Lexware Office verbinden

Verbinde Lexware Office, und jede Konversation zeigt die Rechnungen und Angebote des Kunden mit Status, Fälligkeit und offenem Betrag. Fynn kann Fragen wie „Ist meine Rechnung bezahlt?“ beantworten und aus Angebotsanfragen Entwürfe in Lexware machen, und auch Copilot kennt die Belege. Deskwoot ändert nie eine Rechnung. Lexware Office gehört zu den Plänen Business und Enterprise, auch in der Testphase von 7 Tagen.

Du brauchst Lexware Office XL, den Tarif mit der Public API, und deinen Zugang zu Lexware Office, um den Schlüssel zu erstellen. Jeder Workspace verbindet eine Firma in Lexware.

Einen Schlüssel für die Public API in Lexware Office erstellen

1. Öffne in Lexware Office Erweiterungen > Weitere Apps > Public API, oder geh auf app.lexware.de/addons/public-api.
2. Klicke auf API-Schlüssel erstellen und wähle Schlüssel mit allen Berechtigungen.
3. Nenne ihn Deskwoot und kopiere den Schlüssel. Lexware zeigt ihn nur einmal, also behalte ihn, bis du ihn in Deskwoot eingefügt hast.
4. Merk dir das Datum, das Lexware neben dem Schlüssel zeigt. Dann läuft der Schlüssel ab.

Mit dem Schlüssel liest Deskwoot dein Firmenprofil, deine Kunden und deren Rechnungen und Angebote und legt Kunden und Angebotsentwürfe an. Wählst du stattdessen Schlüssel mit individuellen Berechtigungen, kreuze Allgemeine Profilinformationen abrufen, Kontakte abrufen, Kontakte speichern, Belegliste filtern und abrufen, Rechnungen abrufen, Angebote abrufen, Angebote speichern und Zahlungsinformationen von Belegen abrufen an. Ein Schlüssel ohne die Schreibrechte zeigt Rechnungen und Angebote trotzdem, aber dein Team und Fynn können damit keine Kunden und keine Angebotsentwürfe anlegen.

Lexware Office in Deskwoot verbinden

1. Geh auf Einstellungen > Integrationen und klicke unter Software für Aufträge und Buchhaltung auf die Karte Lexware Office.
2. Klicke auf Lexware Office verbinden.
3. Füge den Schlüssel unter Schlüssel für die Public API ein.
4. Trag unter Gültig bis das Datum ein, das Lexware neben dem Schlüssel zeigt. Das ist freiwillig, aber damit erinnert Deskwoot deine Admins 30 und 7 Tage vor dem Ablauf.
5. Klicke auf Verbinden.

Deskwoot prüft den Schlüssel sofort bei Lexware und zeigt deinen Firmennamen. Darf der Schlüssel keine Kunden oder Rechnungen lesen, sagt der Dialog das. Du brauchst in Deskwoot das Recht, Integrationen zu verwalten; Administratoren haben es. Deskwoot speichert den Schlüssel verschlüsselt und zeigt nur seine letzten 4 Zeichen.

Was dein Team sieht

In einer Konversation zeigt der Abschnitt Lexware Office im Tab Details den Lexware Kunden des Kontakts mit Kundennummer, darunter Rechnungen und Angebote, die neuesten zuerst. Jede Zeile hat Nummer, Datum, Summe und einen Status:

• Rechnungen: Offen, Teilweise bezahlt, Überfällig, Bezahlt oder Storniert. Eine offene Rechnung zeigt dazu, wann sie fällig ist, wie viel noch offen ist oder seit wann sie überfällig ist.
• Angebote: Versendet, Angenommen, Abgelehnt oder Abgelaufen. Ein versendetes Angebot zeigt dazu, bis wann es gilt.

Jede Nummer öffnet den Beleg in Lexware, und In Lexware Office öffnen öffnet den Kunden dort. Hat der Kunde mehr Belege, als der Abschnitt zeigt, bringt dich Alle Belege in Lexware zu ihnen. Entwürfe erscheinen nie. Deskwoot liest die Belege aus Lexware, solange der Abschnitt offen ist, und speichert keinen davon.

Hat ein Lexware Kunde die E-Mail-Adresse des Kontakts, schlägt der Abschnitt diesen Kunden vor, und du verknüpfst ihn mit einem Klick. Sonst klicke auf Kunden verknüpfen und suche nach Name, E-Mail oder Kundennummer. Lexware kann nicht nach Telefonnummern suchen. Verknüpfen lassen sich nur Kunden, keine Lieferanten. Passt nicht (Kunde) beendet einen falschen Vorschlag, und In Lexware anlegen legt den Kunden aus den Angaben des Kontakts an (Lexware kann über Deskwoot keine Kontakte löschen, also archiviere einen falschen in Lexware).

Die Kontaktseite zeigt denselben Abschnitt im Tab Verbundene Systeme. Copilot liest den Lexware Kunden des Kontakts (den verknüpften oder den mit der E-Mail-Adresse des Kontakts) mit seinen neuesten Rechnungen und Angeboten, du kannst ihn also zum Beispiel fragen, ob die letzte Rechnung bezahlt ist.

