Workflows de Fynn

Avec les workflows de Fynn, vous décidez quelles demandes Fynn prend en charge pour votre équipe. Un client veut une réparation, être rappelé ou une nouvelle fonctionnalité : Fynn demande tout ce dont votre équipe a besoin, récapitule tout au client et demande : « C'est bien ça ? » La demande ne part à l'endroit que vous avez choisi qu'une fois que le client a dit oui. Les workflows de Fynn sont inclus dans tous les forfaits payants.

Où les trouver

Allez dans Fynn > Workflows de Fynn. Toute personne autorisée à gérer les bots peut les configurer. Chaque modification apparaît dans Toutes les modifications de Fynn et dans le journal d'audit.

La liste affiche chaque workflow avec son statut : Brouillon, Actif, En pause ou Nécessite votre attention quand sa destination ne peut pas recevoir de demandes pour le moment, avec la raison et l'endroit où régler le problème. En dessous, vous voyez où va le workflow, où Fynn l'utilise et, en quelques mots, ce que sont devenues les demandes des 30 derniers jours. Modifier ouvre un workflow ; sous Plus, vous trouvez Dupliquer et Supprimer.

Créer un workflow

Cliquez sur Nouveau workflow et choisissez un modèle ou Partir de zéro. Les modèles sont Demande d'intervention, Demande de visite, Demande de rendez-vous, Demande de rappel, Demande de fonctionnalité, Article endommagé ou erroné et Demande commerciale, ceux de votre secteur en premier. Un modèle remplit seulement un brouillon ; vous modifiez ce qui est différent chez vous. L'éditeur compte 4 étapes :

1. Comment Fynn reconnaît-il la demande ? Sous Comment vos clients pourraient l'écrire, écrivez 2 ou 3 messages exactement comme vos clients vous les envoient, jusqu'à 8. Sous Qu'ont ces messages en commun ?, vous écrivez pour Fynn une phrase que les clients ne voient jamais. Sans elle, vous ne pouvez pas publier. À ne pas confondre avec contient des messages qui se ressemblent mais demandent autre chose, jusqu'à 8 ; à ceux-là, Fynn répond simplement. Fynn reconnaît-il vos exemples ? avec Vérifier indique, pour chaque message, si Fynn prendrait la demande. En dessous, sous Où Fynn doit-il accepter cette demande ?, vous choisissez Partout où Fynn répond ou seulement certaines boîtes de réception.
2. Que doit demander Fynn au client ? Selon le type de demande, Fynn demande lui-même certaines informations, par exemple l'adresse pour une intervention. Ne pas poser ces questions les retire. Sous Vos propres questions en plus, vous écrivez jusqu'à 10 questions telles que Fynn doit les poser. Le client répond avec ses propres mots, par un nombre, par une date, par oui ou non, ou en choisissant une option. Pour chaque question, vous décidez si Le client doit répondre à cette question, quel nom elle porte quand Fynn récapitule, et si Fynn enregistre aussi la réponse sur le contact. Sous Comment votre équipe recontacte-t-elle le client ensuite ?, vous choisissez Dans le même chat, Par e-mail ou téléphone ou Par téléphone. Fynn ne demande jamais ce qu'il sait déjà.
3. Où doit aller la demande ? À un seul endroit, voir ci-dessous.
4. Que dit Fynn à la fin ? Sous D'ici quand répondez-vous ?, vous indiquez un délai ou aucun. Pour un ticket attribué à une personne, Fynn peut la citer par son nom. Avec Marquer la conversation avec, la conversation reçoit une étiquette après le oui, pour retrouver vite ces demandes.

Déroulement du chat montre tout le chat en exemple, construit à partir de vos réglages. Enregistrer garde un brouillon, et après Publier, Fynn utilise le workflow dès le message suivant. Les modifications d'un workflow actif restent un brouillon jusqu'à ce que vous publiiez à nouveau : vos clients ne voient donc jamais une version à moitié terminée. Sous Plus d'actions, vous trouvez Mettre en pause, Reprendre, Revenir à la version active et Supprimer.

