Connecter Tabology

Connectez Tabology, et Fynn propose à vos clients des tables libres dans le chat et réserve celle qu'ils choisissent, directement dans vos réservations Tabology. Vous pouvez connecter Tabology avec tous les forfaits. Fynn réserve des tables avec tous les forfaits payants, et l'essai gratuit de 7 jours l'inclut aussi. Les réservations de tables sont en bêta.

Ce qu'il vous faut de Tabology

• Un client API pour Deskwoot. Demandez-en un à Tabology à support@tabology.com. Tabology le configure pour votre établissement et vous envoie un client ID et un client secret.
• Un utilisateur du back office. Fynn réserve avec l'e-mail et le mot de passe d'un utilisateur de votre back office Tabology qui peut gérer les réservations. Vous pouvez utiliser un utilisateur existant ou en créer un pour Deskwoot.
• L'adresse de votre back office, par exemple yourvenue.tabology.cloud. C'est l'adresse à laquelle vous ouvrez le back office.

Configurer vos horaires de réservation dans Tabology

Fynn propose les mêmes horaires que votre widget de réservation Tabology. Dans le back office, sous Setup > Bookings > Availability :

1. Sous Booking availability times, choisissez les horaires de service que vos clients peuvent réserver.
2. Activez Enable real-time availability checking, pour que seuls les horaires avec une table libre s'affichent.
3. Activez Auto-confirm bookings si les réservations doivent être confirmées tout de suite. Sans cette option, chaque réservation arrive comme une demande que vous confirmez dans Tabology.

Connecter Tabology dans Deskwoot

1. Allez dans Paramètres > Intégrations > Rendez-vous.
2. Sous Système de restaurant, cliquez sur Connecter Tabology.
3. Saisissez l'Adresse du back office, le Client ID, le Client secret, l'E-mail du back office et le Mot de passe du back office.
4. Choisissez le Fuseau horaire de votre établissement et cliquez sur Connecter. Deskwoot vérifie aussitôt les informations auprès de Tabology.

Il vous faut l'autorisation de gérer les intégrations ; les administrateurs l'ont. Deskwoot enregistre les informations chiffrées et ne les affiche plus jamais, seulement les 4 derniers caractères du client ID. Une connexion correspond à un établissement : pour un deuxième établissement, connectez-le avec ses propres informations.

Activer votre établissement

1. Activez l'établissement sous votre connexion.
2. Sous Nom que voient les clients, donnez-lui le nom que Fynn utilise avec vos clients, par exemple le nom sur votre enseigne.
3. Cliquez sur Enregistrer les restaurants.

Fynn n'a ensuite besoin que de l'option Fynn propose des créneaux libres dans la section Fynn de la même page, enregistrée avec Enregistrer les règles de réservation, et il doit répondre dans la boîte de réception comme Bot de support.

Ce que fait Fynn

• Il demande le nombre de personnes, le jour et l'heure, et le nom de la réservation. Les souhaits de placement et l'occasion vont dans les notes de la réservation.
• Il ne propose que des horaires que Tabology affiche comme libres pour ce groupe, et réserve chaque table pour 2 heures.
• Avant de réserver, Deskwoot vérifie encore une fois l'horaire auprès de Tabology, pour qu'une table prise entre-temps ne soit jamais réservée deux fois.
• Il ne pose jamais de questions sur les allergies ou la santé, et ne transmet que ce que le client lui dit.
• Tabology envoie au client son propre e-mail de réservation, comme pour les réservations faites sur votre site web.

Dans la section Fynn, vous choisissez qui décide des nouvelles réservations, des annulations et des déplacements, comme pour les rendez-vous : Votre équipe, en 1 clic ou Fynn, après le oui du client. Le fonctionnement détaillé de ce choix se trouve dans Rendez-vous avec Fynn.

La réservation dans la conversation

Chaque réservation apparaît sous forme de carte dans sa conversation, avec l'état de la réservation dans Tabology : confirmée, en attente de confirmation, annulée, client arrivé ou client absent. Tabology ne peut pas signaler tout de suite les changements à Deskwoot, donc Deskwoot lit lui-même vos réservations : une demande que vous confirmez ou refusez dans Tabology arrive dans la conversation en 5 minutes environ, l'annulation d'une réservation confirmée en une heure environ. Le client l'apprend dans la conversation.

Quand une réservation comporte un acompte, c'est votre équipe qui décide de son annulation ou de son déplacement, jamais Fynn.

Saisir de nouvelles informations ou déconnecter

Quand Tabology n'accepte plus les informations enregistrées, par exemple après un changement de mot de passe, la connexion affiche Nouvelle clé nécessaire, et Fynn n'y réserve plus de tables tant que vous n'avez pas cliqué sur Saisir de nouvelles informations pour les saisir de nouveau. Quand l'utilisateur ne peut pas voir ou modifier les réservations, elle affiche Droits de réservation nécessaires : donnez à l'utilisateur l'accès aux réservations dans votre back office, puis saisissez de nouveau les informations.

Déconnecter empêche Fynn de réserver des tables dans cet établissement. Les réservations déjà faites restent dans Tabology, et les conversations gardent leur historique.

Bêta

Les réservations de tables avec Tabology sont en bêta, certains détails peuvent donc encore changer. Si quelque chose ne fonctionne pas comme prévu, écrivez-nous à hello@deskwoot.com.

Questions fréquentes

De quel forfait ai-je besoin ?

Tous les forfaits connectent Tabology, le forfait Free aussi. Fynn réserve des tables avec tous les forfaits payants, à partir de Startup, et l'essai gratuit de 7 jours l'inclut. Connecter Tabology ne coûte rien de plus dans Deskwoot.

Fynn réserve-t-il une table sans demander au client ?

Non. Fynn ne propose que des horaires que Tabology affiche comme libres et obtient toujours d'abord le oui du client. C'est vous qui choisissez si votre équipe confirme ensuite.

Pourquoi chaque réservation arrive-t-elle comme une demande ?

Parce que Auto-confirm bookings est désactivé dans votre back office Tabology. Activez-le sous Setup > Bookings > Availability, ou confirmez chaque demande dans Tabology. Le client apprend votre décision dans la conversation.

Puis-je utiliser aleno et Tabology dans le même espace de travail ?

Oui. Chaque établissement est connecté par le système qu'il utilise, et Fynn réserve chaque table dans le bon système.

Que deviennent mes réservations si je déconnecte Tabology ?

Elles restent dans Tabology. Fynn arrête d'y réserver des tables, et les conversations gardent leur historique.