Conectar Lexware Office

Conecta Lexware Office y cada conversación mostrará las facturas y cotizaciones del cliente con su estado, su fecha de vencimiento y el monto pendiente. Fynn puede responder preguntas como “¿Ya se pagó mi factura?” y convertir las solicitudes de cotización en borradores en Lexware, y Copilot también conoce los documentos. Deskwoot nunca cambia una factura. Tu equipo usa Lexware Office en todos los planes. Lo que Fynn hace con él viene con todos los planes de pago, y una prueba gratis de 7 días también lo incluye.

Necesitas Lexware Office XL, el plan que incluye la Public API, y tu acceso a Lexware Office para crear la clave. Cada espacio de trabajo conecta una empresa de Lexware.

Crear una clave de la Public API en Lexware Office

1. En Lexware Office, abre Erweiterungen > Weitere Apps > Public API, o ve a app.lexware.de/addons/public-api.
2. Haz clic en API-Schlüssel erstellen y elige Schlüssel mit allen Berechtigungen, la clave con todos los permisos.
3. Ponle el nombre Deskwoot y copia la clave. Lexware la muestra solo una vez, así que guárdala hasta que la hayas pegado en Deskwoot.
4. Anota la fecha que Lexware muestra junto a la clave. Ese día vence la clave.

La clave permite a Deskwoot leer el perfil de tu empresa, tus clientes y sus facturas y cotizaciones, y crear clientes y borradores de cotización. Si en cambio eliges Schlüssel mit individuellen Berechtigungen, marca Allgemeine Profilinformationen abrufen, Kontakte abrufen, Kontakte speichern, Belegliste filtern und abrufen, Rechnungen abrufen, Angebote abrufen, Angebote speichern y Zahlungsinformationen von Belegen abrufen. Una clave sin los permisos de escritura sigue mostrando facturas y cotizaciones, pero con ella tu equipo y Fynn no pueden crear clientes ni borradores de cotización.

Conectar Lexware Office en Deskwoot

1. Ve a Configuración > Integraciones y haz clic en la tarjeta Lexware Office, en Software de trabajos y contabilidad.
2. Haz clic en Conectar Lexware Office.
3. Pega la clave en Clave de la Public API.
4. En Válida hasta, ingresa la fecha que Lexware muestra junto a la clave. Es opcional, pero con ella Deskwoot avisa a tus administradores 30 y 7 días antes de que venza la clave.
5. Haz clic en Conectar.

Deskwoot comprueba la clave con Lexware al instante y muestra el nombre de tu empresa. Si la clave no puede leer clientes o facturas, el cuadro de diálogo te lo indica. En Deskwoot necesitas el permiso para administrar integraciones; los administradores lo tienen. Deskwoot guarda la clave cifrada y solo muestra sus últimos 4 caracteres.

Lo que ve tu equipo

En una conversación, la sección Lexware Office de la pestaña Detalles muestra el cliente de Lexware del contacto con su número de cliente y, debajo, Facturas y Cotizaciones, de la más reciente a la más antigua. Cada fila tiene el número, la fecha, el total y un estado:

• Facturas: Abierta, Pagada en parte, Vencida, Pagada o Cancelada. Una factura abierta también muestra cuándo vence, cuánto falta por pagar o desde cuándo está vencida.
• Cotizaciones: Enviada, Aceptada, Rechazada o Expirada. Una cotización enviada también muestra hasta cuándo es válida.

Cada número abre el documento en Lexware, y Abrir en Lexware Office abre allí al cliente. Cuando el cliente tiene más documentos de los que muestra la sección, Todos los documentos en Lexware te lleva a ellos. Los borradores nunca se muestran. Deskwoot lee los documentos en Lexware mientras la sección está abierta y no guarda ninguno.

Cuando un cliente de Lexware tiene la dirección de correo del contacto, la sección te sugiere ese cliente y lo vinculas con un clic. Si no, haz clic en Vincular cliente y busca por nombre, correo o número de cliente. Lexware no puede buscar por número de teléfono. Solo se pueden vincular clientes, no proveedores. No es este cliente descarta una sugerencia equivocada, y Crear en Lexware crea el cliente con los datos del contacto (Lexware no permite eliminar contactos desde Deskwoot, así que archiva en Lexware el que esté mal).

La página del contacto muestra la misma sección en su pestaña Sistemas conectados. Copilot lee el cliente de Lexware del contacto (el vinculado, o el que tiene la dirección de correo del contacto) con sus facturas y cotizaciones más recientes, así que puedes preguntarle, por ejemplo, si la última factura está pagada.

