die Kalender gehören oder das sie bearbeiten darf. Schalte einen Kalender pro Person ein und gib jedem den Namen, den deine Kunden kennen, dann können Kunden nach dieser Person fragen.

Schickt Deskwoot meinen Kunden Einladungen?

Nein. Die Einträge haben keine Teilnehmer, also verschickt der Kalender nichts. Von ihrem Termin erfahren Kunden durch Fynn in der Konversation, im Live-Chat zusätzlich per E-Mail.

Was passiert mit meinem Kalender, wenn ich trenne?

Es wird nichts gelöscht. Einträge, die Deskwoot angelegt hat, bleiben in deinem Kalender, und Fynn bucht nicht mehr in dieses Konto.