Termine mit Fynn

Mit verbundenem Kalender bietet Fynn deinen Kunden im Chat freie Zeiten an und bucht die, die sie wählen. Du entscheidest, ob dein Team jede Buchung mit einem Tipp bestätigt oder Fynn selbst bucht, und triffst dieselbe Wahl für Absagen und Verschiebungen. Termine gehören zu den Plänen Business und Enterprise.

Was Fynn braucht

Alles findest du unter Einstellungen > Integrationen > Termine. Fynn bietet nur Zeiten an, wenn all das steht:

• Ein verbundenes Outlook-Konto mit mindestens einem eingeschalteten Kalender unter Kalender, in die Fynn bucht. Siehe Kalender verbinden. Google Calendar kommt bald.
• Mindestens eine Terminart, die Buchbar ist.
• Gespeicherte Buchbare Zeiten mit einer Zeitzone.
• Der Schalter Fynn bietet freie Zeiten an ist an.
• Fynn antwortet im Posteingang als Support-Bot. Als Info-Bot beantwortet er Fragen, bucht aber nichts.

Tischreservierungen in aleno brauchen weniger: keine Terminarten, buchbaren Zeiten oder Zeitzone, denn die Zeiten kommen aus aleno. Siehe aleno verbinden.

Zum Prüfen nutzt du die Vorschau unten auf der Seite: Freie Zeiten anzeigen listet die nächsten Zeiten, die Fynn jetzt anbieten würde, live aus deinen Kalendern mit den gespeicherten Regeln.

Terminarten

Eine Terminart ist das, was Kunden buchen können, und wie lange es dauert, zum Beispiel Haarschnitt, 45 Minuten, oder Besichtigung, 30 Minuten. Trag unter Terminarten den Namen ein, den Kunden sehen (bis zu 60 Zeichen), dazu die Dauer in Minuten (5 bis 480), und klicke auf Hinzufügen. Ein Workspace kann bis zu 30 Terminarten haben.

Stell eine Terminart auf Pausiert, wenn Fynn sie eine Weile nicht anbieten soll. Benennst du eine Terminart um oder löschst sie, bleiben schon gebuchte Termine unberührt: Sie behalten den Namen und die Dauer, mit denen sie gebucht wurden.

Fynn fragt nach der Terminart, wenn sie unklar ist. Warum jemand den Termin braucht, fragt er nie, und nach Gesundheitsdaten auch nicht.

Buchbare Zeiten

Kunden können nur innerhalb dieser Zeiten buchen, die du pro Wochentag festlegst. Alle Zeiten werden in der Zeitzone angeboten und angezeigt, die du wählst. Bis du speicherst, schlägt die Seite nur die Zeiten eines Posteingangs mit eingeschalteten Geschäftszeiten vor, und Fynn bietet noch keine Zeiten an. Zeiten über Mitternacht hinaus lassen sich nicht buchen, ein Tag muss also nach seinem Beginn enden.

Buchungsregeln

• Mindestvorlauf: die kürzeste Zeit zwischen Buchung und Termin, von „Kein Vorlauf“ bis 7 Tage. Standard sind 2 Stunden.
• Buchbar im Voraus: wie viele Tage im Voraus Kunden buchen können, bis zu 90. Standard sind 30.
• Puffer: Zeit, die vor und nach jeder belegten Zeit im Kalender frei bleibt, bis zu 2 Stunden.
• Startzeiten alle: Stellst du 30 Minuten ein, bietet Fynn 09:00, 09:30, 10:00 und so weiter an. Du kannst 5 bis 120 Minuten wählen.

Die buchbaren Zeiten, die Buchungsregeln und der Bereich Fynn darunter werden zusammen mit Buchungsregeln speichern gespeichert. Freie Zeiten bietet Fynn erst nach dem ersten Speichern an.

