Conectar o Cliniko

Conecte o Cliniko, e o Fynn oferece aos seus pacientes, em cada conversa, os horários livres do seu agendamento online do Cliniko. Depois do sim do paciente, a consulta é marcada, remarcada ou cancelada direto no Cliniko. Sua equipe vê as próximas consultas de cada paciente ao lado do chat. O Cliniko faz parte dos planos Business e Enterprise, também no teste de 7 dias desses planos.

Você precisa de uma conta do Cliniko com o agendamento online ativado e de um administrador no Cliniko que possa criar usuários. Cada workspace conecta uma conta do Cliniko. Contas configuradas para HIPAA não podem ser conectadas, porque o Deskwoot não assina Business Associate Agreements.

Criar um usuário do Cliniko para o Deskwoot

O Deskwoot trabalha com a chave de API de um usuário do Cliniko, e uma chave tem exatamente as permissões do seu usuário. A função Scheduler basta: ela pode marcar consultas e ver dados básicos dos pacientes, mas não vê notas de tratamento, formulários nem faturas. O Cliniko é em inglês, por isso os nomes do Cliniko aparecem aqui em inglês.

1. No Cliniko, abra Settings > Users & practitioners e clique em Add user.
2. Informe um nome, por exemplo Deskwoot Booking, e um endereço de email que você consiga ler. Escolha Scheduler em Security role, deixe Is this user a practitioner? em No e clique em Save user. O Cliniko pede sua senha e envia um convite ao novo usuário.
3. Abra o novo usuário na mesma lista, coloque Allow (primeiro nome dele) to create and use API keys em Yes e clique em Save user. Só um administrador vê essa opção.

Criar a chave de API

1. Aceite o convite e entre no Cliniko como o novo usuário.
2. Abra My info, clique em Manage API keys e depois em Add an API key.
3. Dê o nome Deskwoot, clique em Create API key e copie a chave. O Cliniko mostra a chave só uma vez, então guarde até colar no Deskwoot.

A chave termina com a sua região, por exemplo eu1, uk1 ou au2.

Conectar o Cliniko no Deskwoot

1. Vá em Configurações > Integrações e clique no card Cliniko em Reservas e agendamentos. Ele abre Software de agendamento na página Agendamentos.
2. Clique em Conectar Cliniko, cole a chave em Chave de API do Cliniko e clique em Conectar.

O Deskwoot confere a chave com o Cliniko na hora e lê seus locais, profissionais e tipos de consulta. A seção então mostra sua conta com os últimos 4 caracteres da chave e a linha Região e Conectado como com o usuário da chave e a função dele no Cliniko. A chave de um administrador também funciona, mas aí a seção recomenda um Scheduler, porque o Deskwoot não precisa de mais. Você precisa da permissão de gerenciar integrações no Deskwoot; administradores têm essa permissão. O Deskwoot guarda a chave criptografada.

Escolher o que o Fynn oferece

• Para quem o Fynn agenda lista cada profissional em cada local que o Cliniko mostra no agendamento online, com o fuso horário do local. Desligue quem o Fynn não deve agendar. O Fynn agenda para no máximo 20 profissionais e locais somados.
• O que o Fynn oferece lista seus tipos de consulta com a duração. Uma aula em grupo, um tipo que exige pagamento online e um tipo que não está no agendamento online mostram o motivo e não podem ser ativados: marque esses no Cliniko.
• Novos pacientes podem agendar no chat: quando está desligado, os pedidos de pessoas que o Cliniko não conhece vão para sua equipe.

Clique em Salvar. O Fynn não marca nada antes de você salvar uma vez. Depois, em Fynn na mesma página, ative Fynn oferece horários livres, escolha quem confirma novas marcações, cancelamentos e remarcações (sua equipe com 1 toque, ou o Fynn depois do sim do paciente) e clique em Salvar regras de agendamento.

O Cliniko define os horários disponíveis, os tipos de consulta, a antecedência e até quando os pacientes podem marcar, pelas próprias configurações de agendamento online. Por isso, depois de salvar, a página Agendamentos não mostra horários nem regras próprios. O Fynn oferece exatamente os horários que o seu agendamento online do Cliniko oferece. Enquanto o Cliniko está conectado, o Fynn só marca no Cliniko; agendas conectadas do Google ou do Outlook continuam conectadas, mas o Fynn não oferece os horários delas. O Fynn também precisa do acesso a contatos em Configurações > Bots > Acesso a dados; a seção avisa enquanto ele estiver desligado.

O que o Fynn faz

• Ele pergunta o local e o tipo de consulta quando não estão claros e oferece até 3 horários livres com o fuso horário do local, por exemplo 13:00 (horário de Berlim).
• Para marcar, ele pede o nome e o sobrenome do paciente, nada mais. Nunca pede data de nascimento, endereço, número de convênio, sintomas ou o motivo da consulta, e nunca diz se alguém é paciente.
• Sozinho ele só marca no cadastro que sua equipe vinculou ao contato, ou para um paciente cujo endereço de email o Deskwoot verificou, por exemplo pelo link que o Fynn envia para ele ou por um email desse endereço: no cadastro dele, quando exatamente 1 cadastro do Cliniko tem esse endereço e o mesmo nome e sobrenome, ou como novo paciente (nome, endereço de email e celular) enquanto Novos pacientes podem agendar no chat estiver ligado. Qualquer outra marcação espera pela sua equipe, que escolhe o cadastro do paciente quando necessário, e o paciente recebe a resposta na conversa. Enquanto sua equipe confirma novas marcações, cada marcação espera pelo toque dela.
• Um SMS nunca verifica um endereço de email, e o Cliniko encontra pacientes por email e nome, não por telefone. Por isso, no SMS e no WhatsApp de um contato que ainda não está vinculado, uma marcação sempre vai para sua equipe.
• Um paciente verificado pode cancelar ou remarcar as próprias consultas, também as que o consultório criou no Cliniko com um profissional para quem o Fynn agenda. Uma remarcação mantém o profissional, o local e o tipo. Mais perto de uma consulta do que o prazo para cancelamentos de pacientes que você define no Cliniko, o Fynn diz ao paciente que o consultório vai retornar e passa a conversa para sua equipe.
• Faturas, recibos, pagamentos, reembolsos de convênio, notas de tratamento, cartas, encaminhamentos e formulários vão para sua equipe, assim como aulas em grupo e tipos que exigem pagamento online. O Fynn nunca avalia a urgência de um caso.

