Citas con Fynn

Con un calendario conectado, Fynn ofrece a tus clientes horarios libres en el chat y reserva el que elijan. Tú decides si tu equipo confirma cada reserva con 1 clic o si Fynn la hace por su cuenta, y eliges lo mismo para las cancelaciones y los cambios de horario. Puedes conectar un calendario en todos los planes, y Fynn ofrece y reserva horarios en todos los planes de pago.

Lo que Fynn necesita

Todo está en Configuración > Integraciones > Citas. Fynn solo ofrece horarios cuando todo esto está listo:

• Una cuenta de Google u Outlook conectada, con al menos 1 calendario activado en Calendarios donde Fynn reserva. Consulta Conecta tu calendario.
• Al menos 1 tipo de cita marcado como Reservable.
• Un Horario reservable guardado con una Zona horaria.
• El interruptor Fynn ofrece horarios libres activado.
• Fynn responde en la bandeja de entrada como Bot de soporte. Donde es un Bot informativo, responde preguntas pero no reserva nada.

Las reservas de mesa en aleno necesitan menos: no hacen falta tipos de cita, horario reservable ni zona horaria, porque los horarios vienen de aleno. Consulta Conecta aleno.

Para revisar el resultado, usa Vista previa al final de la página: Mostrar horarios libres muestra los próximos horarios que Fynn ofrecería ahora mismo, leídos en vivo de tus calendarios con las reglas guardadas.

Tipos de cita

Un tipo de cita es lo que los clientes pueden reservar y cuánto dura, por ejemplo Corte de pelo, 45 minutos, o Visita, 30 minutos. En Tipos de cita, escribe el nombre que verán los clientes (hasta 60 caracteres) y la Duración en minutos (de 5 a 480), y luego haz clic en Agregar. Un espacio de trabajo puede tener hasta 30 tipos.

Cambia un tipo a En pausa para dejar de ofrecerlo por un tiempo. Si cambias el nombre de un tipo o lo eliminas, las citas ya reservadas no cambian: conservan el nombre y la duración con que se reservaron.

Fynn pregunta qué tipo quiere el cliente cuando no está claro. Nunca pregunta por qué el cliente necesita la cita, y nunca pide datos de salud.

Horario reservable

Los clientes solo pueden reservar dentro de este horario, que defines para cada día de la semana. Todos los horarios se ofrecen y se muestran en la Zona horaria que elijas. Hasta que guardes, la página solo sugiere el horario de una bandeja de entrada que tenga activado el horario de atención, y Fynn todavía no ofrece horarios. Los horarios que pasan de la medianoche no se pueden reservar, así que cada día debe cerrar después de abrir.

Reglas de reserva

• Anticipación mínima: el tiempo más corto entre una reserva y la cita, desde “Sin anticipación” hasta 7 días. El valor predeterminado es 2 horas.
• Reservable hasta: con cuántos días de anticipación pueden reservar los clientes, hasta 90. El valor predeterminado es 30.
• Margen: tiempo que se deja libre antes y después de cada horario ocupado del calendario, hasta 2 horas.
• Horas de inicio cada: si lo pones en 30 minutos, Fynn ofrece 09:00, 09:30, 10:00 y así sucesivamente. Puedes elegir de 5 a 120 minutos.

El horario reservable, las reglas de reserva y la sección Fynn de más abajo se guardan juntos con Guardar reglas de reserva. Los horarios libres solo se ofrecen después de guardar por primera vez.

Quién confirma, cancela y cambia el horario

En la sección Fynn, elige quién decide sobre Reservas nuevas, Cancelaciones y Cambios de horario:

• Tu equipo, con 1 clic, la opción predeterminada. Una reserva nueva aparta el horario, y tu equipo la confirma en la conversación. Para una cancelación, Fynn obtiene el sí del cliente y tu equipo cancela con 1 clic; mientras tanto, la cita sigue reservada. Para un cambio de horario, Fynn ofrece horarios libres y aparta el que elige el cliente; tu equipo mueve la cita con 1 clic, y mientras tanto se mantiene el horario anterior.
• Fynn, después del sí del cliente. Fynn reserva, cancela o mueve la cita enseguida, también en el calendario, y avisa a tu equipo.

Cuando tu equipo confirma las reservas nuevas, Fynn solo ofrece un horario si tu equipo tiene al menos 1 hora dentro del horario reservable para confirmarlo antes de que empiece la anticipación mínima.

Cuando Fynn reserva por su cuenta, hace como máximo 5 reservas por hora para tu espacio de trabajo. Si llega otra reserva en esa hora, espera a tu equipo como una solicitud.

Una solicitud que tu equipo todavía no confirmó se retira o se mueve al instante en los dos modos, porque aún no hay nada en el calendario. Fynn solo cambia una cita para el cliente al que pertenece: en la conversación donde se reservó, o cuando el cliente ya verificó quién es.

Cómo es una reserva en el chat

1. Un cliente pide una cita en cualquier canal donde responde Fynn. Fynn lee tus calendarios en vivo y ofrece hasta 3 horarios libres, escritos en el mensaje con la zona horaria, para que lleguen bien a cualquier canal.
2. Fynn pregunta qué tipo quiere el cliente cuando no está claro, y a nombre de quién reservar cuando no lo sabe. En el chat en vivo, primero pide una dirección de correo, porque cada mensaje sobre la cita también se envía por correo.
3. El cliente elige un horario y Fynn le pide un sí. Cuando Fynn reserva por su cuenta, la pregunta es así: “¿Reservo Corte de pelo (45 min) el viernes 30 de octubre, 10:00 AM (hora de Berlín) para Maria? Responde sí para reservarlo o dime otro horario.” Cuando tu equipo confirma, pregunta si debe enviarle una solicitud al equipo.
4. Después del sí, el horario queda reservado, o apartado para tu equipo, y el cliente lee qué pasa a continuación.

