Demandes des portails

Les portails immobiliers et automobiles vous envoient un e-mail pour chaque demande. Deskwoot lit ces e-mails et transforme chacun en une conversation normale, avec la personne qui a posé la question comme contact, jamais l'adresse d'envoi du portail. Votre équipe et Fynn y répondent, et chaque réponse part à la bonne adresse. Cela fonctionne avec Immowelt, Kleinanzeigen (immobilier et voitures), mobile.de, AutoScout24, Homegate, ImmoScout24.ch, Flatfox, Comparis et Newhome.

Ce que vous obtenez

• La personne comme contact : Deskwoot lit son nom, son adresse e-mail et son numéro de téléphone dans l'e-mail du portail. Quand la personne écrit de nouveau via le portail, l'e-mail arrive dans la même conversation.
• Seulement ses propres mots : le message montre ce que la personne a écrit, sans le texte du portail autour. Si elle n'a rien écrit, le message indique l'annonce et ce qu'elle a demandé, par exemple une visite ou un rappel. Afficher l'e-mail d'origine, sous le message, ouvre l'e-mail du portail tel qu'il est arrivé.
• Le portail bien visible : le message et l'en-tête de la conversation indiquent via et le nom du portail. Dans l'onglet Détails, la section De suivie du nom du portail montre le bien ou le véhicule, son numéro sur le portail, votre référence, le prix indiqué dans la demande, le numéro de téléphone, ce que la personne a demandé, où vont les réponses et un lien pour l'ouvrir sur le portail.
• Votre annonce liée : avec Propstack ou Justimmo connecté, une demande immobilière qui cite votre propre numéro de référence est liée à cette annonce, pour que Fynn et votre équipe voient ses données actuelles.
• Fynn connaît la demande : il connaît le portail, l'annonce et le prix affiché dans la demande. Il ne demande jamais une adresse e-mail que la réponse atteint déjà, et ne redemande jamais un numéro de téléphone que la personne a donné.

Deskwoot ne traite un e-mail comme une demande de portail que s'il peut vérifier qu'il vient vraiment du portail. Un e-mail qui en a seulement l'air reste un e-mail normal.

Premiers pas

1. Allez dans Paramètres > Intégrations et ouvrez Demandes des portails sous Site web et prospects.
2. Sous Votre adresse de portail, copiez votre adresse. Si vous n'en avez pas encore, cliquez sur Créer une adresse de portail. Deskwoot choisit l'adresse pour vous, à partir du nom de votre espace de travail. Cela crée une boîte de réception e-mail pour les demandes des portails, avec une adresse qui se termine par @mail.deskwoot.com.
3. Donnez l'adresse à vos portails. Il y a 3 façons de le faire :
   • Saisissez votre adresse de portail comme e-mail de réception des demandes dans votre compte sur le portail. C'est la meilleure solution : le portail envoie directement à Deskwoot.
   • Votre boîte mail est déjà connectée à Deskwoot. Vous n'avez alors rien à faire : les e-mails des portails qui y arrivent sont aussi reçus.
   • Ajoutez dans votre boîte mail une règle qui transmet les e-mails des portails à votre adresse de portail. Pour Kleinanzeigen, utilisez une règle de redirection, pas un transfert : un transfert perd l'adresse qui renvoie vos réponses via Kleinanzeigen.

Chaque portail de la page propose Comment le configurer avec ses propres étapes. Par exemple, dans Meine Immowelt, ouvrez Verwaltung > Einstellungen > Immowelt-Konfiguration > Kontaktanfragen, saisissez votre adresse de portail et activez la pièce jointe OpenImmo Feedback XML. Sur AutoScout24, ouvrez My Account > Email management et ajoutez votre adresse de portail pour le type de notification Email inquiries.

Dès que des demandes arrivent, chaque portail affiche Réception active avec la date de sa dernière demande, sinon Aucune demande pour le moment.

Comment fonctionnent les réponses

• Via le portail : certains portails, comme Kleinanzeigen, donnent à chaque demande sa propre adresse de réponse. Votre réponse part à cette adresse, et le portail la transmet à la personne. L'adresse de la personne reste cachée.
• Vers l'e-mail de la personne : quand la demande contient l'adresse e-mail de la personne, votre réponse part à cette adresse. Sur Homegate, ImmoScout24.ch et Flatfox, elle y part aussi, donc elle n'apparaît pas dans Flatfox Messenger.
• Uniquement par téléphone ou sur le portail : quand la personne n'a laissé qu'un numéro de téléphone, aucun e-mail ne l'atteint. La zone de réponse le signale, Fynn ne répond pas, et votre équipe appelle la personne ou répond sur le portail.
• Le dernier e-mail décide : si la personne écrit plus tard depuis sa propre adresse e-mail, vos réponses partent à cette adresse.

Répondez depuis l'adresse que vous utilisez sur le portail, pour que le portail accepte vos réponses. Si vous avez saisi votre adresse de portail sur le portail, c'est déjà le cas.

En résumé

Créez votre adresse de portail dans Paramètres > Intégrations > Demandes des portails et saisissez-la sur vos portails. Chaque demande devient alors une conversation avec la personne qui a posé la question, montre son portail et son annonce, et chaque réponse part à la bonne adresse.

Questions fréquentes

Les demandes affichent le portail comme expéditeur au lieu de la personne. Que faire ?

Dans ce cas, Deskwoot les garde comme des e-mails normaux du portail. Certaines boîtes mail modifient les e-mails quand elles les transmettent, et Deskwoot ne peut alors pas vérifier qu'ils viennent vraiment du portail. Saisissez plutôt votre adresse de portail directement sur le portail. Si vous transférez depuis une boîte mail qui n'appartient pas à un membre de l'équipe, ajoutez-la comme expéditeur de transfert de confiance dans les paramètres de la boîte de réception.

Puis-je transférer les e-mails en pièce jointe ?

Non. Utilisez une règle de redirection ou un transfert normal. Pour les portails qui répondent via leur propre adresse de réponse, utilisez une règle de redirection.

Pourquoi le numéro de téléphone n'est-il pas sur le contact ?

Personne n'a vérifié le numéro de téléphone saisi sur le portail. Deskwoot ne l'enregistre sur un contact que si la demande a créé ce contact et qu'aucun autre contact n'a ce numéro. Sinon, il apparaît dans la section du portail, dans l'onglet Détails.