Conectar Cliniko

Conecta Cliniko y Fynn ofrecerá a tus pacientes los horarios libres de tus reservas en línea de Cliniko en cada conversación. Cuando el paciente dice que sí, la cita se reserva, se cambia o se cancela directamente en Cliniko. Tu equipo ve las próximas citas de cada paciente junto al chat. Puedes conectar Cliniko en todos los planes. Fynn reserva en todos los planes de pago, y una prueba gratis de 7 días también lo incluye.

Necesitas una cuenta de Cliniko con las reservas en línea activadas y un administrador en Cliniko que pueda agregar usuarios. Cada espacio de trabajo conecta una cuenta de Cliniko. Las cuentas configuradas para cumplir con HIPAA no se pueden conectar, porque Deskwoot no firma acuerdos de socio comercial (Business Associate Agreements).

Agregar un usuario de Cliniko para Deskwoot

Deskwoot trabaja con la clave de API de un usuario de Cliniko, y una clave tiene exactamente los permisos de su usuario. El rol Scheduler basta: puede reservar citas y ver los datos básicos de los pacientes, pero no las notas de tratamiento, los formularios ni las facturas.

1. En Cliniko, abre Settings > Users & practitioners y haz clic en Add user.
2. Escribe un nombre, por ejemplo Deskwoot Booking, y una dirección de correo que puedas leer. Elige Scheduler como Security role, deja Is this user a practitioner? en No y haz clic en Save user. Cliniko te pide tu contraseña y le envía al nuevo usuario una invitación por correo.
3. Abre el nuevo usuario en la misma lista, pon Allow (nombre del usuario) to create and use API keys en Yes y haz clic en Save user. Solo un administrador ve este interruptor.

Crear la clave de API

1. Acepta la invitación e inicia sesión en Cliniko como el nuevo usuario.
2. Abre My info, haz clic en Manage API keys y luego en Add an API key.
3. Ponle el nombre Deskwoot, haz clic en Create API key y copia la clave. Cliniko la muestra una sola vez, así que guárdala hasta que la hayas pegado en Deskwoot.

La clave termina con tu región, por ejemplo eu1, uk1 o au2.

Conectar Cliniko en Deskwoot

1. Ve a Configuración > Integraciones y haz clic en la tarjeta Cliniko en Reservas y citas. Se abre Software de reservas en la página Citas.
2. Haz clic en Conectar Cliniko, pega la clave en Clave de API de Cliniko y haz clic en Conectar.

Deskwoot comprueba la clave con Cliniko al instante y lee tus ubicaciones, profesionales y tipos de cita. Después, la sección muestra tu cuenta con los últimos 4 caracteres de la clave, y la línea Región y Conectado como con el usuario de la clave y su rol en Cliniko. La clave de un administrador también funciona, pero entonces la sección recomienda un Scheduler, porque Deskwoot no necesita más. En Deskwoot necesitas el permiso para gestionar integraciones; los administradores lo tienen. Deskwoot guarda la clave cifrada.

Elegir lo que ofrece Fynn

• Para quién reserva Fynn incluye a cada profesional de cada ubicación que Cliniko muestra en sus reservas en línea, con la zona horaria de la ubicación. Desactiva a las personas para las que Fynn no debe reservar. Fynn reserva para un máximo de 20 profesionales y ubicaciones en total.
• Lo que ofrece Fynn incluye tus tipos de cita con su duración. Una clase grupal, un tipo que requiere un pago en línea y un tipo que no se puede reservar en línea muestran el motivo y no se pueden activar: resérvalos en Cliniko.
• Los pacientes nuevos pueden reservar en el chat: si está desactivado, las solicitudes de personas que Cliniko no conoce van a tu equipo.

Haz clic en Guardar. Fynn no reserva nada hasta que hayas guardado una vez. Luego, en Fynn en la misma página, activa Fynn ofrece horarios libres, elige quién confirma las reservas nuevas, las cancelaciones y los cambios (tu equipo con 1 clic, o Fynn después del sí del paciente) y haz clic en Guardar reglas de reserva.

