Geschäftszeiten konfigurieren

Einführung

Geschäftszeiten legen fest, wann dein Team für einen Posteingang erreichbar ist. Deskwoot nutzt diesen Zeitplan, um deine Verfügbarkeit im Live-Chat-Widget anzuzeigen, Kunden außerhalb der Zeiten eine Abwesenheitsnachricht zu schicken und bei SLA-Richtlinien, die nur während der Geschäftszeiten gelten, Warnungen über verpasste Ziele zurückzuhalten. Wenn du sie sorgfältig einrichtest, wissen deine Kunden, wann sie mit einer Antwort rechnen können, und dein Team wird nicht für Fristen alarmiert, die niemand halten konnte.

Deine Zeiten festlegen

Geschäftszeiten gibt es ab dem Startup-Tarif. So richtest du sie für einen Posteingang ein:

1. Öffne Einstellungen > Posteingänge, wähle den Posteingang und wechsle in den Tab Geschäftszeiten.
2. Schalte Geschäftszeiten ein, schreib die Nachricht für Besucher außerhalb der Geschäftszeiten und wähle unter Zeitzone wählen deine Zeitzone.
3. Leg für jeden Wochentag über den Schalter Verfügbarkeit fest, ob dein Team an diesem Tag arbeitet.
4. Trag für jeden verfügbaren Tag die Startzeit und die Endzeit ein oder setz das Häkchen bei Ganztägig.
5. Arbeitet dein Team an mehreren Tagen zu denselben Zeiten, trag sie trotzdem für jeden Tag einzeln ein.
6. Klicke auf Geschäftszeiten speichern.

Wie Geschäftszeiten deinen Workspace beeinflussen

SLA-Warnungen

SLA-Richtlinien gibt es im Enterprise-Tarif. Ist bei einer Richtlinie Nur während der Geschäftszeiten eingeschaltet, schickt Deskwoot keine Warnungen über verpasste Ziele, solange der Posteingang außerhalb seiner Geschäftszeiten ist. Die SLA-Zeit selbst läuft aber nach der Uhr weiter, auch nachts und am Wochenende: Ein Ticket, das am Freitagabend eintrifft und am Montagmorgen noch unbeantwortet ist, gilt dann als überfällig, und die Warnung kommt, sobald deine Geschäftszeit beginnt.

Automatische Abwesenheitsnachricht

Meldet sich ein Kunde außerhalb deiner Geschäftszeiten, schickt Deskwoot automatisch deine Abwesenheitsnachricht, damit er weiß, wann mit einer Antwort zu rechnen ist. Hast du keinen eigenen Text hinterlegt, sendet Deskwoot eine Standardnachricht mit deinen Zeiten. So bleiben Kunden informiert, und niemand wartet ratlos auf eine Antwort.

Tipps für die Praxis

• Prüf die Zeiten jedes Quartal. Wenn dein Team wächst oder sich Schichten ändern, pass deine Geschäftszeiten an die tatsächliche Verfügbarkeit an.
• Denk an Feiertage. Wenn dein Team an bestimmten Tagen frei hat, ändere deine Geschäftszeiten rechtzeitig, damit SLA-Warnungen und Abwesenheitsnachrichten stimmen.
• Stimm die Kanäle aufeinander ab. Die Zeiten sollten zu deiner Erreichbarkeit in allen Kanälen passen, also Live-Chat, E-Mail und soziale Kanäle. So erleben deine Kunden überall dasselbe.
• Plan lieber vorsichtig. Etwas engere Zeiten, die du zuverlässig übertriffst, sind besser als eine Erreichbarkeit, die dein Team nicht halten kann.

Häufige Stolperfallen

• Speichern vergessen: Klicke nach jeder Änderung auf Geschäftszeiten speichern. Nicht gespeicherte Änderungen gelten nicht.
• Alle Tage eingeschaltet: Wenn dein Team am Wochenende nicht arbeitet, schalte Samstag und Sonntag aus. Sonst bekommen Kunden an diesen Tagen keine Abwesenheitsnachricht, und SLA-Warnungen gehen weiter raus.
• Falsche Zeitzone: Prüf, ob die eingetragenen Zeiten zur richtigen Zeitzone deines Teams passen. Sonst gehen Abwesenheitsnachrichten und SLA-Warnungen zur falschen Zeit raus.

Häufige Fragen