Conectar o Square Appointments

Conecte o Square Appointments, e o Fynn oferece aos seus clientes os horários livres do seu agendamento online do Square em toda conversa. Depois do sim do cliente, o horário é agendado, remarcado ou cancelado direto no Square. Sua equipe vê os próximos horários de cada cliente ao lado do chat. Você pode conectar o Square Appointments em todos os planos. O Fynn agenda em todos os planos pagos, e o teste de 7 dias também inclui isso.

Você precisa de uma conta do Square com sede nos EUA, no Canadá, no Reino Unido ou na Austrália, com o Square Appointments configurado e o agendamento online ligado. Cada workspace conecta uma conta do Square. Você entra com o Square, então o Deskwoot nunca vê a sua senha do Square.

Conectar o Square Appointments

1. Vá em Configurações > Integrações e clique no cartão Square Appointments em Reservas e agendamentos. Ele abre Software de agendamento na página Agendamentos.
2. Clique em Conectar Square Appointments. O Square abre: entre e permita ao Deskwoot o acesso que ele pede.

O Square leva você de volta ao Deskwoot, que então lê seus locais, membros da equipe e serviços. Isso leva cerca de um minuto. A seção mostra o seu país, o seu plano do Square, se os clientes podem cancelar ou remarcar e até quando, e a sua política de cancelamento como o Square a mostra aos clientes. Você precisa da permissão para gerenciar integrações no Deskwoot; administradores têm essa permissão.

Escolher o que o Fynn oferece

• Para quem o Fynn agenda lista cada membro da equipe em cada local que pode ser agendado online no Square, com o fuso horário do local. Desligue quem o Fynn não deve agendar.
• O que o Fynn oferece lista seus serviços com duração e preço, ou Preço variável. Um serviço com taxa de cancelamento, um sem agendamento online e um feito no local do cliente mostram o motivo e não podem ser ligados: agende esses no Square.
• Novos clientes podem agendar no chat: quando está desligado, pedidos de pessoas que o Square não conhece vão para a sua equipe.

Clique em Salvar. O Fynn não agenda nada antes de você salvar uma vez. Depois, em Fynn na mesma página, ligue Fynn oferece horários livres, escolha quem confirma novos agendamentos, cancelamentos e remarcações (Sua equipe, com 1 toque ou Fynn, depois do sim do cliente) e clique em Salvar regras de agendamento.

Se você mesmo aceita cada pedido de agendamento no Square, escolha Fynn, depois do sim do cliente em Novos agendamentos. Senão sua equipe confirmaria cada agendamento duas vezes: uma no Deskwoot e outra no Square. A seção lembra você disso.

O Square decide os horários que podem ser agendados, os serviços, a antecedência e com quanto tempo os clientes podem agendar, pelas próprias configurações de agendamento online. O Fynn oferece exatamente os horários que o seu agendamento online do Square oferece. Enquanto o Square está conectado, o Fynn agenda só no Square; calendários do Google ou do Outlook continuam conectados, mas o Fynn não oferece os horários deles. O Fynn também precisa do acesso a contatos em Configurações > Bots > Acesso a dados; a seção avisa enquanto ele está desligado.

