Conectar seu calendário

Conecte o Outlook, e o Fynn pode oferecer horários livres aos seus clientes e marcar agendamentos nos calendários que você escolher. O Outlook funciona com contas Microsoft 365 e Outlook.com, e o Google Calendar chega em breve. O Deskwoot só lê quando você está ocupado, nunca o conteúdo dos seus eventos. Os agendamentos fazem parte dos planos Business e Enterprise, também no teste de 7 dias desses planos.

Este artigo trata dos calendários. Como o Fynn oferece horários, quem confirma e o que o cliente lê está em Agendamentos com o Fynn. Restaurantes que gerenciam as reservas no aleno o conectam como descrito em Conectar o aleno.

Conectar uma conta

1. Vá em Configurações > Integrações e clique no card Outlook Calendar. Ele abre a página Agendamentos.
2. Em Calendários conectados, clique em Conectar Outlook Calendar.
3. Entre com a conta Microsoft 365 ou Outlook.com cujos calendários o Fynn deve usar e aceite as permissões que a Microsoft pede. Sem elas, o Deskwoot não consegue conectar e pede para você tentar de novo.
4. Você volta para a página Agendamentos, que mostra a conta e o dia em que ela foi conectada.

Você precisa da permissão para gerenciar integrações; administradores têm essa permissão. Termine o login no mesmo navegador em que começou. Você pode conectar mais de uma conta, por exemplo uma por pessoa.

Por enquanto, o Google Calendar aparece como Em breve no card dele e na página Agendamentos, e ainda não pode ser conectado.

O que o Deskwoot pode fazer no seu calendário

A Microsoft pede que você permita ao Deskwoot fazer seu login e ler seu perfil, ter acesso total aos seus calendários e manter esse acesso até você removê-lo. O Deskwoot usa isso só para a lista dos seus calendários, os horários ocupados (quando um evento começa e termina e se ele aparece como ocupado) e os eventos que ele mesmo grava para os agendamentos.

O Deskwoot nunca lê o título, a descrição, os participantes ou o local dos seus eventos. Ele só pergunta quando um calendário está ocupado.

Quando um administrador precisa aprovar o Deskwoot

Algumas organizações no Microsoft 365 deixam só administradores aprovarem apps. O Deskwoot então mostra um link de aprovação: clique em Copiar link, envie para o administrador do seu Microsoft 365 e, depois que ele aprovar o Deskwoot para a sua organização, clique de novo em Conectar Outlook Calendar. O link também fica na página Agendamentos, em "Sua organização no Microsoft 365 exige que um administrador aprove apps?".

Escolher os calendários em que o Fynn agenda

Em Calendários em que o Fynn agenda, o Deskwoot lista os calendários das suas contas conectadas em que ele pode gravar: os que pertencem à conta ou que ela pode editar.

1. Ative cada calendário que os clientes podem agendar, por exemplo um por pessoa ou um por sala. Até 20 calendários podem ser agendáveis.
2. Em Nome que os clientes veem, dê a ele o nome que o Fynn usa com os clientes, por exemplo Anna ou Visitas. Cada calendário precisa de um nome próprio, com até 60 caracteres. Os clientes podem pedir um calendário por esse nome.
3. Opcional: em Também bloquear horários de, escolha outros calendários da mesma conta. Quando um deles está ocupado, este calendário também conta como ocupado. Isso ajuda com um calendário pessoal ou um calendário da equipe cujos eventos devem manter um horário livre.
4. Coloque os calendários em ordem com as setas (Mover para cima, Mover para baixo). Quando vários calendários estão livres no mesmo horário, o Fynn agenda no primeiro.
5. Clique em Salvar.

O Fynn nunca agenda em um calendário que você não ativou. Um calendário assim só bloqueia horários onde você o incluiu em Também bloquear horários de, e isso funciona também com calendários que você só pode ver. Eventos marcados como livres no seu calendário não bloqueiam horário.

O que entra no seu calendário

Quando um agendamento é marcado, o Deskwoot cria um evento no calendário em que ele foi marcado. O título é o tipo de agendamento e o nome do cliente, por exemplo "Corte de cabelo: Maria Lopes". A descrição traz o email ou o telefone do cliente e um link para a conversa no Deskwoot. O evento é privado e não tem participantes, então ninguém recebe convite.