Cliniko decide las horas disponibles, los tipos de cita, el aviso previo y con cuánta anticipación pueden reservar los pacientes, desde su propia configuración de reservas en línea; por eso, una vez que guardaste, la página Citas no muestra horarios ni reglas propias. Fynn ofrece exactamente los horarios que ofrecen tus reservas en línea de Cliniko. Mientras Cliniko esté conectado, Fynn reserva solo en Cliniko; los calendarios de Google u Outlook conectados siguen conectados, pero Fynn no ofrece sus horarios. Fynn también necesita el interruptor Contactos en Fynn > Lo que Fynn puede hacer; la sección lo indica mientras esté desactivado.

Lo que hace Fynn

• Pregunta qué ubicación y qué tipo de cita quiere el paciente cuando no está claro, y ofrece hasta 3 horarios libres con la zona horaria de la ubicación, por ejemplo 1:00 PM (hora de Berlín).
• Para reservar, pide el nombre y el apellido del paciente, nada más. Nunca pide fecha de nacimiento, dirección, número de seguro, síntomas ni el motivo de la visita, y nunca dice si alguien es paciente.
• Por su cuenta, solo reserva en la ficha que tu equipo vinculó al contacto, o para un paciente cuya dirección de correo verificó Deskwoot, por ejemplo con el enlace que Fynn le envía a esa dirección o con un correo enviado desde ella: en la única ficha de Cliniko con esa dirección y el mismo nombre y apellido, o como paciente nuevo (nombre, dirección de correo y número de celular) mientras Los pacientes nuevos pueden reservar en el chat esté activado. Cualquier otra reserva espera a tu equipo, que elige la ficha del paciente cuando hace falta, y el paciente recibe la respuesta en la conversación. Mientras tu equipo confirme las reservas nuevas, cada reserva espera ese clic.
• Los mensajes de texto nunca sirven para verificar una dirección de correo, y Cliniko encuentra a los pacientes por dirección de correo y nombre, no por número de teléfono. Por eso, en SMS, y en WhatsApp para un contacto que todavía no está vinculado, una reserva siempre va a tu equipo.
• Un paciente verificado puede cancelar o cambiar sus propias citas, también las que el consultorio creó en Cliniko con un profesional para el que reserva Fynn. Un cambio mantiene el profesional, la ubicación y el tipo. Si la cita está más cerca que el aviso para cancelaciones de pacientes que configuraste en Cliniko, Fynn le dice al paciente que el consultorio se pondrá en contacto con él y pasa la conversación a tu equipo.
• Las facturas, los recibos, los pagos, los reclamos al seguro, las notas de tratamiento, las cartas, las derivaciones y los formularios van a tu equipo, igual que las clases grupales y los tipos que requieren un pago en línea. Fynn nunca juzga qué tan urgente es un caso.

Cada cita que reserva Deskwoot lleva una nota corta en Cliniko: Booked in a Deskwoot chat, una referencia y un enlace a la conversación. Cliniko le envía un correo al paciente sobre una reserva o una cancelación solo cuando tus plantillas de confirmación y cancelación de Cliniko están activadas para ese tipo de cita; Fynn confirma en la conversación de todos modos.

Lo que ve tu equipo

Una cita aparece como una tarjeta en la conversación, con la hora en la zona horaria de la ubicación y con el profesional y la ubicación. Mientras tu equipo tenga que elegir la ficha, la tarjeta dice Elige al paciente antes de confirmar: haz clic en Elegir paciente, elige una de las fichas que Cliniko encuentra por la dirección de correo y el nombre de la reserva (con la fecha de nacimiento para distinguir a personas con el mismo nombre) o Crear un paciente nuevo, haz clic en Usar este paciente y luego en Confirmar o Rechazar. Con Cambiar paciente eliges otra ficha antes de confirmar. Una cita reservada tiene Abrir en Cliniko.