O que o Fynn faz

• Ele pergunta o local e o serviço quando não está claro e oferece até 3 horários livres com o fuso horário do local, por exemplo 10:30 (horário de Chicago).
• Ele cita só os preços dos seus serviços como o Square os lista. Para um serviço com preço variável, ele diz que você confirma o preço. Ele nunca oferece desconto.
• Para agendar, ele precisa do nome e do sobrenome do cliente, nada mais. Quando o Deskwoot ainda não tem um celular do cliente, ele pede um, porque o Square precisa de um número para cada agendamento. Ele nunca diz se alguém já é seu cliente.
• Antes de agendar, ele repete o serviço, o membro da equipe, o horário e o nome, informa a sua política de cancelamento e até quando o cliente ainda pode cancelar ou remarcar, e pergunta "Está certo?". O cliente responde sim.
• Por conta própria, ele agenda só para o cliente que a sua equipe vinculou ao contato, ou para um cliente cujo email ou número de WhatsApp o Deskwoot verificou: o único cliente do Square com esse email ou número, cujo nome e sobrenome conferem e que tem um telefone, ou um cliente novo (nome, email e celular) enquanto Novos clientes podem agendar no chat está ligado. Todo outro agendamento espera a sua equipe, que escolhe o cliente, e o cliente recebe a resposta na conversa. Enquanto a sua equipe confirma novos agendamentos, todo agendamento espera o toque dela.
• Uma mensagem de texto (SMS) nunca prova quem escreve. Por isso, no SMS todo agendamento espera a sua equipe.
• Se você aceita cada pedido de agendamento no Square, o agendamento do Fynn espera lá como pedido. Quando você aceita ou recusa no Square, o Fynn avisa o cliente na conversa.
• Um cliente verificado pode cancelar ou remarcar os próprios horários. No Square Appointments Free, são os que o Fynn agendou; no Plus ou Premium, também os agendados no Square. Uma remarcação mantém o membro da equipe, o local e o serviço. Mais perto do horário do que o prazo de cancelamento do Square, o Fynn diz ao cliente que você vai falar com ele e passa a conversa para a sua equipe. Se o Square não deixa clientes cancelar ou remarcar, isso também vai para a sua equipe.
• Pagamentos, sinais, gorjetas, vales presente, pacotes, assinaturas e 2 serviços em um agendamento vão para a sua equipe.

O Fynn confirma cada agendamento, remarcação e cancelamento na conversa. O Deskwoot não conta com uma mensagem do Square para o cliente.

O que a sua equipe vê

Um agendamento aparece como cartão na conversa, com o horário no fuso do local e com o membro da equipe. Quando a sua equipe precisa escolher o cliente, o cartão diz Escolha o cliente antes de confirmar: clique em Escolher cliente, escolha um dos clientes que o Square encontra pelo email ou telefone do agendamento (Buscar por email ou telefone) ou Criar um novo cliente, clique em Usar este cliente e depois em Confirmar ou Recusar. Trocar cliente escolhe outro antes de confirmar. O Square não busca por nome, então procure um cliente pelo nome no próprio Square. Enquanto o Square espera você aceitar um pedido, o cartão avisa: aceite ou recuse no Square, e o cliente recebe a resposta aqui.

A aba Detalhes de uma conversa tem uma seção Square Appointments:

• O cliente vinculado com Cliente desde, Próximos agendamentos e Anteriores, cada um com serviço, horário, membro da equipe e local e se está Marcado, Aguardando, Recusado, Cancelado ou Não compareceu.
• No Square Appointments Plus ou Premium, Cancelar em um horário futuro que esta conversa pode cancelar. Escolha se quer Avisar o cliente nesta conversa e clique em Cancelar agendamento. O Square não manda mensagem ao cliente sobre isso. No Square Appointments Free, cada horário diz Cancele no Square., porque lá o Square deixa o Deskwoot mudar só os agendamentos do Fynn, e só a pedido do cliente.
• Sem vínculo: uma sugestão quando exatamente 1 cliente tem o email ou o telefone do contato, com Vincular e Não é este cliente; Buscar cliente por email ou celular; e Criar cliente, que envia ao Square o nome e o sobrenome, o email e o celular.

A página do contato mostra a mesma seção na aba Sistemas conectados, sem Cancelar. O Copilot conhece os próximos 3 horários do cliente vinculado, ou do único cliente que corresponde exatamente ao contato, nunca o email, o telefone ou o aniversário dele.

