Agendamentos com o Fynn

Com um calendário conectado, o Fynn oferece horários livres aos seus clientes no chat e agenda o que eles escolherem. Você decide se a sua equipe confirma cada agendamento com 1 toque ou se o Fynn agenda sozinho, e faz a mesma escolha para cancelamentos e remarcações. Os agendamentos fazem parte dos planos Business e Enterprise.

O que o Fynn precisa

Tudo fica em Configurações > Integrações > Agendamentos. O Fynn só oferece horários quando tudo isto está pronto:

• Uma conta Outlook conectada, com pelo menos 1 calendário ativado em Calendários em que o Fynn agenda. Veja Conectar seu calendário. O Google Calendar chega em breve.
• Pelo menos 1 tipo de agendamento Agendável.
• Horários agendáveis salvos com um Fuso horário.
• A opção Fynn oferece horários livres ativada.
• O Fynn responde na caixa de entrada como Bot de suporte. Como Bot informativo, ele responde perguntas, mas não agenda nada.

Reservas de mesa no aleno precisam de menos: sem tipos de agendamento, horários agendáveis ou fuso horário, porque os horários vêm do aleno. Veja Conectar o aleno.

Para conferir, use a Prévia no fim da página: Mostrar horários livres lista os próximos horários que o Fynn ofereceria agora, lidos ao vivo dos seus calendários com as regras salvas.

Tipos de agendamento

Um tipo de agendamento é o que os clientes podem agendar e quanto tempo leva, por exemplo Corte de cabelo, 45 minutos, ou Visita, 30 minutos. Em Tipos de agendamento, digite o nome que os clientes veem (até 60 caracteres) e a Duração em minutos (de 5 a 480) e clique em Adicionar. Um workspace pode ter até 30 tipos.

Deixe um tipo como Pausado para parar de oferecê-lo por um tempo. Renomear ou excluir um tipo não mexe nos agendamentos já marcados: eles mantêm o nome e a duração com que foram marcados.

O Fynn pergunta qual tipo o cliente quer quando isso não está claro. Ele nunca pergunta por que o cliente precisa do horário, nem pede dados de saúde.

Horários agendáveis

Os clientes só podem agendar dentro desses horários, que você define por dia da semana. Todos os horários são oferecidos e mostrados no Fuso horário que você escolher. Até você salvar, a página só sugere os horários de uma caixa de entrada com horário de atendimento ativado, e o Fynn ainda não oferece horários. Horários que passam da meia-noite não podem ser agendados, então um dia precisa terminar depois de começar.

Regras de agendamento

• Antecedência mínima: o menor tempo entre o agendamento e o horário, de "Sem antecedência" até 7 dias. O padrão é 2 horas.
• Agendável com antecedência de: quantos dias antes os clientes podem agendar, até 90. O padrão é 30.
• Intervalo: tempo que fica livre antes e depois de cada horário ocupado no calendário, até 2 horas.
• Horários de início a cada: se você escolher 30 minutos, o Fynn oferece 09:00, 09:30, 10:00 e assim por diante. Você pode escolher de 5 a 120 minutos.

Os horários agendáveis, as regras de agendamento e a seção Fynn logo abaixo são salvos juntos com Salvar regras de agendamento. O Fynn só oferece horários livres depois do primeiro salvamento.

Quem confirma, cancela e remarca

Na seção Fynn, escolha quem decide Novos agendamentos, Cancelamentos e Remarcações:

• Sua equipe, com 1 toque, o padrão. Um novo agendamento reserva o horário, e sua equipe confirma na conversa. Num cancelamento, o Fynn pede a confirmação do cliente e sua equipe cancela com 1 toque; até lá, o agendamento continua marcado. Numa remarcação, o Fynn oferece horários livres e reserva o escolhido; sua equipe remarca com 1 toque, e até lá o horário antigo continua valendo.
• Fynn, depois do sim do cliente. O Fynn agenda, cancela ou remarca na hora, também no calendário, e avisa sua equipe.

Quando sua equipe confirma os novos agendamentos, o Fynn só oferece um horário se a sua equipe tiver pelo menos 1 hora dentro dos horários agendáveis para confirmar antes de começar a antecedência mínima.

Quando o Fynn agenda sozinho, ele marca no máximo 5 agendamentos por hora no seu workspace. Um agendamento a mais nessa hora espera pela sua equipe como um pedido.

Um pedido que sua equipe ainda não confirmou é retirado ou remarcado na hora nos dois modos, porque ainda não há nada no calendário. O Fynn só muda um agendamento para o cliente dono dele: na conversa em que foi marcado, ou depois que o cliente se verificou.

Como um agendamento acontece no chat

1. Um cliente pede um horário em qualquer canal em que o Fynn responde. O Fynn lê seus calendários ao vivo e oferece até 3 horários livres, escritos na mensagem com o fuso horário, para chegarem em qualquer canal.
2. O Fynn pergunta o tipo quando não está claro, e o nome para o agendamento quando não o conhece. No chat ao vivo, ele pede antes um endereço de email, porque cada mensagem sobre o agendamento também vai por email.
3. O cliente escolhe um horário, e o Fynn pede um sim. Quando o Fynn agenda sozinho, a pergunta fica assim: "Posso agendar Corte de cabelo (45 min) em sexta-feira, 30 de outubro, 10:00 (horário de Sao Paulo) para Maria? Responda sim para agendar, ou me diga outro horário." Quando sua equipe confirma, ele pergunta se pode enviar um pedido à equipe.
4. Depois do sim, o horário fica agendado, ou reservado para sua equipe, e o cliente lê o que acontece em seguida.

