WhatsApp Business verbinden

Aktualisiert am 20.10.20265 Min. Lesezeit

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Verbinde deine WhatsApp-Business-Nummer mit Deskwoot und beantworte WhatsApp-Konversationen direkt dort. Am schnellsten geht es mit „Mit Meta verbinden“: Du meldest dich im Fenster von Meta an, und Deskwoot richtet den Webhook automatisch ein. Alternativ verbindest du manuell mit Phone Number ID, dauerhaftem Access Token und Verify Token aus dem Entwickler-Dashboard von Meta. Die Einrichtung der WhatsApp Cloud API ist kostenlos, Meta berechnet aber Gebühren nach Kategorie und Land.

Mit der WhatsApp-Business-Integration verwaltest du WhatsApp-Konversationen direkt in deiner Deskwoot-Inbox und hast alle Kundenkontakte an einem Ort. Deskwoot nutzt die offizielle WhatsApp Cloud API von Meta, deren Einrichtung kostenlos ist. Hier findest du alles, was du zum Verbinden brauchst, und Tipps gegen typische Stolpersteine.

Voraussetzungen

Ein Meta-Business-Konto (business.facebook.com)
Eine Telefonnummer, die noch nicht bei WhatsApp oder in der WhatsApp-Business-App registriert ist
Zugang zur WhatsApp Business API, über die Entwicklerplattform von Meta ohne Einrichtungskosten verfügbar

Schnell verbinden (empfohlen)

Am schnellsten verbindest du dich mit Mit Meta verbinden:

Öffne Einstellungen > Posteingänge > Posteingang hinzufügen > WhatsApp.
Klicke unter Mit Meta verbinden auf Mit WhatsApp verbinden.
Melde dich im Fenster von Meta bei deinem Meta-Business-Konto an.
Wähle oder erstelle ein WhatsApp-Business-Konto und verifiziere deine Telefonnummer.
Deskwoot erledigt den Rest automatisch, auch die Webhook-Konfiguration.

Manuelle Einrichtung

Für die manuelle Einrichtung brauchst du drei Werte aus deinem Meta-Entwickler-Dashboard:

Phone Number ID. Steht in den WhatsApp-Einstellungen deiner App.
Dauerhafter Access Token. Lege in den Meta-Business-Einstellungen einen System User an und erzeuge einen Token mit den nötigen WhatsApp-Berechtigungen.
Verify Token. Ein beliebiger Text deiner Wahl (z. B. my-deskwoot-verify-token).

Öffne in der WhatsApp-Einrichtung Erweitert: manuell mit den Zugangsdaten deiner eigenen Meta-App verbinden, trag die drei Werte und das App Secret ein (empfohlen, damit prüft Deskwoot, dass Webhooks wirklich von Meta kommen) und klicke auf Posteingang erstellen.

Du nutzt WhatsApp schon über Twilio? Klicke in der WhatsApp-Einrichtung auf Verbinde stattdessen deine Twilio-Nummer und gib Account SID, Auth Token und deine WhatsApp-Telefonnummer ein.

Webhook-Konfiguration

Hast du „Mit Meta verbinden“ genutzt, ist der Webhook schon eingerichtet. Bei der manuellen Einrichtung:

Kopiere die Webhook-URL aus der manuellen Einrichtung in Deskwoot.
Füge sie in den WhatsApp-Webhook-Einstellungen deiner Meta-App ein und trag dort denselben Verify Token ein wie in Deskwoot.
Abonniere das Webhook-Feld messages.

Nachrichtenvorlagen

Außerhalb des 24-Stunden-Servicefensters stellt WhatsApp nur vorab genehmigte Nachrichtenvorlagen zu. Vorlagen erstellst du im Meta Business Manager, wo Meta sie auch prüft. Deskwoot verschickt eine genehmigte Vorlage über den Meta-Lead-Ads-Connector, sobald ein neuer Lead dein Formular ausfüllt. Ist das Fenster abgelaufen, wählst du eine genehmigte Vorlage und sendest sie direkt aus der Konversation, siehe WhatsApp-Vorlagen nach dem 24-Stunden-Fenster senden. Über Twilio verbundene Nummern senden in Deskwoot keine Vorlagen.

Fehlerbehebung

Telefonnummer wird schon verwendet: Entferne die Nummer aus der WhatsApp- oder WhatsApp-Business-App, bevor du sie verbindest. Eine Nummer kann immer nur bei einer Plattform registriert sein.
Nachrichten kommen nicht in Deskwoot an: Prüfe, ob deine Webhook-URL stimmt und ob das Feld messages in den Einstellungen deiner Meta-App abonniert ist.
Access Token abgelaufen: Hast du bei der manuellen Einrichtung einen temporären Token verwendet, erzeuge über einen System User einen dauerhaften. Temporäre Tokens laufen nach 24 Stunden ab.