Einen Angebotsentwurf anlegen

In einer Konversation öffnet Angebotsentwurf anlegen im Abschnitt Lexware Office einen Dialog mit Kurzbeschreibung, Anfragetext, Adresse und Gültig bis (30 Tage ab heute, wenn du nichts änderst). Klicke auf Entwurf anlegen, und der Entwurf erscheint in Lexware mit der Anfrage als Textzeile und ohne Preise. Trag die Preise dort ein und verschicke das Angebot aus Lexware. Mit einem verknüpften Kunden geht das Angebot an diesen Kunden, und die Adresse steht als Einsatzort im Text; ohne einen geht es an Name und Adresse aus dem Dialog, und Lexware legt dafür keinen Kunden an. E-Mail und Telefon bleiben in Deskwoot. Die Konversation zeigt eine Zeile mit der Angebotsnummer und einem Link zum Entwurf in Lexware.

Deskwoot kann in Lexware keine Angebote löschen: Lösch einen falschen Entwurf dort.

Was Fynn macht

Die Karte Was Fynn mit Lexware Office macht auf der Seite Lexware Office hat 2 Schalter. Beide sind am Anfang aus, und Fynn folgt ihnen erst, nachdem ein Admin die Karte einmal gespeichert hat.

• Fragen zu Rechnungen und Angeboten beantworten: Wer die Nummer einer Rechnung oder eines Angebots und die Postleitzahl der Adresse darauf nennt, erfährt Status, Datum, Fälligkeit, Summe und offenen Betrag. Ein verifizierter Kunde, zum Beispiel nach der Bestätigung des Links, den Fynn an seine E-Mail-Adresse schickt, kann nach seinen eigenen Rechnungen und Angeboten des letzten Jahres fragen. Dieser Schalter braucht Fynns Zugriff auf Bestellungen unter Einstellungen > Bots > Datenzugriff.
• Angebotsanfragen als Entwürfe anlegen: Fragt ein Kunde nach einem Angebot, sammelt Fynn Name, Adresse mit Postleitzahl, die Arbeit und die Wunschtermine, lässt den Kunden bestätigen und legt dann einen Angebotsentwurf in Lexware an, ohne Preise. Danach geht die Konversation an dein Team.

Fynn kalkuliert nie einen neuen Auftrag und zeigt nie Entwürfe. Ratenzahlungen, Mahnungen und Gebühren, Rabatte, Streitfälle, Korrekturen, Stornos, Gutschriften, Rechnungskopien, Bankdaten, Steuerfragen und eine Zahlung, die der Kunde geleistet hat, die aber noch offen steht, gehen an dein Team.

Wenn die Verbindung dich braucht

• Lexware Office hat den Schlüssel abgelehnt: Der Schlüssel wurde gelöscht, ist abgelaufen oder wurde in Lexware ersetzt. Erstelle einen neuen Schlüssel und trag ihn mit Schlüssel ersetzen ein. Bis dahin gibt Fynn Fragen zu Lexware an dein Team, und Konversationen zeigen keine Rechnungen.
• Dein Tarif bei Lexware Office hat keine Public API: Lexware Office XL enthält sie. Klicke nach dem Wechsel auf Jetzt prüfen.
• Der Schlüssel darf keine Angebote anlegen oder keine Kontakte anlegen: Erstelle einen Schlüssel mit allen Rechten und trag ihn mit Schlüssel ersetzen ein. Rechnungen lesen funktioniert weiter.

Schlüssel von Lexware gelten höchstens 24 Monate und hören an dem Datum auf zu funktionieren, das Lexware zeigt. Verlängerst du einen Schlüssel in Lexware, bleibt es derselbe Schlüssel: Trag das neue Datum mit Datum ändern auf der Seite Lexware Office ein, ohne den Schlüssel neu einzufügen.

Trennen

Trennen auf der Seite Lexware Office löscht den gespeicherten Schlüssel und welcher Lexware Kunde mit welchem Kontakt verknüpft ist. Kunden und Angebotsentwürfe, die schon angelegt sind, bleiben in Lexware. Lösch danach den Schlüssel in Lexware Office unter Public API: Das kann Deskwoot nicht für dich tun.

Häufige Fragen

Welche Pläne brauche ich?

Business oder Enterprise in Deskwoot und Lexware Office XL in Lexware, den Tarif mit der Public API. Die Verbindung kostet in Deskwoot nichts extra.

Speichert Deskwoot meine Rechnungen?

Nein. Deskwoot liest Rechnungen und Angebote, während sie angezeigt werden, und speichert keine davon, auch keine Beträge oder Zahlungen. Gespeichert werden der Schlüssel, dein Firmenname und welcher Lexware Kunde mit einem Kontakt verknüpft ist.

Kann Fynn einem Kunden etwas über die Rechnung eines anderen sagen?

Nein. Fynn antwortet nur zu dem Beleg, dessen Nummer und Postleitzahl der Kunde genannt hat, oder nach der Verifizierung zu den Belegen seines eigenen Kunden in Lexware.

Enthält ein Angebotsentwurf die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer des Kunden?

Nein. Ein Entwurf enthält Name, Adresse und die Anfrage. E-Mail und Telefon bleiben in Deskwoot.

Kann ich mehr als eine Firma in Lexware verbinden?

Jeder Workspace verbindet eine Firma in Lexware. Um die Firma zu wechseln, trenne zuerst.