Integración con Zapier

Zapier conecta Deskwoot con miles de otras apps sin escribir código. Hay dos formas de usarlo. Cuál te conviene depende de tu plan de Deskwoot y de si tus Zaps solo deben reaccionar a Deskwoot o también cambiar cosas en él.

Qué forma te conviene

	App de Deskwoot para Zapier	Webhooks by Zapier
Plan de Deskwoot	Enterprise	Todos los planes
Inicia sesión con	Un token de API REST	Nada: pegas una URL de Zapier en Deskwoot
Disparadores	6, con campos listos para usar	7 eventos en JSON
Acciones en Deskwoot	Sí	No, los eventos solo salen
Plan de Zapier	Depende de tus Zaps	Un plan de pago, porque Webhooks by Zapier es una app premium de Zapier

La app de Deskwoot para Zapier (Enterprise)

1. En Deskwoot, ve a Configuración > Tokens de API y crea un token, por ejemplo con el nombre Zapier, con los permisos Lectura y Escritura. Cópialo; solo se muestra una vez. Créalo como administrador: solo el token de un administrador puede activar los disparadores de Deskwoot.
2. Ve a Configuración > Integraciones, haz clic en Conectar en la tarjeta de Zapier (Administrar si Webhooks by Zapier ya está conectado) y haz clic en Abrir la app de Deskwoot en Zapier.
3. En Zapier, agrega un disparador o una acción de Deskwoot a un Zap. Cuando Zapier te pida conectar una cuenta, pega el token de API. Zapier le pone a la conexión el nombre de tu espacio de trabajo de Deskwoot y tu dirección de correo.

En los planes por debajo de Enterprise, la tarjeta de la app de Deskwoot en la página de Zapier dice Bloqueado en tu plan, y Configuración > Tokens de API también está bloqueado. La prueba gratis de 7 días no los desbloquea. Usa Webhooks by Zapier en su lugar (más abajo) o haz clic en Cambiar a Enterprise.

Disparadores

• New Conversation: empieza una conversación, ya sea porque un cliente escribió o porque tu equipo la inició.
• New Customer Message: un cliente escribe en una conversación. Las respuestas y notas de tu equipo no cuentan.
• Conversation Assigned: una conversación recibe un nuevo responsable. El Round Robin en una conversación nueva y las reglas de automatización no lo activan.
• Conversation Resolved: una conversación se marca como resuelta.
• New Contact: alguien del equipo agrega un contacto en Deskwoot, o una app lo agrega a través de la API. Los contactos que Deskwoot crea a partir de mensajes entrantes no lo activan; para esos, usa New Conversation.
• New CSAT Rating: un cliente valora una conversación.

Cada disparador le entrega a Zapier un registro con campos simples. Una conversación llega con su número, enlace, estado, asunto, canal, bandeja de entrada, responsable, equipo, etiquetas, el nombre, la dirección de correo y el número de teléfono del cliente, y el primer mensaje del cliente. Mientras armas el Zap, Zapier te muestra tus registros más recientes como ejemplos.

Acciones

• Start Conversation: envía un primer mensaje a un contacto desde una de tus bandejas de entrada. Deskwoot encuentra el contacto por dirección de correo, número de teléfono o Contact ID. Sirve para canales en los que una empresa puede escribir primero, como el correo o los SMS. En WhatsApp solo funciona dentro de las 24 horas siguientes al último mensaje del cliente a esa bandeja de entrada, porque la acción no envía ninguna plantilla; si no, Deskwoot la rechaza y el Zap muestra el motivo.
• Reply in Conversation: envía una respuesta al cliente por el canal de la conversación.
• Add Private Note: agrega una nota que solo ve tu equipo.
• Assign Conversation: a alguien del equipo, a un equipo o a ambos.
• Add Label: agrega una de tus etiquetas a una conversación.
• Find Contact: busca un contacto por dirección de correo, número de teléfono o nombre.
• Create or Update Contact: actualiza el contacto con esa dirección de correo o lo crea si no existe.

Las respuestas y notas que llegan desde Zapier muestran el nombre de la persona que creó el token de API.

Webhooks by Zapier (todos los planes)

1. En Zapier, crea un Zap con el disparador Webhooks by Zapier y el evento Catch Hook, y copia la URL que muestra Zapier.
2. En Deskwoot, ve a Configuración > Integraciones, haz clic en Conectar en la tarjeta de Zapier, pega la URL en URL del webhook, haz clic en Probar conexión y luego en Conectar.
3. De vuelta en Zapier, prueba el disparador y agrega los siguientes pasos.

A partir de ahí, Deskwoot envía 7 eventos a esa URL: conversación nueva, mensaje nuevo, conversación asignada, conversación resuelta, contacto nuevo, contacto actualizado y valoración CSAT enviada. Cada uno llega en JSON con los campos event, timestamp, account_id y data, así que un Zap filtra por event para reaccionar a uno de ellos. Esta forma solo envía datos hacia afuera: un Zap no puede cambiar nada en Deskwoot por esta vía. Webhooks by Zapier es una app premium en Zapier, así que necesita un plan de pago de Zapier.

Preguntas frecuentes

¿Qué forma debo usar?

En Enterprise, la app de Deskwoot: sus disparadores traen campos listos para usar y sus acciones escriben de vuelta en Deskwoot. En cualquier otro plan, Webhooks by Zapier, que solo envía eventos.

¿Por qué Zapier dice que la API REST necesita el plan Enterprise?

La app de Deskwoot para Zapier inicia sesión con un token de API REST, y la API REST es parte del plan Enterprise. Mejora tu plan en Configuración > Facturación o usa Webhooks by Zapier, que funciona en todos los planes.

¿Por qué no puedo activar un Zap con un disparador de Deskwoot?

Solo un token de API creado por un administrador puede activar disparadores de Deskwoot, porque un disparador recibe los eventos de todas las conversaciones, como un webhook. Vuelve a conectar la cuenta de Deskwoot en Zapier con el token de un administrador.

¿Qué pasa cuando revoco el token?

Todos los disparadores que ese token activó se detienen de inmediato, y las acciones de los Zaps fallan con un error de inicio de sesión. Crea un token nuevo y vuelve a conectar la cuenta de Deskwoot en Zapier.

¿Zapier puede responder a los clientes?

Sí, con la app de Deskwoot en Enterprise: Reply in Conversation envía el mensaje por el canal de la conversación. Webhooks by Zapier no puede cambiar nada en Deskwoot.

¿Los datos de los clientes están seguros con Zapier?

Zapier declara que cumple con el RGPD y tiene SOC 2, pero los datos pasan por los servidores de Zapier, también fuera de la UE. Si necesitas que los datos se queden estrictamente en la UE, envía los eventos a tu propio endpoint con los webhooks de Deskwoot.

¿Los tickets llegan a Zapier?

No. Los tickets son el trabajo interno de tu equipo: ni los disparadores de la app de Deskwoot ni Webhooks by Zapier envían eventos de tickets, y los eventos New Customer Message y mensaje nuevo dejan fuera los comentarios de un ticket. Para enviar eventos de tickets a tu propio servidor, márcalos en Configuración > Webhooks.