Conectar o Lexware Office

Conecte o Lexware Office, e cada conversa mostra as faturas e os orçamentos do cliente com status, vencimento e valor em aberto. O Fynn pode responder perguntas como "Minha fatura está paga?" e transformar pedidos de orçamento em rascunhos no Lexware, e o Copilot também conhece os documentos. O Deskwoot nunca altera uma fatura. O Lexware Office faz parte dos planos Business e Enterprise, também no teste de 7 dias desses planos.

Você precisa do Lexware Office XL, o plano com a Public API, e do seu acesso ao Lexware Office para criar a chave. Cada workspace conecta uma empresa do Lexware.

Criar uma chave da Public API no Lexware Office

1. No Lexware Office, abra Erweiterungen > Weitere Apps > Public API, ou acesse app.lexware.de/addons/public-api.
2. Clique em API-Schlüssel erstellen e escolha Schlüssel mit allen Berechtigungen, a chave com todas as permissões.
3. Dê o nome Deskwoot e copie a chave. O Lexware mostra a chave só uma vez, então guarde-a até colar no Deskwoot.
4. Anote a data que o Lexware mostra ao lado da chave. É quando a chave vence.

Com a chave, o Deskwoot lê o perfil da sua empresa, seus clientes e as faturas e os orçamentos deles, e cria clientes e rascunhos de orçamento. Se você escolher Schlüssel mit individuellen Berechtigungen, marque Allgemeine Profilinformationen abrufen, Kontakte abrufen, Kontakte speichern, Belegliste filtern und abrufen, Rechnungen abrufen, Angebote abrufen, Angebote speichern e Zahlungsinformationen von Belegen abrufen. Uma chave sem as permissões de gravação ainda mostra faturas e orçamentos, mas com ela sua equipe e o Fynn não conseguem criar clientes nem rascunhos de orçamento.

Conectar o Lexware Office no Deskwoot

1. Acesse Configurações > Integrações e clique no cartão Lexware Office em Software de serviços e contabilidade.
2. Clique em Conectar Lexware Office.
3. Cole a chave em Chave da Public API.
4. Em Válida até, informe a data que o Lexware mostra ao lado da chave. É opcional, mas com ela o Deskwoot avisa seus administradores 30 e 7 dias antes de a chave vencer.
5. Clique em Conectar.

O Deskwoot verifica a chave com o Lexware na hora e mostra o nome da sua empresa. Se a chave não puder ler clientes ou faturas, a caixa de diálogo avisa. Você precisa da permissão para gerenciar integrações no Deskwoot; administradores têm essa permissão. O Deskwoot guarda a chave criptografada e mostra só os últimos 4 caracteres.

O que sua equipe vê

Numa conversa, a seção Lexware Office da aba Detalhes mostra o cliente do Lexware do contato com o número de cliente e, abaixo, Faturas e Orçamentos, os mais recentes primeiro. Cada linha tem o número, a data, o total e um status:

• Faturas: Em aberto, Paga em parte, Vencida, Paga ou Cancelado. Uma fatura em aberto também mostra quando vence, quanto ainda falta ou desde quando está vencida.
• Orçamentos: Enviado, Aceito, Recusado ou Expirado. Um orçamento enviado também mostra até quando vale.

Cada número abre o documento no Lexware, e Abrir no Lexware Office abre o cliente lá. Quando o cliente tem mais documentos do que a seção mostra, Todos os documentos no Lexware leva até eles. Rascunhos nunca aparecem. O Deskwoot lê os documentos do Lexware enquanto a seção está aberta e não armazena nenhum deles.

Quando um cliente do Lexware tem o e-mail do contato, a seção sugere esse cliente e você o vincula com um clique. Senão, clique em Vincular cliente e busque pelo nome, e-mail ou número de cliente. O Lexware não busca por telefone. Só clientes podem ser vinculados, não fornecedores. Não é este cliente descarta uma sugestão errada, e Criar no Lexware cria o cliente com os dados do contato (o Lexware não permite excluir contatos pelo Deskwoot, então arquive um contato errado no Lexware).

A página do contato mostra a mesma seção na aba Sistemas conectados. O Copilot lê o cliente do Lexware do contato (o vinculado, ou o que tem o e-mail do contato) com as faturas e os orçamentos mais recentes dele, então você pode perguntar, por exemplo, se a última fatura está paga.

