Fynn-Workflows

Mit Fynn-Workflows legst du fest, welche Anfragen Fynn für dein Team aufnimmt. Ein Kunde möchte eine Reparatur, einen Rückruf oder ein neues Feature: Fynn fragt alles ab, was dein Team braucht, liest dem Kunden alles vor und fragt: „Stimmt das so?“ Erst wenn der Kunde Ja sagt, geht die Anfrage dorthin, wo du es festgelegt hast. Fynn-Workflows gibt es in jedem bezahlten Plan.

Wo du sie findest

Geh zu Fynn > Fynn-Workflows. Einrichten kann sie jeder, der Bots verwalten darf. Jede Änderung steht unter Alle Änderungen an Fynn und im Audit-Log.

Die Liste zeigt jeden Workflow mit seinem Stand: Entwurf, Live, Pausiert oder Braucht Aufmerksamkeit, wenn sein Ziel gerade keine Anfragen annehmen kann, mit dem Grund und wo du es behebst. Darunter steht, wohin er geht, wo Fynn ihn nutzt und was in den letzten 30 Tagen aus den Anfragen wurde, in Worten. Mit Bearbeiten öffnest du einen Workflow, unter Mehr findest du Duplizieren und Löschen.

Einen Workflow anlegen

Klick auf Neuer Workflow und wähl eine Vorlage oder Leer starten. Die Vorlagen sind Auftragsanfrage, Besichtigungsanfrage, Terminwunsch, Rückrufwunsch, Feature-Wunsch, Beschädigte oder falsche Ware und Verkaufsanfrage, die deiner Branche zuerst. Eine Vorlage füllt nur einen Entwurf aus, du änderst, was bei dir anders ist. Der Editor hat 4 Schritte:

1. Woran erkennt Fynn die Anfrage? Schreib unter So schreiben deine Kunden zum Beispiel 2 oder 3 Nachrichten, genau so, wie Kunden sie dir schicken, bis zu 8. Unter Was haben diese Nachrichten gemeinsam? schreibst du einen Satz für Fynn, den Kunden nie sehen. Ohne ihn kannst du nicht veröffentlichen. Unter Nicht verwechseln mit stehen Nachrichten, die ähnlich klingen, aber etwas anderes wollen, bis zu 8. Bei denen antwortet Fynn ganz normal. Erkennt Fynn deine Beispiele? mit Prüfen zeigt, ob Fynn die Anfrage bei jeder Nachricht aufnehmen würde. Darunter wählst du bei Wo soll Fynn das aufnehmen? Überall, wo Fynn antwortet oder nur bestimmte Posteingänge.
2. Was soll Fynn den Kunden fragen? Je nach Art der Anfrage fragt Fynn manche Angaben von selbst, zum Beispiel bei einem Auftrag die Adresse. Mit Diese Fragen weglassen nimmst du sie heraus. Unter Deine eigenen Fragen dazu schreibst du bis zu 10 Fragen so, wie Fynn sie stellen soll. Der Kunde antwortet in eigenen Worten, mit einer Zahl, mit einem Datum, mit Ja oder Nein oder durch Auswahl. Unter jeder Frage legst du fest, ob Der Kunde muss das beantworten, wie sie beim Vorlesen heißt, und ob Fynn die Antwort auch beim Kontakt merkt. Bei Wie meldet sich dein Team danach beim Kunden? wählst du Im selben Chat, Per E-Mail oder Telefon oder Per Telefon. Fynn fragt nie nach dem, was er schon weiß.
3. Wohin soll die Anfrage gehen? Genau eine Stelle, siehe unten.
4. Was sagt Fynn zum Schluss? Bei Bis wann meldet ihr euch? nennst du eine Zeit oder keine. Bei einem Ticket für eine Person kann Fynn sie beim Namen nennen. Mit Gespräch markieren mit bekommt das Gespräch nach dem Ja ein Label, damit du diese Anfragen schnell wiederfindest.

So läuft der Chat zeigt den ganzen Chat als Beispiel, gebaut aus deinen Angaben. Mit Speichern sicherst du einen Entwurf, mit Veröffentlichen nutzt Fynn den Workflow ab der nächsten Nachricht. Änderungen an einem Live-Workflow bleiben ein Entwurf, bis du wieder veröffentlichst, so sehen deine Kunden nie eine halb fertige Version. Unter Weitere Aktionen findest du Pausieren, Fortsetzen, Zur Live-Version zurück und Löschen.

