Conectar Square Appointments

Conecta Square Appointments y Fynn ofrecerá a tus clientes los horarios libres de tus reservas en línea de Square en cada conversación. Cuando el cliente dice que sí, la cita se reserva, se cambia o se cancela directamente en Square. Tu equipo ve las próximas citas de cada cliente junto al chat. Puedes conectar Square Appointments en todos los planes. Fynn reserva en todos los planes de pago, y una prueba gratis de 7 días también lo incluye.

Necesitas una cuenta de Square con sede en Estados Unidos, Canadá, el Reino Unido o Australia, con Square Appointments configurado y las reservas en línea activadas. Cada espacio de trabajo conecta una cuenta de Square. Inicias sesión con Square, así que Deskwoot nunca ve tu contraseña de Square.

Conectar Square Appointments

1. Ve a Configuración > Integraciones y haz clic en la tarjeta Square Appointments en Reservas y citas. Se abre Software de reservas en la página Citas.
2. Haz clic en Conectar Square Appointments. Se abre Square: inicia sesión y dale a Deskwoot el acceso que pide.

Square te devuelve a Deskwoot, que luego lee tus ubicaciones, miembros del equipo y servicios. Esto tarda más o menos un minuto. La sección muestra tu país, tu plan de Square, si los clientes pueden cancelar o cambiar sus citas y hasta cuándo, y tu política de cancelación tal como Square se la muestra a los clientes. En Deskwoot necesitas el permiso para gestionar integraciones; los administradores lo tienen.

Elegir lo que ofrece Fynn

• Para quién reserva Fynn muestra cada miembro del equipo en cada ubicación que se puede reservar en línea en Square, con la zona horaria de la ubicación. Desactiva a las personas para las que Fynn no debe reservar.
• Lo que ofrece Fynn muestra tus servicios con su duración y su precio, o El precio varía. Un servicio con cargo por cancelación, uno que no se puede reservar en línea y uno en el domicilio del cliente muestran el motivo y no se pueden activar: resérvalos en Square.
• Los clientes nuevos pueden reservar en el chat: si está desactivado, las solicitudes de personas que Square no conoce van a tu equipo.

Haz clic en Guardar. Fynn no reserva nada hasta que hayas guardado una vez. Luego, en Fynn en la misma página, activa Fynn ofrece horarios libres, elige quién confirma las reservas nuevas, las cancelaciones y los cambios (Tu equipo, con 1 clic o Fynn, después del sí del cliente) y haz clic en Guardar reglas de reserva.

Si tú mismo aceptas cada solicitud de reserva en Square, elige Fynn, después del sí del cliente en Reservas nuevas. Si no, tu equipo confirmaría cada reserva dos veces: una en Deskwoot y otra en Square. La sección te lo recuerda.

Square decide las horas disponibles, los servicios, el aviso previo y con cuánta anticipación pueden reservar los clientes, desde su propia configuración de reservas en línea. Fynn ofrece exactamente los horarios que ofrecen tus reservas en línea de Square. Mientras Square esté conectado, Fynn reserva solo en Square; los calendarios de Google u Outlook conectados siguen conectados, pero Fynn no ofrece sus horarios. Fynn también necesita el interruptor Contactos en Fynn > Lo que Fynn puede hacer; la sección lo indica mientras esté desactivado.