Logo antes de agendar, o Fynn confere o horário de novo. Se ele foi ocupado nesse meio tempo, o Fynn avisa e pede outro horário. Um cliente pode ter no máximo 2 agendamentos futuros; no terceiro, alguém da equipe assume.

O card na conversa

Cada agendamento aparece como um card na conversa dele, com o tipo, o nome do cliente, o horário e o calendário. Sua equipe decide ali mesmo:

• Um pedido tem Confirmar e Recusar e mostra até quando espera pela sua equipe. Se o calendário não aceitou um agendamento, Tentar de novo aparece no lugar de Confirmar.
• Um agendamento confirmado tem Cancelar horário, que pergunta antes, exclui o evento do calendário e avisa o cliente, e Abrir na agenda.
• Quando o cliente pede para cancelar ou remarcar um agendamento confirmado, o card mostra Cancelar horário ou Mudar para o novo horário, ao lado de Manter.

Sua equipe fica sabendo dos agendamentos pelo sino, por email e por push, conforme cada pessoa configurou em Configurações > Notificações: Pedidos de horário para o que sua equipe decide, Novidades sobre horários para avisos como um agendamento que o Fynn fez sozinho. Os dois vão para a pessoa responsável pela conversa ou, se não houver, para todos que podem abri-la. Um pedido que ainda espera depois de 2 horas manda um lembrete.

Um pedido segura o horário por no máximo 23 horas, e só até começar a antecedência mínima antes do horário. Se ninguém decidir até lá, o horário fica livre de novo e o cliente é avisado.

O que o cliente fica sabendo

Cada passo manda ao cliente uma mensagem curta na conversa, no idioma em que o agendamento foi feito: português, inglês, alemão ou hindi, e inglês para qualquer outro idioma. Todo horário aparece no seu fuso horário. Por exemplo:

• Esperando sua equipe: "Seu pedido de Corte de cabelo em sexta-feira, 30 de outubro, 10:00 (horário de Sao Paulo) está com a equipe. Você vai receber a confirmação aqui."
• Confirmado pela sua equipe: "Seu horário de Corte de cabelo em sexta-feira, 30 de outubro, 10:00 (horário de Sao Paulo) está confirmado. Se precisar mudar, é só responder aqui." Quando o Fynn agenda sozinho, a mensagem diz "está agendado".
• Recusado: "Desculpe, não conseguimos sexta-feira, 30 de outubro, 10:00 (horário de Sao Paulo). Responda aqui e vamos encontrar outro horário."
• Não decidido a tempo: "Não conseguimos confirmar sexta-feira, 30 de outubro, 10:00 (horário de Sao Paulo) a tempo. Alguém da equipe vai responder aqui."
• Cancelado pela sua equipe: "Seu horário de Corte de cabelo em sexta-feira, 30 de outubro, 10:00 (horário de Sao Paulo) foi cancelado. Responda aqui se quiser um novo horário."

Clientes no chat ao vivo também recebem cada uma dessas mensagens por email, para que a confirmação chegue mesmo depois de fecharem o chat. No WhatsApp, uma mensagem livre só chega ao cliente até 24 horas depois da última mensagem dele. Quando sua equipe decide depois disso, o cliente não fica sabendo por lá, e o card avisa: envie um modelo aprovado pela caixa de resposta ou fale com o cliente por outro caminho.

Perguntas frequentes

Qual plano eu preciso?

Business ou Enterprise, também no teste de 7 dias desses planos. Se um workspace passa para um plano abaixo do Business, o Fynn deixa de oferecer horários, e sua equipe ainda pode decidir os pedidos em aberto.

O Fynn agenda sem perguntar ao cliente?

Não. O Fynn só oferece horários que seus calendários mostram como livres e sempre pede o sim do cliente antes de agendar, cancelar ou remarcar. Se sua equipe ainda confirma depois disso, quem decide é você.

Os clientes podem escolher com quem agendar?

Sim, quando cada pessoa tem o próprio calendário agendável. Os clientes pedem pelo nome que você deu ao calendário, por exemplo "com a Anna". Se não pedirem, o Fynn agenda no primeiro calendário livre da sua ordem.

E se eu mudar um agendamento direto no calendário?

O Deskwoot não percebe, e o cliente não fica sabendo. Cancele ou remarque no card da conversa, assim o calendário e o cliente ficam alinhados. Um evento excluído só libera o horário para novos agendamentos.

Funciona em todos os canais?

Sim, onde o Fynn responde: chat do site, email, WhatsApp, Telegram, LINE, SMS e X. No chat ao vivo, o Fynn pede um email antes de agendar, porque as mensagens sobre o agendamento também vão por email.