Wohin eine Anfrage gehen kann

• An dein Team: Fynn gibt den Chat mit allen Angaben an dein Team. Bei Wer bekommt den Chat? wählst du eine Person oder ab Business ein Team. Wählst du niemanden, wird der Chat verteilt wie jeder andere.
• An ein verbundenes Programm: zum Beispiel Jobber oder Lexware Office für Auftragsanfragen, Propstack oder Justimmo für Immobilienanfragen. Das Programm muss unter Integrationen verbunden sein.
• Als Ticket: ein Ticket mit allen Angaben. Du wählst, wer es bekommt, die Kategorie, wie dringend es ist und bis zu 5 Personen, die eine Notiz am Ticket bekommen. Tickets gibt es mit Enterprise, und sie müssen eingeschaltet sein.
• An dein eigenes System (für Entwickler): Die bestätigte Anfrage geht als Webhook an eine Adresse unter Einstellungen > Webhooks, die das Ereignis Anfrage aus einem Fynn-Workflow gewählt hat. Webhooks gibt es ab Startup.

Klappt ein Ziel einmal nicht, gibt Fynn die Anfrage mit allen Angaben an dein Team, und der Workflow zeigt Braucht Aufmerksamkeit.

Was der Kunde sieht

Fynn fragt nach dem, was noch fehlt, in der Sprache des Kunden, und überspringt, was er schon weiß. Dann liest er vor, was er notiert hat, und fragt, ob es stimmt, zum Beispiel: „Ich habe Folgendes notiert: Anliegen: Heizungsreparatur. Adresse: Hauptstr. 5. Stimmt das so?“ Erst nach dem Ja des Kunden geht etwas raus. Danach sagt Fynn, dass die Anfrage beim Team ist und, wenn du es eingestellt hast, bis wann sich jemand meldet. Hört ein Kunde mitten in der Anfrage auf, legst du unter Fynn > Wo Fynn antwortet bei Was, wenn es still wird? fest, wann dein Team bekommt, was Fynn schon hat.

Testen, bevor es live geht

Mit Jetzt mit Fynn ausprobieren unter So läuft der Chat öffnest du Fynn ausprobieren mit deinem Entwurf, auch mit Änderungen, die noch nicht gespeichert sind. Schreib so, wie ein Kunde schreiben würde: Du siehst, ob Fynn die Anfrage aufnimmt und wohin sie ginge. Es wird nichts angelegt oder gesendet. Unter Fynn > Prüfen zeigt Wählt Fynn den richtigen Fynn-Workflow?, ob Fynn bei den Beispielen aller Workflows den richtigen wählt.

Mit Copilot einrichten

Klick auf der Seite Fynn-Workflows auf Mit Copilot einrichten und beschreib in deinen Worten, was Fynn tun soll, zum Beispiel „Wenn jemand einen Rückruf möchte, frag nach Thema und bester Uhrzeit.“ Copilot fragt nach, wenn etwas fehlt, und zeigt dir den fertigen Workflow. Gespeichert wird er erst nach deinem Ja, als Entwurf.

Termine

Kann Fynn selbst Termine buchen (siehe Termine mit Fynn), bucht er sie direkt im Chat. Schalte in einem Workflow, der Terminwünsche aufnimmt, Geht es um einen Termin? ein. Dann nutzt Fynn ihn nur, solange er den Termin nicht selbst buchen kann, zum Beispiel in einem Salon oder einer Praxis ohne verbundenen Kalender.

Verbundene Programme

Auf der Karte eines verbundenen Programms, etwa Was Fynn mit Jobber macht, siehst du, welche Workflows Anfragen an das Programm schicken, oder einen Link, um einen anzulegen. Wo vorher über Schalter auf dieser Karte gesendet wurde, sind daraus Live-Workflows geworden. Für deine Kunden hat sich also nichts geändert.

Häufige Fragen

Welchen Plan brauche ich?

Fynn-Workflows gibt es in jedem bezahlten Plan: Startup, Business und Enterprise. Die Übergabe an das Team und verbundene Programme gehen überall, ein Team als Empfänger ab Business, dein eigenes System ab Startup, Deskwoot-Tickets mit Enterprise.

Kostet ein Workflow zusätzliche KI-Gespräche?

Nein. Ein Chat mit Fynn zählt wie bisher als ein KI-Gespräch. Die Fragen, das Vorlesen und die Anfrage kosten nichts extra. Fynn ausprobieren, Prüfen und Mit Copilot einrichten zählen nicht als KI-Gespräche.

Was passiert, wenn der Kunde Nein sagt?

Es wird nichts gesendet. Der Kunde kann eine Angabe korrigieren, dann liest Fynn noch einmal vor, oder einfach weiterchatten.

Wie viele Workflows kann ich haben?

Bis zu 50 pro Workspace, jeder mit bis zu 10 eigenen Fragen.

Kann Fynn dieselbe Anfrage zweimal schicken?

Nein. Ging dieselbe Anfrage in den letzten 7 Tagen schon raus, sagt Fynn dem Kunden, dass sie bereits beim Team ist. Außerdem nimmt Fynn höchstens 3 Anfragen pro Gespräch und Tag auf.