Où une demande peut aller

• À votre équipe : Fynn transmet le chat avec toutes les informations à votre équipe. Sous Qui reçoit le chat ?, vous choisissez une personne ou, à partir de Business, une équipe. Si vous ne choisissez personne, le chat est attribué comme n'importe quel autre.
• Vers un outil connecté : par exemple Jobber ou Lexware Office pour les demandes d'intervention, Propstack ou Justimmo pour les demandes immobilières. L'outil doit être connecté dans Intégrations.
• Sous forme de ticket : un ticket avec toutes les informations. Vous choisissez qui le reçoit, la catégorie, son niveau d'urgence et jusqu'à 5 personnes qui reçoivent une note sur le ticket. Les tickets sont inclus avec Enterprise et doivent être activés.
• Vers votre propre système (pour les développeurs) : la demande confirmée part sous forme de webhook vers une adresse définie dans Paramètres > Webhooks qui a coché l'événement Demande d'un workflow de Fynn. Les webhooks sont inclus à partir de Startup.

Si une destination échoue un jour, Fynn transmet la demande avec toutes les informations à votre équipe, et le workflow affiche Nécessite votre attention.

Ce que voit le client

Fynn demande ce qui manque encore, dans la langue du client, et saute ce qu'il sait déjà. Ensuite, il récapitule ce qu'il a noté et demande si c'est bien ça, par exemple : « Voici ce que j'ai noté : Problème : réparation du chauffage. Adresse : 5 Main Street. C'est bien ça ? » Rien ne part avant que le client dise oui. Ensuite, Fynn indique que la demande est entre les mains de l'équipe et, si vous l'avez réglé, d'ici quand quelqu'un répondra. Si un client s'arrête au milieu d'une demande, vous décidez dans Fynn > Où Fynn répond, sous Et si le chat devient silencieux ?, quand votre équipe reçoit ce que Fynn a déjà recueilli.

Tester avant l'activation

Essayer maintenant avec Fynn sous Déroulement du chat ouvre Essayer Fynn avec votre brouillon, modifications non enregistrées comprises. Écrivez comme le ferait un client : vous voyez si Fynn prend la demande et où elle irait. Rien n'est créé ni envoyé. Sous Fynn > Vérifier, Fynn choisit-il le bon workflow de Fynn ? indique si Fynn choisit le bon workflow pour les exemples de tous les workflows.

Configurer avec Copilot

Sur la page Workflows de Fynn, cliquez sur Configurer avec Copilot et décrivez avec vos mots ce que Fynn doit faire, par exemple « Quand quelqu'un veut être rappelé, demander le sujet et le meilleur moment. » Copilot pose des questions s'il manque quelque chose et vous montre le workflow terminé. Il n'est enregistré comme brouillon qu'après votre oui.

Rendez-vous

Quand Fynn peut réserver lui-même des rendez-vous (voir Rendez-vous avec Fynn), il les réserve directement dans le chat. Dans un workflow qui recueille des demandes de rendez-vous, activez S'agit-il d'un rendez-vous ?. Fynn ne l'utilise alors que tant qu'il ne peut pas réserver le rendez-vous lui-même, par exemple dans un salon ou un cabinet sans calendrier connecté.

Outils connectés

La carte d'un outil connecté, comme Ce que fait Fynn avec Jobber, montre quels workflows envoient des demandes à l'outil, ou un lien pour en créer un. Là où des interrupteurs de cette carte envoyaient des demandes, ils sont devenus des workflows actifs : rien n'a donc changé pour vos clients.

Questions fréquentes

De quel forfait ai-je besoin ?

Les workflows de Fynn sont inclus dans tous les forfaits payants : Startup, Business et Enterprise. La transmission à l'équipe et les outils connectés fonctionnent partout ; une équipe comme destinataire, à partir de Business ; votre propre système, à partir de Startup ; les tickets Deskwoot, avec Enterprise.

Un workflow coûte-t-il des conversations IA en plus ?

Non. Un chat avec Fynn compte comme une conversation IA, comme avant. Les questions, le récapitulatif et la demande ne coûtent rien de plus. Essayer Fynn, Vérifier et Configurer avec Copilot ne comptent pas comme des conversations IA.

Que se passe-t-il quand le client dit non ?

Rien n'est envoyé. Le client peut corriger une information, et Fynn récapitule à nouveau, ou simplement continuer à discuter.

Combien de workflows puis-je avoir ?

Jusqu'à 50 par espace de travail, chacun avec jusqu'à 10 questions personnalisées.

Fynn peut-il envoyer deux fois la même demande ?

Non. Si la même demande est déjà partie au cours des 7 derniers jours, Fynn dit au client qu'elle est déjà entre les mains de l'équipe. Fynn prend aussi au maximum 3 demandes par conversation et par jour.