Esses eventos são o registro do seu negócio. Eles ficam no seu calendário quando você desconecta a conta ou tira o acesso do Deskwoot, e o Deskwoot nunca mexe em eventos que ele não criou.

O Deskwoot só muda os eventos dele quando o agendamento muda no Deskwoot: um cancelamento exclui o evento, uma remarcação move o evento. Por isso, mude agendamentos na conversa, não no calendário. Se você mover ou excluir um evento direto no seu calendário, o Deskwoot não percebe e o cliente não fica sabendo. Um evento excluído só libera o horário para novos agendamentos.

Reconectar

Quando o calendário deixa de aceitar uma conexão, por exemplo porque alguém tirou o acesso do Deskwoot ou o login expirou, a conta mostra Precisa reconectar. O Fynn então não oferece horários dos calendários dela. Clique em Reconectar e entre com a mesma conta. Outra conta não funciona aqui: conecte-a como uma conta nova.

Os agendamentos já marcados continuam marcados enquanto uma conexão espera. Para confirmar, cancelar ou remarcar um deles no card, reconecte primeiro: o card avisa quando a agenda precisa de um novo login.

Desconectar

Clique em Desconectar ao lado da conta e confirme. O Fynn não agenda mais nos calendários dela, e eles saem da lista de calendários em que o Fynn agenda. Os eventos que o Deskwoot já criou continuam no calendário.

Em uma conta Microsoft, o Deskwoot não consegue remover o próprio acesso. Ele apaga o que guardou para a conexão, e o Deskwoot continua listado na sua conta Microsoft até você removê-lo lá.

Remover o acesso do Deskwoot na sua conta Microsoft

Você também pode encerrar o acesso pelo outro lado a qualquer momento:

• Conta Microsoft pessoal (Outlook.com, Hotmail, Live): abra account.live.com/consent/Manage, escolha o Deskwoot e remova.
• Conta corporativa ou de escola no Microsoft 365: o seu administrador remove o Deskwoot em Aplicativos empresariais, no centro de administração do Microsoft Entra.

O Deskwoot percebe isso na próxima vez que ler o calendário: a conta mostra Precisa reconectar, e o Fynn para de oferecer horários dela. Os eventos já criados continuam no seu calendário. Para parar de vez, clique também em Desconectar na página Agendamentos.

Na Microsoft, uma caixa de entrada do Outlook conectada ao Deskwoot e o calendário usam o mesmo app do Deskwoot, então remover o Deskwoot lá encerra os dois.

Solução de problemas

• Um calendário não aparece na lista. O Deskwoot só lista calendários em que pode gravar: um calendário Outlook que pertence à conta ou que ela pode editar. Dê permissão de edição à conta Outlook ou conecte a conta dona do calendário.
• Um calendário mostra Não pode ser lido. O Deskwoot não consegue mais ler esse calendário, normalmente porque ele foi excluído ou deixou de ser compartilhado. Desative-o ou reconecte a conta.
• O Fynn não oferece horários. Abra a Prévia no fim da página Agendamentos e confira a lista em Agendamentos com o Fynn.

Perguntas frequentes

O Deskwoot consegue ler meus compromissos?

Não. O Deskwoot só pergunta ao seu calendário quando ele está ocupado, nunca título, descrição, participantes ou local. Os únicos eventos que ele lê e grava são os que ele mesmo cria para os agendamentos.

Qual plano eu preciso?

Business ou Enterprise, também no teste de 7 dias desses planos. Conectar um calendário não custa nada a mais.

Posso conectar o Google Calendar?

Ainda não. O Google Calendar chega em breve, e até lá o card dele e o botão na página Agendamentos mostram Em breve. O Outlook você já pode conectar hoje, com uma conta Microsoft 365 ou Outlook.com.

Posso conectar os calendários de toda a minha equipe?

Sim. Conecte a conta de cada pessoa, ou uma conta dona dos calendários ou que pode editá-los. Ative um calendário por pessoa e dê a cada um o nome que seus clientes conhecem, e os clientes podem pedir por essa pessoa.

O Deskwoot envia convites para os meus clientes?

Não. Os eventos não têm participantes, então o calendário não envia nada. Os clientes ficam sabendo do agendamento pelo Fynn na conversa e, no chat ao vivo, também por email.

O que acontece com meu calendário quando eu desconecto?

Nada é excluído. Os eventos que o Deskwoot criou continuam no seu calendário, e o Fynn para de agendar nessa conta.