La pestaña Detalles de una conversación tiene una sección Cliniko:

• El paciente vinculado con Abrir en Cliniko, Próximas citas y Anteriores, cada una con su tipo, hora, profesional y ubicación, y si está Reservada, Cancelada, Asistió o No asistió.
• Cancelar en una cita próxima que esta conversación puede cancelar. Elige el motivo de Cliniko, agrega una Nota para Cliniko si quieres (solo Cliniko la recibe) y elige si quieres Avisar al paciente en esta conversación; luego haz clic en Cancelar cita. Tu equipo también puede cancelar dentro del plazo de aviso.
• Sin vínculo: Posible coincidencia cuando exactamente 1 ficha tiene la dirección de correo del contacto, con Vincular y No es este paciente; Buscar paciente por dirección de correo o nombre; y Crear paciente, que envía a Cliniko el nombre y el apellido, la dirección de correo y un número de celular.

La página del contacto muestra la misma sección en su pestaña Sistemas conectados, sin Cancelar. Copilot conoce las próximas 3 citas de un paciente vinculado, pero nunca su fecha de nacimiento, dirección de correo ni número de teléfono.

Cambios hechos en Cliniko

Deskwoot revisa cada 5 minutos las citas que reservó o que tomó a su cargo. Cuando una se cambia, se cancela o se elimina en Cliniko, o cuando el paciente asistió o no asistió, la tarjeta lo indica, por ejemplo Cambiada en Cliniko o Cancelada en Cliniko. Deskwoot no le envía ningún mensaje al paciente sobre estos cambios. Haz clic en Actualizar desde Cliniko después de cambiar profesionales, ubicaciones o tipos de cita en Cliniko; Deskwoot también los lee una vez al día.

Cuando la conexión te necesita

• Clave rechazada: Cliniko ya no acepta la clave, por ejemplo porque se archivó o porque su usuario se desactivó. Fynn no ofrece horarios de Cliniko. Crea una clave nueva y pégala con Reemplazar clave.
• Falta un permiso: puede que el usuario de la clave no pueda hacer todo lo que Fynn necesita. Dale el rol Scheduler o un rol con más permisos en Cliniko y luego haz clic en Comprobar ahora.
• Nada reservable en línea: Cliniko todavía no muestra ningún profesional con un tipo de cita en sus reservas en línea. Agrégalos en la configuración de reservas en línea de Cliniko y luego haz clic en Comprobar ahora.
• No se puede usar: la cuenta está configurada para cumplir con HIPAA. Desconecta Cliniko.

Desconectar

Desconectar en la sección Software de reservas hace que Fynn deje de ofrecer y reservar horarios en Cliniko. Deskwoot elimina la clave, su lista de tus ubicaciones, profesionales y tipos de cita, y todos los vínculos entre tus contactos y sus fichas en Cliniko. Las citas en Cliniko quedan como están. Para quitarle a Deskwoot todo el acceso, archiva la clave de API en Cliniko en My info > Manage API keys.

Preguntas frecuentes

¿Qué plan necesito?

Puedes conectar Cliniko en todos los planes, también en el plan gratis, y ahí tu equipo ve las próximas citas de cada paciente. Fynn reserva, cambia y cancela citas en todos los planes de pago, desde Startup, y una prueba gratis de 7 días lo incluye. Conectar Cliniko no cuesta nada extra en Deskwoot.

¿Qué nunca lee Deskwoot?

Notas de tratamiento, alertas médicas, casos, formularios, archivos adjuntos, cartas, facturas y pagos. Deskwoot nunca se los pide a Cliniko y nunca cambia una ficha de paciente existente.

¿Por qué una reserva espera a mi equipo?

Por su cuenta, Fynn solo reserva en la ficha que tu equipo vinculó al contacto, o para una dirección de correo verificada, así nadie puede reservar en la ficha de otra persona escribiendo su dirección. Si no, tu equipo elige la ficha en la tarjeta, y Fynn nunca le dice al paciente si se encontró una ficha.

¿Cliniko también le envía un correo al paciente?

Solo cuando tus plantillas de confirmación y cancelación de Cliniko están activadas para el tipo de cita. En ese caso, Cliniko también le envía correos al paciente sobre las reservas y cancelaciones hechas desde Deskwoot.

¿Puedo conectar más de una cuenta de Cliniko?

Cada espacio de trabajo conecta una cuenta de Cliniko, con todas sus ubicaciones.