Propstack verbinden

Verbinde dein Propstack Konto, und Fynn beantwortet im Chat Fragen zu deinen vermarkteten Inseraten: Preis, Kosten, Fläche, Ausstattung und ob ein Inserat noch verfügbar ist. Nach dem Ja der Person schickt er Anfragen, Suchprofile und Eigentümeranfragen in Propstack, und dein Team sieht den Kontakt aus Propstack neben jedem Gespräch. Propstack ist in der Beta, in den Plänen Business und Enterprise, auch in der Testphase von 7 Tagen.

Du brauchst einen Admin in Propstack, der API Schlüssel anlegen darf, und in Deskwoot das Recht, Integrationen zu verwalten; Administratoren haben es. Jeder Workspace verbindet ein Propstack Konto.

Den API Schlüssel in Propstack anlegen

Frag zuerst bei Propstack nach. Laut der Hilfe von Propstack kann jedes Konto in Propstack nur einen API Schlüssel haben. Gilt das für dein Konto, kann ein neuer Schlüssel den ersetzen, den deine Website oder ein anderes Tool schon nutzt. Frag bei Propstack nach, bevor du einen anlegst.

1. Öffne in Propstack Verwaltung > API-Schlüssel.
2. Leg einen Schlüssel für API V2 an und nenne ihn Deskwoot.
3. Gib ihm diese Rechte. Nötig: Objekte, Objektstatus und Projekte lesen; Kontakte lesen und anlegen; Notizen anlegen; Kontaktquellen, Notiztypen und Nutzer lesen; Webhooks verwalten. Optional: Suchprofile lesen und anlegen; Kontaktstatus, Terminarten und Termine lesen.
4. Kopiere den Schlüssel.

Propstack zeigt die Anfragen jedes Schlüssels in seinem Protokoll. Du kannst den Schlüssel in Propstack jederzeit löschen, dann hört Deskwoot auf.

Propstack in Deskwoot verbinden

1. Gehe zu Einstellungen > Integrationen und klicke unter CRM und Immobilien auf die Karte Propstack.
2. Klicke auf Propstack verbinden, füge den Schlüssel unter Schlüssel für die API ein und klicke auf Verbinden.

Deskwoot prüft den Schlüssel sofort bei Propstack. Fehlt ein nötiges Recht, nennt der Dialog es, und nichts wird gespeichert. Erreicht der Schlüssel mehrere Propstack Konten, etwa die Büros eines Franchise, wählst du das, das dieser Workspace nutzt. Deskwoot speichert den Schlüssel verschlüsselt und zeigt nur seine letzten 4 Zeichen. Danach liest es deine vermarkteten Inserate, das dauert ein paar Minuten.

Festlegen, was Fynn zu jedem Status sagt

Die Karte Status der Objekte listet deine Status aus Propstack. Wähle für jeden Fynn bietet es an, Fynn sagt, es ist nicht mehr verfügbar oder Fynn erwähnt es nie und klicke auf Status speichern. Ein Status, den Propstack als nicht öffentlich markiert, steht am Anfang auf nicht mehr verfügbar. Archivierte Inserate kommen nie vor. Bekommt Propstack einen neuen Status, markiert die Karte ihn mit Neu, bis du speicherst.

Festlegen, wo Anfragen landen

Die Karte Wo Anfragen landen bestimmt, wie eine Anfrage in Propstack ankommt:

• Quelle für Anfragen: die Kontaktquelle, die die Anfrage trägt. Wähle die Quelle, auf die deine Automation für neue Anfragen in Propstack hört, etwa eine Quelle namens Deskwoot. Mit Keine Quelle läuft keine Automation.
• Notiztyp: der Typ der Notiz. Notiztypen, die den Status eines Objekts oder einen Deal ändern, werden nicht angeboten, und ein Typ, der auch den Status des Kontakts setzt, sagt das.
• Betreuer für Anfragen ohne Objekt: Eigentümeranfragen und Suchprofile gehen an diesen Nutzer. Eine Anfrage zu einem Inserat geht an den Betreuer des Inserats.

Klicke auf Speichern. Ist Propstack nicht erreichbar, zeigt die Karte deine gespeicherte Auswahl, und du kannst sie trotzdem ändern.