Cada consulta que o Deskwoot marca leva uma nota curta no Cliniko: Booked in a Deskwoot chat, uma referência e um link para a conversa. O Cliniko só envia email ao paciente sobre uma marcação ou um cancelamento quando seus modelos de confirmação e de cancelamento no Cliniko estão ativos para esse tipo de consulta; o Fynn confirma na conversa de qualquer forma.

O que sua equipe vê

Uma consulta aparece como um card na conversa, com o horário no fuso do local e com o profissional e o local. Enquanto sua equipe precisa escolher o cadastro, o card diz Escolha o paciente antes de confirmar: clique em Escolher paciente, escolha um dos cadastros que o Cliniko encontra pelo email e pelo nome da marcação (com a data de nascimento para diferenciar homônimos) ou Criar um novo paciente, clique em Usar este paciente e depois em Confirmar ou Recusar. Trocar paciente escolhe outro cadastro antes de confirmar. Uma consulta marcada tem Abrir no Cliniko.

A aba Detalhes de uma conversa tem uma seção Cliniko:

• O paciente vinculado com Abrir no Cliniko, Próximas consultas e Anteriores, cada uma com tipo, horário, profissional e local e se está Marcada, Cancelada, se o paciente Compareceu ou Não compareceu.
• Cancelar em uma consulta futura que esta conversa pode cancelar. Escolha o motivo do Cliniko, acrescente uma Nota para o Cliniko se quiser (só o Cliniko recebe) e escolha se quer Avisar o paciente nesta conversa, depois clique em Cancelar consulta. Sua equipe também pode cancelar dentro do prazo.
• Sem vínculo: Possível correspondência quando exatamente 1 cadastro tem o email do contato, com Vincular e Não é este paciente; Buscar paciente por email ou nome; e Criar paciente, que envia nome e sobrenome, endereço de email e um celular para o Cliniko.

A página do contato mostra a mesma seção na aba Sistemas conectados, sem Cancelar. O Copilot conhece as próximas 3 consultas de um paciente vinculado, nunca a data de nascimento, o email ou o telefone.

Mudanças feitas no Cliniko

O Deskwoot confere a cada 5 minutos as consultas que marcou ou assumiu. Quando uma é remarcada, cancelada ou removida no Cliniko, ou o paciente compareceu ou não compareceu, o card mostra isso, por exemplo Cancelado no Cliniko. O Deskwoot não envia mensagem ao paciente sobre essas mudanças. Clique em Atualizar do Cliniko depois de mudar profissionais, locais ou tipos de consulta no Cliniko; o Deskwoot também lê isso uma vez por dia.

Quando a conexão precisa de você

• Chave recusada: o Cliniko não aceita mais a chave, por exemplo porque ela foi arquivada ou o usuário foi desativado. O Fynn não oferece horários do Cliniko. Crie uma chave nova e cole com Trocar chave.
• Falta permissão: o usuário da chave não pode fazer tudo o que o Fynn precisa. Dê a ele a função Scheduler ou uma função com mais permissões no Cliniko e clique em Verificar agora.
• Nada para agendar online: o Cliniko ainda não mostra nenhum profissional com um tipo de consulta no agendamento online. Adicione nas configurações de agendamento online do Cliniko e clique em Verificar agora.
• Não pode ser usado: a conta está configurada para HIPAA. Desconecte o Cliniko.

Desconectar

Desconectar na seção Software de agendamento faz o Fynn parar de oferecer e marcar horários no Cliniko. O Deskwoot apaga a chave, a lista dos seus locais, profissionais e tipos de consulta, e todo vínculo entre seus contatos e os cadastros deles no Cliniko. As consultas no Cliniko continuam como estão. Para encerrar todo o acesso do Deskwoot, arquive a chave de API no Cliniko em My info > Manage API keys.

Perguntas frequentes

De qual plano eu preciso?

Business ou Enterprise, também no teste de 7 dias desses planos. Conectar o Cliniko não custa nada a mais no Deskwoot.

O que o Deskwoot nunca lê?

Notas de tratamento, alertas médicos, casos, formulários, anexos, cartas, faturas e pagamentos. O Deskwoot nunca pede isso ao Cliniko e nunca altera um cadastro de paciente existente.

Por que uma marcação espera pela minha equipe?

Sozinho, o Fynn só marca no cadastro que sua equipe vinculou ao contato ou para um email verificado, para que ninguém marque no cadastro de outra pessoa digitando o endereço dela. Caso contrário, sua equipe escolhe o cadastro no card, e o Fynn nunca diz ao paciente se um cadastro foi encontrado.

O Cliniko também envia email ao paciente?

Só quando seus modelos de confirmação e de cancelamento no Cliniko estão ativos para o tipo de consulta. Aí o Cliniko envia email ao paciente também sobre marcações e cancelamentos feitos pelo Deskwoot.

Posso conectar mais de uma conta do Cliniko?

Cada workspace conecta uma conta do Cliniko, com todos os locais dela.