Fynn के साथ अपॉइंटमेंट

कैलेंडर जुड़ा होने पर Fynn चैट में आपके ग्राहकों को खाली समय ऑफ़र करता है और उनका चुना हुआ समय बुक करता है। आप तय करते हैं कि हर बुकिंग आपकी टीम 1 टैप से पक्की करे या Fynn खुद बुक करे, और रद्द करने व समय बदलने के लिए भी यही चुनते हैं। अपॉइंटमेंट Business और Enterprise प्लान का हिस्सा हैं।

Fynn को क्या चाहिए

सब कुछ सेटिंग्स > एकीकरण > अपॉइंटमेंट पर है। Fynn समय तभी ऑफ़र करता है जब ये सब तैयार हों:

• एक जुड़ा हुआ Outlook खाता, जिसमें कैलेंडर जिनमें Fynn बुक करता है में कम से कम 1 कैलेंडर चालू हो। देखें अपना कैलेंडर जोड़ें। Google Calendar जल्द आ रहा है।
• कम से कम 1 अपॉइंटमेंट प्रकार जो बुक करने योग्य हो।
• टाइम ज़ोन के साथ सेव किए गए बुक करने योग्य घंटे।
• Fynn खाली समय ऑफ़र करता है वाला स्विच चालू।
• इनबॉक्स में Fynn सपोर्ट बॉट की तरह जवाब देता हो। इन्फ़ो बॉट के रूप में वह सवालों के जवाब देता है, पर कुछ बुक नहीं करता।

aleno में टेबल बुकिंग के लिए कम चाहिए: अपॉइंटमेंट के प्रकार, बुक करने योग्य घंटे या टाइम ज़ोन नहीं, क्योंकि समय aleno से आते हैं। देखें aleno जोड़ें।

जाँचने के लिए पेज के नीचे प्रीव्यू इस्तेमाल करें: खाली समय दिखाएँ वे अगले समय दिखाता है जो Fynn अभी ऑफ़र करेगा, सेव किए गए नियमों के साथ आपके कैलेंडर से लाइव पढ़े हुए।

अपॉइंटमेंट के प्रकार

अपॉइंटमेंट का प्रकार वह है जो ग्राहक बुक कर सकते हैं, और उसमें कितना समय लगता है, जैसे हेयरकट, 45 मिनट, या प्रॉपर्टी विज़िट, 30 मिनट। अपॉइंटमेंट के प्रकार में ग्राहकों को दिखने वाला नाम (60 अक्षरों तक) और अवधि मिनट में (5 से 480) लिखें, फिर जोड़ें पर क्लिक करें। एक वर्कस्पेस में 30 तक प्रकार हो सकते हैं।

किसी प्रकार को कुछ समय ऑफ़र न करना हो, तो उसे रुका हुआ कर दें। किसी प्रकार का नाम बदलने या उसे हटाने से पहले से बुक अपॉइंटमेंट पर असर नहीं पड़ता: वे उसी नाम और अवधि के साथ रहते हैं जिससे बुक हुए थे।

प्रकार साफ़ न हो, तो Fynn पूछता है कि ग्राहक कौन सा चाहता है। वह कभी नहीं पूछता कि ग्राहक को अपॉइंटमेंट क्यों चाहिए, और सेहत से जुड़ी जानकारी भी कभी नहीं माँगता।

बुक करने योग्य घंटे

ग्राहक सिर्फ़ इन्हीं घंटों में बुक कर सकते हैं, जो आप हर दिन के लिए तय करते हैं। हर समय आपके चुने टाइम ज़ोन में ऑफ़र किया और दिखाया जाता है। सेव करने तक पेज सिर्फ़ ऐसे इनबॉक्स के घंटे सुझाता है जिसमें बिज़नेस आवर्स चालू हों, और Fynn अभी कोई समय ऑफ़र नहीं करता। आधी रात के पार जाने वाले घंटे बुक नहीं हो सकते, इसलिए दिन शुरू होने के बाद ही खत्म होना चाहिए।

