Follow Up Boss verbinden

Verbinde dein Follow Up Boss Konto, und jede neue Konversation aus Website Chat, WhatsApp, SMS und deinen anderen Posteingängen geht als Lead an Follow Up Boss. Dein Lead Flow, deine Action Plans und die Hinweise an deine Betreuer laufen wie gewohnt, und dein Team sieht Phase und Betreuer jedes Leads neben der Konversation. Fynn kann weitergeben, was jemand kaufen, verkaufen oder mieten möchte, sobald die Person die Angaben bestätigt hat. Follow Up Boss ist in der Beta. Dein Team nutzt es in jedem Plan, auch im Free Plan, und was Fynn damit macht, gehört zu jedem bezahlten Plan, auch in der Testphase von 7 Tagen.

Du brauchst den Login des Inhabers oder eines Admins des Follow Up Boss Kontos und in Deskwoot die Berechtigung, Integrationen zu verwalten; Administratoren haben sie. Jeder Workspace verbindet ein Follow Up Boss Konto.

Follow Up Boss verbinden

1. Öffne Einstellungen > Integrationen und klicke unter CRM und Immobilien auf die Karte Follow Up Boss.
2. Klicke auf Follow Up Boss verbinden. Follow Up Boss öffnet sich und fragt jedes Mal nach der Anmeldung, damit du den richtigen Login wählen kannst.
3. Melde dich als Inhaber oder als Admin an und erlaube Deskwoot den Zugriff.

Danach bist du wieder auf der Seite von Follow Up Boss in Deskwoot. Der Login eines Betreuers oder Finanzierers sieht nur die eigenen Leads, deshalb kann Deskwoot ihn nicht nutzen: Du liest dann Dieser Login gehört einem Betreuer oder Finanzierer. Verbinde mit dem Login des Inhabers oder eines Admins. Dein Passwort bei Follow Up Boss sieht Deskwoot nie.

Wählen, welche Konversationen Leads werden

Die Karte Neue Leads legt fest, was von selbst an Follow Up Boss geht:

• Neue Konversationen an Follow Up Boss senden, standardmäßig an: Deskwoot sendet eine neue Konversation 3 Minuten nach der ersten Nachricht des Kunden, damit der Lead mehr von dem enthält, was er geschrieben hat. Dafür braucht es seine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Kommt innerhalb von 24 Stunden keine, wird nichts gesendet. Spam, blockierte Kontakte, Gruppenchats und automatische Antworten werden übersprungen.
• Posteingänge, die neue Leads senden: ohne Auswahl alle Posteingänge außer E-Mail, auch solche, die du später anlegst. E-Mail-Posteingänge bleiben außen vor, weil dort auch Newsletter und Post von Lieferanten ankommen. Wählst du hier Posteingänge aus, senden nur diese.
• Name der Leadquelle, standardmäßig Deskwoot: So erscheinen diese Leads in Follow Up Boss unter Admin, Lead Flow.
• Tag, standardmäßig Deskwoot: kommt an jede Person, die Deskwoot sendet. Lass das Feld leer, wenn du keinen Tag willst.

Schalter und Posteingänge speichern sofort. Nach einer Änderung am Namen der Leadquelle oder am Tag klickst du auf Speichern.

Notizen und Aufgaben wählen

Die Karte Notizen und Aufgaben legt fest, was Deskwoot von selbst zu einem Lead hinzufügt. Beides klappt nur, wenn der Kontakt mit einer Person in Follow Up Boss verknüpft ist oder sein Lead gesendet wurde.

• Die Konversation als Notiz hinzufügen, wenn sie erledigt ist, standardmäßig an: nur die Nachrichten, die der Kunde gesehen hat, nie interne Notizen.
• Eine Aufgabe anlegen, wenn Fynn eine Konversation an dein Team übergibt, standardmäßig aus: Die Aufgabe geht an den Betreuer des Leads in Follow Up Boss, oder an den Login, den Deskwoot nutzt, wenn der Lead keinen Betreuer hat.

