Cliniko verbinden

Verbinde Cliniko, und Fynn bietet deinen Patienten in jedem Gespräch die freien Zeiten deiner Cliniko Onlinebuchung an. Nach dem Ja des Patienten wird der Termin direkt in Cliniko gebucht, verschoben oder abgesagt. Dein Team sieht die nächsten Termine jedes Patienten neben dem Chat. Cliniko gehört zu den Plänen Business und Enterprise, auch in der Testphase von 7 Tagen.

Du brauchst ein Cliniko Konto mit eingeschalteter Onlinebuchung und einen Administrator in Cliniko, der Nutzer anlegen darf. Jeder Workspace verbindet ein Cliniko Konto. Konten, die für HIPAA eingerichtet sind, lassen sich nicht verbinden, weil Deskwoot keine Business Associate Agreements unterschreibt.

Einen Cliniko Nutzer für Deskwoot anlegen

Deskwoot arbeitet mit dem API Schlüssel eines Cliniko Nutzers, und ein Schlüssel hat genau die Rechte seines Nutzers. Die Rolle Scheduler reicht: Sie kann Termine buchen und die Grunddaten von Patienten sehen, aber keine Behandlungsnotizen, Formulare oder Rechnungen. Cliniko ist auf Englisch, deshalb stehen die Namen aus Cliniko hier auf Englisch.

1. Öffne in Cliniko Settings > Users & practitioners und klick auf Add user.
2. Gib einen Namen ein, zum Beispiel Deskwoot Booking, und eine E-Mail-Adresse, die du lesen kannst. Wähle als Security role Scheduler, lass Is this user a practitioner? auf No und klick auf Save user. Cliniko fragt nach deinem Passwort und schickt dem neuen Nutzer eine Einladung.
3. Öffne den neuen Nutzer in derselben Liste, stell Allow (sein Vorname) to create and use API keys auf Yes und klick auf Save user. Diesen Schalter sieht nur ein Administrator.

Den API Schlüssel erstellen

1. Nimm die Einladung an und melde dich in Cliniko als neuer Nutzer an.
2. Öffne My info, klick auf Manage API keys und dann auf Add an API key.
3. Nenne ihn Deskwoot, klick auf Create API key und kopiere den Schlüssel. Cliniko zeigt ihn nur einmal, also bewahre ihn auf, bis du ihn in Deskwoot eingefügt hast.

Der Schlüssel endet mit deiner Region, zum Beispiel eu1, uk1 oder au2.

Cliniko in Deskwoot verbinden

1. Öffne Einstellungen > Integrationen und klick unter Buchungen und Termine auf die Karte Cliniko. Sie öffnet Buchungssoftware auf der Seite Termine.
2. Klick auf Cliniko verbinden, füge den Schlüssel in API Schlüssel von Cliniko ein und klick auf Verbinden.

Deskwoot prüft den Schlüssel sofort bei Cliniko und liest deine Standorte, Behandler und Terminarten. Der Abschnitt zeigt dann dein Konto mit den letzten 4 Zeichen des Schlüssels und die Zeile Region und Verbunden als mit dem Nutzer des Schlüssels und seiner Rolle in Cliniko. Der Schlüssel eines Administrators funktioniert auch, dann rät der Abschnitt aber zu einem Scheduler, weil Deskwoot nicht mehr braucht. Du brauchst in Deskwoot das Recht, Integrationen zu verwalten; Administratoren haben es. Deskwoot speichert den Schlüssel verschlüsselt.

Wählen, was Fynn anbietet

• Für wen Fynn bucht listet jeden Behandler an jedem Standort, den Cliniko in seiner Onlinebuchung zeigt, mit der Zeitzone des Standorts. Schalte aus, für wen Fynn nicht buchen soll. Fynn bucht für höchstens 20 Behandler und Standorte zusammen.
• Was Fynn anbietet listet deine Terminarten mit ihrer Länge. Ein Gruppenkurs, eine Terminart mit Onlinezahlung und eine, die nicht online buchbar ist, zeigen den Grund und lassen sich nicht einschalten: Buche sie in Cliniko.
• Neue Patienten können im Chat buchen: Ist das aus, gehen Anfragen von Leuten, die Cliniko nicht kennt, an dein Team.

Klick auf Speichern. Fynn bucht nichts, bevor du einmal gespeichert hast. Schalte dann unter Fynn auf derselben Seite Fynn bietet freie Zeiten an ein, wähle, wer neue Buchungen, Absagen und Verschiebungen bestätigt (dein Team mit einem Tipp oder Fynn nach dem Ja des Patienten), und klick auf Buchungsregeln speichern.