Festlegen, was Fynn macht

Fynn nutzt Propstack erst, wenn ein Administrator unter Was Fynn mit Propstack macht einmal auf Speichern geklickt hat. Danach speichert jeder Schalter sofort:

• Aus deinen Inseraten antworten: Fynn durchsucht deine Inserate und nennt Preise, Flächen und Verfügbarkeit genau so, wie sie veröffentlicht sind.
• Link zur Objektseite teilen, am Anfang aus: Fynn schickt die öffentliche Objektseite aus Propstack. Ist der Schalter aus, bietet er stattdessen das Exposé an, damit die Anfrage zuerst in Propstack ankommt.
• Anfragen an Propstack schicken: Nach der Bestätigung legt Fynn bei Bedarf den Kontakt an und schreibt die Anfragenotiz.
• Eigentümeranfragen an Propstack schicken: Wer verkaufen oder bewerten lassen will, landet nach der Bestätigung als Eigentümeranfrage in Propstack.
• Suchprofile anlegen: Wenn die Person Angebote per E-Mail möchte, legt Fynn ein Suchprofil mit ihren Wünschen an. Der Schlüssel braucht dafür das Recht, Suchprofile anzulegen.
• Anstehende Termine nennen: erst wenn die Person ihre E-Mail-Adresse oder Telefonnummer bestätigt hat, und nur wenn Propstack dem Schlüssel das Lesen von Terminen erlaubt.

Unter Posteingänge legst du fest, ob Fynn Propstack in allen Posteingängen nutzt oder nur in einigen. Ist ein Schalter aus, gibt Fynn diese Angaben stattdessen an dein Team.

Was Fynn im Chat macht

• Er antwortet in der Sprache des Kunden und nennt Preise, Kosten, Provision und Kaution genau so, wie sie veröffentlicht sind. Er rechnet, schätzt oder rundet nie Kosten.
• Konnte Deskwoot deine Inserate 6 Stunden lang nicht aktualisieren, sagt er nicht mehr, dass ein Inserat noch verfügbar ist, sondern dass dein Team das bestätigt.
• Die Straße nennt er nur, wenn du die Adresse in Propstack zeigst. Sonst nennt er Ort und Stadtteil und sagt, dass der Makler die Adresse mitteilt.
• Für eine Besichtigung, das Exposé oder eine Frage fragt er nach dem Namen und, falls das Gespräch keine hat, nach einer E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Er zeigt, was er senden wird, und sendet erst nach dem Ja. Danach liest die Person, dass sich dein Team bei ihr meldet.
• Er bucht oder verschiebt nie eine Besichtigung in Propstack, reserviert nie ein Objekt, schickt nie selbst ein Exposé oder ein Dokument und nennt nie einen Wert.
• Er behandelt jede Anfrage gleich: Er bewertet oder reiht nie Bewerber, Käufer oder Mieter. In einem Workspace, der für Immobilien eingerichtet ist, verbieten ihm seine Regeln außerdem, Gegenden oder Objekte nach Herkunft, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, Behinderung oder Familienstand zu beschreiben, zu reihen oder zu empfehlen und jemanden aus solchen Gründen zu einer Gegend hin oder von ihr weg zu lenken.
• Er fragt nie nach Geburtsdatum, Ausweis, Einkommen oder Bankdaten.
• Per SMS nennt er niemandem seine Termine, weil eine SMS nichts über den Absender beweist.
• Kunden gegenüber nennt er Propstack nie. Er spricht von deinem Team.

Was dein Team sieht

Im Gespräch hat der Tab Details zwei Abschnitte für Propstack:

• Immobilie: das Inserat, um das es im Gespräch geht, mit Foto, Titel, Nummer, Status, Preis, Zimmern, Fläche, Betreuer und wer es verknüpft hat. Fynn verknüpft ein Inserat, wenn er genau eines nachgeschlagen hat. Dein Team nutzt Immobilie verknüpfen, Immobilie ändern und Verknüpfung lösen, und An Propstack senden schickt eine Anfrage dazu.
• Propstack: der Kontakt der Person in Propstack mit Status, Kundennummer und Betreuer, bis zu 3 Suchprofilen und, wenn Propstack dem Schlüssel das Lesen von Terminen erlaubt, den anstehenden Terminen, nie euren Notizen. Von dort schickt dein Team eine Anfrage, ein Suchprofil, eine Eigentümeranfrage oder eine Notiz und sucht, legt an, verknüpft oder löst den Kontakt.

Der Abschnitt zeigt, wie der Kontakt verknüpft wurde: durch jemanden aus dem Team, über die Adresse, von der der Kunde geschrieben hat, nachdem der Kunde seine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer bestätigt hat, oder, als nicht bestätigt markiert, über eine im Chat genannte E-Mail-Adresse. Bei so einem Treffer wählt dein Team Verknüpfung behalten oder Kontakt wechseln.