Criar um rascunho de orçamento

Numa conversa, Criar rascunho de orçamento na seção Lexware Office abre uma caixa de diálogo com a descrição curta, o texto do pedido, o endereço e Válido até (30 dias a partir de hoje, se você não mudar). Clique em Criar rascunho, e o rascunho aparece no Lexware com o pedido como uma linha de texto e sem preços. Adicione os preços lá e envie o orçamento pelo Lexware. Com um cliente vinculado, o orçamento vai para esse cliente e o endereço entra no texto como local do serviço; sem um, ele vai para o nome e o endereço da caixa de diálogo, e o Lexware não cria nenhum cliente para isso. E-mail e telefone ficam no Deskwoot. A conversa mostra uma linha com o número do orçamento e um link para o rascunho no Lexware.

O Deskwoot não consegue excluir orçamentos no Lexware: exclua um rascunho errado por lá.

O que o Fynn faz

O cartão O que o Fynn faz com o Lexware Office na página do Lexware Office tem 2 chaves. As duas começam desligadas, e o Fynn só as segue depois que um administrador salvou o cartão uma vez.

• Responder perguntas sobre faturas e orçamentos: quem informa o número de uma fatura ou de um orçamento e o código postal do endereço nele fica sabendo o status, a data, o vencimento, o total e o valor em aberto. Um cliente verificado, por exemplo depois de confirmar o link que o Fynn envia para o e-mail dele, pode perguntar sobre as próprias faturas e orçamentos do último ano. Essa chave precisa do acesso do Fynn a pedidos em Configurações > Bots > Acesso a dados.
• Transformar pedidos de orçamento em rascunhos: quando um cliente pede um orçamento, o Fynn reúne o nome, o endereço com código postal, o que precisa ser feito e as datas preferidas, pede a confirmação do cliente e cria um rascunho de orçamento no Lexware, sem preços. Depois a conversa vai para sua equipe.

O Fynn nunca calcula o preço de um serviço novo e nunca mostra rascunhos. Parcelamentos, cobranças e taxas, descontos, disputas, correções, cancelamentos, notas de crédito, cópias de faturas, dados bancários, perguntas sobre impostos e um pagamento que o cliente fez mas que ainda aparece em aberto vão para sua equipe.

Quando a conexão precisa de você

• O Lexware Office recusou a chave: a chave foi excluída, venceu ou foi trocada no Lexware. Crie uma chave nova e informe com Trocar chave. Até lá, o Fynn passa as perguntas sobre o Lexware para sua equipe, e as conversas não mostram faturas.
• Seu plano do Lexware Office não tem a Public API: o Lexware Office XL inclui. Depois da mudança, clique em Verificar agora.
• A chave não pode criar orçamentos ou não pode criar contatos: crie uma chave com todas as permissões e informe com Trocar chave. A leitura de faturas continua funcionando.

As chaves do Lexware valem no máximo 24 meses e param de funcionar na data que o Lexware mostra. Se você prorrogar uma chave no Lexware, ela continua sendo a mesma: informe a nova data com Alterar data na página do Lexware Office, sem colar a chave de novo.

Desconectar

Desconectar na página do Lexware Office exclui a chave armazenada e qual cliente do Lexware está vinculado a cada contato. Clientes e rascunhos de orçamento já criados continuam no Lexware. Depois, exclua a chave no Lexware Office em Public API: o Deskwoot não consegue fazer isso por você.

Perguntas frequentes

De quais planos eu preciso?

Business ou Enterprise no Deskwoot, e o Lexware Office XL no Lexware, o plano com a Public API. A conexão não custa nada a mais no Deskwoot.

O Deskwoot armazena minhas faturas?

Não. O Deskwoot lê faturas e orçamentos enquanto aparecem e não armazena nenhum deles, nem valores ou pagamentos. Ele armazena a chave, o nome da sua empresa e qual cliente do Lexware está vinculado a um contato.

O Fynn pode falar a um cliente sobre a fatura de outra pessoa?

Não. O Fynn responde apenas sobre o documento cujo número e código postal o cliente informou, ou, depois da verificação, sobre os documentos do próprio cliente no Lexware.

Um rascunho de orçamento leva o e-mail ou o telefone do cliente?

Não. Um rascunho leva o nome, o endereço e o pedido. E-mail e telefone ficam no Deskwoot.

Posso conectar mais de uma empresa do Lexware?

Cada workspace conecta uma empresa do Lexware. Para trocar de empresa, desconecte primeiro.