Cliniko legt die buchbaren Zeiten, die Terminarten, den Vorlauf und wie weit im Voraus Patienten buchen können über seine eigene Onlinebuchung fest. Deshalb zeigt die Seite Termine nach dem Speichern keine eigenen Zeiten und Regeln. Fynn bietet genau die Zeiten an, die deine Cliniko Onlinebuchung anbietet. Solange Cliniko verbunden ist, bucht Fynn nur in Cliniko; verbundene Kalender von Google oder Outlook bleiben verbunden, aber Fynn bietet ihre Zeiten nicht an. Fynn braucht außerdem seinen Zugriff auf Kontakte unter Einstellungen > Bots > Datenzugriff; der Abschnitt sagt es, solange er aus ist.

Was Fynn macht

• Er fragt nach Standort und Terminart, wenn das nicht klar ist, und bietet bis zu 3 freie Zeiten mit der Zeitzone des Standorts an, zum Beispiel 13:00 Uhr (Zeit in Berlin).
• Zum Buchen fragt er nach Vor- und Nachname des Patienten, sonst nichts. Nie fragt er nach Geburtsdatum, Adresse, Versicherungsnummer, Beschwerden oder dem Grund für den Termin, und er sagt nie, ob jemand Patient ist.
• Selbst bucht er nur in die Akte, die dein Team mit dem Kontakt verknüpft hat, oder für einen Patienten, dessen E-Mail-Adresse Deskwoot bestätigt hat, zum Beispiel über den Link, den Fynn an sie schickt, oder eine E-Mail von dieser Adresse: in seine Akte, wenn genau 1 Cliniko Akte diese Adresse und denselben Vor- und Nachnamen hat, oder als neuen Patienten (Name, E-Mail-Adresse und Mobilnummer), solange Neue Patienten können im Chat buchen an ist. Jede andere Buchung wartet auf dein Team, das die Patientenakte wählt, wo nötig, und der Patient bekommt die Antwort im Gespräch. Solange dein Team neue Buchungen bestätigt, wartet jede Buchung auf seinen Tipp.
• Eine SMS bestätigt nie eine E-Mail-Adresse, und Cliniko findet Patienten über E-Mail-Adresse und Namen, nicht über die Telefonnummer. Deshalb geht eine Buchung per SMS und auf WhatsApp für einen Kontakt, der noch nicht verknüpft ist, immer an dein Team.
• Ein bestätigter Patient kann seine eigenen Termine absagen oder verschieben, auch solche, die die Praxis in Cliniko angelegt hat, bei einem Behandler, für den Fynn bucht. Eine Verschiebung behält Behandler, Standort und Terminart. Näher an einem Termin als deine Frist für Absagen von Patienten in Cliniko sagt Fynn dem Patienten, dass sich die Praxis meldet, und gibt das Gespräch an dein Team.
• Rechnungen, Belege, Zahlungen, Erstattungen der Krankenkasse, Behandlungsnotizen, Briefe, Überweisungen und Formulare gehen an dein Team, ebenso Gruppenkurse und Terminarten mit Onlinezahlung. Fynn beurteilt nie, wie dringend ein Fall ist.

Jeder Termin, den Deskwoot bucht, trägt in Cliniko eine kurze Notiz: Booked in a Deskwoot chat, eine Referenz und einen Link zum Gespräch. Cliniko schickt dem Patienten nur dann eine E-Mail zu einer Buchung oder Absage, wenn deine Vorlagen für Bestätigungen und Absagen in Cliniko für diese Terminart eingeschaltet sind; Fynn bestätigt in jedem Fall im Gespräch.

Was dein Team sieht

Ein Termin erscheint als Karte im Gespräch, mit der Zeit in der Zone des Standorts und mit Behandler und Standort. Solange dein Team die Akte wählen muss, steht auf der Karte Wähle vor dem Bestätigen den Patienten: Klick auf Patienten wählen, wähle eine der Akten, die Cliniko über E-Mail-Adresse und Namen der Buchung findet (mit dem Geburtsdatum, um Namensgleiche zu unterscheiden), oder Neuen Patienten anlegen, klick auf Diesen Patienten nehmen und dann auf Bestätigen oder Ablehnen. Mit Patienten ändern wählst du vor dem Bestätigen eine andere Akte. Ein gebuchter Termin hat In Cliniko öffnen.

