Lexware Office कनेक्ट करें

Lexware Office जोड़ें, और हर बातचीत ग्राहक के इनवॉइस और कोटेशन को स्थिति, देय तारीख और बकाया राशि के साथ दिखाती है। Fynn "क्या मेरा इनवॉइस भुगतान हो गया?" जैसे सवालों के जवाब दे सकता है और कोटेशन के अनुरोधों को Lexware में ड्राफ़्ट बना सकता है, और Copilot भी इन दस्तावेज़ों को जानता है। Deskwoot कभी कोई इनवॉइस नहीं बदलता। Lexware Office, Business और Enterprise प्लान का हिस्सा है, इन प्लान के 7 दिन के ट्रायल में भी।

आपको Lexware Office XL चाहिए, यानी Public API वाला प्लान, और की बनाने के लिए Lexware Office का अपना लॉगिन। हर वर्कस्पेस Lexware की एक कंपनी जोड़ता है।

Lexware Office में Public API की बनाएँ

1. Lexware Office में Erweiterungen > Weitere Apps > Public API खोलें, या app.lexware.de/addons/public-api पर जाएँ।
2. API-Schlüssel erstellen पर क्लिक करें और Schlüssel mit allen Berechtigungen चुनें, यानी सभी अनुमतियों वाली की।
3. उसका नाम Deskwoot रखें और की कॉपी करें। Lexware उसे सिर्फ़ एक बार दिखाता है, इसलिए Deskwoot में डालने तक उसे संभालकर रखें।
4. Lexware की के बगल में जो तारीख दिखाता है, उसे नोट करें। उसी दिन की खत्म होती है।

इस की से Deskwoot आपकी कंपनी की प्रोफ़ाइल, आपके ग्राहक और उनके इनवॉइस और कोटेशन पढ़ता है, और ग्राहक और कोटेशन ड्राफ़्ट बनाता है। अगर आप Schlüssel mit individuellen Berechtigungen चुनते हैं, तो Allgemeine Profilinformationen abrufen, Kontakte abrufen, Kontakte speichern, Belegliste filtern und abrufen, Rechnungen abrufen, Angebote abrufen, Angebote speichern और Zahlungsinformationen von Belegen abrufen चुनें। लिखने की अनुमति के बिना की भी इनवॉइस और कोटेशन दिखाती है, लेकिन उससे आपकी टीम और Fynn ग्राहक या कोटेशन ड्राफ़्ट नहीं बना सकते।

Deskwoot में Lexware Office कनेक्ट करें

1. सेटिंग्स > एकीकरण पर जाएँ और काम और अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर में Lexware Office कार्ड पर क्लिक करें।
2. Lexware Office कनेक्ट करें पर क्लिक करें।
3. की को Public API की में डालें।
4. तक मान्य में वह तारीख भरें जो Lexware की के बगल में दिखाता है। यह ज़रूरी नहीं है, लेकिन इससे Deskwoot की खत्म होने से 30 और 7 दिन पहले आपके एडमिन को याद दिलाता है।
5. कनेक्ट करें पर क्लिक करें।

Deskwoot तुरंत Lexware से की जाँचता है और आपकी कंपनी का नाम दिखाता है। अगर की ग्राहक या इनवॉइस नहीं पढ़ सकती, तो डायलॉग यह बताता है। Deskwoot में आपको इंटीग्रेशन संभालने की अनुमति चाहिए; एडमिनिस्ट्रेटर के पास यह होती है। Deskwoot की को एन्क्रिप्ट करके रखता है और सिर्फ़ उसके आखिरी 4 अक्षर दिखाता है।

आपकी टीम क्या देखती है

किसी बातचीत में विवरण टैब का Lexware Office सेक्शन संपर्क का Lexware ग्राहक ग्राहक नंबर के साथ दिखाता है, उसके नीचे इनवॉइस और कोटेशन, सबसे नए पहले। हर पंक्ति में नंबर, तारीख, कुल राशि और एक स्थिति होती है:

• इनवॉइस: बकाया, आंशिक भुगतान, अतिदेय, भुगतान हो गया या रद्द। बकाया इनवॉइस यह भी दिखाता है कि वह कब देय है, कितना बाकी है या कब से अतिदेय है।
• कोटेशन: भेजा गया, स्वीकार, अस्वीकार या समाप्त। भेजा गया कोटेशन यह भी दिखाता है कि वह कब तक मान्य है।