Lo que hace Fynn

• Pregunta qué ubicación y qué servicio quiere el cliente cuando no está claro, y ofrece hasta 3 horarios libres con la zona horaria de la ubicación, por ejemplo 10:30 AM (hora de Chicago).
• Solo menciona los precios de tus servicios tal como aparecen en Square. Para un servicio cuyo precio varía, dice que tú confirmas el precio. Nunca ofrece descuentos.
• Para reservar necesita el nombre y el apellido del cliente, nada más. Si Deskwoot todavía no tiene un número de celular del cliente, se lo pide, porque Square necesita un número para cada reserva. Nunca dice si alguien es tu cliente.
• Antes de reservar, repite el servicio, el miembro del equipo, la hora y el nombre, agrega tu política de cancelación y hasta cuándo el cliente todavía puede cancelar o cambiar la cita, y pregunta “¿Es correcto?”. El cliente responde que sí.
• Por su cuenta, solo reserva para el cliente que tu equipo vinculó al contacto, o para un cliente cuya dirección de correo o número de WhatsApp verificó Deskwoot: el único cliente de Square con esa dirección o ese número, cuyo nombre y apellido coinciden y que tiene un número de teléfono, o un cliente nuevo (nombre, dirección de correo y número de celular) mientras Los clientes nuevos pueden reservar en el chat esté activado. Cualquier otra reserva espera a tu equipo, que elige al cliente, y el cliente recibe la respuesta en la conversación. Mientras tu equipo confirme las reservas nuevas, cada reserva espera ese clic.
• Los mensajes de texto nunca prueban quién escribe. Por eso, en SMS cada reserva espera a tu equipo.
• Si aceptas cada solicitud de reserva en Square, la reserva de Fynn espera allí como solicitud. Cuando la aceptas o la rechazas en Square, Fynn se lo dice al cliente en la conversación.
• Un cliente verificado puede cancelar o cambiar sus propias citas. En Square Appointments Free, eso significa las que reservó Fynn; en Plus o Premium, también las que se hicieron en Square. Un cambio mantiene el miembro del equipo, la ubicación y el servicio. Si ya pasó el plazo de cancelación que fijaste en Square, Fynn le dice al cliente que te pondrás en contacto con él y pasa la conversación a tu equipo. Si Square no deja que los clientes cancelen o cambien sus citas, esas solicitudes también van a tu equipo.
• Los pagos, los depósitos, las propinas, las tarjetas de regalo, los paquetes, las membresías y 2 servicios en una misma reserva van a tu equipo.

Fynn confirma cada reserva, cambio y cancelación en la conversación. Deskwoot no depende de un mensaje de Square al cliente.

Lo que ve tu equipo

Una cita aparece como una tarjeta en la conversación, con la hora en la zona horaria de la ubicación y con el miembro del equipo. Mientras tu equipo tenga que elegir al cliente, la tarjeta dice Elige al cliente antes de confirmar: haz clic en Elegir cliente, elige uno de los clientes que Square encuentra por la dirección de correo o el número de teléfono de la reserva (Buscar por correo o teléfono) o Crear un cliente nuevo, haz clic en Usar este cliente y luego en Confirmar o Rechazar. Con Cambiar cliente eliges otro cliente antes de confirmar. Square no puede buscar por nombre, así que busca a un cliente por su nombre directamente en Square. Mientras Square espera a que aceptes una solicitud, la tarjeta lo indica: acéptala o recházala en Square, y el cliente recibe la respuesta aquí.

La pestaña Detalles de una conversación tiene una sección Square Appointments:

• El cliente vinculado con Cliente desde, Próximas citas y Anteriores, cada una con su servicio, hora, miembro del equipo y ubicación, y si está Reservada, En espera, Rechazada, Cancelada o No asistió.
• En Square Appointments Plus o Premium, Cancelar en una cita próxima que esta conversación puede cancelar. Elige si quieres Avisar al cliente en esta conversación y luego haz clic en Cancelar cita. Square no le envía ningún mensaje al cliente sobre esto. En Square Appointments Free, cada cita dice Cancélala en Square. en su lugar, porque ahí Square solo deja que Deskwoot cambie las reservas de Fynn, y solo cuando el cliente lo pide.
• Sin vínculo: una sugerencia cuando exactamente 1 cliente tiene la dirección de correo o el número de teléfono del contacto, con Vincular y No es este cliente; Buscar cliente por dirección de correo o número de celular; y Crear cliente, que envía a Square el nombre y el apellido, la dirección de correo y el número de celular.

La página del contacto muestra la misma sección en su pestaña Sistemas conectados, sin Cancelar. Copilot conoce las próximas 3 citas del cliente vinculado, o del único cliente que coincide exactamente con el contacto, pero nunca su dirección de correo, su número de teléfono ni su cumpleaños.

