Square Appointments verbinden

Verbinde Square Appointments, und Fynn bietet deinen Kunden in jedem Gespräch die freien Zeiten deiner Square Onlinebuchung an. Nach dem Ja des Kunden wird der Termin direkt in Square gebucht, verschoben oder abgesagt. Dein Team sieht die nächsten Termine jedes Kunden neben dem Chat. Square Appointments verbindest du in jedem Plan. Fynn bucht in jedem bezahlten Plan, auch in der Testphase von 7 Tagen.

Du brauchst ein Square Konto mit Sitz in den USA, in Kanada, in Großbritannien oder in Australien, in dem Square Appointments eingerichtet und die Onlinebuchung eingeschaltet ist. Jeder Workspace verbindet ein Square Konto. Du meldest dich bei Square an, Deskwoot sieht dein Square Passwort also nie.

Square Appointments verbinden

1. Öffne Einstellungen > Integrationen und klick unter Buchungen und Termine auf die Karte Square Appointments. Sie öffnet Buchungssoftware auf der Seite Termine.
2. Klick auf Square Appointments verbinden. Square öffnet sich: Melde dich an und erlaube Deskwoot den Zugriff, um den es bittet.

Square schickt dich zurück zu Deskwoot, und Deskwoot liest deine Standorte, Teammitglieder und Leistungen. Das dauert etwa eine Minute. Der Bereich zeigt dein Land, deinen Square Tarif, ob Kunden absagen oder verschieben dürfen und bis wann, und deine Absageregeln so, wie Square sie Kunden zeigt. Du brauchst in Deskwoot die Berechtigung, Integrationen zu verwalten; Administratoren haben sie.

Festlegen, was Fynn anbietet

• Für wen Fynn bucht listet jedes Teammitglied an jedem Standort, das in Square online buchbar ist, mit der Zeitzone des Standorts. Schalte aus, wen Fynn nicht buchen soll.
• Was Fynn anbietet listet deine Leistungen mit Dauer und Preis oder Preis variiert. Eine Leistung mit Absagegebühr, eine, die nicht online buchbar ist, und eine beim Kunden vor Ort zeigen den Grund und lassen sich nicht einschalten: Buche sie in Square.
• Neue Kunden können im Chat buchen: Ist das aus, gehen Anfragen von Leuten, die Square nicht kennt, an dein Team.

Klick auf Speichern. Vor dem ersten Speichern bucht Fynn nichts. Schalte dann auf derselben Seite unter Fynn Fynn bietet freie Zeiten an ein, wähle, wer neue Buchungen, Absagen und Verschiebungen bestätigt (Dein Team, mit 1 Tipp oder Fynn, nach dem Ja des Kunden), und klick auf Buchungsregeln speichern.

Nimmst du in Square jede Buchungsanfrage selbst an, wähle unter Neue Buchungen Fynn, nach dem Ja des Kunden. Sonst würde dein Team jede Buchung zweimal bestätigen: einmal in Deskwoot und einmal in Square. Der Bereich erinnert dich daran.

Square legt über seine eigenen Einstellungen zur Onlinebuchung fest, wann gebucht werden kann, welche Leistungen es gibt, wie viel Vorlauf nötig ist und wie weit im Voraus Kunden buchen können. Fynn bietet genau die Zeiten an, die deine Square Onlinebuchung anbietet. Solange Square verbunden ist, bucht Fynn nur in Square; verbundene Google oder Outlook Kalender bleiben verbunden, aber Fynn bietet ihre Zeiten nicht an. Fynn braucht außerdem seinen Zugriff auf Kontakte unter Einstellungen > Bots > Datenzugriff; der Bereich sagt es dir, solange er aus ist.