हर नंबर दस्तावेज़ को Lexware में खोलता है, और Lexware Office में खोलें वहाँ ग्राहक को खोलता है। जब ग्राहक के दस्तावेज़ सेक्शन में दिखने वालों से ज़्यादा हों, तो Lexware में सभी दस्तावेज़ आपको उन तक ले जाता है। ड्राफ़्ट कभी नहीं दिखते। Deskwoot दस्तावेज़ Lexware से तभी पढ़ता है जब सेक्शन खुला हो, और उनमें से कोई सेव नहीं करता।

जब किसी Lexware ग्राहक का ईमेल पता संपर्क वाला हो, तो सेक्शन वह ग्राहक सुझाता है और आप उसे एक क्लिक में जोड़ते हैं। नहीं तो ग्राहक जोड़ें पर क्लिक करें और नाम, ईमेल या ग्राहक नंबर से खोजें। Lexware फ़ोन नंबर से नहीं खोज सकता। सिर्फ़ ग्राहक जोड़े जा सकते हैं, सप्लायर नहीं। यह ग्राहक नहीं गलत सुझाव हटाता है, और Lexware में बनाएँ संपर्क की जानकारी से ग्राहक बनाता है (Lexware, Deskwoot के ज़रिए संपर्क डिलीट नहीं करने देता, इसलिए गलत संपर्क को Lexware में आर्काइव करें)।

संपर्क पेज जुड़े सिस्टम टैब में वही सेक्शन दिखाता है। Copilot संपर्क का Lexware ग्राहक (जुड़ा हुआ ग्राहक, या वह जिसका ईमेल पता संपर्क वाला ही है) उसके सबसे नए इनवॉइस और कोटेशन के साथ पढ़ता है, इसलिए आप उससे पूछ सकते हैं, जैसे कि आखिरी इनवॉइस का भुगतान हुआ या नहीं।

कोटेशन ड्राफ़्ट बनाएँ

किसी बातचीत में Lexware Office सेक्शन का कोटेशन ड्राफ़्ट बनाएँ एक डायलॉग खोलता है, जिसमें छोटा विवरण, अनुरोध का टेक्स्ट, पता और कब तक मान्य होता है (बदलें नहीं तो आज से 30 दिन)। ड्राफ़्ट बनाएँ पर क्लिक करें, और ड्राफ़्ट Lexware में अनुरोध को एक टेक्स्ट लाइन के रूप में लेकर, बिना कीमतों के दिखता है। वहाँ कीमतें जोड़ें और कोटेशन Lexware से भेजें। जुड़े हुए ग्राहक के साथ कोटेशन उसी ग्राहक को जाता है और पता काम की जगह के रूप में टेक्स्ट में जाता है; जुड़े ग्राहक के बिना यह डायलॉग के नाम और पते पर जाता है, और Lexware इसके लिए कोई ग्राहक नहीं बनाता। ईमेल और फ़ोन Deskwoot में रहते हैं। बातचीत कोटेशन नंबर और Lexware में ड्राफ़्ट के लिंक के साथ एक लाइन दिखाती है।

Deskwoot, Lexware में कोटेशन डिलीट नहीं कर सकता: गलत ड्राफ़्ट वहीं डिलीट करें।

Fynn क्या करता है

Lexware Office पेज पर Fynn Lexware Office के साथ क्या करता है कार्ड में 2 स्विच हैं। दोनों शुरू में बंद रहते हैं, और Fynn उनका पालन तभी करता है जब किसी एडमिन ने कार्ड को एक बार सेव किया हो।

• इनवॉइस और कोटेशन के सवालों के जवाब दें: जो किसी इनवॉइस या कोटेशन का नंबर और उस पर लिखे पते का पिन कोड बताता है, उसे स्थिति, तारीख, देय तारीख, कुल राशि और बकाया राशि पता चलती है। सत्यापित ग्राहक, जैसे Fynn के ईमेल पर भेजे लिंक की पुष्टि करने के बाद, अपने पिछले एक साल के इनवॉइस और कोटेशन के बारे में पूछ सकता है। इस स्विच के लिए सेटिंग > बॉट्स > डेटा एक्सेस में Fynn की ऑर्डर तक पहुँच चालू होनी चाहिए।
• कोटेशन अनुरोधों को ड्राफ़्ट बनाएँ: जब कोई ग्राहक कोटेशन मांगता है, तो Fynn नाम, पिन कोड के साथ पता, क्या काम करना है और पसंद की तारीखें जुटाता है, ग्राहक से पुष्टि लेता है और फिर Lexware में बिना कीमतों का कोटेशन ड्राफ़्ट बनाता है। इसके बाद बातचीत आपकी टीम के पास जाती है।