Wählen, was Fynn macht

Fynn nutzt Follow Up Boss erst, nachdem ein Administrator einmal auf Speichern unter Was Fynn mit Follow Up Boss macht geklickt hat. Danach speichert der Schalter sofort:

• Fynn gibt Anfragen zum Kaufen, Verkaufen, Mieten und Besichtigen an Follow Up Boss weiter, standardmäßig an.

Unter Posteingänge wählst du, ob Fynn Follow Up Boss in allen Posteingängen nutzt oder nur in einigen. Das ist unabhängig von Posteingänge, die neue Leads senden: Neue Konversationen gehen weiter an Follow Up Boss, wie du es in der Karte Neue Leads eingestellt hast, auch dort, wo Fynn nicht antwortet.

Was Fynn im Chat macht

• Will jemand ein Haus oder eine Wohnung kaufen, verkaufen, mieten oder besichtigen, oder bittet er um Rückmeldung, fragt Fynn in einer Nachricht nur nach dem, was noch fehlt: das Objekt (Adresse, Link zum Inserat oder MLS Nummer) oder wonach die Person sucht (Gegend, Preisrahmen, Schlafzimmer), den Zeitraum, passende Zeiten für eine Besichtigung und eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, wenn die Konversation keine hat.
• Er wiederholt, was er notiert hat, und fragt, ob das so stimmt. Erst nach dem Ja gibt er es weiter. Danach liest die Person, dass dein Team ihre Anfrage hat und sich jemand bei ihr meldet.
• Ist der Lead der neuen Konversation noch nicht raus, tritt seine Anfrage an dessen Stelle. So bekommt Follow Up Boss einen Lead mit dem, was die Person sucht, nicht 2.
• Er nennt nie einen Betreuer, ein Datum oder eine Uhrzeit und sagt nie, dass eine Besichtigung gebucht oder bestätigt ist. Er bestätigt nie einen Preis und nie, ob ein Objekt noch frei ist.
• Er liest nichts aus Follow Up Boss. Wer der Betreuer einer Person ist oder was über sie notiert ist, kann er nicht sagen, deshalb gibt er solche Fragen an dein Team.
• In einem Workspace für Immobilien verbieten ihm seine Regeln, Gegenden oder Objekte nach Herkunft, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, Behinderung, Familiensituation oder Nationalität zu beschreiben, zu bewerten oder zu empfehlen, und jemanden aus solchen Gründen zu einer Gegend hin oder von ihr weg zu lenken.
• In Gruppenchats gibt er nichts weiter. Kunden gegenüber nennt er Follow Up Boss nie, er spricht von deinem Team.

Was in Follow Up Boss ankommt

Jeder Lead kommt über den Weg, den Follow Up Boss für neue Leads vorsieht. So weist dein Lead Flow den Betreuer zu und deine Action Plans starten, wie bei einem Lead aus einem Portal. Nennt er ein Objekt, ist es eine Property Inquiry, will jemand verkaufen, eine Seller Inquiry, sonst eine General Inquiry. Er enthält Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Kunden, seine Anfrage in seinen Worten, das Objekt oder wonach er sucht, den Kanal, ob der Kanal bestätigt hat, wer schreibt, deine Leadquelle und deinen Tag und einen Link zur Konversation, den nur dein Team öffnen kann.

Follow Up Boss findet die Person über E-Mail-Adresse und Telefonnummer, wer schon da ist, bekommt also keinen zweiten Eintrag. Ist der Lead angekommen, verknüpft Deskwoot diese Person mit dem Kontakt. Eine Person, die Follow Up Boss über E-Mail oder Telefon gefunden hat, steht als nicht verifiziert da, und dein Team kann die Verknüpfung behalten oder eine andere Person wählen.

Was dein Team sieht

In einer Konversation hat der Tab Details einen Abschnitt Follow Up Boss mit Phase, Betreuer (Noch nicht zugewiesen, wenn es keinen gibt), Finanzierer, Quelle, Tags, letzter Aktivität und Preis der verknüpften Person. Von dort öffnet dein Team die Person mit In Follow Up Boss öffnen, nutzt An Follow Up Boss senden, Notiz hinzufügen und Aufgabe hinzufügen und sucht, verknüpft oder löst die Person. An Follow Up Boss senden geht auch für einen Kontakt ohne Namen. Die Suche findet Personen nach Name, E-Mail oder Telefon, auch im Papierkorb. Die Kontaktseite hat einen Tab Verbundene Systeme mit demselben Abschnitt und allem, was Deskwoot für den Kontakt gesendet hat.