Fynn vuelve a revisar el horario justo antes de reservarlo. Si alguien lo tomó mientras tanto, lo dice y pide otro horario. Un cliente puede tener como máximo 2 citas próximas; para una tercera, alguien del equipo toma el control.

La tarjeta en la conversación

Cada cita aparece como una tarjeta en su conversación, con el tipo, el nombre del cliente, el horario y el calendario. Tu equipo decide ahí mismo:

• Una solicitud tiene Confirmar y Rechazar, e indica hasta cuándo espera a tu equipo. Si el calendario no aceptó una reserva, Reintentar reemplaza a Confirmar.
• Una cita confirmada tiene Cancelar cita, que primero pide confirmación, borra el evento del calendario y avisa al cliente, y Abrir en el calendario.
• Cuando el cliente pide cancelar o mover una cita confirmada, la tarjeta muestra Cancelar cita o Mover a con el nuevo horario, junto a Conservar.

Tu equipo recibe avisos de las citas en la campana, por correo y por notificación push, según lo que cada persona configuró en Configuración > Notificaciones: Solicitudes de cita para lo que decide tu equipo, Novedades de citas para noticias como una reserva que Fynn hizo por su cuenta. Ambas van a la persona asignada a la conversación, o a todos los que pueden abrirla si no hay nadie asignado. Una solicitud que sigue esperando después de 2 horas envía un recordatorio.

Una solicitud aparta su horario como máximo 23 horas, y solo hasta que empieza la anticipación mínima antes de la cita. Si nadie decide antes, el horario vuelve a quedar libre y se avisa al cliente.

Lo que se le dice al cliente

En cada paso, el cliente recibe un mensaje corto en la conversación, en el idioma en que se hizo la reserva: inglés, alemán, español, francés o portugués, e inglés para cualquier otro idioma. Todos los horarios se escriben en tu zona horaria. Por ejemplo:

• Esperando a tu equipo: “Tu solicitud de Corte de pelo para el viernes 30 de octubre, 10:00 AM (hora de Berlín) está con el equipo. Recibirás la confirmación aquí.”
• Confirmada por tu equipo: “Tu Corte de pelo del viernes 30 de octubre, 10:00 AM (hora de Berlín) está confirmado. Si necesitas cambiarlo, solo responde aquí.” Cuando Fynn reserva por su cuenta, dice “está reservado”.
• Rechazada: “Lo sentimos, no tenemos disponible el viernes 30 de octubre, 10:00 AM (hora de Berlín). Responde aquí y buscaremos otro horario.”
• Sin decisión a tiempo: “No pudimos confirmar a tiempo el viernes 30 de octubre, 10:00 AM (hora de Berlín). Alguien del equipo te responderá aquí.”
• Cancelada por tu equipo: “Tu Corte de pelo del viernes 30 de octubre, 10:00 AM (hora de Berlín) se canceló. Responde aquí si quieres un nuevo horario.”

Los clientes del chat en vivo también reciben cada uno de estos mensajes por correo, así que una confirmación les llega aunque ya hayan cerrado el chat. En WhatsApp, un mensaje de texto libre solo llega al cliente dentro de las 24 horas posteriores a su último mensaje. Si tu equipo decide más tarde, el cliente no recibe el aviso ahí y la tarjeta lo indica: envía una plantilla aprobada desde el cuadro de respuesta, o contacta al cliente de otra forma.

Preguntas frecuentes

¿Qué plan necesito?

Todos los planes pueden conectar un calendario, también el plan gratis. Fynn ofrece y reserva horarios en todos los planes de pago, desde Startup, y la prueba gratis de 7 días lo incluye. Si un espacio de trabajo pasa al plan gratis, Fynn deja de ofrecer horarios, y tu equipo todavía puede decidir sobre las solicitudes abiertas.

¿Fynn reserva alguna vez sin preguntarle al cliente?

No. Fynn solo ofrece horarios que tus calendarios muestran como libres, y siempre obtiene el sí del cliente antes de reservar, cancelar o mover algo. Si después confirma tu equipo o no, lo decides tú.

¿Los clientes pueden elegir con quién reservar?

Sí, cuando cada persona tiene su propio calendario reservable. Los clientes piden el nombre que le diste al calendario, por ejemplo “con Anna”. Si no, Fynn reserva en el primer calendario libre según tu orden.

¿Qué pasa si cambio una cita directamente en mi calendario?

Deskwoot no se entera, y no se avisa al cliente. Cancela o mueve las citas desde la tarjeta en la conversación, para que el calendario y el cliente estén al día. Un evento eliminado solo libera el horario para nuevas reservas.

¿Funciona en todos los canales?

Sí, en cualquier canal donde responde Fynn: chat del sitio web, correo, WhatsApp, Telegram, LINE, SMS y X. En el chat en vivo, Fynn pide una dirección de correo antes de reservar, porque los mensajes sobre la cita también se envían por correo.