Connecter Cliniko

Connectez Cliniko, et Fynn propose à vos patients les créneaux libres de votre prise de rendez-vous en ligne Cliniko dans chaque conversation. Dès que le patient dit oui, le rendez-vous est réservé, déplacé ou annulé directement dans Cliniko. Votre équipe voit les prochains rendez-vous de chaque patient à côté du chat. Vous pouvez connecter Cliniko avec tous les forfaits. Fynn réserve avec tous les forfaits payants, et un essai gratuit de 7 jours l'inclut aussi.

Il vous faut un compte Cliniko avec la prise de rendez-vous en ligne activée, et un administrateur dans Cliniko autorisé à ajouter des utilisateurs. Chaque espace de travail connecte un compte Cliniko. Les comptes configurés pour la conformité HIPAA ne peuvent pas être connectés, car Deskwoot ne signe pas de Business Associate Agreements.

Ajouter un utilisateur Cliniko pour Deskwoot

Deskwoot fonctionne avec la clé API d'un utilisateur Cliniko, et une clé a exactement les droits de son utilisateur. Le rôle Scheduler suffit : il peut réserver des rendez-vous et voir les informations de base des patients, mais pas les notes de traitement, les formulaires ni les factures.

1. Dans Cliniko, ouvrez Settings > Users & practitioners et cliquez sur Add user.
2. Saisissez un nom, par exemple Deskwoot Booking, et une adresse e-mail que vous pouvez consulter. Choisissez Scheduler comme Security role, laissez Is this user a practitioner? sur No et cliquez sur Save user. Cliniko vous demande votre mot de passe et envoie une invitation par e-mail au nouvel utilisateur.
3. Ouvrez le nouvel utilisateur dans la même liste, mettez Allow (prénom de l'utilisateur) to create and use API keys sur Yes et cliquez sur Save user. Seul un administrateur voit cette option.

Créer la clé API

1. Acceptez l'invitation et connectez-vous à Cliniko avec le nouvel utilisateur.
2. Ouvrez My info, cliquez sur Manage API keys, puis sur Add an API key.
3. Nommez-la Deskwoot, cliquez sur Create API key et copiez la clé. Cliniko ne l'affiche qu'une seule fois : gardez-la jusqu'à ce que vous l'ayez collée dans Deskwoot.

La clé se termine par votre région, par exemple eu1, uk1 ou au2.

Connecter Cliniko dans Deskwoot

1. Allez dans Paramètres > Intégrations et cliquez sur la carte Cliniko sous Réservations et rendez-vous. Elle ouvre Logiciel de réservation sur la page Rendez-vous.
2. Cliquez sur Connecter Cliniko, collez la clé dans Clé API Cliniko et cliquez sur Connecter.

Deskwoot vérifie aussitôt la clé auprès de Cliniko et lit vos sites, vos praticiens et vos types de rendez-vous. La section affiche ensuite votre compte avec les 4 derniers caractères de la clé, ainsi que la ligne Région et Connecté en tant que avec l'utilisateur de la clé et son rôle dans Cliniko. La clé d'un administrateur fonctionne aussi, mais la section conseille alors un Scheduler, car Deskwoot n'a pas besoin de plus. Il vous faut l'autorisation de gérer les intégrations dans Deskwoot ; les administrateurs l'ont. Deskwoot stocke la clé chiffrée.

Choisir ce que Fynn propose

• Pour qui Fynn réserve liste chaque praticien de chaque site que Cliniko affiche dans sa prise de rendez-vous en ligne, avec le fuseau horaire du site. Désactivez les personnes pour qui Fynn ne doit pas réserver. Fynn réserve pour 20 praticiens et sites au maximum en tout.
• Ce que Fynn propose liste vos types de rendez-vous avec leur durée. Un cours collectif, un type qui demande un paiement en ligne et un type qui n'est pas réservable en ligne indiquent pourquoi et ne peuvent pas être activés : réservez-les dans Cliniko.
• Les nouveaux patients peuvent réserver dans le chat : quand cette option est désactivée, les demandes des personnes que Cliniko ne connaît pas vont à votre équipe.

Cliquez sur Enregistrer. Fynn ne réserve rien tant que vous n'avez pas enregistré une première fois. Ensuite, sous Fynn sur la même page, activez Fynn propose des créneaux libres, choisissez qui confirme les nouvelles réservations, les annulations et les déplacements (votre équipe en 1 clic, ou Fynn après le oui du patient) et cliquez sur Enregistrer les règles de réservation.