Fynn कभी नए काम की कीमत तय नहीं करता और कभी ड्राफ़्ट नहीं दिखाता। किस्तें, रिमाइंडर और फ़ीस, छूट, विवाद, सुधार, रद्द करना, क्रेडिट नोट, इनवॉइस की कॉपी, बैंक की जानकारी, टैक्स के सवाल, और ऐसा भुगतान जो ग्राहक कर चुका है लेकिन अभी बकाया दिखता है, आपकी टीम के पास जाते हैं।

जब कनेक्शन को आपकी ज़रूरत हो

• Lexware Office ने की अस्वीकार कर दी: की डिलीट हुई, खत्म हो गई या Lexware में बदल दी गई। नई की बनाएँ और की बदलें से डालें। तब तक Fynn Lexware के सवाल आपकी टीम को देता है, और बातचीत में कोई इनवॉइस नहीं दिखता।
• आपके Lexware Office प्लान में Public API नहीं है: Lexware Office XL में यह शामिल है। अपग्रेड के बाद अभी जाँचें पर क्लिक करें।
• यह की कोटेशन नहीं बना सकती या संपर्क नहीं बना सकती: सभी अनुमतियों वाली की बनाएँ और की बदलें से डालें। इनवॉइस पढ़ना चलता रहता है।

Lexware की कीज़ ज़्यादा से ज़्यादा 24 महीने चलती हैं और Lexware में दिखाई गई तारीख पर काम करना बंद कर देती हैं। अगर आप Lexware में की की अवधि बढ़ाते हैं, तो वह वही की रहती है: Lexware Office पेज पर तारीख बदलें से नई तारीख डालें, की दोबारा डालने की ज़रूरत नहीं है।

डिस्कनेक्ट

Lexware Office पेज पर डिस्कनेक्ट करें सेव की हुई की और कौन सा Lexware ग्राहक किस संपर्क से जुड़ा है, यह डिलीट करता है। पहले से बने ग्राहक और कोटेशन ड्राफ़्ट Lexware में रहते हैं। इसके बाद Lexware Office में Public API के तहत की डिलीट करें: Deskwoot यह आपके लिए नहीं कर सकता।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

मुझे कौन से प्लान चाहिए?

Deskwoot में Business या Enterprise, और Lexware में Lexware Office XL, यानी Public API वाला प्लान। Deskwoot में कनेक्शन का कोई अलग शुल्क नहीं है।

क्या Deskwoot मेरे इनवॉइस सेव करता है?

नहीं। Deskwoot इनवॉइस और कोटेशन तभी पढ़ता है जब वे दिखाए जाते हैं, और उनमें से कोई सेव नहीं करता, न राशियाँ, न भुगतान। वह की, आपकी कंपनी का नाम और कौन सा Lexware ग्राहक किस संपर्क से जुड़ा है, यह सेव करता है।

क्या Fynn किसी ग्राहक को किसी और के इनवॉइस के बारे में बता सकता है?

नहीं। Fynn सिर्फ़ उस दस्तावेज़ के बारे में जवाब देता है जिसका नंबर और पिन कोड ग्राहक ने बताया, या सत्यापन के बाद, Lexware में ग्राहक के अपने दस्तावेज़ों के बारे में।

क्या कोटेशन ड्राफ़्ट में ग्राहक का ईमेल पता या फ़ोन नंबर जाता है?

नहीं। ड्राफ़्ट में नाम, पता और अनुरोध जाते हैं। ईमेल और फ़ोन Deskwoot में रहते हैं।

क्या मैं Lexware की एक से ज़्यादा कंपनी जोड़ सकता हूँ?

हर वर्कस्पेस Lexware की एक कंपनी जोड़ता है। कंपनी बदलने के लिए पहले डिस्कनेक्ट करें।