aleno verbinden

Verbinde aleno, dann bietet Fynn deinen Gästen im Chat freie Tische an und reserviert den, den sie wählen, direkt in deinem Reservierungsbuch bei aleno. Tischreservierungen gehören zu den Plänen Business und Enterprise, auch in der Testphase von 7 Tagen. Sie sind in der Beta.

aleno ist das Reservierungssystem, mit dem Deskwoot heute arbeitet. Weitere Reservierungssysteme folgen später.

Einen API-Benutzer in aleno anlegen

Deskwoot bucht über einen API-Benutzer deines Restaurants. Der API-Zugang gehört zu jedem Restaurantvertrag bei aleno. Anlegen können ihn nur der Kontoinhaber oder ein Admin in aleno.

1. Öffne in aleno das Menü oben rechts und gehe zu Benutzer/Rollen.
2. Klicke unter API-Benutzer auf Neuer Benutzer und gib Deskwoot als Namen der Integration ein.
3. Kopiere den Token aus den Zugangsdaten. aleno zeigt ihn nur einmal; unter Aktionen kannst du ihn zurücksetzen. Die E-Mail und den Digest braucht Deskwoot nicht.

Den Token in Deskwoot einfügen

1. Gehe zu Einstellungen > Integrationen und klicke auf die Karte aleno. Sie öffnet die Seite Termine.
2. Klicke unter Reservierungssystem auf aleno verbinden.
3. Füge den Token ein und klicke auf Verbinden. Deskwoot prüft ihn sofort bei aleno und zeigt die Restaurants, die er erreicht.

Du brauchst die Berechtigung, Integrationen zu verwalten; Administratoren haben sie. Deskwoot speichert den Token verschlüsselt und zeigt ihn nie wieder, nur seine letzten 4 Zeichen. Erreicht der Token kein Restaurant, bitte den Kontoinhaber des Restaurants in aleno, dem API-Benutzer Zugriff zu geben.

Die Restaurants wählen, in denen Fynn bucht

1. Schalte jedes Restaurant ein, in dem Fynn Tische buchen darf.
2. Gib ihm unter Name, den Gäste sehen den Namen, den Fynn Gästen gegenüber nutzt, zum Beispiel den Namen auf deinem Schild. Gäste können unter diesem Namen nach dem Restaurant fragen.
3. Klicke auf Restaurants speichern.

Ein Restaurant ist nur über eine Verbindung buchbar. Unter jedem eingeschalteten Restaurant siehst du, wie Änderungen aus aleno bei Deskwoot ankommen: sofort oder alle paar Minuten abgefragt.

Danach braucht Fynn nur noch den Schalter Fynn bietet freie Zeiten an im Abschnitt Fynn derselben Seite, gespeichert mit Buchungsregeln speichern, und er muss im Posteingang als Support-Bot antworten. Terminarten, buchbare Zeiten und eine Zeitzone braucht es für Tische nicht: Die freien Zeiten, die Gruppengrößen und die Zeitzone kommen aus aleno.

Was Fynn macht

• Er fragt nach der Zahl der Gäste, dem Tag und der Uhrzeit und dem Namen für die Reservierung. Sitzwünsche und der Anlass kommen in die Notiz der Reservierung.
• Er bietet nur Zeiten an, die aleno für diese Gruppe als frei zeigt, mit deinen Schichten, deiner Kapazität, deinen Online-Grenzen und Feiertagen schon eingerechnet.
• Nach Allergien oder Gesundheit fragt er nie, und er gibt nur weiter, was der Gast ihm erzählt.
• Braucht eine Zeit eine Kreditkartengarantie oder eine Zahlung, oder ist die Gruppe größer als das, was du online annimmst, sagt er, dass jemand aus dem Team hilft, und übergibt an dein Team.
• Im Live-Chat fragt er zuerst nach einer E-Mail-Adresse, weil jede Nachricht zur Reservierung auch per E-Mail verschickt wird.

Im Abschnitt Fynn wählst du wie bei Terminen, wer über neue Buchungen, Absagen und Verschiebungen entscheidet: Dein Team, mit 1 Tipp oder Fynn, nach dem Ja des Kunden. Restaurants funktionieren am besten, wenn Fynn selbst bucht: Solange dein Team bestätigt, ist in aleno noch kein Tisch gehalten, und eine Zeit kann bis dahin weg sein. Bestätigt dein Team, bietet Fynn eine Zeit nur an, wenn die eigene Frist von aleno dafür noch mindestens 60 Minuten entfernt ist. Wie die Wahl im Einzelnen wirkt, steht in Termine mit Fynn.

Die Reservierung in der Konversation

Jede Reservierung erscheint als Karte in ihrer Konversation, zum Beispiel „Tisch für 4 bei Bistro Mitte, für Maria“, mit Bereich und Referenz von aleno, wo aleno sie hat, und mit dem Stand in aleno: bestätigt, wartet auf Bestätigung, abgesagt, Gast ist da oder Gast nicht erschienen. In aleno öffnen öffnet sie in aleno.

Manche Zeiten nimmt aleno nur als Anfrage an, zum Beispiel für eine Gruppe. Die Karte zeigt dann Wartet auf das Restaurant: Du bestätigst die Anfrage in aleno, und der Gast erfährt es in der Konversation. Kann das Absagen oder Verschieben eines Tisches den Gast eine Gebühr kosten, entscheidet dein Team auf der Karte, nie Fynn.

Neuen Schlüssel einfügen oder trennen

Nimmt aleno den Token nicht mehr an, steht bei der Verbindung Braucht einen neuen Schlüssel, und Fynn bucht dort keine Tische, bis du einen neuen einfügst. Lehnt aleno eine Buchung wegen fehlender Rechte ab, steht dort Braucht Buchungsrechte: Bitte aleno, dem API-Benutzer Buchungsrechte zu geben, und füge den Schlüssel dann noch einmal ein. Mit Neuen Schlüssel einfügen ersetzt du den Token jederzeit.

Trennen beendet die Tischbuchungen von Fynn in diesen Restaurants. Reservierungen, die schon bestehen, bleiben in aleno, und die Gespräche behalten ihren Verlauf.

Beta

Tischreservierungen über aleno sind in der Beta, Details können sich also noch ändern. Funktioniert etwas nicht so, wie du es erwartest, schreib uns an hello@deskwoot.com.

Häufige Fragen

Welchen Plan brauche ich?

Business oder Enterprise, auch in der Testphase von 7 Tagen. aleno zu verbinden kostet in Deskwoot nichts extra.

Reserviert Fynn einen Tisch, ohne den Gast zu fragen?

Nein. Fynn bietet nur Zeiten an, die aleno als frei zeigt, und holt immer zuerst das Ja des Gastes ein. Ob danach dein Team bestätigt, entscheidest du.

Funktioniert das mit anderen Reservierungssystemen?

Noch nicht. Heute bucht Deskwoot Tische in aleno, weitere Reservierungssysteme folgen später. Bis dahin schickt Fynn deinen Reservierungslink oder gibt die Anfrage an dein Team weiter.

Kann ich Termine und Tische im selben Workspace buchen lassen?

Ja. Kalender und Restaurants stehen auf derselben Seite Termine, und Fynn bucht das eine oder das andere, je nachdem, wonach der Kunde fragt.

Was passiert mit meinen Reservierungen, wenn ich trenne?

Sie bleiben in aleno. Fynn bucht dort keine Tische mehr, und die Gespräche behalten ihren Verlauf.