Jede Anfrage erscheint als Karte im Verlauf des Gesprächs, mit ihrem Stand. Die Kontaktseite hat einen Tab Verbundene Systeme mit demselben Abschnitt für Propstack und allem, was Deskwoot für den Kontakt gesendet hat. Copilot kennt den verknüpften Kontakt, seine Suchprofile, seine Termine, wenn der Schlüssel sie lesen darf, und die Inserate des Gesprächs, so kann Antwort vorschlagen „Ist die Wohnung noch frei?“ aus denselben Daten beantworten, die Fynn nutzt.

Was in Propstack ankommt

• Ein Kontakt, nur wenn kein Kontakt in Propstack die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer der Person hat. Ein bestehender Kontakt wird nie geändert: Die Anfrage kommt als Notiz zu ihm. Passen mehrere Kontakte, sendet Deskwoot nichts und bittet dein Team, zuerst den richtigen zu verknüpfen.
• Eine Notiz mit der Anfrage: was die Person möchte, das Inserat, Wunschzeiten, ihre Nachricht, ob der Absender bestätigt ist und ein Link zum Gespräch, den nur dein Team öffnen kann. Sie trägt Quelle, Notiztyp und Betreuer aus Wo Anfragen landen.
• Ein Suchprofil, nur nachdem die Person zugestimmt hat, passende Angebote per E-Mail zu bekommen. Es hält diese Zustimmung mit Uhrzeit fest.

Eine Notiz mit Kontaktquelle kann deine Automationen in Propstack starten, wie eine Portalanfrage. Hat Propstack nicht rechtzeitig geantwortet, schickt Deskwoot die Anfrage nie einfach noch einmal: Es sucht sie zuerst in Propstack. Lässt Propstack das nicht zu, entscheidet dein Team, ob sie noch einmal gesendet wird.

Wie Inserate zu Deskwoot kommen

Deskwoot liest deine Inserate beim Verbinden, prüft Propstack alle 15 Minuten auf Änderungen und liest einmal am Tag alles neu. Meldet Propstack Änderungen an Deskwoot, steht auf der Seite Änderungen an Objekten kommen in Sekunden an. Jetzt abgleichen liest sofort, und die Karte Inserate, die Fynn kennt zeigt genau, was Fynn sieht.

Wenn die Verbindung dich braucht

• Schlüssel abgelehnt: Propstack nimmt den Schlüssel nicht mehr an, etwa weil er gelöscht oder geändert wurde. Fynn nutzt Propstack nicht mehr. Füge mit Schlüssel ersetzen einen neuen ein.
• Recht fehlt: Dem Schlüssel fehlt ein Recht, das Deskwoot braucht. Gib es dem Schlüssel in Propstack und klicke dann auf Erneut prüfen.
• Nicht aktuell: Deskwoot konnte deine Inserate eine Weile nicht aktualisieren. Bis es wieder klappt, bestätigt Fynn nicht, ob ein Inserat noch verfügbar ist.

Administratoren bekommen eine E-Mail, wenn die Verbindung bricht.

Trennen

Trennen auf der Seite Propstack beendet Fynns Antworten zu Inseraten und das Senden von Anfragen. Deskwoot löscht den Schlüssel, seine Kopie deiner Inserate und die Verknüpfungen zu Kontakten in Propstack und entfernt seine Webhooks in Propstack. Alles bereits Gesendete bleibt in Propstack und in den Gesprächen. Lösch danach den Schlüssel in Propstack unter Verwaltung > API-Schlüssel.

Häufige Fragen

Welchen Plan brauche ich?

Business oder Enterprise, auch in der Testphase von 7 Tagen. Deskwoot berechnet für die Verbindung nichts extra.

Was heißt Beta hier?

Die Verbindung zu Propstack ist neu und beruht auf der Dokumentation der Propstack API, darum können sich Details noch ändern. Wenn etwas nicht so funktioniert, wie du es erwartest, schreib uns an hello@deskwoot.com.

Was liest Deskwoot nie?

Einkommen, Bankdaten, Ausweis, Geburtsdatum oder Steuernummer eines Kontakts sowie Warnhinweise, Notizen, Dokumente, Deals, Eigentümer, Bewertungen und interne Provisionen der Agentur.

Bucht Fynn Besichtigungen in Propstack?

Nein. Er schickt den Besichtigungswunsch mit den Wunschzeiten, und dein Makler macht den Termin aus. Wenn Propstack dem Schlüssel das Lesen von Terminen erlaubt, kann ein verifizierter Kunde Fynn nach Terminen fragen, die schon in Propstack stehen.

Sollen Portalanfragen auch in Deskwoot ankommen?

Lass sie in Propstack. Portalanfragen landen schon dort, wo deine Automationen sie beantworten, und eine Kopie in Deskwoot ließe dein Team jede doppelt bearbeiten.