Tipps

Nutze nach Möglichkeit Mit Meta verbinden, damit du weniger Konfigurationsfehler hast.
Halte deine Nachrichtenvorlagen knapp und persönlich. Meta prüft jede Vorlage, und klare, nicht werbliche Texte werden schneller genehmigt.
Antworte innerhalb des 24-Stunden-Servicefensters, dann brauchst du nicht für jede Antwort eine Vorlage.

Häufige Fragen

„Mit Meta verbinden“ oder manuell: Was ist besser?

Wenn möglich „Mit Meta verbinden“. Das erspart dir die Suche im Meta-Dashboard, und es passieren weniger Konfigurationsfehler. Manuell lohnt sich, wenn du deine eigene Meta-App nutzen willst oder die Verbindung über Meta bei dir nicht klappt.

Was kostet WhatsApp?

Die Einrichtung der Cloud API ist kostenlos. Meta berechnet aber Gebühren, abhängig von der Kategorie (Utility, Marketing, Authentication, Service) und vom Land. Antworten im 24-Stunden-Servicefenster auf eingehende Konversationen sind kostenlos. Aktuelle Preise findest du auf der Preisseite von Meta.

Was ist das 24-Stunden-Servicefenster?

Sobald ein Kunde dir schreibt, kannst du 24 Stunden lang frei antworten. Danach erreichst du ihn nur noch mit einer genehmigten Nachrichtenvorlage. Antworte also möglichst innerhalb des Fensters.

Was ist, wenn meine Nummer schon bei WhatsApp registriert ist?

Entferne sie zuerst aus WhatsApp bzw. der WhatsApp-Business-App. Eine Nummer kann immer nur auf einer Plattform registriert sein. Sobald sie mit der API verbunden ist, kannst du sie nicht mehr in der App nutzen.

Kann ich meine private WhatsApp-Nummer nutzen?

Ja, aber die Nummer muss vorher in der normalen WhatsApp- oder WhatsApp-Business-App abgemeldet werden, und danach kannst du sie dort nicht mehr verwenden. Besser ist eine eigene Nummer für dein Unternehmen.

Wie funktionieren Nachrichtenvorlagen?

Du erstellst sie im Meta Business Manager unter Vorlagen. Meta prüft jede Vorlage, meist innerhalb von 24 Stunden. Halte sie kurz, sachlich und nützlich, dann werden sie eher genehmigt.

Kann ich mehrere WhatsApp-Nummern verbinden?

Ja. Jede Nummer bekommt ihre eigene Deskwoot-Inbox. Wiederhole dafür einfach die Einrichtung unter Einstellungen > Posteingänge > Posteingang hinzufügen > WhatsApp. Praktisch für mehrere Regionen oder Marken.

Funktioniert der Bot auf WhatsApp?

Ja. Fynn beantwortet WhatsApp-Konversationen genauso wie auf den anderen Kanälen (ab dem Startup-Tarif), auch Sprachnachrichten: Deskwoot wandelt sie vorher in Text um, siehe Fynn und Sprachnachrichten. Über seiner ersten Antwort sehen Kunden eine Zeile wie „Fynn, der KI-Assistent von Acme“, damit sie wissen, dass eine KI antwortet. Gerade auf WhatsApp lohnt sich das, weil Kunden dort schnelle Antworten erwarten.

Was ist mit Fotos, Sprachnachrichten und Dokumenten?

Bilder, Sprachnachrichten und andere Audios, Videos, Sticker, Standorte und Dokumente kommen in der Konversation an. Dein Team schickt Dateien direkt aus dem Editor zurück: Bilder bis 5 MB, Video und Audio bis 16 MB, Dokumente bis 100 MB. Im Web-Dashboard steht unter Sprachnachrichten und anderen Audios ihr automatisches Transkript.

Warum läuft mein Meta-Token ab?

Du hast einen temporären Token genutzt. Erzeuge über einen System User in den Meta-Business-Einstellungen einen dauerhaften Token, der läuft nicht ab. Mit „Mit Meta verbinden“ erneuert Deskwoot den Zugang selbst. Klappt das nicht, zeigt die Inbox den Button Neu mit Meta verbinden.

Sehe ich, ob WhatsApp-Nachrichten zugestellt wurden?

Ja. Bei jeder ausgehenden Nachricht siehst du, ob sie gesendet, zugestellt und gelesen wurde, so wie in der WhatsApp-App. So weißt du, ob deine Nachricht beim Kunden angekommen ist. Stellt WhatsApp eine Antwort nicht zu, steht darunter Zustellung fehlgeschlagen. mit dem Grund von WhatsApp. Fehlt nur eine Datei, sendet ein Klick genau diese Datei noch einmal, siehe Wenn eine Antwort nicht zugestellt wird.

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