Der Tab Details eines Gesprächs hat einen Abschnitt Cliniko:

• Den verknüpften Patienten mit In Cliniko öffnen, Nächste Termine und Frühere Termine, jeweils mit Terminart, Zeit, Behandler und Standort und ob er Gebucht, Abgesagt, Erschienen oder Nicht erschienen ist.
• Absagen bei einem kommenden Termin, den dieses Gespräch absagen darf. Wähle den Grund aus Cliniko, ergänze bei Bedarf eine Notiz für Cliniko (nur Cliniko bekommt sie) und wähle, ob du Dem Patienten in diesem Gespräch Bescheid geben willst, dann klick auf Termin absagen. Dein Team darf auch innerhalb der Frist absagen.
• Ohne Verknüpfung: Möglicher Treffer, wenn genau 1 Akte die E-Mail-Adresse des Kontakts hat, mit Verknüpfen und Passt nicht; Patient suchen über E-Mail-Adresse oder Namen; und Patient anlegen, das Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und eine Mobilnummer an Cliniko schickt.

Die Kontaktseite zeigt denselben Abschnitt im Tab Verbundene Systeme, ohne Absagen. Copilot kennt die nächsten 3 Termine eines verknüpften Patienten, nie Geburtsdatum, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer.

Änderungen in Cliniko

Deskwoot prüft alle 5 Minuten die Termine, die es gebucht oder übernommen hat. Wird einer in Cliniko verschoben, abgesagt oder entfernt, oder ist der Patient erschienen oder nicht erschienen, steht das auf der Karte, zum Beispiel In Cliniko abgesagt. Zu diesen Änderungen schickt Deskwoot dem Patienten keine Nachricht. Klick auf Aus Cliniko aktualisieren, nachdem du in Cliniko Behandler, Standorte oder Terminarten geändert hast; Deskwoot liest sie außerdem einmal am Tag.

Wenn die Verbindung dich braucht

• Schlüssel abgelehnt: Cliniko nimmt den Schlüssel nicht mehr an, zum Beispiel weil er archiviert oder sein Nutzer deaktiviert wurde. Fynn bietet keine Zeiten aus Cliniko an. Erstelle einen neuen Schlüssel und füge ihn mit Schlüssel ersetzen ein.
• Recht fehlt: Der Nutzer des Schlüssels darf nicht alles, was Fynn braucht. Gib ihm in Cliniko die Rolle Scheduler oder eine Rolle mit mehr Rechten und klick dann auf Jetzt prüfen.
• Nichts online buchbar: Cliniko zeigt in seiner Onlinebuchung noch keinen Behandler mit einer Terminart. Füge sie in den Einstellungen der Onlinebuchung in Cliniko hinzu und klick dann auf Jetzt prüfen.
• Nicht nutzbar: Das Konto ist für HIPAA eingerichtet. Trenne Cliniko.

Trennen

Trennen im Abschnitt Buchungssoftware beendet, dass Fynn Zeiten in Cliniko anbietet und bucht. Deskwoot löscht den Schlüssel, seine Liste deiner Standorte, Behandler und Terminarten und jede Verknüpfung zwischen deinen Kontakten und ihren Akten in Cliniko. Termine in Cliniko bleiben, wie sie sind. Um den Zugriff von Deskwoot ganz zu beenden, archiviere den API Schlüssel in Cliniko unter My info > Manage API keys.

Häufige Fragen

Welchen Plan brauche ich?

Business oder Enterprise, auch in der Testphase von 7 Tagen. Cliniko zu verbinden kostet in Deskwoot nichts extra.

Was liest Deskwoot nie?

Behandlungsnotizen, medizinische Hinweise, Fälle, Formulare, Anhänge, Briefe, Rechnungen und Zahlungen. Deskwoot fragt Cliniko nie danach und ändert nie eine bestehende Patientenakte.

Warum wartet eine Buchung auf mein Team?

Selbst bucht Fynn nur in die Akte, die dein Team mit dem Kontakt verknüpft hat, oder für eine bestätigte E-Mail-Adresse, damit niemand mit einer getippten Adresse in die Akte eines anderen bucht. Sonst wählt dein Team die Akte auf der Karte, und Fynn sagt dem Patienten nie, ob eine Akte gefunden wurde.

Schickt Cliniko dem Patienten auch eine E-Mail?

Nur wenn deine Vorlagen für Bestätigungen und Absagen in Cliniko für die Terminart eingeschaltet sind. Dann schickt Cliniko dem Patienten auch zu Buchungen und Absagen über Deskwoot eine E-Mail.

Kann ich mehr als ein Cliniko Konto verbinden?

Jeder Workspace verbindet ein Cliniko Konto mit all seinen Standorten.