Connecter Lexware Office

Connectez Lexware Office, et chaque conversation affiche les factures et les devis du client avec leur statut, leur date d'échéance et le montant restant dû. Fynn peut répondre à des questions comme « Ma facture est-elle payée ? » et transformer les demandes de devis en brouillons dans Lexware, et Copilot connaît aussi ces documents. Deskwoot ne modifie jamais une facture. Votre équipe utilise Lexware Office avec tous les forfaits. Ce que Fynn en fait est inclus dans tous les forfaits payants, et un essai gratuit de 7 jours l'inclut aussi.

Il vous faut Lexware Office XL, le forfait qui inclut la Public API, et vos identifiants Lexware Office pour créer la clé. Chaque espace de travail connecte une entreprise Lexware.

Créer une clé de la Public API dans Lexware Office

1. Dans Lexware Office, ouvrez Erweiterungen > Weitere Apps > Public API, ou allez sur app.lexware.de/addons/public-api.
2. Cliquez sur API-Schlüssel erstellen et choisissez Schlüssel mit allen Berechtigungen, la clé avec toutes les autorisations.
3. Nommez-la Deskwoot, puis copiez la clé. Lexware ne l'affiche qu'une seule fois : gardez-la jusqu'à ce que vous l'ayez collée dans Deskwoot.
4. Notez la date que Lexware affiche à côté de la clé. C'est la date à laquelle la clé expire.

La clé permet à Deskwoot de lire le profil de votre entreprise, vos clients et leurs factures et devis, et de créer des clients et des brouillons de devis. Si vous choisissez plutôt Schlüssel mit individuellen Berechtigungen, cochez Allgemeine Profilinformationen abrufen, Kontakte abrufen, Kontakte speichern, Belegliste filtern und abrufen, Rechnungen abrufen, Angebote abrufen, Angebote speichern et Zahlungsinformationen von Belegen abrufen. Une clé sans les autorisations d'écriture affiche toujours les factures et les devis, mais votre équipe et Fynn ne peuvent pas créer de clients ni de brouillons de devis avec elle.

Connecter Lexware Office dans Deskwoot

1. Allez dans Paramètres > Intégrations et cliquez sur la carte Lexware Office sous Logiciels d'interventions et de comptabilité.
2. Cliquez sur Connecter Lexware Office.
3. Collez la clé sous Clé de la Public API.
4. Sous Valable jusqu'au, saisissez la date que Lexware affiche à côté de la clé. C'est facultatif, mais avec cette date, Deskwoot prévient vos administrateurs 30 et 7 jours avant l'expiration de la clé.
5. Cliquez sur Connecter.

Deskwoot vérifie tout de suite la clé auprès de Lexware et affiche le nom de votre entreprise. Si la clé ne peut pas lire les clients ou les factures, la fenêtre vous le signale. Dans Deskwoot, vous avez besoin de l'autorisation de gérer les intégrations ; les administrateurs l'ont. Deskwoot enregistre la clé sous forme chiffrée et n'affiche que ses 4 derniers caractères.

Ce que voit votre équipe

Dans une conversation, la section Lexware Office de l'onglet Détails affiche le client Lexware du contact avec son numéro client, puis les Factures et les Devis, du plus récent au plus ancien. Chaque ligne indique le numéro, la date, le total et un statut :

• Factures : Ouverte, Payée en partie, En retard, Payée ou Annulée. Une facture ouverte indique aussi sa date d'échéance, le montant restant dû ou depuis quand elle est en retard.
• Devis : Envoyé, Accepté, Refusé ou Expiré. Un devis envoyé indique aussi jusqu'à quand il est valable.

Chaque numéro ouvre le document dans Lexware, et Ouvrir dans Lexware Office y ouvre la fiche du client. Si le client a plus de documents que la section n'en affiche, Tous les documents dans Lexware vous y mène. Les brouillons ne s'affichent jamais. Deskwoot lit les documents dans Lexware tant que la section est ouverte et n'en enregistre aucun.

Si un client Lexware a l'adresse e-mail du contact, la section vous propose ce client et vous le liez en un clic. Sinon, cliquez sur Lier le client et recherchez par nom, e-mail ou numéro client. Lexware ne permet pas de rechercher par numéro de téléphone. Seuls les clients peuvent être liés, pas les fournisseurs. Pas ce client écarte une mauvaise suggestion, et Créer dans Lexware crée le client à partir des informations du contact (Lexware ne permet pas de supprimer des contacts depuis Deskwoot : archivez donc un contact erroné dans Lexware).

La page du contact affiche la même section dans son onglet Systèmes connectés. Copilot lit le client Lexware du contact (celui qui est lié, ou celui qui a l'adresse e-mail du contact) avec ses factures et devis les plus récents : vous pouvez donc lui demander, par exemple, si la dernière facture est payée.