Wer bestätigt, absagt und verschiebt

Im Bereich Fynn legst du für Neue Buchungen, Absagen und Verschiebungen fest, wer entscheidet:

• Dein Team, mit 1 Tipp, der Standard. Eine neue Buchung reserviert die Zeit, und dein Team bestätigt sie in der Konversation. Bei einer Absage holt Fynn das Ja des Kunden ein, dann sagt dein Team mit einem Tipp ab; bis dahin bleibt der Termin gebucht. Bei einer Verschiebung bietet Fynn freie Zeiten an und reserviert die gewählte; dein Team verschiebt den Termin mit einem Tipp, und bis dahin bleibt die alte Zeit.
• Fynn, nach dem Ja des Kunden. Fynn bucht, sagt ab oder verschiebt sofort, auch im Kalender, und gibt deinem Team Bescheid.

Bestätigt dein Team neue Buchungen, bietet Fynn eine Zeit nur an, wenn deinem Team innerhalb der buchbaren Zeiten mindestens eine Stunde zum Bestätigen bleibt, bevor der Mindestvorlauf beginnt.

Bucht Fynn selbst, bucht er höchstens 5 Termine pro Stunde für deinen Workspace. Jede weitere Buchung in dieser Stunde wartet wie eine Anfrage auf dein Team.

Eine Anfrage, die dein Team noch nicht bestätigt hat, zieht Fynn in beiden Fällen sofort zurück oder verschiebt sie, weil noch nichts im Kalender steht. Fynn ändert einen Termin nur für den Kunden, dem er gehört: in der Konversation, in der er gebucht wurde, oder nachdem der Kunde sich verifiziert hat.

So läuft eine Buchung im Chat

1. Ein Kunde fragt auf einem Kanal, auf dem Fynn antwortet, nach einem Termin. Fynn liest deine Kalender live und bietet bis zu 3 freie Zeiten an, als Text mit Zeitzone, damit sie jeden Kanal erreichen.
2. Fynn fragt nach der Terminart, wenn sie unklar ist, und nach dem Namen für die Buchung, wenn er ihn nicht kennt. Im Live-Chat fragt er zuerst nach einer E-Mail-Adresse, weil jede Nachricht zum Termin auch per E-Mail rausgeht.
3. Der Kunde wählt eine Zeit, und Fynn holt sein Ja ein. Bucht Fynn selbst, lautet die Frage zum Beispiel: „Soll ich Haarschnitt (45 Min.) am Freitag, 30. Oktober, 10:00 (Zeit in Berlin) für Maria buchen? Antworte mit Ja, dann buche ich den Termin, oder nenne mir eine andere Zeit.“ Bestätigt dein Team, fragt er, ob er dem Team eine Anfrage schicken soll.
4. Nach dem Ja ist die Zeit gebucht oder für dein Team reserviert, und der Kunde liest, wie es weitergeht.

Kurz vor dem Buchen prüft Fynn die Zeit noch einmal. Wurde sie in der Zwischenzeit vergeben, sagt er das und fragt nach einer anderen Zeit. Ein Kunde kann höchstens 2 anstehende Termine haben; beim dritten übernimmt jemand aus deinem Team.

Die Karte in der Konversation

Jeder Termin erscheint als Karte in seiner Konversation, mit Terminart, Name des Kunden, Zeit und Kalender. Dein Team entscheidet direkt dort:

• Eine Anfrage hat Bestätigen und Ablehnen und zeigt, bis wann sie auf dein Team wartet. Hat der Kalender eine Buchung nicht angenommen, steht dort Noch einmal versuchen statt Bestätigen.
• Ein bestätigter Termin hat Termin absagen, das vorher nachfragt, den Eintrag aus dem Kalender löscht und dem Kunden Bescheid gibt, und Im Kalender öffnen.
• Möchte der Kunde einen bestätigten Termin absagen oder verschieben, zeigt die Karte Termin absagen oder Auf … verschieben mit der neuen Zeit, daneben Behalten.

Dein Team erfährt von Terminen über die Glocke, per E-Mail und per Push, so wie es jede Person unter Einstellungen > Benachrichtigungen eingestellt hat: Terminanfragen für das, was dein Team entscheidet, Neuigkeiten zu Terminen für Meldungen wie eine Buchung, die Fynn selbst gemacht hat. Beides geht an die Person, der die Konversation zugewiesen ist, sonst an alle, die sie öffnen können. Wartet eine Anfrage nach 2 Stunden noch, kommt eine Erinnerung.