Cliniko décide des heures réservables, des types de rendez-vous, du préavis et de combien de temps à l'avance les patients peuvent réserver, via ses propres paramètres de prise de rendez-vous en ligne ; une fois que vous avez enregistré, la page Rendez-vous n'affiche donc ni horaires ni règles propres. Fynn propose exactement les créneaux que propose votre prise de rendez-vous en ligne Cliniko. Tant que Cliniko est connecté, Fynn réserve uniquement dans Cliniko ; les agendas Google ou Outlook connectés restent connectés, mais Fynn ne propose pas leurs créneaux. Fynn a aussi besoin de l'option Contacts sous Fynn > Ce que Fynn peut faire ; la section le signale tant qu'elle est désactivée.

Ce que fait Fynn

• Il demande quel site et quel type de rendez-vous quand ce n'est pas clair, et propose jusqu'à 3 créneaux libres avec le fuseau horaire du site, par exemple 1:00 PM (heure de Berlin).
• Pour réserver, il demande le prénom et le nom du patient, rien d'autre. Il ne demande jamais de date de naissance, d'adresse, de numéro d'assurance, de symptômes ni le motif de la visite, et il ne dit jamais si quelqu'un fait partie des patients.
• De lui-même, il réserve uniquement dans la fiche que votre équipe a liée au contact, ou pour un patient dont Deskwoot a vérifié l'adresse e-mail, par exemple avec le lien que Fynn envoie à cette adresse ou un e-mail venant de cette adresse : dans la seule fiche Cliniko qui a cette adresse et les mêmes prénom et nom, ou comme nouveau patient (nom, adresse e-mail et numéro de portable) tant que Les nouveaux patients peuvent réserver dans le chat est activé. Toute autre réservation attend votre équipe, qui choisit la fiche patient si besoin, et le patient reçoit la réponse dans la conversation. Tant que votre équipe confirme les nouvelles réservations, chaque réservation attend son clic.
• Un SMS ne permet jamais de vérifier une adresse e-mail, et Cliniko trouve les patients par adresse e-mail et par nom, pas par numéro de téléphone. Donc sur SMS, et sur WhatsApp pour un contact pas encore lié, une réservation va toujours à votre équipe.
• Un patient vérifié peut annuler ou déplacer ses propres rendez-vous, y compris ceux que le cabinet a créés dans Cliniko avec un praticien pour qui Fynn réserve. Un déplacement garde le praticien, le site et le type. Si le rendez-vous est plus proche que le préavis d'annulation pour les patients que vous avez défini dans Cliniko, Fynn dit au patient que le cabinet reviendra vers lui et transfère la conversation à votre équipe.
• Les factures, reçus, paiements, demandes de remboursement à l'assurance, notes de traitement, courriers, orientations et formulaires vont à votre équipe, tout comme les cours collectifs et les types qui demandent un paiement en ligne. Fynn ne juge jamais l'urgence d'un cas.

Chaque rendez-vous réservé par Deskwoot porte une courte note dans Cliniko : Booked in a Deskwoot chat, une référence et un lien vers la conversation. Cliniko envoie un e-mail au patient pour une réservation ou une annulation uniquement si vos modèles de confirmation et d'annulation Cliniko sont activés pour ce type de rendez-vous ; Fynn confirme dans la conversation dans tous les cas.

Ce que voit votre équipe

Un rendez-vous s'affiche sous forme de carte dans la conversation, avec l'heure dans le fuseau horaire du site, ainsi que le praticien et le site. Tant que votre équipe doit choisir la fiche, la carte indique Choisissez le patient avant de confirmer : cliquez sur Choisir le patient, choisissez l'une des fiches que Cliniko trouve avec l'adresse e-mail et le nom de la réservation (avec la date de naissance pour distinguer les homonymes) ou Créer un nouveau patient, cliquez sur Utiliser ce patient, puis sur Confirmer ou Refuser. Changer de patient permet de choisir une autre fiche avant de confirmer. Un rendez-vous réservé affiche Ouvrir dans Cliniko.