बुकिंग नियम

• न्यूनतम पूर्व सूचना: बुकिंग और अपॉइंटमेंट के बीच का सबसे कम समय, कुछ नहीं से 7 दिन तक। डिफ़ॉल्ट 2 घंटे है।
• कितने दिन पहले तक बुकिंग: ग्राहक कितने दिन आगे तक बुक कर सकते हैं, 90 तक। डिफ़ॉल्ट 30 है।
• बफ़र: कैलेंडर में हर व्यस्त समय से पहले और बाद में खाली रखा जाने वाला समय, 2 घंटे तक।
• शुरुआती समय हर: हर 30 मिनट चुनने पर Fynn 09:00, 09:30, 10:00 और आगे ऐसे ही ऑफ़र करता है। आप 5 से 120 मिनट चुन सकते हैं।

बुक करने योग्य घंटे, बुकिंग नियम और नीचे का Fynn वाला हिस्सा एक साथ बुकिंग नियम सेव करें से सेव होते हैं। पहली बार सेव करने के बाद ही Fynn खाली समय ऑफ़र करता है।

कौन पक्का करता है, रद्द करता है और समय बदलता है

Fynn वाले हिस्से में नई बुकिंग, रद्द करना और समय बदलना के लिए चुनें कि कौन फ़ैसला करे:

• आपकी टीम, 1 टैप से, जो डिफ़ॉल्ट है। नई बुकिंग समय रोक लेती है, और आपकी टीम बातचीत में उसे पक्का करती है। रद्द करने पर Fynn ग्राहक की हाँ लेता है और आपकी टीम 1 टैप से रद्द करती है; तब तक अपॉइंटमेंट बुक रहता है। समय बदलने पर Fynn खाली समय ऑफ़र करता है और ग्राहक का चुना समय रोक लेता है; आपकी टीम 1 टैप से अपॉइंटमेंट का समय बदलती है, और तब तक पुराना समय रहता है।
• Fynn, ग्राहक की हाँ के बाद। Fynn तुरंत बुक करता है, रद्द करता है या समय बदलता है, कैलेंडर में भी, और आपकी टीम को बताता है।

जब नई बुकिंग आपकी टीम पक्की करती है, तो Fynn कोई समय तभी ऑफ़र करता है जब न्यूनतम पूर्व सूचना शुरू होने से पहले आपकी टीम के पास बुक करने योग्य घंटों में पक्का करने के लिए कम से कम 1 घंटा हो।

जब Fynn खुद बुक करता है, तो वह आपके वर्कस्पेस के लिए एक घंटे में ज़्यादा से ज़्यादा 5 अपॉइंटमेंट बुक करता है। उस घंटे की कोई और बुकिंग एक अनुरोध की तरह आपकी टीम का इंतज़ार करती है।

जिस अनुरोध को आपकी टीम ने अभी पक्का नहीं किया है, उसे दोनों मोड में तुरंत वापस लिया या उसका समय बदला जाता है, क्योंकि कैलेंडर में अभी कुछ नहीं है। Fynn अपॉइंटमेंट सिर्फ़ उसी ग्राहक के लिए बदलता है जिसका वह है: उसी बातचीत में जिसमें वह बुक हुआ, या ग्राहक के खुद को वेरिफ़ाई करने के बाद।