Was Fynn macht

• Er fragt nach Standort und Leistung, wenn das nicht klar ist, und bietet bis zu 3 freie Zeiten mit der Zeitzone des Standorts an, zum Beispiel 10:30 Uhr (Zeit in Chicago).
• Er nennt nur die Preise deiner Leistungen, wie Square sie listet. Bei einer Leistung mit variablem Preis sagt er, dass du den Preis bestätigst. Einen Rabatt bietet er nie an.
• Zum Buchen braucht er Vor- und Nachname des Kunden, sonst nichts. Hat Deskwoot noch keine Handynummer des Kunden, fragt er danach, weil Square für jede Buchung eine Nummer braucht. Er sagt nie, ob jemand schon Kunde bei dir ist.
• Bevor er bucht, wiederholt er Leistung, Teammitglied, Zeit und Namen, nennt deine Absageregeln und wie lange der Kunde noch absagen oder verschieben kann, und fragt „Stimmt das so?“. Der Kunde antwortet mit Ja.
• Von sich aus bucht er nur für den Kunden, den dein Team mit dem Kontakt verknüpft hat, oder für einen Kunden, dessen E-Mail-Adresse oder WhatsApp Nummer Deskwoot bestätigt hat: für den einen Kunden in Square mit dieser Adresse oder Nummer, dessen Vor- und Nachname passen und der eine Telefonnummer hat, oder als neuen Kunden (Name, E-Mail-Adresse und Handynummer), solange Neue Kunden können im Chat buchen an ist. Jede andere Buchung wartet auf dein Team, das den Kunden auswählt, und der Kunde erfährt die Antwort im Gespräch. Solange dein Team neue Buchungen bestätigt, wartet jede Buchung auf seinen Tipp.
• Eine SMS beweist nie, wer schreibt. Deshalb wartet auf SMS jede Buchung auf dein Team.
• Nimmst du in Square jede Buchungsanfrage selbst an, wartet Fynns Buchung dort als Anfrage. Nimmst du sie in Square an oder lehnst sie ab, sagt Fynn es dem Kunden im Gespräch.
• Ein bestätigter Kunde kann seine eigenen Termine absagen oder verschieben. Mit Square Appointments Free sind das die Termine, die Fynn gebucht hat; mit Plus oder Premium auch die in Square gebuchten. Eine Verschiebung behält Teammitglied, Standort und Leistung. Liegt ein Termin näher als deine Absagefrist in Square, sagt Fynn dem Kunden, dass du dich bei ihm meldest, und übergibt das Gespräch an dein Team. Lässt Square Kunden nicht absagen oder verschieben, geht auch das an dein Team.
• Zahlungen, Anzahlungen, Trinkgelder, Gutscheine, Pakete, Mitgliedschaften und 2 Leistungen in einer Buchung gehen an dein Team.

Fynn bestätigt jede Buchung, Verschiebung und Absage im Gespräch. Deskwoot verlässt sich nicht auf eine Nachricht von Square an den Kunden.

Was dein Team sieht

Ein Termin erscheint als Karte im Gespräch, mit der Zeit in der Zone des Standorts und mit dem Teammitglied. Muss dein Team den Kunden wählen, steht auf der Karte Wähle vor dem Bestätigen den Kunden: Klick auf Kunden wählen, nimm einen der Kunden, die Square über die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer der Buchung findet (Nach E-Mail oder Telefon suchen), oder Neuen Kunden anlegen, klick auf Diesen Kunden nehmen und dann auf Bestätigen oder Ablehnen. Mit Kunden ändern wählst du vor dem Bestätigen einen anderen. Square kann nicht nach Namen suchen, such einen Kunden nach Namen also direkt in Square. Wartet Square darauf, dass du eine Anfrage annimmst, sagt die Karte das: Nimm sie in Square an oder lehne sie ab, und der Kunde erfährt die Antwort hier.

Der Tab Details eines Gesprächs hat einen Bereich Square Appointments:

• Der verknüpfte Kunde mit Kunde seit, Nächste Termine und Frühere Termine, jeweils mit Leistung, Zeit, Teammitglied und Standort und ob er Gebucht, Wartet, Abgelehnt, Abgesagt oder Nicht erschienen ist.
• Mit Square Appointments Plus oder Premium: Absagen bei einem kommenden Termin, den dieses Gespräch absagen darf. Wähle, ob du Dem Kunden in diesem Gespräch Bescheid geben willst, und klick auf Termin absagen. Square schickt dem Kunden dazu keine Nachricht. Mit Square Appointments Free steht an jedem Termin stattdessen Sag ihn in Square ab., weil Square Deskwoot dort nur Fynns Buchungen ändern lässt, und nur auf Wunsch des Kunden.
• Ohne Verknüpfung: ein Vorschlag, wenn genau 1 Kunde die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer des Kontakts hat, mit Verknüpfen und Passt nicht; Kunde suchen nach E-Mail-Adresse oder Handynummer; und Kunde anlegen, das Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und Handynummer an Square schickt.

Die Kontaktseite zeigt denselben Bereich im Tab Verbundene Systeme, ohne Absagen. Copilot kennt die nächsten 3 Termine des verknüpften Kunden oder des einen Kunden, der genau zum Kontakt passt, aber nie seine E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder seinen Geburtstag.

