Conectar tu calendario

Conecta Google Calendar u Outlook, y Fynn podrá ofrecer a tus clientes horarios libres y reservar citas en los calendarios que elijas. Deskwoot solo lee cuándo estás ocupado, nunca lo que dicen tus eventos. Puedes conectar un calendario en todos los planes, y Fynn ofrece y reserva horarios en todos los planes de pago. Una prueba gratis de 7 días también lo incluye.

Este artículo trata de los calendarios. Cómo ofrece Fynn los horarios, quién confirma y qué lee el cliente se explica en Citas con Fynn. Los restaurantes que reciben reservas en aleno lo conectan como se explica en Conectar aleno.

Conectar una cuenta

1. Ve a Configuración > Integraciones y haz clic en la tarjeta Google Calendar u Outlook Calendar. Las dos abren la página Citas.
2. En Calendarios conectados, haz clic en Conectar Google Calendar o Conectar Outlook Calendar.
3. Inicia sesión con la cuenta cuyos calendarios debe usar Fynn y deja marcados todos los permisos. Si falta alguno, Deskwoot no puede conectarse y te pide que lo intentes de nuevo.
4. Vuelves a la página Citas, que muestra la cuenta y el día en que se conectó.

Necesitas el permiso para administrar integraciones; los administradores lo tienen. Inicia sesión de principio a fin en el mismo navegador. Puedes conectar más de una cuenta, por ejemplo una por persona, o una cuenta de Google y una de Microsoft 365 al mismo tiempo. Outlook funciona con cuentas de Microsoft 365 y de Outlook.com.

Lo que Deskwoot puede hacer en tu calendario

• Google: ver tu dirección de correo y la lista de tus calendarios, ver cuándo están ocupados tus calendarios, y ver, crear, cambiar y eliminar eventos en los calendarios que son tuyos, que es como lo dice la pantalla de permisos de Google. Deskwoot solo usa esto para los eventos que escribe para las citas.
• Microsoft: iniciar sesión con tu cuenta y leer tu perfil, tener acceso completo a tus calendarios y conservar este acceso hasta que lo quites. Deskwoot solo usa esto para la lista de tus calendarios, los horarios ocupados (cuándo empieza y termina un evento y si aparece como ocupado) y los eventos que escribe para las citas.

Deskwoot nunca lee el título, la descripción, los asistentes ni el lugar de tus eventos. Solo pregunta cuándo está ocupado un calendario.

Cuando un administrador tiene que aprobar Deskwoot

Algunas organizaciones de Microsoft 365 solo dejan que los administradores aprueben apps. En ese caso, Deskwoot muestra un enlace de aprobación: haz clic en Copiar enlace, envíalo a tu administrador de Microsoft 365 y, cuando apruebe Deskwoot para tu organización, haz clic de nuevo en Conectar Outlook Calendar. También encuentras el enlace en la página Citas, en “¿Tu organización de Microsoft 365 necesita que un administrador apruebe las apps?”.

Si un administrador de Google Workspace bloqueó Deskwoot para tu organización, Deskwoot te lo dice después de iniciar sesión. Pide a tu administrador que permita Deskwoot y vuelve a conectar.

Elegir los calendarios donde Fynn reserva

En Calendarios donde Fynn reserva, Deskwoot muestra los calendarios de tus cuentas conectadas en los que puede escribir: en Google, los calendarios que son de la cuenta; en Outlook, los que son de la cuenta o que puede editar.

1. Activa cada calendario que los clientes pueden reservar, por ejemplo uno por persona o uno por sala. Puedes tener hasta 20 calendarios disponibles para reservar.
2. En Nombre que ven los clientes, ponle el nombre que Fynn usa con los clientes, por ejemplo Anna o Visitas. Cada calendario necesita su propio nombre, de hasta 60 caracteres. Los clientes pueden pedir uno por ese nombre.
3. Opcional: en Bloquear también horarios de, elige otros calendarios de la misma cuenta. Cuando uno de ellos está ocupado, este calendario también cuenta como ocupado. Sirve para un calendario privado o un calendario del equipo cuyos eventos deben mantener un horario libre.
4. Ordena los calendarios con los botones de flecha (Subir, Bajar). Cuando varios calendarios están libres a la misma hora, Fynn reserva en el primero.
5. Haz clic en Guardar.

En un calendario que no activas nunca se reserva nada. Solo bloquea horarios si lo agregas en Bloquear también horarios de, y eso también funciona con calendarios que solo puedes ver. Los eventos marcados como libres en tu calendario no bloquean un horario.

Lo que aparece en tu calendario

Cuando se reserva una cita, Deskwoot crea un evento en el calendario donde se reservó. El título es el tipo de cita y el nombre del cliente, por ejemplo “Corte de pelo: Maria Lopez”. La descripción tiene la dirección de correo o el número de teléfono del cliente y un enlace a la conversación en Deskwoot. El evento es privado y no tiene asistentes, así que nadie recibe una invitación.