चैट में बुकिंग कैसे होती है

1. कोई ग्राहक किसी भी ऐसे चैनल पर अपॉइंटमेंट माँगता है जहाँ Fynn जवाब देता है। Fynn आपके कैलेंडर लाइव पढ़ता है और 3 तक खाली समय ऑफ़र करता है, टाइम ज़ोन के साथ संदेश में लिखकर, ताकि वे हर चैनल तक पहुँचें।
2. प्रकार साफ़ न हो तो Fynn पूछता है, और नाम न पता हो तो बुकिंग के लिए नाम पूछता है। लाइव चैट में वह पहले ईमेल पता माँगता है, क्योंकि अपॉइंटमेंट का हर संदेश ईमेल से भी जाता है।
3. ग्राहक एक समय चुनता है, और Fynn हाँ माँगता है। जब Fynn खुद बुक करता है, तो सवाल ऐसा होता है: "क्या मैं शुक्रवार, 30 अक्टूबर, 10:00 am (Kolkata समय) पर प्रिया के लिए हेयरकट (45 मिनट) बुक कर दूँ? बुक करने के लिए हाँ लिखें, या कोई दूसरा समय बताएं।" जब आपकी टीम पक्का करती है, तो वह पूछता है कि क्या वह टीम को अनुरोध भेज दे।
4. हाँ के बाद समय बुक हो जाता है, या आपकी टीम के लिए रोक लिया जाता है, और ग्राहक पढ़ता है कि आगे क्या होगा।

बुक करने से ठीक पहले Fynn समय को फिर से जाँचता है। अगर इस बीच वह किसी और ने ले लिया, तो वह यह बताता है और दूसरा समय पूछता है। एक ग्राहक के ज़्यादा से ज़्यादा 2 आने वाले अपॉइंटमेंट हो सकते हैं; तीसरे के लिए टीम का कोई सदस्य संभालता है।

बातचीत में कार्ड

हर अपॉइंटमेंट अपनी बातचीत में एक कार्ड के रूप में दिखता है, जिसमें प्रकार, ग्राहक का नाम, समय और कैलेंडर होता है। आपकी टीम वहीं फ़ैसला करती है:

• अनुरोध पर पक्का करें और मना करें होते हैं, और यह दिखता है कि वह कब तक आपकी टीम का इंतज़ार करेगा। अगर कैलेंडर ने बुकिंग नहीं ली, तो पक्का करें की जगह फिर से कोशिश करें दिखता है।
• पक्के अपॉइंटमेंट पर अपॉइंटमेंट रद्द करें होता है, जो पहले पूछता है, कैलेंडर से इवेंट हटाता है और ग्राहक को बताता है, और कैलेंडर में खोलें।
• जब ग्राहक किसी पक्के अपॉइंटमेंट को रद्द करने या उसका समय बदलने को कहता है, तो कार्ड पर अपॉइंटमेंट रद्द करें या नए समय के साथ ... पर ले जाएँ दिखता है, साथ में बनाए रखें।

आपकी टीम को अपॉइंटमेंट की खबर घंटी, ईमेल और पुश से मिलती है, जैसा हर व्यक्ति ने सेटिंग्स > सूचनाएं में तय किया है: टीम जो फ़ैसले करती है उनके लिए अपॉइंटमेंट अनुरोध, और खबरों के लिए अपॉइंटमेंट से जुड़ी खबरें, जैसे Fynn की खुद की गई बुकिंग। दोनों उस व्यक्ति को जाती हैं जिसे बातचीत सौंपी गई है, नहीं तो उन सबको जो उसे खोल सकते हैं। 2 घंटे बाद भी इंतज़ार कर रहा अनुरोध एक रिमाइंडर भेजता है।

एक अनुरोध अपना समय ज़्यादा से ज़्यादा 23 घंटे रोकता है, और सिर्फ़ तब तक जब तक अपॉइंटमेंट से पहले की न्यूनतम पूर्व सूचना शुरू न हो। तब तक कोई फ़ैसला न करे, तो समय फिर खाली हो जाता है और ग्राहक को बताया जाता है।

ग्राहक को क्या बताया जाता है

हर कदम पर ग्राहक को बातचीत में एक छोटा संदेश जाता है, उसी भाषा में जिसमें बुकिंग हुई: हिंदी, अंग्रेज़ी, जर्मन या पुर्तगाली, और किसी दूसरी भाषा के लिए अंग्रेज़ी। हर समय आपके टाइम ज़ोन में लिखा होता है। जैसे:

