Zapier-Integration

Zapier verbindet Deskwoot ohne Code mit Tausenden anderen Apps. Es gibt zwei Wege. Welcher passt, hängt von deinem Deskwoot-Plan ab und davon, ob deine Zaps nur auf Deskwoot reagieren oder auch etwas darin ändern sollen.

Welcher Weg passt

	Deskwoot-App für Zapier	Webhooks by Zapier
Deskwoot-Plan	Enterprise	Jeder Plan
Anmeldung mit	Einem REST-API-Token	Nichts: Du fügst eine URL von Zapier in Deskwoot ein
Auslöser	6, mit fertigen Feldern	7 Ereignisse als JSON
Aktionen in Deskwoot	Ja	Nein, die Ereignisse gehen nur hinaus
Zapier-Plan	Hängt von deinen Zaps ab	Ein bezahlter Plan, weil Webhooks by Zapier eine Premium-App von Zapier ist

Die Deskwoot-App für Zapier (Enterprise)

1. Gehe in Deskwoot zu Einstellungen > API-Token und erstelle ein Token, zum Beispiel mit dem Namen Zapier, mit den Berechtigungen Lesen und Schreiben. Kopiere es; es wird nur einmal angezeigt. Erstelle es als Administrator: Nur das Token eines Administrators kann Deskwoot-Auslöser einschalten.
2. Gehe zu Einstellungen > Integrationen, klicke auf der Karte Zapier auf Verbinden (Verwalten, wenn Webhooks by Zapier schon verbunden ist) und dann auf Deskwoot-App in Zapier öffnen.
3. Füge in Zapier einen Deskwoot-Auslöser oder eine Deskwoot-Aktion zu einem Zap hinzu. Wenn Zapier nach einem Konto fragt, füge das API-Token ein. Zapier benennt die Verbindung nach deinem Deskwoot-Workspace und deiner E-Mail-Adresse.

Unter Enterprise zeigt die Karte der Deskwoot-App auf der Zapier-Seite In deinem Plan gesperrt, und Einstellungen > API-Token ist ebenfalls gesperrt. Die 7-tägige Testphase schaltet beides nicht frei. Nutze dann Webhooks by Zapier (siehe unten) oder klicke auf Auf Enterprise upgraden.

Auslöser

• New Conversation (Neue Konversation): Eine Konversation beginnt, egal ob ein Kunde schreibt oder dein Team sie startet.
• New Customer Message (Neue Kundennachricht): Ein Kunde schreibt in einer Konversation. Antworten und Notizen deines Teams zählen nicht.
• Conversation Assigned (Konversation zugewiesen): Eine Konversation bekommt eine neue zuständige Person. Round Robin bei einer neuen Konversation und Automatisierungsregeln lösen ihn nicht aus.
• Conversation Resolved (Konversation gelöst): Eine Konversation wird als gelöst markiert.
• New Contact (Neuer Kontakt): Ein Teammitglied legt einen Kontakt in Deskwoot an, oder eine App legt einen über die API an. Kontakte, die Deskwoot aus eingehenden Nachrichten anlegt, lösen ihn nicht aus; dafür ist New Conversation da.
• New CSAT Rating (CSAT-Bewertung): Ein Kunde bewertet eine Konversation.

Jeder Auslöser gibt Zapier einen Datensatz mit einfachen Feldern. Eine Konversation kommt mit Nummer, Link, Status, Betreff, Kanal, Posteingang, zuständiger Person, Team, Labels, Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Kunden und seiner ersten Nachricht. Während du den Zap baust, zeigt Zapier deine neuesten Datensätze als Beispiele.