Mudanças feitas no Square

O Square avisa o Deskwoot na hora quando muda um horário que o Deskwoot agendou ou assumiu, e o Deskwoot também confere a cada 5 minutos. Quando um é remarcado, cancelado ou marcado como não comparecido no Square, o cartão mostra isso, por exemplo Cancelado no Square Appointments. O Deskwoot não manda mensagem ao cliente sobre essas mudanças, exceto a sua resposta a um pedido de agendamento que você aceita ou recusa no Square. Quando você adiciona um novo membro da equipe ao Square Appointments, o Square pode tirar os membros da equipe dos seus serviços: confira depois os seus serviços no Square Dashboard e adicione os membros da equipe de novo. Clique em Atualizar do Square Appointments depois de mudar membros da equipe, locais ou serviços no Square; o Deskwoot também os lê uma vez por dia.

Quando a conexão precisa de você

• O Square não aceita mais o acesso do Deskwoot, ou não deu todas as permissões: o Fynn não oferece horários do Square. Clique em Reconectar e permita todas as permissões.
• Desconectado no Square Appointments: o Deskwoot foi removido no seu Square Dashboard, e o Deskwoot apagou o que guardava do Square. Reconecte ou remova a conexão aqui.
• Esta conta do Square ainda não tem o Square Appointments: configure o Square Appointments no seu Square Dashboard em Appointments e clique em Verificar agora.
• Nada para agendar online: o Square ainda não mostra nenhum serviço com um membro da equipe que possa ser agendado online. Adicione membros da equipe aos seus serviços no Square Dashboard e clique em Verificar agora.
• Não pode ser usado: a conta do Square tem sede em um país onde o Deskwoot ainda não funciona. Desconecte a conta.

O Deskwoot não assina Business Associate Agreements. Se a HIPAA se aplica ao seu consultório, não use o Square Appointments com o Deskwoot.

Desconectar

Desconectar na seção Software de agendamento faz o Fynn parar de oferecer e agendar horários no Square e encerra o acesso do Deskwoot no Square. O Deskwoot apaga o que guarda do Square: a lista dos seus locais, membros da equipe e serviços, os vínculos entre seus contatos e os clientes do Square, e os IDs do Square nos agendamentos passados. Os agendamentos no Square continuam como estão. Se você remover o Deskwoot no seu Square Dashboard, o Deskwoot apaga o mesmo.

Perguntas frequentes

De qual plano eu preciso?

No Deskwoot, todos os planos conectam o Square Appointments, inclusive o plano Free, e a sua equipe vê ali os próximos horários de cada cliente. O Fynn agenda, remarca e cancela em todos os planos pagos, a partir do Startup, e o teste de 7 dias inclui isso. Conectar o Square não custa nada a mais no Deskwoot. No Square, o Square Appointments Free basta para os agendamentos do próprio Fynn; com o Plus ou o Premium, o Fynn e a sua equipe também podem mudar agendamentos feitos no Square.

O que o Deskwoot nunca lê nem guarda?

O Deskwoot nunca pede ao Square pagamentos, cartões, vales presente ou programas de fidelidade. Quando ele consulta um cliente, o Square também manda o aniversário, o endereço e as anotações; o Deskwoot descarta isso na hora e nunca guarda. O Deskwoot nunca muda um perfil de cliente existente e nunca copia a sua lista de clientes.

Por que um agendamento espera a minha equipe?

Por conta própria, o Fynn agenda só para o cliente que a sua equipe vinculou ao contato, ou para um email ou número de WhatsApp verificado. Assim ninguém agenda no perfil de outra pessoa só digitando o endereço dela. Nos outros casos, a sua equipe escolhe o cliente no cartão, e o Fynn nunca diz ao cliente se um perfil foi encontrado.

Por que agendamentos por SMS sempre esperam?

Uma mensagem de texto não prova quem a enviou. Por isso o Fynn nunca agenda sozinho no SMS para um cliente do Square: todo agendamento ali espera a sua equipe.

Posso conectar mais de uma conta do Square?

Cada workspace conecta uma conta do Square, com todos os locais dela que podem ser agendados online.