Jeder Lead erscheint als Karte im Verlauf der Konversation. Solange der Lead der neuen Konversation seine 3 Minuten wartet, bietet die Karte Jetzt senden und Nicht senden. Hat Follow Up Boss nicht rechtzeitig geantwortet, sucht Deskwoot den Lead dort zuerst und sendet ihn nie einfach ein zweites Mal; kann es das nicht klären, wählt dein Team Noch einmal senden oder Ist angekommen. Ein Lead, dessen Quelle in Follow Up Boss archiviert ist, wird dort ignoriert: Hol die Quelle unter Admin, Lead Flow, Archived zurück und klicke dann auf Noch einmal senden.

Wenn die Verbindung dich braucht

• Neue Anmeldung nötig: Follow Up Boss hat den Zugriff von Deskwoot beendet, etwa weil ihn jemand dort entfernt hat oder er 90 Tage nicht genutzt wurde. Klicke auf Neu verbinden. Bis dahin warten neue Leads, Notizen und Aufgaben; was länger als 14 Tage wartet, wird nicht gesendet.
• Adminrechte fehlen: Der verbundene Login ist in Follow Up Boss kein Inhaber oder Admin mehr. Verbinde neu mit dem Login des Inhabers oder eines Admins.
• Konto gesperrt: Follow Up Boss zeigt keine Daten für das Konto, etwa weil das Abo endete. Deskwoot versucht weiter, neue Leads zu senden.

Administratoren bekommen eine E-Mail, wenn die Verbindung abbricht.

Trennen

Trennen auf der Seite von Follow Up Boss beendet, dass neue Konversationen an Follow Up Boss gehen, und die Abschnitte von Follow Up Boss verschwinden aus Konversationen und Kontakten. Leads, Notizen und Aufgaben, die noch warten, werden nicht gesendet. Deskwoot löscht seinen Zugriff und die Verknüpfungen zwischen deinen Kontakten und Personen in Follow Up Boss und bittet Follow Up Boss, den Zugriff zu beenden. Alles, was schon in Follow Up Boss ist, bleibt dort.

Häufige Fragen

Welchen Plan brauche ich?

Jeden. Dein Team nutzt Follow Up Boss in jedem Plan, auch im Free Plan, und was Fynn damit macht, gehört zu jedem bezahlten Plan ab Startup, auch in der Testphase von 7 Tagen. Die Verbindung kostet nichts extra.

Was heißt Beta hier?

Die Verbindung zu Follow Up Boss ist neu, deshalb können sich Details noch ändern. Wenn etwas nicht so funktioniert, wie du es erwartest, schreib an hello@deskwoot.com.

Speichert Deskwoot eine Kopie meiner Leads?

Nein. Deskwoot liest die Angaben einer Person, während dein Team sie ansieht, und speichert nur, welche Person in Follow Up Boss zu welchem Kontakt gehört, dazu einen kurzen Eintrag zu dem, was es gesendet hat.

Bucht Fynn Besichtigungen in Follow Up Boss?

Nein. Er gibt den Besichtigungswunsch mit den Zeiten weiter, die die Person genannt hat, und dein Betreuer vereinbart den Termin.

Kann ich mit dem Login eines Betreuers verbinden?

Nein. Der Login eines Betreuers oder Finanzierers sieht nur die eigenen Leads, Deskwoot fände also die meisten Personen nicht. Verbinde mit dem Login des Inhabers oder eines Admins.

Warum senden E-Mail-Posteingänge standardmäßig keine neuen Leads?

In E-Mail-Posteingängen kommen auch Newsletter und Post von Lieferanten an, die sonst zu Leads würden. Wähle sie unter Posteingänge, die neue Leads senden aus, wenn dort nur Post von Kunden ankommt.