Cambios hechos en Square

Square le avisa a Deskwoot al instante cuando cambia una cita que Deskwoot reservó o tomó a su cargo, y Deskwoot también las revisa cada 5 minutos. Cuando una se cambia, se cancela o se marca como no asistida en Square, la tarjeta lo indica, por ejemplo Cambiada en Square Appointments o Cancelada en Square Appointments. Deskwoot no le envía ningún mensaje al cliente sobre estos cambios, salvo tu respuesta a una solicitud de reserva que aceptas o rechazas en Square. Cuando agregas un miembro del equipo nuevo a Square Appointments, Square puede quitar a tus miembros del equipo de tus servicios: después revisa tus servicios en tu panel de Square y vuelve a agregar a los miembros del equipo. Haz clic en Actualizar desde Square Appointments después de cambiar miembros del equipo, ubicaciones o servicios en Square; Deskwoot también los lee una vez al día.

Cuando la conexión te necesita

• Square ya no acepta el acceso de Deskwoot, o no dio todos los permisos: Fynn no ofrece horarios de Square. Haz clic en Volver a conectar y permite todos los permisos.
• Desconectado en Square Appointments: se quitó Deskwoot en tu panel de Square, y Deskwoot eliminó lo que guardaba de Square. Vuelve a conectarlo o quita la conexión aquí.
• Esta cuenta de Square todavía no tiene Square Appointments: configura Square Appointments en tu panel de Square, en Citas, y luego haz clic en Comprobar ahora.
• Nada reservable en línea: Square todavía no muestra ningún servicio con un miembro del equipo que se pueda reservar en línea. Agrega miembros del equipo a tus servicios en tu panel de Square y luego haz clic en Comprobar ahora.
• No se puede usar: la cuenta de Square tiene sede en un país donde Deskwoot todavía no funciona. Desconéctala.

Deskwoot no firma acuerdos de socio comercial (Business Associate Agreements). Si HIPAA se aplica a tu consultorio, no uses Square Appointments con Deskwoot.

Desconectar

Desconectar en la sección Software de reservas hace que Fynn deje de ofrecer y reservar horarios en Square, y termina el acceso de Deskwoot en Square. Deskwoot elimina lo que guarda de Square: la lista de tus ubicaciones, miembros del equipo y servicios, los vínculos entre tus contactos y los clientes de Square, y los ID de Square de las citas pasadas. Las reservas en Square quedan como están. Si en cambio quitas Deskwoot en tu panel de Square, Deskwoot elimina lo mismo.

Preguntas frecuentes

¿Qué plan necesito?

En Deskwoot, todos los planes conectan Square Appointments, también el plan gratis, y ahí tu equipo ve las próximas citas de cada cliente. Fynn reserva, cambia y cancela citas en todos los planes de pago, desde Startup, y una prueba gratis de 7 días lo incluye. Conectar Square no cuesta nada extra en Deskwoot. En Square, Square Appointments Free basta para las reservas que hace Fynn; con Plus o Premium, Fynn y tu equipo también pueden cambiar las reservas hechas en Square.

¿Qué nunca lee ni guarda Deskwoot?

Deskwoot nunca le pide a Square pagos, tarjetas, tarjetas de regalo ni datos de fidelidad. Cuando busca a un cliente, Square también envía el cumpleaños, la dirección y las notas; Deskwoot los descarta al instante y nunca los guarda. Deskwoot nunca cambia un perfil de cliente existente y nunca copia tu lista de clientes.

¿Por qué una reserva espera a mi equipo?

Por su cuenta, Fynn solo reserva para el cliente que tu equipo vinculó al contacto, o para una dirección de correo o un número de WhatsApp verificados, para que nadie pueda reservar con el perfil de otra persona solo con escribir su dirección. Si no, tu equipo elige al cliente en la tarjeta, y Fynn nunca le dice al cliente si se encontró un perfil.

¿Por qué las reservas por mensaje de texto siempre esperan?

Un mensaje de texto no prueba quién lo envió. Por eso, en SMS Fynn nunca reserva por su cuenta para un cliente de Square: ahí cada reserva espera a tu equipo.

¿Puedo conectar más de una cuenta de Square?

Cada espacio de trabajo conecta una cuenta de Square, con todas sus ubicaciones que se pueden reservar en línea.