Créer un brouillon de devis

Dans une conversation, Créer un brouillon de devis dans la section Lexware Office ouvre une fenêtre avec la description courte, le texte de la demande, l'adresse et Valable jusqu'au (30 jours à partir d'aujourd'hui, sauf si vous changez la date). Cliquez sur Créer le brouillon, et le brouillon apparaît dans Lexware avec la demande comme ligne de texte et sans prix. Ajoutez-y les prix et envoyez le devis depuis Lexware. Avec un client lié, le devis est adressé à ce client et l'adresse figure dans son texte comme adresse d'intervention ; sans client lié, il est adressé au nom et à l'adresse saisis dans la fenêtre, et Lexware ne crée aucun client pour lui. L'e-mail et le téléphone restent dans Deskwoot. La conversation affiche une ligne avec le numéro du devis et un lien vers le brouillon dans Lexware.

Deskwoot ne peut pas supprimer de devis dans Lexware : supprimez un brouillon erroné directement dans Lexware.

Ce que fait Fynn

La carte Ce que Fynn fait avec Lexware Office de la page Lexware Office comporte 2 interrupteurs. Les deux sont désactivés au départ, et Fynn ne les suit qu'une fois qu'un administrateur a enregistré la carte.

• Répondre aux questions sur les factures et les devis : une personne qui donne le numéro d'une facture ou d'un devis et le code postal de l'adresse qui y figure obtient son statut, sa date, sa date d'échéance, son total et le montant restant dû. Un client vérifié, par exemple après avoir confirmé le lien que Fynn envoie à son adresse e-mail, peut poser des questions sur ses propres factures et devis de l'année écoulée. Cet interrupteur nécessite l'interrupteur Commandes sous Fynn > Ce que Fynn peut faire.
• Transformer les demandes de devis en brouillons : quand un client demande un devis, Fynn recueille le nom, l'adresse avec le code postal, les travaux à faire et les dates souhaitées, demande au client de confirmer, puis crée un brouillon de devis dans Lexware, sans prix. La conversation passe ensuite à votre équipe.

Fynn ne chiffre jamais de nouveaux travaux et n'affiche jamais de brouillons. Les échéanciers de paiement, les relances et les frais, les remises, les litiges, les corrections, les annulations, les avoirs, les copies de factures, les coordonnées bancaires, les questions fiscales et un paiement fait par le client qui apparaît encore comme non réglé sont transmis à votre équipe.

Quand la connexion a besoin de vous

• Lexware Office a refusé la clé : la clé a été supprimée, a expiré ou a été remplacée dans Lexware. Créez une nouvelle clé et saisissez-la avec Remplacer la clé. En attendant, Fynn transmet les questions sur Lexware à votre équipe et les conversations n'affichent aucune facture.
• Votre forfait Lexware Office n'a pas la Public API : Lexware Office XL l'inclut. Après le changement de forfait, cliquez sur Vérifier maintenant.
• La clé ne peut pas créer de devis ou ne peut pas créer de contacts : créez une clé avec toutes les autorisations et saisissez-la avec Remplacer la clé. La lecture des factures continue de fonctionner.

Les clés Lexware durent 24 mois au maximum et cessent de fonctionner à la date affichée par Lexware. Si vous prolongez une clé dans Lexware, elle reste la même clé : saisissez la nouvelle date avec Modifier la date sur la page Lexware Office, sans avoir à coller la clé de nouveau.

Déconnecter

Déconnecter sur la page Lexware Office supprime la clé enregistrée et le lien entre chaque contact et son client Lexware. Les clients et les brouillons de devis déjà créés restent dans Lexware. Supprimez ensuite la clé dans Lexware Office, sous Public API : Deskwoot ne peut pas le faire à votre place.

Questions fréquentes

De quels forfaits ai-je besoin ?

Dans Deskwoot, tous les forfaits permettent de connecter Lexware Office, y compris le forfait Free, et ce que Fynn en fait est inclus dans tous les forfaits payants, à partir de Startup. Côté Lexware, il vous faut Lexware Office XL, le forfait avec la Public API. La connexion ne coûte rien de plus dans Deskwoot.

Deskwoot enregistre-t-il mes factures ?

Non. Deskwoot lit les factures et les devis pendant leur affichage et n'en enregistre aucun, pas plus que les montants ou les paiements. Il enregistre la clé, le nom de votre entreprise et le client Lexware auquel chaque contact est lié.

Fynn peut-il parler à un client de la facture de quelqu'un d'autre ?

Non. Fynn ne répond que sur le document dont le client a donné le numéro et le code postal ou, après vérification, sur les documents de sa propre fiche client dans Lexware.

Un brouillon de devis contient-il l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone du client ?

Non. Un brouillon contient le nom, l'adresse et la demande. L'e-mail et le téléphone restent dans Deskwoot.

Puis-je connecter plusieurs entreprises Lexware ?

Chaque espace de travail connecte une entreprise Lexware. Pour changer d'entreprise, déconnectez d'abord celle qui est connectée.