• आपकी टीम के इंतज़ार में: "शुक्रवार, 30 अक्टूबर, 10:00 am (Kolkata समय) पर हेयरकट के लिए आपका अनुरोध टीम के पास है। पुष्टि आपको यहीं मिलेगी।"
• आपकी टीम ने पक्का किया: "शुक्रवार, 30 अक्टूबर, 10:00 am (Kolkata समय) पर आपका हेयरकट पक्का हो गया है। कुछ बदलना हो तो बस यहीं जवाब दें।" जब Fynn खुद बुक करता है, तो संदेश में "बुक हो गया है" लिखा होता है।
• मना किया गया: "माफ़ कीजिए, शुक्रवार, 30 अक्टूबर, 10:00 am (Kolkata समय) संभव नहीं है। यहीं जवाब दें, हम दूसरा समय ढूँढ लेंगे।"
• समय पर फ़ैसला नहीं हुआ: "हम शुक्रवार, 30 अक्टूबर, 10:00 am (Kolkata समय) की पुष्टि समय पर नहीं कर सके। टीम का कोई सदस्य यहीं जवाब देगा।"
• आपकी टीम ने रद्द किया: "शुक्रवार, 30 अक्टूबर, 10:00 am (Kolkata समय) पर आपका हेयरकट रद्द कर दिया गया है। नया समय चाहिए तो यहीं जवाब दें।"

लाइव चैट के ग्राहकों को ये सभी संदेश ईमेल से भी मिलते हैं, ताकि चैट बंद करने के बाद भी पुष्टि उन तक पहुँचे। WhatsApp पर कोई भी आम संदेश ग्राहक तक सिर्फ़ उसके आखिरी संदेश के 24 घंटे के अंदर पहुँचता है। अगर आपकी टीम इसके बाद फ़ैसला करती है, तो ग्राहक को वहाँ नहीं बताया जाता और कार्ड यह दिखाता है: जवाब वाले बॉक्स से कोई मंज़ूर टेम्पलेट भेजें, या ग्राहक से किसी और तरीके से संपर्क करें।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

मुझे कौन सा प्लान चाहिए?

Business या Enterprise, इन प्लान के 7 दिन के ट्रायल में भी। अगर कोई वर्कस्पेस Business से नीचे के प्लान पर जाता है, तो Fynn समय ऑफ़र करना बंद कर देता है, और आपकी टीम खुले अनुरोधों पर फिर भी फ़ैसला कर सकती है।

क्या Fynn कभी ग्राहक से पूछे बिना बुक करता है?

नहीं। Fynn सिर्फ़ वही समय ऑफ़र करता है जो आपके कैलेंडर में खाली हैं, और बुक करने, रद्द करने या समय बदलने से पहले हमेशा ग्राहक की हाँ लेता है। उसके बाद आपकी टीम पक्का करे या नहीं, यह आप तय करते हैं।

क्या ग्राहक चुन सकते हैं कि वे किसके साथ बुक करें?

हाँ, जब हर व्यक्ति का अपना बुक करने योग्य कैलेंडर हो। ग्राहक उस नाम से माँगते हैं जो आपने कैलेंडर को दिया है, जैसे "अनीता के साथ"। नहीं तो Fynn आपके क्रम का पहला खाली कैलेंडर बुक करता है।

अगर मैं कैलेंडर में सीधे कोई अपॉइंटमेंट बदल दूँ तो?

Deskwoot को पता नहीं चलता, और ग्राहक को कुछ नहीं बताया जाता। अपॉइंटमेंट बातचीत के कार्ड पर ही रद्द करें या उनका समय बदलें, ताकि कैलेंडर और ग्राहक एक साथ रहें। हटाया गया इवेंट बस नई बुकिंग के लिए समय खाली करता है।

क्या यह हर चैनल पर चलता है?

हाँ, जहाँ भी Fynn जवाब देता है: वेबसाइट चैट, ईमेल, WhatsApp, Telegram, LINE, SMS और X। लाइव चैट में Fynn बुक करने से पहले ईमेल पता माँगता है, क्योंकि अपॉइंटमेंट के संदेश ईमेल से भी जाते हैं।