Crear un borrador de cotización

En una conversación, Crear borrador de cotización en la sección Lexware Office abre un cuadro de diálogo con la descripción breve, el texto de la solicitud, la dirección y Válida hasta (30 días a partir de hoy, salvo que lo cambies). Haz clic en Crear borrador y el borrador aparece en Lexware con la solicitud como línea de texto y sin precios. Agrega allí los precios y envía la cotización desde Lexware. Con un cliente vinculado, la cotización va a ese cliente y la dirección entra en su texto como dirección del trabajo; sin cliente vinculado, va al nombre y la dirección del cuadro de diálogo, y Lexware no crea ningún cliente para ella. El correo y el teléfono se quedan en Deskwoot. La conversación muestra una línea con el número de la cotización y un enlace al borrador en Lexware.

Deskwoot no puede eliminar cotizaciones en Lexware: elimina allí un borrador equivocado.

Lo que hace Fynn

La tarjeta Lo que Fynn hace con Lexware Office de la página de Lexware Office tiene 2 interruptores. Los dos empiezan desactivados, y Fynn los sigue solo después de que un administrador haya guardado la tarjeta una vez.

• Responder preguntas sobre facturas y cotizaciones: quien da el número de una factura o cotización y el código postal de la dirección que aparece en ella recibe su estado, su fecha, su fecha de vencimiento, su total y el monto pendiente. Un cliente verificado, por ejemplo después de confirmar el enlace que Fynn envía a su dirección de correo, puede preguntar por sus propias facturas y cotizaciones del último año. Este interruptor necesita el interruptor Pedidos en Fynn > Lo que Fynn puede hacer.
• Convertir solicitudes de cotización en borradores: cuando un cliente pide una cotización, Fynn reúne el nombre, la dirección con código postal, lo que hay que hacer y las fechas que prefiere, le pide al cliente que lo confirme y luego crea un borrador de cotización en Lexware, sin precios. Después, la conversación pasa a tu equipo.

Fynn nunca pone precio a un trabajo nuevo y nunca muestra borradores. Los acuerdos de pago, los recordatorios de pago y recargos, los descuentos, las disputas, las correcciones, las cancelaciones, las notas de crédito, las copias de facturas, los datos bancarios, las preguntas sobre impuestos y un pago que el cliente ya hizo pero que todavía aparece como pendiente pasan a tu equipo.

Cuando la conexión te necesita

• Lexware Office rechazó la clave: la clave se eliminó, venció o se reemplazó en Lexware. Crea una clave nueva e ingrésala con Reemplazar clave. Hasta entonces, Fynn pasa las preguntas sobre Lexware a tu equipo y las conversaciones no muestran facturas.
• Tu plan de Lexware Office no tiene la Public API: Lexware Office XL la incluye. Después de cambiar de plan, haz clic en Comprobar ahora.
• La clave no puede crear cotizaciones o no puede crear contactos: crea una clave con todos los permisos e ingrésala con Reemplazar clave. La lectura de facturas sigue funcionando.

Las claves de Lexware duran como máximo 24 meses y dejan de funcionar en la fecha que muestra Lexware. Si extiendes una clave en Lexware, sigue siendo la misma clave: ingresa la nueva fecha con Cambiar fecha en la página de Lexware Office, y no necesitas volver a pegar la clave.

Desconectar

Desconectar en la página de Lexware Office elimina la clave guardada y el vínculo entre cada contacto y su cliente de Lexware. Los clientes y los borradores de cotización ya creados se quedan en Lexware. Luego elimina la clave en Lexware Office, en Public API: Deskwoot no puede hacerlo por ti.

Preguntas frecuentes

¿Qué planes necesito?

En Deskwoot, todos los planes conectan Lexware Office, incluido el plan Free, y lo que Fynn hace con él viene con todos los planes de pago, a partir de Startup. En Lexware, necesitas Lexware Office XL, el plan con la Public API. Conectarlo no cuesta nada extra en Deskwoot.

¿Deskwoot guarda mis facturas?

No. Deskwoot lee las facturas y cotizaciones mientras se muestran y no guarda ninguna, ni tampoco montos ni pagos. Guarda la clave, el nombre de tu empresa y a qué cliente de Lexware está vinculado cada contacto.

¿Puede Fynn darle a un cliente datos de la factura de otra persona?

No. Fynn solo responde sobre el documento cuyo número y código postal dio el cliente o, después de la verificación, sobre los documentos de su propio cliente de Lexware.

¿Un borrador de cotización incluye la dirección de correo o el número de teléfono del cliente?

No. Un borrador incluye el nombre, la dirección y la solicitud. El correo y el teléfono se quedan en Deskwoot.

¿Puedo conectar más de una empresa de Lexware?

Cada espacio de trabajo conecta una empresa de Lexware. Para cambiar de empresa, desconecta primero la actual.