Eine Anfrage hält ihre Zeit höchstens 23 Stunden und nur bis zum Beginn des Mindestvorlaufs vor dem Termin. Entscheidet bis dahin niemand, ist die Zeit wieder frei, und der Kunde erfährt es.

Was der Kunde erfährt

Jeder Schritt schickt dem Kunden eine kurze Nachricht in der Konversation, in der Sprache, in der gebucht wurde: Deutsch, Englisch, Portugiesisch oder Hindi, bei jeder anderen Sprache Englisch. Jede Zeit steht in deiner Zeitzone. Zum Beispiel:

• Wartet auf dein Team: „Deine Anfrage für Haarschnitt am Freitag, 30. Oktober, 10:00 (Zeit in Berlin) liegt beim Team. Die Bestätigung bekommst du hier.“
• Von deinem Team bestätigt: „Dein Termin Haarschnitt am Freitag, 30. Oktober, 10:00 (Zeit in Berlin) ist bestätigt. Wenn du etwas ändern möchtest, antworte einfach hier.“ Bucht Fynn selbst, steht dort „ist gebucht“.
• Abgelehnt: „Leider klappt Freitag, 30. Oktober, 10:00 (Zeit in Berlin) nicht. Antworte hier, dann finden wir einen anderen Termin.“
• Nicht rechtzeitig entschieden: „Wir konnten Freitag, 30. Oktober, 10:00 (Zeit in Berlin) nicht rechtzeitig bestätigen. Jemand aus dem Team antwortet dir hier.“
• Von deinem Team abgesagt: „Dein Termin Haarschnitt am Freitag, 30. Oktober, 10:00 (Zeit in Berlin) wurde abgesagt. Antworte hier, wenn du einen neuen Termin möchtest.“

Kunden im Live-Chat bekommen jede dieser Nachrichten zusätzlich per E-Mail, damit eine Bestätigung sie auch nach dem Schließen des Chats erreicht. Auf WhatsApp erreicht eine freie Nachricht den Kunden nur innerhalb von 24 Stunden nach seiner letzten Nachricht. Entscheidet dein Team später, erfährt der Kunde es dort nicht, und die Karte sagt das: Schick eine freigegebene Vorlage aus dem Antwortfeld oder erreiche den Kunden auf anderem Weg.

Häufige Fragen

Welchen Plan brauche ich?

Business oder Enterprise, auch in der Testphase von 7 Tagen. Wechselt ein Workspace unter Business, bietet Fynn keine Zeiten mehr an, und dein Team kann offene Anfragen trotzdem noch entscheiden.

Bucht Fynn jemals, ohne den Kunden zu fragen?

Nein. Fynn bietet nur Zeiten an, die in deinen Kalendern frei sind, und holt immer das Ja des Kunden ein, bevor er bucht, absagt oder verschiebt. Ob dein Team danach noch bestätigt, entscheidest du.

Können Kunden wählen, bei wem sie buchen?

Ja, wenn jede Person einen eigenen buchbaren Kalender hat. Kunden fragen nach dem Namen, den du dem Kalender gegeben hast, zum Beispiel „bei Anna“. Sonst bucht Fynn in den ersten freien Kalender deiner Reihenfolge.

Was ist, wenn ich einen Termin direkt im Kalender ändere?

Deskwoot merkt das nicht, und der Kunde erfährt nichts. Sag Termine auf der Karte in der Konversation ab oder verschieb sie dort, dann passen Kalender und Kunde zusammen. Ein gelöschter Eintrag gibt nur die Zeit für neue Buchungen frei.

Funktioniert das auf jedem Kanal?

Ja, überall, wo Fynn antwortet: Website-Chat, E-Mail, WhatsApp, Telegram, LINE, SMS und X. Im Live-Chat fragt Fynn vor dem Buchen nach einer E-Mail-Adresse, weil die Nachrichten zum Termin auch per E-Mail rausgehen.