Änderungen in Square

Square sagt Deskwoot sofort Bescheid, wenn sich ein Termin ändert, den Deskwoot gebucht oder übernommen hat, und Deskwoot prüft sie zusätzlich alle 5 Minuten. Wird einer in Square verschoben, abgesagt oder als nicht erschienen markiert, steht das auf der Karte, zum Beispiel In Square Appointments abgesagt. Deskwoot schickt dem Kunden dazu keine Nachricht, außer deiner Antwort auf eine Buchungsanfrage, die du in Square annimmst oder ablehnst. Wenn du in Square Appointments ein neues Teammitglied hinzufügst, kann Square deine Teammitglieder von deinen Leistungen entfernen: Prüf danach deine Leistungen in deinem Square Dashboard und füge die Teammitglieder wieder hinzu. Klick auf Aus Square Appointments aktualisieren, wenn du in Square Teammitglieder, Standorte oder Leistungen geändert hast; Deskwoot liest sie außerdem einmal am Tag.

Wenn die Verbindung dich braucht

• Square akzeptiert den Zugriff von Deskwoot nicht mehr oder hat nicht jede Berechtigung gegeben: Fynn bietet keine Zeiten aus Square an. Klick auf Neu verbinden und erlaube alle Berechtigungen.
• In Square Appointments getrennt: Deskwoot wurde in deinem Square Dashboard entfernt, und Deskwoot hat gelöscht, was es aus Square gespeichert hatte. Verbinde neu oder entferne die Verbindung hier.
• Dieses Square Konto hat noch kein Square Appointments: Richte Square Appointments in deinem Square Dashboard unter Appointments ein und klick dann auf Jetzt prüfen.
• Nichts online buchbar: Square zeigt noch keine Leistung mit einem Teammitglied, das online buchbar ist. Füge in deinem Square Dashboard Teammitglieder zu deinen Leistungen hinzu und klick dann auf Jetzt prüfen.
• Nicht nutzbar: Das Square Konto hat seinen Sitz in einem Land, in dem Deskwoot noch nicht arbeitet. Trenne es.

Deskwoot unterschreibt keine Business Associate Agreements. Wenn HIPAA für deine Praxis gilt, nutze Square Appointments nicht mit Deskwoot.

Trennen

Trennen im Bereich Buchungssoftware beendet, dass Fynn Zeiten in Square anbietet und bucht, und beendet den Zugriff von Deskwoot in Square. Deskwoot löscht, was es aus Square gespeichert hat: die Liste deiner Standorte, Teammitglieder und Leistungen, die Verknüpfungen zwischen deinen Kontakten und Kunden in Square und die Square IDs an vergangenen Terminen. Buchungen in Square bleiben, wie sie sind. Entfernst du Deskwoot stattdessen in deinem Square Dashboard, löscht Deskwoot dasselbe.

Häufige Fragen

Welchen Plan brauche ich?

In Deskwoot verbindet jeder Plan Square Appointments, auch der Free Plan, und dein Team sieht dort die nächsten Termine jedes Kunden. Fynn bucht, verschiebt und sagt ab in jedem bezahlten Plan ab Startup, auch in der Testphase von 7 Tagen. Die Verbindung zu Square kostet in Deskwoot nichts extra. In Square reicht Square Appointments Free für Fynns eigene Buchungen; mit Plus oder Premium können Fynn und dein Team auch in Square gebuchte Termine ändern.

Was liest und speichert Deskwoot nie?

Deskwoot fragt Square nie nach Zahlungen, Karten, Gutscheinen oder Treueprogrammen. Wenn Deskwoot einen Kunden nachschlägt, schickt Square auch Geburtstag, Adresse und Notizen mit; Deskwoot verwirft sie sofort und speichert sie nie. Deskwoot ändert nie ein bestehendes Kundenprofil und kopiert nie deine Kundenliste.

Warum wartet eine Buchung auf mein Team?

Von sich aus bucht Fynn nur für den Kunden, den dein Team mit dem Kontakt verknüpft hat, oder für eine bestätigte E-Mail-Adresse oder WhatsApp Nummer. So kann niemand unter dem Profil eines anderen buchen, nur weil er dessen Adresse eintippt. Sonst wählt dein Team den Kunden auf der Karte, und Fynn sagt dem Kunden nie, ob ein Profil gefunden wurde.

Warum warten Buchungen per SMS immer?

Eine SMS beweist nicht, wer sie geschickt hat. Deshalb bucht Fynn auf SMS nie von sich aus unter einem Kunden in Square: Jede Buchung dort wartet auf dein Team.

Kann ich mehr als ein Square Konto verbinden?

Jeder Workspace verbindet ein Square Konto, mit allen seinen Standorten, die online buchbar sind.