L'onglet Détails d'une conversation contient une section Cliniko :

• Le patient lié avec Ouvrir dans Cliniko, Prochains rendez-vous et Précédents, chacun avec son type, son heure, son praticien et son site, et son statut : Réservé, Annulé, Arrivé ou Absent.
• Annuler sur un rendez-vous à venir que cette conversation peut annuler. Choisissez le motif de Cliniko, ajoutez une Note pour Cliniko si vous le souhaitez (seul Cliniko la reçoit) et choisissez de Prévenir le patient dans cette conversation ou non, puis cliquez sur Annuler le rendez-vous. Votre équipe peut aussi annuler pendant le préavis.
• Sans lien : Correspondance possible quand exactement 1 fiche a l'adresse e-mail du contact, avec Lier et Pas ce patient ; Trouver un patient par adresse e-mail ou par nom ; et Créer un patient, qui envoie à Cliniko le prénom et le nom, l'adresse e-mail et un numéro de portable.

La page du contact affiche la même section dans son onglet Systèmes connectés, sans Annuler. Copilot connaît les 3 prochains rendez-vous d'un patient lié, mais jamais sa date de naissance, son adresse e-mail ni son numéro de téléphone.

Modifications faites dans Cliniko

Deskwoot vérifie toutes les 5 minutes les rendez-vous qu'il a réservés ou repris. Quand l'un d'eux est déplacé, annulé ou supprimé dans Cliniko, ou que le patient est arrivé ou ne s'est pas présenté, la carte l'indique, par exemple Modifié dans Cliniko ou Annulé dans Cliniko. Deskwoot n'envoie aucun message au patient au sujet de ces modifications. Cliquez sur Actualiser depuis Cliniko après avoir modifié des praticiens, des sites ou des types de rendez-vous dans Cliniko ; Deskwoot les lit aussi une fois par jour.

Quand la connexion a besoin de vous

• Clé refusée : Cliniko n'accepte plus la clé, par exemple parce qu'elle a été archivée ou que son utilisateur a été désactivé. Fynn ne propose aucun créneau de Cliniko. Créez une nouvelle clé et collez-la avec Remplacer la clé.
• Autorisation manquante : l'utilisateur de la clé n'a peut-être pas le droit de faire tout ce dont Fynn a besoin. Donnez-lui le rôle Scheduler ou un rôle avec plus de droits dans Cliniko, puis cliquez sur Vérifier maintenant.
• Rien de réservable en ligne : Cliniko n'affiche encore aucun praticien avec un type de rendez-vous dans sa prise de rendez-vous en ligne. Ajoutez-les dans les paramètres de prise de rendez-vous en ligne de Cliniko, puis cliquez sur Vérifier maintenant.
• Utilisation impossible : le compte est configuré pour la conformité HIPAA. Déconnectez Cliniko.

Déconnecter

Déconnecter dans la section Logiciel de réservation empêche Fynn de proposer et de réserver des créneaux dans Cliniko. Deskwoot supprime la clé, sa liste de vos sites, praticiens et types de rendez-vous, et tous les liens entre vos contacts et leurs fiches dans Cliniko. Les rendez-vous dans Cliniko restent tels quels. Pour retirer complètement l'accès de Deskwoot, archivez la clé API dans Cliniko sous My info > Manage API keys.

Questions fréquentes

Quel forfait me faut-il ?

Tous les forfaits permettent de connecter Cliniko, y compris le forfait gratuit, et votre équipe y voit les prochains rendez-vous de chaque patient. Fynn réserve, déplace et annule avec tous les forfaits payants, à partir de Startup, et un essai gratuit de 7 jours l'inclut. Connecter Cliniko ne coûte rien de plus dans Deskwoot.

Qu'est-ce que Deskwoot ne lit jamais ?

Les notes de traitement, les alertes médicales, les cas, les formulaires, les pièces jointes, les courriers, les factures et les paiements. Deskwoot ne les demande jamais à Cliniko et ne modifie jamais une fiche patient existante.

Pourquoi une réservation attend-elle mon équipe ?

De lui-même, Fynn réserve uniquement dans la fiche que votre équipe a liée au contact, ou pour une adresse e-mail vérifiée : ainsi, personne ne peut réserver dans la fiche de quelqu'un d'autre en tapant son adresse. Sinon, votre équipe choisit la fiche sur la carte, et Fynn ne dit jamais au patient si une fiche a été trouvée.

Cliniko envoie-t-il aussi un e-mail au patient ?

Uniquement si vos modèles de confirmation et d'annulation Cliniko sont activés pour le type de rendez-vous. Dans ce cas, Cliniko envoie aussi un e-mail au patient pour les réservations et les annulations faites via Deskwoot.

Puis-je connecter plusieurs comptes Cliniko ?

Chaque espace de travail connecte un seul compte Cliniko, avec tous ses sites.