Estos eventos son el registro propio de tu negocio. Se quedan en tu calendario cuando desconectas la cuenta o quitas el acceso de Deskwoot, y Deskwoot nunca toca eventos que no creó.

Deskwoot solo cambia sus eventos cuando la cita cambia en Deskwoot: si se cancela, elimina el evento; si se mueve, lo mueve. Por eso, cambia las citas en la conversación, no en el calendario. Si mueves o eliminas un evento directamente en tu calendario, Deskwoot no se entera y no se avisa al cliente. Un evento eliminado solo libera el horario para nuevas reservas.

Volver a conectar

Cuando el calendario deja de aceptar una conexión, por ejemplo porque alguien quitó el acceso de Deskwoot o la sesión venció, la cuenta muestra Requiere volver a conectar. Entonces Fynn no ofrece horarios de sus calendarios. Haz clic en Volver a conectar e inicia sesión con la misma cuenta. Otra cuenta no sirve aquí: conéctala como una cuenta nueva.

Si elegiste un acceso por tiempo limitado en la pantalla de permisos de Google, la cuenta muestra “El acceso termina el” con una fecha. Vuelve a conectar antes de ese día.

Las citas ya reservadas siguen reservadas mientras una conexión está en espera. Para confirmar, cancelar o mover una de ellas en la tarjeta, primero vuelve a conectar: la tarjeta indica cuándo el calendario necesita que inicies sesión de nuevo.

Desconectar

Haz clic en Desconectar junto a la cuenta y confirma. Fynn ya no reserva en sus calendarios, y estos salen de la lista de calendarios donde Fynn reserva. Los eventos que Deskwoot ya creó se quedan en el calendario.

En una cuenta de Google, al desconectar también se quita el acceso de Deskwoot en tu cuenta de Google, salvo que otro espacio de trabajo de Deskwoot todavía use la misma cuenta de Google. Deskwoot no puede quitar por sí mismo su acceso en una cuenta de Microsoft. Elimina lo que guardó para la conexión, y Deskwoot sigue apareciendo en tu cuenta de Microsoft hasta que lo quites allí.

Quitar el acceso de Deskwoot en Google o Microsoft

Puedes terminar el acceso desde el otro lado en cualquier momento:

• Google: abre myaccount.google.com/connections, elige Deskwoot y quita su acceso.
• Cuenta personal de Microsoft (Outlook.com, Hotmail, Live): abre account.live.com/consent/Manage, elige Deskwoot y quítalo.
• Cuenta profesional o educativa de Microsoft 365: tu administrador quita Deskwoot en Aplicaciones empresariales, dentro del Centro de administración de Microsoft Entra.

Deskwoot lo nota la próxima vez que lee el calendario: la cuenta muestra Requiere volver a conectar y Fynn deja de ofrecer horarios de esa cuenta. Los eventos ya creados se quedan en tu calendario. Para detenerlo definitivamente, haz clic también en Desconectar en la página Citas.

En Microsoft, una bandeja de entrada de Outlook conectada a Deskwoot y el calendario usan la misma app de Deskwoot, así que quitar Deskwoot allí termina las dos conexiones.

Solución de problemas

• Falta un calendario en la lista. Deskwoot solo muestra los calendarios en los que puede escribir: un calendario de Google que es de la cuenta, o un calendario de Outlook que es de la cuenta o que puede editar. Compártelo con la cuenta de Google con el permiso “Hacer cambios y administrar el uso compartido”, dale permisos de edición a la cuenta de Outlook o conecta la cuenta dueña del calendario.
• Un calendario muestra No se puede leer. Deskwoot ya no puede leerlo, casi siempre porque se eliminó o ya no está compartido. Desactívalo o vuelve a conectar la cuenta.
• Fynn no ofrece horarios. Abre Vista previa al final de la página Citas y revisa la lista en Citas con Fynn.

Preguntas frecuentes

¿Deskwoot puede leer mis citas?

No. Deskwoot solo le pregunta a tu calendario cuándo está ocupado, nunca por títulos, descripciones, asistentes ni lugares. Los únicos eventos que lee y escribe son los que crea para las citas.

¿Qué plan necesito?

Todos los planes pueden conectar un calendario, también el plan Free. Fynn ofrece y reserva horarios en todos los planes de pago, desde Startup, y una prueba gratis de 7 días lo incluye. Conectar un calendario no cuesta nada extra.

¿Puedo conectar los calendarios de todo mi equipo?

Sí. Conecta la cuenta de cada persona o una cuenta a la que pertenezcan los calendarios. En Outlook, también sirve una cuenta que pueda editarlos. Activa un calendario por persona y dale a cada uno el nombre que conocen los clientes, y así los clientes pueden pedir a esa persona.

¿Deskwoot envía invitaciones a mis clientes?

No. Los eventos no tienen asistentes, así que el calendario no envía nada. Los clientes se enteran de su cita por Fynn en la conversación, y en el chat en vivo también por correo.

¿Qué pasa con mi calendario cuando lo desconecto?

No se elimina nada. Los eventos que creó Deskwoot se quedan en tu calendario, y Fynn deja de reservar en esa cuenta.