Portalanfragen

Immobilien- und Autoportale schicken dir für jede Anfrage eine E-Mail. Deskwoot liest diese Mails und macht aus jeder eine normale Konversation, mit der Person, die gefragt hat, als Kontakt und nie mit der Absenderadresse des Portals. Dein Team und Fynn antworten dort, und jede Antwort geht an die richtige Adresse. Das klappt mit Immowelt, Kleinanzeigen (Immobilien und Autos), mobile.de, AutoScout24, Homegate, ImmoScout24.ch, Flatfox, Comparis und Newhome.

Was du bekommst

• Die Person als Kontakt: Deskwoot liest Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer aus der Mail des Portals. Schreibt die Person über das Portal noch mal, landet die Mail in derselben Konversation.
• Nur ihre eigenen Worte: Die Nachricht zeigt, was die Person geschrieben hat, ohne den Text des Portals drumherum. Hat sie nichts geschrieben, nennt sie das Inserat und was sie wünscht, zum Beispiel eine Besichtigung oder einen Rückruf. Original Mail zeigen unter der Nachricht öffnet die Mail des Portals so, wie sie ankam.
• Das Portal im Blick: Die Nachricht und der Kopf der Konversation zeigen über und den Namen des Portals. Im Tab Details zeigt der Bereich Von und der Name des Portals das Inserat oder Fahrzeug, seine Nummer beim Portal, deine Referenz, den Preis in der Anfrage, die Telefonnummer, was die Person wünscht, wohin Antworten gehen und einen Link, um es auf dem Portal zu öffnen.
• Dein Inserat verknüpft: Ist Propstack oder Justimmo verbunden, wird eine Immobilienanfrage mit deiner eigenen Objektnummer mit diesem Inserat verknüpft. So sehen Fynn und dein Team die aktuellen Daten.
• Fynn kennt die Anfrage: Er kennt das Portal, das Inserat und den Preis, den die Anfrage zeigte. Er fragt nie nach einer E-Mail-Adresse, die die Antwort schon erreicht, und nie noch mal nach einer Telefonnummer, die die Person angegeben hat.

Deskwoot nimmt eine Mail nur dann als Portalanfrage, wenn es prüfen kann, dass sie wirklich vom Portal kommt. Eine Mail, die nur so aussieht, bleibt eine normale Mail.

So legst du los

1. Geh zu Einstellungen > Integrationen und öffne Portalanfragen unter Website und Leads.
2. Unter Deine Portaladresse kopierst du deine Adresse. Hast du noch keine, klick auf Portaladresse anlegen. Deskwoot wählt die Adresse für dich, aus dem Namen deines Workspace. Damit entsteht ein E-Mail-Posteingang für Portalanfragen mit einer Adresse, die auf @mail.deskwoot.com endet.
3. Gib die Adresse deinen Portalen. Es gibt 3 Wege:
   • Trag deine Portaladresse als E-Mail für Anfragen in deinem Portalkonto ein. Das klappt am besten: Das Portal schickt direkt an Deskwoot.
   • Dein Postfach ist schon mit Deskwoot verbunden. Dann ist nichts zu tun: Portalmails, die dort landen, kommen auch an.
   • Leg in deinem Postfach eine Regel an, die Portalmails an deine Portaladresse weitergibt. Für Kleinanzeigen nutzt du eine Umleitung, keine Weiterleitung: Eine Weiterleitung verliert die Adresse, über die deine Antworten zurück an Kleinanzeigen gehen.

Jedes Portal auf der Seite hat So richtest du es ein mit eigenen Schritten. Zum Beispiel öffnest du in Meine Immowelt Verwaltung > Einstellungen > Immowelt-Konfiguration > Kontaktanfragen, trägst deine Portaladresse ein und schaltest den OpenImmo Feedback XML-Anhang ein. Bei AutoScout24 öffnest du Mein Konto > E-Mail Verwaltung und fügst deine Portaladresse für die Benachrichtigungsart E-Mail Anfragen hinzu.

Jedes Portal zeigt Kommt an mit dem Datum der letzten Anfrage, sobald Anfragen ankommen, sonst Noch keine Anfrage.

So gehen Antworten raus

• Über das Portal: Manche Portale wie Kleinanzeigen geben jeder Anfrage eine eigene Antwortadresse. Deine Antwort geht dorthin, und das Portal gibt sie an die Person weiter. Die eigene Adresse der Person bleibt verborgen.
• An die E-Mail der Person: Enthält die Anfrage die E-Mail-Adresse der Person, geht deine Antwort dorthin. Bei Homegate, ImmoScout24.ch und Flatfox geht sie auch dorthin, deshalb steht sie nicht im Flatfox Messenger.
• Nur per Telefon oder auf dem Portal: Hat die Person nur eine Telefonnummer angegeben, erreicht sie keine E-Mail. Der Antwortbereich sagt das, Fynn antwortet nicht, und dein Team ruft an oder antwortet auf dem Portal.
• Die neueste Mail entscheidet: Schreibt die Person später von ihrer eigenen E-Mail-Adresse, gehen deine Antworten an diese Adresse.

Antworte von der Adresse, die du beim Portal nutzt, damit das Portal deine Antworten annimmt. Steht deine Portaladresse beim Portal, ist das schon so.

Zusammenfassung

Leg deine Portaladresse unter Einstellungen > Integrationen > Portalanfragen an und trag sie bei deinen Portalen ein. Dann wird jede Anfrage zu einer Konversation mit der Person, die gefragt hat, zeigt ihr Portal und ihr Inserat, und jede Antwort geht an die richtige Adresse.

Häufige Fragen

Anfragen kommen mit dem Portal als Absender an statt mit der Person. Was kann ich tun?

Dann behält Deskwoot sie als normale Mails vom Portal. Manche Postfächer ändern Mails beim Weitergeben, dann kann Deskwoot nicht prüfen, ob sie wirklich vom Portal kommen. Trag stattdessen deine Portaladresse beim Portal ein. Leitest du aus einem Postfach weiter, das keinem Teammitglied gehört, trag es in den Einstellungen des Posteingangs unter Vertrauenswürdige Weiterleitungsquellen ein.

Kann ich die Mails als Anhang weiterleiten?

Nein. Nutze eine Umleitung oder eine normale Weiterleitung. Für Portale, die über ihre eigene Antwortadresse antworten, nutzt du eine Umleitung.

Warum steht die Telefonnummer nicht beim Kontakt?

Niemand hat die Telefonnummer geprüft, die beim Portal eingetippt wurde. Deskwoot schreibt sie nur dann zum Kontakt, wenn die Anfrage diesen Kontakt angelegt hat und kein anderer Kontakt die Nummer hat. Sonst steht sie im Bereich des Portals im Tab Details.