Aktionen

• Start Conversation (Konversation starten): schickt einem Kontakt eine erste Nachricht aus einem deiner Posteingänge. Deskwoot findet den Kontakt über E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Contact ID. Das passt für Kanäle, in denen ein Unternehmen zuerst schreiben darf, etwa E-Mail oder SMS. Bei WhatsApp klappt es nur innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Kunden an diesen Posteingang, weil die Aktion keine Vorlage schickt; sonst lehnt Deskwoot ab, und der Zap zeigt den Grund.
• Reply in Conversation (In Konversation antworten): schickt dem Kunden eine Antwort über den Kanal der Konversation.
• Add Private Note (Private Notiz hinzufügen): schreibt eine Notiz, die nur dein Team sieht.
• Assign Conversation (Konversation zuweisen): an ein Teammitglied, ein Team oder beides.
• Add Label (Label setzen): setzt eines deiner Labels an eine Konversation.
• Find Contact (Kontakt finden): sucht einen Kontakt nach E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Name.
• Create or Update Contact (Kontakt anlegen oder ändern): ändert den Kontakt mit dieser E-Mail-Adresse oder legt ihn an, wenn es keinen gibt.

Antworten und Notizen aus Zapier tragen den Namen der Person, die das API-Token erstellt hat.

Webhooks by Zapier (jeder Plan)

1. Erstelle in Zapier einen Zap mit dem Auslöser Webhooks by Zapier und dem Ereignis Catch Hook und kopiere die URL, die Zapier anzeigt.
2. Gehe in Deskwoot zu Einstellungen > Integrationen, klicke auf der Karte Zapier auf Verbinden, füge die URL bei Webhook-URL ein, klicke auf Verbindung testen und dann auf Verbinden.
3. Teste in Zapier den Auslöser und füge die nächsten Schritte hinzu.

Deskwoot schickt dann 7 Ereignisse an diese URL: neue Konversation, neue Nachricht, Konversation zugewiesen, Konversation gelöst, neuer Kontakt, Kontakt geändert und CSAT-Bewertung abgegeben. Jedes kommt als JSON mit den Feldern event, timestamp, account_id und data, also filtert ein Zap auf event, um auf eines davon zu reagieren. Dieser Weg schickt Daten nur hinaus: Ein Zap kann darüber nichts in Deskwoot ändern. Webhooks by Zapier ist eine Premium-App in Zapier und braucht deshalb einen bezahlten Zapier-Plan.

Häufige Fragen

Welchen Weg soll ich nehmen?

Im Enterprise-Plan die Deskwoot-App: Ihre Auslöser kommen mit fertigen Feldern, und ihre Aktionen schreiben zurück in Deskwoot. In jedem anderen Plan Webhooks by Zapier, das nur Ereignisse schickt.

Warum sagt Zapier, dass die REST-API den Enterprise-Plan braucht?

Die Deskwoot-App für Zapier meldet sich mit einem REST-API-Token an, und die REST-API ist Teil des Enterprise-Plans. Upgrade unter Einstellungen > Abrechnung oder nutze Webhooks by Zapier, das in jedem Plan funktioniert.

Warum kann ich einen Zap mit Deskwoot-Auslöser nicht einschalten?

Nur ein API-Token, das ein Administrator erstellt hat, kann Deskwoot-Auslöser einschalten, weil ein Auslöser die Ereignisse aller Konversationen bekommt, wie ein Webhook. Verbinde das Deskwoot-Konto in Zapier neu, mit dem Token eines Administrators.

Was passiert, wenn ich das Token widerrufe?

Alle Auslöser, die dieses Token eingeschaltet hat, hören sofort auf, und die Aktionen der Zaps scheitern mit einem Anmeldefehler. Erstelle ein neues Token und verbinde das Deskwoot-Konto in Zapier neu.

Kann Zapier Kunden antworten?

Ja, mit der Deskwoot-App im Enterprise-Plan: Reply in Conversation schickt die Nachricht über den Kanal der Konversation. Webhooks by Zapier kann in Deskwoot nichts ändern.

Sind Kundendaten bei Zapier sicher?

Zapier gibt an, DSGVO-konform und nach SOC 2 geprüft zu sein, aber die Daten laufen über die Server von Zapier, auch außerhalb der EU. Für einen Datenfluss nur in der EU schick die Ereignisse stattdessen mit Deskwoot-Webhooks an deinen eigenen Endpunkt.